Zerbitzuak
- Unitatearen PROZESUEN MAPA identifikatzea *
- FUNTSEZKO PROZESUAK dokumentatzea eta kudeatzea *
- Unitatearen ZERBITZUEN KATALOGOA egitea eta argitaratzea *
- Interes Taldeen BEHARRAK ETA IGURIKIMENAK kudeatzea *
- Unitatearen zerbitzuak erabiltzen dituzten kolektibo garrantzitsuenen GOGOBETETZEA kudeatzea *
- OHARRAK, ESKAERAK, KEXAK ETA IRADOKIZUNAK KUDEATZEKO prozedura bat ezartzea
- AURREKONTUAK prestatzea, zehaztutako estrategiarekin bat
Unitatearen PROZESUEN MAPA identifikatzea *
Elkarri loturik dauden jardueren sekuentzia da Prozesua: sarrerako elementuak emaitza bihurtzen dituzte, balioa gehituz. Prozesu bakoitzak helburu jakin eta arduratsu batzuk ditu, eraginkortasuna eta efizientzia neurtzeko adierazleak, beharrezko baliabideak, etab. PDCA zikloan edo Deming zikloan oinarritzen da prozesuen kudeaketa:
Unitatearen diagrama da Prozesuen Mapa, non kudeaketa-sistema erakusten den ikuspegi orokor batekin. Sistema osatzen duten prozesuak erakusten dira mapa horretan, eta baita haien harreman nagusiak ere. Honakoak desberdintzen ditugu:
- PROZESU ESTRATEGIKOAK: estrategia finkatzen eta garatzen laguntzen dute
- PROZESU OPERATIBOAK: bat datoz zerbitzuek sortzen dituzten jarduerekin
- LAGUNTZA PROZESUAK: tresna izaera dute eta jarduera egoki garatzeko balio dute
FUNTSEZKO PROZESUAK dokumentatzea eta kudeatzea *
Prozesuen artean, Unitatearen Funtsezko Prozesuak bereziten ditugu, hau da, helburu estrategikoak lortzeko eragin handiena dutenak.
Garrantzitsua da prozesua bera sistematizatu ahal izatea Unitate osorako formatu komun batetik hasita, zerbitzua emateko modua estandarizatzeko eskatutako gutxieneko kalitatea bermatuta, zerbitzua nork eskaintzen duen alde batera utzita, eta etengabe hobetzeko aukera ematen PDCA zikloa edo Deming zikloa jarraituz:
Prozesuaren sistematizazioa fluxu-diagrametan oinarritzen da, zeinak prozesuari eusten dioten faseak, izapideak edo atazak eta dokumentuak sartzen dituzten, kasu bakoitzean prozesuaren arduradunak eta, hala badagokio, prozesuko taldea identifikatzeaz gain.
Unitatearen ZERBITZUEN KATALOGOA egitea eta argitaratzea *
Unitatearen erreferentziazko zerbitzuak jasotzen, identifikatzen eta definitzen dituen agiria da Zerbitzuen Katalogoa, haien hartzaileen ikuspegitik, pertsonak edo erakundeak izanda.
Gardentasun-tresna bat da, Unitatearen zerbitzu eta produktuen zabalkundea, ezagutza eta sarbidea errazteko. Orain arte lortutako emaitzen azterketa eta ebaluazioa sartzea edota eskainitako zerbitzuen balorazioaren berri ematea balio erantsi handikoa izan daitezke pertsona edo erakunde hartzaileei.
Zerbitzuen katalogoa adibideak 
Interes Taldeen BEHARRAK ETA IGURIKIMENAK kudeatzea *
Unitate baten Interes Taldeak identifikatu ondoren, eta bakoitzaren banakako kudeaketa definitu eta gero, funtsezkoa da haien Beharrak eta Igurikimenak kudeatzea, egoki definitu ahal izateko produktuak edo zerbitzuak, non zerrendatuta baitaude erabiltzaile, hartzaile, hornitzaile, laguntzaile edo zuzeneko agente gisa.
