¿Qué es la COVASADE?

La Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco (COVASADE) es el órgano encargado de valorar todas las series documentales que generan las entidades públicas vascas que carecen de comisión evaluadora propia y están adheridas al Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco. La serie documental es un conjunto de documentos producido de manera continuada en el tiempo, como resultado de una misma función o actividad.

La COVASADE es un órgano colegiado multidisciplinar; esto es, la componen varias personas especialistas en diversos campos: gestión documental integral (que incluye la archivística), administración electrónica, protección de datos, entidades locales, historia contemporánea, etc. Esto asegura que sus dictámenes tengan en cuenta los múltiples valores de la documentación.

¿En qué consiste la valoración de documentos?

Valorar documentos consiste en estudiar su contenido y otras características, para establecer su importancia para la Administración y para la ciudadanía, desde varios puntos de vista: administrativo, legal, jurídico, fiscal, histórico, científico, cultural, testimonial e informativo. Esos valores determinan la conservación de los documentos, permanente (total o parcial) o temporal, o su eliminación; es decir, su plazo de vida.

La valoración establece, además, los niveles de acceso a la documentación, según contenga o no datos especialmente protegidos (sobre salud, ideología y creencias, orientación sexual, origen étnico, genética, etc.).

Para expurgar (destruir o borrar) datos y documentos de la Administración Pública es indispensable que la serie haya sido valorada. También, para sustituir documentación en papel por su copia electrónica auténtica y, por consiguiente, eliminar aquel.

Si quieres conocer qué plazo de conservación tienen las series documentales que custodia el Archivo General y los criterios para acceder a ellas, puedes consultar sus calendarios de conservación, que recogen toda esa información.

¿El Archivo General puede eliminar documentación que me afecte?

Sí, siempre que la COVASADE (o su antecesora, la COVASED) haya valorado la serie documental y establecido que no es de conservación permanente. El Archivo General siempre ejecuta cada eliminación (o expurgo) de manera controlada, y con la aprobación expresa de la unidad administrativa productora de la documentación.

Para que toda la ciudadanía conozcamos los plazos de vida de la documentación valorada, los calendarios de conservación del Sector Público de la CAE se publican en el Boletín Oficial del País Vasco, así como en la correspondiente página web del Archivo General.

¿Qué normativa regula la COVASADE?

El funcionamiento de la COVASADE está regulado por los artículos 26 y 27 de la Ley 5/2022 , de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco; y por el Decreto 59/2024 , de 7 de mayo, de la composición, la organización y el funcionamiento de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

El Decreto 59/2024 derogó la normativa que regulaba las antiguas comisiones de valoración: COVASAD y COVASED. Sin embargo, todas las decisiones que tomaron estas comisiones siguen vigentes en la actualidad.

La COVASADE está adscrita a la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental, mientras que el Archivo General lo está adscrito a la dirección de Recursos Generales del departamento competente en administración pública.

COVASAD

La Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la documentación (COVASAD) de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi era un órgano asesor, cuya principal función era dictaminar sobre las propuestas de calendarios de conservación que recibía. Elevaba sus dictámenes a la COVASADE, para que esta tomara la decisión final.

La COVASAD estaba regulada por el Decreto 174/2003 , de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo, y por la Orden de 19 de diciembre de 2005 , de la Consejera de Hacienda y Administración Pública, sobre el procedimiento para la identificación y valoración documental, y el funcionamiento de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a la Documentación de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi (COVASAD)de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

COVASED

La Comisión de Valoración y Selección de Documentación (COVASED) era un órgano colegiado multidisciplinar adscrito a la Dirección de Patrimonio Cultural.

Su ámbito de actuación eran los servicios de archivo integrados en el Sistema Nacional de Archivos, entre los que se incluía el Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Sus principales funciones eran de dos tipos: establecer los calendarios de conservación de las series documentales sobre las que había informado la COVASAD; y fijar los criterios generales de valoración de documentación y controlar que se aplicaran correctamente.

La COVASED estaba regulada por el Decreto 232/2000 , de 21 de noviembre, por el que se aprueban el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco.