1. ¿Qué tipo de documentación puedo encontrar en el Archivo General?
2. ¿Quién puede consultar la documentación custodiada en el Archivo General?
3. ¿Cómo se buscan documentos y expedientes en el inventario?
4. ¿Todos los documentos y expedientes custodiados por el Archivo General están visibles en el inventario?
5. En caso de no encontrar lo que busco en el inventario, ¿cómo puedo ponerme en contacto con el Archivo General?
6. ¿Cómo puedo solicitar la consulta de la documentación del Archivo General?
7. ¿Cómo puedo hacer el seguimiento de mis peticiones de consulta al Archivo General?
8. ¿Debo desplazarme a Vitoria-Gasteiz para consultar la documentación solicitada?
9. ¿Cuál es el horario del Archivo General?
10. ¿Puedo solicitar la reproducción de cualquier documento?
11. ¿Qué tipo de reproducción puedo solicitar?
12. ¿Puedo usar cámaras fotográficas, teléfonos móviles, videocámaras, etc. para reproducir documentos?
13. ¿Puedo solicitar copia de los instrumentos de descripción del Archivo General?
14. ¿Puedo visitar el edificio-depósito robotizado del Archivo General?
15. ¿Qué singularidad tiene el edificio-depósito robotizado del Archivo General?
16. ¿En qué idioma se organizan las visitas guiadas al edificio-depósito robotizado del Archivo General?

1. ¿Qué tipo de documentación puedo encontrar en el Archivo General?

El Archivo General custodia tres grandes grupos de documentos:

• Documentos y expedientes transferidos desde los archivos de oficina de los departamentos del Gobierno Vasco y de todas las entidades públicas que conforman el Sector Público de la CAPV (organismos autónomos, entes públicos de derecho privado, sociedades públicas, fundaciones y consorcios).
• Documentos y expedientes históricos que todavía no han sido trasnferidos al Archivo Histórico.
• Documentación remitida por la Administración del Estado y Administraciones Forales en virtud del traspaso de competencias a la CAPV.

2. ¿Quién puede consultar la documentación custodiada en el Archivo General?

Cualquier persona física o jurídica puede consultar la documentación depositada en el Archivo General del Sector Público de la CAPV, siempre que acceder a ella esté permitido por la legalidad vigente y que siga las normas de consulta del Archivo. Si la consulta se ha realizado correctamente y no ha dado resultados, es porque la documentación que se busca no es de acceso libre.

3. ¿Cómo se buscan documentos y expedientes en el inventario?

El Archivo General te ofrece dos tipos de consulta: consulta del cuadro de clasificación y consulta avanzada del inventario:

- Consulta del cuadro de clasificación. El cuadro de clasificación es una representación, jerarquizada y lógica, que permite conocer qué documentación está depositada en el Archivo General y cómo está organizada, así como acceder a sus series documentales. Las series documentales son conjuntos de documentos que responden a una misma función o actividad. Cada serie corresponde aproximadamente a una de las funciones que desarrollan las instituciones del Sector Público de la CAPV (departamentos del Gobierno Vasco, organismos autónomos, entes públicos de derecho privado, sociedades públicas, fundaciones y consorcios). Dentro de cada serie aparece su documentación consultable. Para conocer con detalle otros niveles del cuadro (fondo, sección, etc.), consulta en el siguiente enlace.

- Consulta avanzada del inventario. Esta consulta se realiza mediante uno de estos filtros, o combinando varios de ellos:

• Cuadro de clasificación: este filtro permite seleccionar el fondo, la sección o la serie donde buscar.
• Rango de fechas: fechas de inicio y final de la documentación. Si quieres localizar la información de una determinada fecha, debes incluirla tanto en el campo “desde” como en el campo “hasta”. También puedes usar el calendario como asistente de ambos filtros.
• Número de expediente: la mejor manera de localizar un expediente es mediante este dato.
• Unidad productora: es la que ha generado o acumulado la documentación. Este filtro dispone de un asistente para seleccionar un elemento de la estructura orgánica sobre el que realizar la búsqueda.
• Lugares: son municipios relacionados con el expediente. Existe un asistente para localizar el deseado.

4. ¿Todos los documentos y expedientes custodiados por el Archivo General están visibles en el inventario?

No. La consulta en línea no accede a todos los documentos y expedientes custodiados en el Archivo General. El acceso directo a la documentación con datos personales o información protegida está limitado, como consecuencia de la aplicación de la normativa vigente.

