FAQ Preguntas frecuentes
- ¿Qué tipo de documentación puedo encontrar en el Archivo General?
- ¿Quién puede consultar los fondos custodiados en el Archivo General?
- ¿Cómo se buscan documentos y expedientes en el inventario?
- ¿Todos los documentos y expedientes custodiados por el Archivo General están visibles utilizando la consulta avanzada del inventario?
- En caso de no encontrar lo que busco en el inventario, ¿cómo me puedo poner en contacto con el Archivo?
- ¿Cómo puedo solicitar la consulta de la documentación depositada en el Archivo General?
- ¿Cómo puedo hacer un seguimiento de las peticiones de consulta que he realizado al Archivo General?
- ¿Hay que desplazarse a Vitoria-Gasteiz para acceder a la documentación solicitada?
- ¿Cuál es el horario del Archivo General?
- ¿Se puede solicitar la reproducción de cualquier documento?
- ¿Qué tipo de reproducción se puede solicitar?
- ¿Está permitido la utilización por parte de cámaras fotográficas, móviles personales, videocámaras, etc. para la reproducción de documentos?
- ¿Se puede solicitar copia de los instrumentos de descripción de los fondos del Archivo General?
- ¿Se puede visitar el edificio-depósito robotizado del Archivo General?
- ¿Qué singularidad tiene el edificio-depósito robotizado del Archivo General?
- ¿En qué idioma se organizan las visitas guiadas edificio-depósito robotizado del Archivo General?
En el Archivo General se custodian tres grandes grupos de documentos:
- Documentos y expedientes transferidos desde los archivos de oficina de los departamentos del Gobierno Vasco y de todas las entidades públicas que conforman el Sector Público de la CAPV (organismos autónomos, entes públicos de derecho privado, sociedades públicas, fundaciones y consorcios).
- Documentos y expedientes históricos que todavía no han sido trasnferidos al Archivo Histórico.
- Documentación remitida por la Administración del Estado y Administraciones Forales en virtud del traspaso de competencias a la CAPV.
El derecho de acceso a la documentación se ejerce de conformidad con la legalidad vigente y siguiendo el protocolo establecido por el Archivo General.
Cualquier persona física o jurídica podrá consultar los fondos depositados en el Archivo General del Sector Público de la CAPV, siempre de acuerdo a la legalidad vigente y siguiendo el protocolo establecido por el Archivo General.
Se ofrecen dos tipos de consulta:
- Consulta del cuadro de clasificación: permite conocer cómo se ha organizado la documentación depositada en el Archivo General, entender su estructura funcional y acceder a sus series documentales. Las series documentales se corresponden aproximadamente con las funciones desarrolladas por las instituciones que conforman el Sector Público de la CAPV (departamentos del Gobierno Vasco, organismos autónomos, entes públicos de derecho privado, sociedades públicas, fundaciones y consorcios). En el desarrollo de esas funciones se genera la documentación que es transferida al Archivo General y custodiada en sus dependencias.
- Consulta avanzada del inventario, la consulta se hace utilizando distintos filtros:
- Cuadro de clasificación: este filtro permite al usuario seleccionar mediante una lupa, el fondo, la sección, o la serie sobre el que realizar la búsqueda.
- Rango de fechas: fechas de inicio y final de la documentación. Si quiere localizar la información de una determinada fecha, es necesario incluirla tanto en el campo “desde” como en el campo “hasta”. También se puede hacer uso del calendario como asistente de esos filtros.
- Número de expediente: si se conoce este dato, es la mejor manera de localizarlo.
- Unidad productora: este filtro dispone de un asistente para poder seleccionar un determinado elemento de la estructura orgánica sobre el que realizar la búsqueda.
- Lugares: son localidades que están relacionadas con el expediente. Se dispone de un asistente para localizar el municipio deseado.
- ¿Todos los documentos y expedientes custodiados por el Archivo General están visibles utilizando la consulta avanzada del inventario?
