Si hay algo que cambió las reglas establecidas en el nuevo milenio desde el mundo de Internet y los servicios informáticos, al menos como antes eran conocidos, fue el hito del nacimiento de la empresa que todos conocemos como Google. Quién nos iba a decir que gracias a esta empresa íbamos a empezar a hablar de una nueva nube que no nos mojaba con sirimiri pero si nos abría la puerta a servicios inimaginables entonces que hoy tenemos integrados en nuestras vidas: Gmail, GMaps, Youtube…

En el mundo de la empresa y nuestra forma de trabajar en ellas, también Google quiso aportar innovación apostando por la movilidad y el trabajo en equipo. En el año 2006 nacían los servicios para integrar gmail bajo un dominio propio con 2 GB de almacenamiento en la nube. Y de ahí el servicio fue adquiriendo productos, mejoras y funcionalidades pasando por distintas denominaciones y versiones (your domain, docs, drive, apps) hasta llegar a la suite ofimática que ahora conocemos como Google Suite. Un producto que compite cara a cara con Office 365 donde uno muestra sus canas y experiencia en el mundo ofimático y el otro su juventud y capacidad de reinvención continua. Cada uno en su estilo y con sus adeptos pero ambos hoy son soluciones profesionales que poco a poco van convergiendo.

Ya en 2004 muchas personas empezaron a valorar las ventajas que suponía la nube para compartir y trabajar en equipo; para empezar más tarde a co-crear con la llegada de los documentos compartidos. Sin duda, una forma nueva de desarrollar nuestra actividad laboral, que si bien necesita un período de adaptación para adquirir ciertas destrezas, te ofrece resultados de forma inmediata que se traducen en mejoras productivas, reducción de correos electrónicos en gran medida y en una apertura mental hacia la escucha y la participación.

¿Google Suite es una solución profesional para grandes organizaciones?

Sin duda, actualmente el producto dispone de distintas versiones adecuadas a distintas soluciones.

Para el mundo de la empresa, 3 soluciones de la más sencilla a la más completa:

• Basic: orientado a ofrecer solución a nuevas empresas con vocación de seguir creciendo. 30 GB de almacenamiento con correo electrónico, llamadas de voz y videoconferencia, mensajería segura para equipos, calendarios compartidos, documentos, hojas de cálculo y presentaciones

• Business: para pequeñas y medianas empresas con 1 TB de almacenamiento en la nube por usuario o ilimitado si tienes más de 5 usuarios. Además de lo indicado en el paquete Basic también aporta Cloud Search para buscar el contenido de tu empresa en G Suite, desde Gmail y en Drive así como en Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones, Calendar, etc. y mejoras en el panel de seguridad.

• Enterprise: para grandes organizaciones con controles y funcionalidades avanzadas sobre todo a nivel de seguridad,  gestión de cuentas y sistemas de detección avanzadas con prevención de la pérdida de datos para Gmail y Drive, S/MIME alojado para Gmail, llave de seguridad...

Además del mundo de la empresa Google Suite ofrece otras soluciones

Para el mundo de la educación: Google for education

Sin duda ésta fue una de las grandes apuestas de Google desde sus inicios: ofrecer un producto profesional gratuito para los colegios, escuelas y universidades. Un producto completo con todo lo que contiene la suite ofimática, sin limitaciones de espacio que además incorpora una herramienta propia como es Google Classroom. Con ella alumnado y profesorado trabaja de forma colaborativa ya que la herramienta permite crear clases, repartir deberes, enviar comentarios y tener acceso a todo desde un solo lugar sin el uso de papel. Este producto está permitiendo que cada vez más colegios e ikastolas apuesten por disponer de ordenadores ChromeBook, una forma económica de ofrecer un ordenador con un sistema operativo propio de Google que trabaja en la nube como si fuera un móvil o una tableta con todas las herramientas que dispone Google y las que han producido muchos desarrolladores.

Asociaciones sin ánimo de lucro: Google Non Profits.

Igual una de las versiones más desconocidas. Actualmente (las políticas han sido revisadas hace un par de años) cualquier asociación sin ánimo de lucro puede acceder de forma gratuita a una versión de Google Suite con 30 GB de espacio por buzón, sin límite de buzones y el más alto nivel de seguridad. Además también te ofrece servicios como Google Ad Grants (anuncios gratuitos mensuales tipo Ad Words con una valoración de 10.000 USD mensuales en forma de publicidad no pecuniaria), Youtube (un canal propio con tu nombre y tarjetas de donación) o Google Earth solidario (con acceso premium a las API de Google Maps).

Todo el proceso se realiza a través de una validación por parte de OSC Digital y pueden acceder clubes y sociedades deportivas, ONGs, congregaciones religiosas, asociaciones, fundaciones, etc.

¿Es Google Suite una aplicación segura?

Son muchas las dudas que a veces nos surgen por la cabeza cuando pensamos en soluciones en la nube. Pensamos que el acceder a través de un móvil o una tableta puede ser la puerta para que en caso de extravío estos dispositivos puedan ser una puerta de acceso, pero, nada más lejos de la realidad porque el nivel alcanzado supera en algunos casos incluso a las soluciones centralizadas. Actualmente Google Suite puede ser una de las herramientas más seguras en la nube para grandes organizaciones y ahí podemos destacar todas estas funcionalidades:

• Descubrimiento electrónico para correos electrónicos, chats y archivos
• Informes de auditoría para realizar un seguimiento de la actividad del usuario/a
• Prevención de la pérdida de datos para Gmail
• Prevención de la pérdida de datos para Drive
• S/MIME alojado para Gmail. (Extensiones de correo de Internet seguro/multifunción) es un método estándar para enviar mensajes de correo electrónico cifrados y firmados de forma digital. Añade firmas con S/MIME a los correos electrónicos salientes para que sean más seguros.
• Gmail integrado con herramientas de archivo de terceros compatibles
• Control de acceso de nivel empresarial con aplicación de la llave de seguridad
• Análisis del registro de Gmail en BigQuery

Y llegando más al detalle, podemos hablar de:

• Confidencialidad directa perfecta

Google ha sido el primer proveedor de servicios en la nube a gran escala en habilitar la confidencialidad directa perfecta, que cifra el contenido que se transfiere entre sus servidores y los de otras empresas. Gracias a esta función, las claves de las conexiones son efímeras, lo que evita que otra persona, o incluso un operador del servidor, pueda descifrar de forma retroactiva las sesiones HTTPS.

• Cifrado de todo el correo electrónico

Todos y cada uno de los mensajes de correo electrónico que envías o recibes se cifran mientras se transfieren entre los centros de datos de Google. De esta forma, los mensajes están a salvo no solo en el tránsito desde tus dispositivos a los servidores de Gmail y viceversa, sino también cuando se transfieren de un lugar a otro dentro de Google. Con la introducción del indicador de la seguridad en la capa de transporte (TLS),  han sido pioneros en notificar a los usuarios si sus correos se han enviado de forma no segura de un proveedor a otro.

• Cifrado reforzado

Para proteger la información de los ataques criptoanalíticos más avanzados, en el año 2013 Google duplicó la longitud de sus claves de cifrado RSA a 2.048 bits y empezó a modificarlas cada pocas semanas.

Conclusión, ¿qué suite ofimática es la más completa?

Google Suite representa una apuesta segura y completa pero como ya hemos indicado tiene sus adeptos y detractores en un mercado en el que se compite con productos de similares características y niveles de seguridad, por lo que decantarse por una u otra herramienta ya depende de otras variables que desde aquí no podemos llegar a analizar.

¿Cuál es vuestra opinión?