Sin embargo, puedes consultar libremente qué series documentales existen en el cuadro de clasificación. Las series documentales son conjuntos de documentos que responden a una misma función o actividad. Cada serie corresponde aproximadamente a una de las funciones que desarrollan las instituciones que conforman el Sector Público de la CAPV (departamentos del Gobierno Vasco, organismos autónomos, entes públicos de derecho privado, sociedades públicas, fundaciones y consorcios).

5. En caso de no encontrar lo que busco en el inventario, ¿cómo me puedo poner en contacto con el Archivo General?

Puedes contactar con el Archivo General por medio del siguiente correo electrónico: ejgvartxibo@euskadi.eus.

6. ¿Cómo puedo solicitar la consulta de la documentación del Archivo General?

Para solicitar la consulta de cualquier documento o expediente custodiado por el Archivo General, debes iniciar un procedimiento de consulta desde nuestra página web. Puedes crear la solicitud de manera electrónica o presencial. Para obtener más información, consulta la siguiente página web.

Para realizar la solicitud por vía electrónica necesitas un certificado electrónico. Para más información sobre certificados electrónicos, pincha aquí.

7. ¿Cómo puedo hacer el seguimiento de mis peticiones de consulta al Archivo General?

Para realizar el seguimiento de tus consultas, accede a tu carpeta electrónica desde la sede electrónica del Gobierno Vasco (Mi Carpeta) o desde nuestra página web.

8. ¿Debo desplazarme a Vitoria-Gasteiz para consultar la documentación solicitada?

Sí, cuando has solicitado documentación en formato analógico (generalmente, en papel). En este caso debes acudir a la sala de lectura del Archivo General, sita en la calle Donostia-San Sebastián, 1 (Lakua) de Vitoria-Gasteiz.

En cambio, si la documentación es electrónica puedes consultarla directamente desde tu ordenador u otro dispositivo

9. ¿Cuál es el horario del Archivo General?

De octubre a mayo

• de lunes a jueves: 8 h – 15 h
• viernes: 8 h – 14 h

De junio a septiembre

• de lunes a viernes: 8 h – 14 h

10. ¿Puedo solicitar la reproducción de cualquier documento?

Está permitido reproducir documentos cuando su estado de conservación es bueno y no contienen datos de acceso restringido según la normativa vigente. En tal caso el Archivo General puede facilitarte una copia, que realizará con los medios técnicos de que disponga y que considere más adecuados para la documentación.

11. ¿Qué tipo de reproducción se puede solicitar?

El Archivo General te ofrece opciones de reproducción en diferentes soportes y formatos: fotocopia, fotografía e imagen digital (en formato pdf o jpg). El tipo de reproducción depende del el estado de conservación de los documentos, y lo determina el personal técnico del Archivo General.

12. ¿Puedo usar cámaras fotográficas, teléfonos móviles, videocámaras, etc., para reproducir documentos?

Sí. Está permitido obtener copias simples de documentación por medio de dispositivos privados: cámaras fotográficas, teléfonos móviles, tabletas, etc., u otros que puedan aparecer en el futuro. Ahora bien, los dispositivos autorizados no deben tener contacto directo con la documentación. Se prohíbe, por tanto, usar escáneres portátiles, fotocopiadoras de mano y similares. En ningún caso se permite usar flash, ni ninguna otra fuente de iluminación que no sea la habitual en los puntos habilitados para consulta de documentos en la sala de lectura del Archivo.

13. ¿Puedo solicitar copia de los instrumentos de descripción del Archivo General?

No. El Archivo General no proporciona copia de los instrumentos de descripción de sus documentos (cuadro de clasificación e inventario); sin embargo, puedes consultarlos libremente.

14. ¿Puedo visitar el edificio-depósito robotizado del Archivo General?

Sí. El 9 de junio, coincidiendo con la celebración del Día Internacional de los Archivos, el Archivo General organiza una jornada especial de puertas abiertas al edificio donde se custodia la mayor parte de la documentación depositada en el Archivo.

15. ¿Qué singularidad tiene el edificio-depósito robotizado del Archivo General?

A diferencia de los clásicos depósitos de archivo, que cuentan con estanterías o armarios rodantes, el edificio del Archivo General, inaugurado en 2010, es un gran centro de logística donde todo el servicio está automatizado. Dos robots recorren sus 11 pasillos, de 15 metros de altura, guiados por un programa informático que optimiza los recorridos y gestiona el ubicar las bandejas metálicas que contienen las cajas con documentos.

16. ¿En qué idioma se organizan las visitas guiadas al edificio-depósito robotizado del Archivo General?

Las visitas guiadas se organizan en euskera y castellano, con una duración de 45 minutos. Las personas interesadas deben contactar con el Archivo General mediante el correo electrónico ejgvartxibo@euskadi.eus, e indicar el idioma en que les interesa recibir la explicación.