No. Esta herramienta de consulta avanzada no accede a todos los documentos y expedientes custodiados en el Archivo General. El acceso a la documentación tiene restricciones como consecuencia de la aplicación de la normativa vigente.
Sin embargo, puede usted utilizar la consulta al cuadro de clasificación donde hay acceso a todas las series documentales. Las series documentales se corresponden aproximadamente con las funciones desarrolladas por las instituciones que conforman el Sector Público de la CAPV (departamentos del Gobierno Vasco, organismos autónomos, entes públicos de derecho privado, sociedades públicas, fundaciones y consorcios). En el desarrollo de esas funciones se genera la documentación que es transferida al Archivo General y custodiada en sus dependencias.
- En caso de no encontrar lo que busco en el inventario, ¿cómo me puedo poner en contacto con el Archivo?
Se puede contactar con el Archivo General por medio del siguiente correo electrónico: ejgvartxibo@euskadi.eus.
Para solicitar la consulta de cualquier documento o expediente custodiado por el Archivo General, contacte usted con el Archivo General por medio del correo electrónico: ejgvartxibo@euskadi.eus.
Estamos preparando el procedimiento para realizar este seguimiento.
Sí, el acceso a la documentación depositada en formato analogico (por ejemplo, en papel) debe ser realizado en las dependencias del Archivo General en la C/ Donostia-San Sebastián, 1 (Lakua) de Vitoria-Gasteiz.
De octubre a mayo
- de lunes a jueves: 8 h – 15 h
- viernes: 8 h – 14 h
De junio a septiembre
- de lunes a viernes: 8 h – 14 h
No. La obtención de reproducciones de los documentos estará condicionada por su estado de conservación. El Archivo General facilitará copia de los documentos con los medios técnicos de que disponga y que se consideren más adecuados, siempre que su estado de conservación permita su reproducción y no contengan datos cuyo acceso esté restringido por la normativa vigente.
El Archivo General ofrece la opción de reproducción documentación en diferentes soportes. Los tipos de reproducción que se pueden solicitar son: fotocopia, fotografía e imagen digital (pdf, jpg). La posibilidad de utilizar un tipo lo determina el personal técnico y el estado de conservación de los documentos.
- ¿Está permitido la utilización por parte de cámaras fotográficas, móviles personales, videocámaras, etc. para la reproducción de documentos?
Sí. Se permite la obtención de copias simples por medio de dispositivo de propiedad privada: cámaras fotográficas, teléfonos móviles, tabletas u otros que puedan aparecer en el futuro. Los dispositivos autorizados no tendrán contacto directo con la documentación. Se prohíbe, por tanto, el uso de escáneres portátiles, fotocopiadoras de mano y similares. No se permite el uso de flash, ni de ninguna otra fuente de iluminación que no sea la habitual en los puntos habilitados para consulta de documentos en la Sala de Lectura.
No, no se facilitará copia de los instrumentos de descripción de los fondos de Archivo. Sin embargo, se puede consultar libremente el cuadro de clasificación y el inventario.
Sí, el 9 de junio coincidiendo con la celebración del Día Internacional de los Archivos, el Archivo General del Sector Público de la CAPV organiza una jornada especial de puertas abiertas al edificio dónde se custodia la mayor parte de la documentación depositada en el Archivo.
A diferencia de los clásicos depósitos de archivo que cuentan con estanterías o armarios rodantes, el edificio inaugurado en 2010 es un gran centro de logística donde todo el servicio está automatizado y en el que dos robots recorren sus pasillos de 15 metros de altura guiados por un programa informático que optimiza recorridos y gestiona la ubicación de las cajas de documentos en bandejas metálicas.
Las visitas guiadas se organizan en euskera y castellano, con una duración de 45 minutos. El personal interesado debe contactar con el Archivo General en el siguiente correo electrónico e indicar el idioma en el que está interesado recibir la explicación: ejgvartxibo@euskadi.eus.
Fecha de última modificación: