Ayudas para la organización de congresos y reuniones de carácter científico. Segundo semestre 2021.

Memoria científica de la actividad, en la que se haga constar:
– Relevancia del evento. Deberá incluir descripción, características, alcance, tipología del evento
– Programa provisional o definitivo, calendario y ponentes y vínculo a la página electrónica en la que se publicita.
– Composición del Comité Organizador, del Comité Científico y del Comité de Selección, si los hubiere.

1.– Las entidades beneficiarias de las ayudas contempladas en la presente Orden deberán justificar la realización del congreso o reunión científica para cuya financiación se hubiere concedido presentando ante la Dirección de Investigación dentro de los seis meses siguientes al término de la misma la siguiente documentación, en impreso normalizado: (el aplicativo incluye una plantilla de este documento).
a) Certificación del gasto propio ejecutado con la ayuda concedida. Se incluirá listado con especificación de facturas e importe de las mismas. El documento deberá venir firmado por el o la representante legal de la entidad beneficiaria.
b) Balance económico de los gastos e ingresos totales de la actividad subvencionada. El documento deberá estar firmado por el o la representante legal de la entidad beneficiaria

c) Memoria final con el balance científico, incluyendo el material entregado al personal asistente. Este material también podrá ser facilitado insertando un enlace electrónico o link en la memoria que permita visualizar su contenido. Se explicitarán, además, las medidas tomadas para asegurar el cumplimiento de las obligaciones relativas a los dos idiomas oficiales, la Ley 4/2005, de Igualdad de Mujeres y Hombres y la inclusión del logotipo del Gobierno Vasco en todas las actividades apoyadas.
d) Un ejemplar de las actas del congreso o equivalentes en caso de que se produzcan. Provisionalmente se aceptarán los borradores de actas o equivalentes cuando se contemple su publicación.
e) Si la entidad beneficiaria hubiera recibido fondos para el apoyo a jóvenes investigadores o investigadoras deberá entregar, además, una relación nominal de las personas a quienes se ha becado con su respectivo DNI y una inscripción donde figure el importe del descuento aplicado.
Si se trata de ayudas para gastos de viaje, deberá aportarse billete con precio o factura.
2.– Toda la documentación a la que se hace referencia en este artículo deberá ser presentada por vía telemática que se señala en el apartado 1 del artículo 5, excepto la referida en el apartado 1d).
3.- La Dirección de Investigación verificará la adecuada aplicación de la subvención en una muestra aleatoria de un 10% de las entidades beneficiarias. Para ello, las entidades beneficiarias serán requeridas para aportar originales o copias compulsadas de los justificantes de los gastos imputados a la subvención.
4.- En cualquier caso, las entidades beneficiarias deberán custodiar todas las facturas y demás documentos que acrediten los gastos objeto de la ayuda en que hayan incurrido, a disposición del órgano concedente, que podrá requerirlas para su comprobación durante un periodo máximo de cinco años a partir del comienzo del plazo de justificación señalado.
5.- La justificación de los gastos por cuantías inferiores a la subvención concedida conllevará una reducción de la misma equivalente a la cantidad no justificada, con, en su caso, el consiguiente reintegro proporcional de las subvenciones percibidas efectuándose el correspondiente procedimiento que concluirá con la emisión de una resolución del Viceconsejero de Universidades e Investigación, de modificación de la resolución inicial.
Asimismo, se reducirá la cuantía de la subvención cuando ésta exceda del tercio del gasto total incurrido en la actividad objeto de subvención.
La Dirección de Investigación, una vez se presenten los documentos señalados en este artículo volverá a verificar que la subvención concedida no supere el tercio del gasto de la entidad beneficiaria.

Acta del Consejo de Departamento o Comité de mayor nivel de la entidad convocante y/u organizadora en la que se recoja expresamente la aceptación, el compromiso y la responsabilidad de convocar y organizar el evento.

Acreditación de la aceptación a participar de los ponentes invitados. El aplicativo incluye una plantilla del documento de acreditación que deberá aportarse debidamente cumplimentada. Se aportará un documento por cada ponente. A efectos de valoración sólo se considerarán las evidencias aportadas.
Serán considerados como ponentes invitadas, aquellas personas a las que se haya encargado una ponencia expresamente para el evento, se encuentren incluidas explícitamente en el programa y hayan aceptado la invitación del comité organizador del congreso o reunión científica.
No se considerarán ponentes invitadas, y, por tanto, no se deberá enviar acreditación de las personas que participen en la actividad mediante pósteres o comunicaciones orales.

Certificación del gasto propio ejecutado con la ayuda concedida. Se incluirá listado con especificación de facturas e importe de las mismas. El documento deberá venir firmado por el o la representante legal de la entidad beneficiaria.

Balance económico de los gastos e ingresos totales de la actividad subvencionada. El documento deberá estar firmado por el o la representante legal de la entidad beneficiaria

Memoria final con el balance científico, incluyendo el material entregado al personal asistente. Este material también podrá ser facilitado insertando un enlace electrónico o link en la memoria que permita visualizar su contenido. Se explicitarán, además, las medidas tomadas para asegurar el cumplimiento de las obligaciones relativas a los dos idiomas oficiales, la Ley 4/2005, de Igualdad de Mujeres y Hombres y la inclusión del logotipo del Gobierno Vasco en todas las actividades apoyadas.

Un ejemplar de las actas del congreso o equivalentes en caso de que se produzcan. Provisionalmente se aceptarán los borradores de actas o equivalentes cuando se contemple su publicación.

Si la entidad beneficiaria hubiera recibido fondos para el apoyo a jóvenes investigadores o investigadoras deberá entregar, además, una relación nominal de las personas a quienes se ha becado con su respectivo DNI y una inscripción donde figure el importe del descuento aplicado.
Si se trata de ayudas para gastos de viaje, deberá aportarse billete con precio o factura.