Interes Taldeen Beharrak zuzen identifikatzeak Unitatearen produktuak edo zerbitzuak zehazten lagunduko du egokitasun- eta bikaintasunmaila handiagoekin. Bestalde, gogobetetzea ebaluatu ondorengo ebaluazio hobea erraztuko du Interes Taldeen Igurikimenen identifikazio eta egitura zuzenak.
Unitateak hartutako Kudeaketa Sistematikak Interes Taldeen Beharren Eta Igurikimenen tratamendu egituratua eta aldizkakoa aurreikusi behar du: identifikazioa, bilketa, balorazioa, arduradunak, ebaluazioa eta jarraipena...
Unitatearen zerbitzuak erabiltzen dituzten kolektibo garrantzitsuenen GOGOBETETZEA kudeatzea *
Zerbitzuko hartzaile-kolektiboen Gogobetetzea kudeatzea funtsezko tresnetako bat da PDCA zikloan edo Deming zikloan.
Unitateak bere jardueraren bilakaera ezagutzeko kudea ditzakeen zeharkako adierazleekin batera, Interes Taldeek egiten duten zuzeneko balorazioa ezagutzeko hainbat tresna izateak, produktu edo zerbitzu baten errendimendua eta itxaropenak alderatu ondoren, aukera emango lioke Unitateari kudeaketaren oinarriak hobetzeko eta finkatzeko.
Kontuan hartuta Unitatearen Interes Talde bakoitzaren izaera eta bolumena, Gogobetetze hori modu sistematikoan ebaluatzeko tresna aukeratuko du Unitateak ikuspegi eraginkor eta eragingarri batetik: elkarrizketak erantzukizun handieneko pertsonekin, foku-taldeak, inkesta orokorrak, inkesta puntualak…
Une zehatzaren argazkia lortzen badugu ere Gogobetetzea neurtzean, gogobetetzearen kudeaketak berekin dakar, halaber, kudeaketa horretatik eratorritako Hobekuntza Plana.
Gogobetetzea kudeatzea adibideak
OHARRAK, ESKAERAK, KEXAK ETA IRADOKIZUNAK KUDEATZEKO prozedura bat ezartzea
Unitate batek herritarrekin edo bere produktuak edo zerbitzuak jasotzen dituzten erakundeekin izan behar duen komunikazio eraginkorraren esparruan, funtsezkoa da prozedura on bat edukitzea Oharrak, Eskaerak, Kexak eta Iradokizunak Kudeatzeko.
Prozedura batean, herritarrekin edo erakunde hartzaileekin elkarreraginak nola garatu behar diren izapidetuta izatea, xehetasunez eta zehaztasunez deskribaturik, beti balio erantsi handikoa izango da Unitatearen kudeaketan:
- Harrerarako, tratamendurako eta analisirako arduradunak identifikatzea
- Ebazteko epeak zehaztea
- Komunikazio-bideak identifikatzea ebazpena egiteko
- Prozesuak egokitzea eta hobetzea
- Dokumentazioa erregistratzea eta artxibatzea
AURREKONTUAK prestatzea, zehaztutako estrategiarekin bat
Aurrekontua edozein erakunde kudeatzeko oinarrizko tresnetako bat izanik, funtsezkoa da Unitate batentzat jarduera zehatzetarako urtero egiten duen esleipena aurrez definitutako Estrategiarekin bat etortzea.
Aurrekontua, Urteko Aurrekontu Memoriaren bidez definitutako estrategiarekin eta, ondorioz, Urteko kudeaketa-planarekin lotzen den neurrian, hau da, aurrekontuko eta kudeaketako helburuak eta adierazleak partekatuz, errazagoa izango da Unitateak ezarritako helburu estrategikoen lorpen-maila ebaluatzea.
Erronka izango litzateke lotura handiagoa lortzea programen eta aurrekontu-partiden eta Unitateak planifikatutako helburuen artean, ekitaldirako aurreikusitako ekintzak betetze hutsa gaindituz eta helburuen lorpenaren ebaluazioa bilatuz.
