Tras la evaluación realizada en los anteriores post sobre los objetivos que incluía el PIP (Plan de Innovación Pública) de lograr una Administración eficaz y más abierta, en el artículo de hoy nos detenemos en el último de los tres objetivos estratégicos: lograr una Administración más eficiente.

Este objetivo se basa en mejorar la eficiencia en la gestión administrativa, adecuando la organización, simplificando los procedimientos y actualizando la tecnología utilizada. Para evaluarlo se han tenido en cuenta tres grupos de indicadores, los relacionados con la mejora de la organización, con la mejora de los procesos y por último con la mejora de la tecnología.

1.  Organización: el despliegue de la Administración electrónica requiere un importante esfuerzo para adecuar la organización a las nuevas funciones y formas de trabajo. La actual coyuntura económica ha dificultado dotar la estructura organizativa necesaria para el adecuado soporte de los nuevos servicios electrónicos, lo cual supone actualmente un obstáculo importante para seguir avanzando en el pleno despliegue y desarrollo de la Administración electrónica. Y tampoco se ha avanzado como hubiera sido necesario en la actualización de los perfiles de los puestos de trabajo prevista en el PIP. Se ha intentado superar esta dificultad, en la medida de lo posible, mediante las acciones formativas que se indican más adelante.

Relacionado con la mejora de la organización está la creación de Redes profesionales, comunidades de práctica y equipos de Innovación, todas ellas experiencias incluidas en la línea estratégica 8 del PIP (Promoción de la innovación y gestión del conocimiento) y que valoramos positivamente. En este post publicado hace ya un tiempo en este blog se puede encontrar más información al respecto. Se han creado un total de 7 redes profesionales, 8 comunidades de práctica y 4 equipos de innovación.

Por último queremos destacar en el ámbito de la organización la formación a las numerosas personas que gestionan servicios y  procedimientos adaptados al medio electrónico (2700 pax.  aproximadamente). Esta formación ha incluido diversas acciones, como la elaboración de guías didácticas -publicadas en "jakingune", espacio colaborativo y de conocimiento creado para las personas involucradas en el desarrollo y gestión de los servicios electrónicos-, un servicio de tutorización personalizada y sesiones de formación presencial, entre otras.

2.   Procesos: En cuanto a la mejora de los procesos, indicar que se han rediseñado los procedimientos administrativos más habituales y se ha desplegado la tramitación electrónica de los mismos. Esta digitalización de procedimientos ha necesitado su adaptación al medio electrónico, lo que ha supuesto realizar algunos cambios relevantes. Estos procedimientos podemos dividirlos en 2 partes: procedimientos externos (dirigidos a la ciudadanía y a las empresas) y procedimientos a instancias de la Administración (tramitación electrónica interna).

Lo más destacable en cuanto a procedimientos externos quizás sea el rediseño y simplificación realizado en el marco del proyecto de ayudas, becas y subvenciones, cuyo despliegue culminó en 2013 alcanzando todos los Departamentos del Gobierno Vasco.

En los procedimientos a instancias de la Administración, destacan los avances en su estandarización, como ya explicamos en este mismo blog en los artículos sobre tramitación electrónica de las disposiciones generales y de los nuevos procedimientos.

3.  Tecnología: Por último, en el ámbito de mejora de la tecnología se han realizado avances importantes, como los relacionados con el desarrollo de Platea, la plataforma de administración electrónica del Gobierno Vasco. Es cierto que quizás sea en este ámbito dónde más han incidido los ajustes presupuestarios, lo que ha obligado a posponer algunos de los proyectos relacionados con la mejora tecnológica. Sin embargo esto no ha impedido que se haya iniciado un proceso de reflexión y definición de un nuevo modelo de gestión IT.

En resumen, se han dado algunos pasos significativos en el camino hacia una Administración más eficiente, gracias a los cuales la Administración vasca se encuentra hoy en mejores condiciones para abordar futuros retos de mejora e innovación.