Para la inscripción de nombramientos y/o ceses de los órganos sociales descritos anteriormente, debe constar realizado previamente, en la correspondiente Delegación territorial, el depósito de cuentas de los tres últimos ejercicios sociales.

La certificación en todos los casos deberá contener:

• Fecha y lugar de la reunión.
• Convocatoria. Fecha y modo en que se haya efectuado, salvo que se trate de Asamblea Universal, y el orden del día de la misma.
• Número de personas socias concurrentes, indicando cuántos lo hacen personalmente y cuántos por representación.
• Si se celebra la Asamblea en primera o segunda convocatoria (o, en su caso, tercera).
• El contenido de los acuerdos adoptados.
• El resultado de las votaciones, expresando las mayorías con que se hubieran adoptado cada uno de los acuerdos.
• Fecha y sistema de aprobación del acta.
• Fecha de expedición de la certificación.
• Asistencia de Letrado Asesor, o su no obligatoriedad
• Firma electrónica cualificada o avanzada

El proyecto de fusión debe estar suscrito, con firma electrónica avanzada o cualificada, por todas las personas administradoras de las sociedades que participen en el mismo.

El proyecto deberá contener mínimamente los siguientes aspectos:

• Denominación, clase y domicilio de las cooperativas participantes con sus respectivos datos identificativos registrales
• El sistema para fijar la cuantía que se reconoce a las personas socias de la cooperativa que se extingue como aportación al capital de la cooperativa absorbente.
• Los derechos y obligaciones reconocidos a las personas socias de la cooperativa extinguida en la cooperativa absorbente.
• Fecha a partir de la cual las operaciones de la cooperativa extinguida habrán de considerarse realizadas, a efectos contables, por cuenta de la cooperativa absorbente.
• Los derechos y obligaciones reconocidos a las personas socias de la cooperativa extinguida en la cooperativa absorbente.

En virtud de certificación del acta de la Asamblea General o, en su caso, del órgano de administración, firmada mediante firma electrónica avanzada o cualificada.

La certificación deberá contener:

• Fecha y lugar de la reunión.
• Convocatoria. Fecha y modo en que se haya efectuado, salvo que se trate de Asamblea Universal, y el orden del día de la misma.
• Número de personas socias concurrentes, indicando cuántos lo hacen personalmente y cuántos por representación.
• Si se celebra la Asamblea en primera o segunda convocatoria (o, en su caso, tercera).
• El contenido de los acuerdos adoptados.
• El resultado de las votaciones, expresando las mayorías con que se hubieran adoptado cada uno de los acuerdos.
• Fecha y sistema de aprobación del acta.
• Fecha de expedición de la certificación.
• Asistencia de Letrado Asesor, o su no obligatoriedad.
• Firma electrónica cualificada o avanzada

Deberá presentarse ejemplar del Acta de la Asamblea constituyente, que contenga el proyecto de Estatutos sociales cuya calificación previa se solicita, con firma electrónica avanzada o cualificada de todas las personas promotoras. Se abre un expediente que concluye con una resolución, aunque no es objeto de inscripción registral.

Deberá presentarse certificación del acta firmada por los administradores, mediante su firma electrónica avanzada o cualificada.

La certificación deberá contener:

• Fecha y lugar de la reunión.
• Convocatoria. Fecha y modo en que se haya efectuado, salvo que se trate de Asamblea Universal, y el orden del día de la misma.
• Número de personas socias concurrentes, indicando cuántos lo hacen personalmente y cuántos por representación.
• Si se celebra la Asamblea en primera o segunda convocatoria (o, en su caso, tercera).
• El contenido de los acuerdos adoptados.
• El resultado de las votaciones, expresando las mayorías con que se hubieran adoptado cada uno de los acuerdos.
• Fecha y sistema de aprobación del acta.
• Fecha de expedición de la certificación.
• Asistencia de Letrado Asesor, o su no obligatoriedad
• Firma electrónica cualificada o avanzada

Entre las funciones del Registro de Cooperativas de Euskadi se encuentra expedir certificaciones de denominación no coincidente de las entidades cooperativas.

La solicitud de certificación de denominación no coincidente, para hasta tres denominaciones, se formulará por las personas interesadas ante el Registro de acuerdo con la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

La denominación de las Cooperativas constará de una parte identificadora de cada una de ellas y de otra indicativa de su forma y carácter cooperativos: «Sociedad Cooperativa» o su abreviatura «S. Coop». o en caso de cooperativas pequeñas “Sociedad Cooperativa Pequeña” o su abreviatura “S. Coop. Pequeña”

El Registro calificará la denominación de conformidad con lo establecido en el artículo 93 del Reglamento de organización y funcionamiento del Registro de Cooperativas de Euskadi, emitiendo la correspondiente certificación en el plazo de 10 días hábiles.

Si fueran varias las denominaciones solicitadas, se resolverá según el orden de prioridad que aparezcan en la solicitud, reservándose la primera respecto de la cual se hubiere emitido certificación negativa.

La certificación de denominación no coincidente, original, vigente y expedida a nombre de los gestores, de los promotores o de la propia Cooperativa, en su caso, deberá protocolizarse en la escritura matriz de constitución o de modificación estatutaria.

La denominación objetiva podrá hacer referencia al objeto social o ser de fantasía. Si se refiere al objeto social habrá de modificarse cuando éste varíe. En ningún caso se referirá a actividades no comprendidas en aquél. No podrán utilizarse términos, ni siglas, referentes al tipo de responsabilidad a la de otra Cooperativa preexistente.

La certificación negativa tendrá una vigencia de seis meses contados desde la fecha de su expedición por el Registro. Caducada la certificación, la persona interesada podrá solicitar una nueva con la misma denominación.

Reserva temporal de la denominación: dieciocho meses desde la fecha de expedición. Transcurrido el citado plazo sin que se hubiere inscrito la Cooperativa o, en su caso, la modificación de Estatutos, la denominación registrada caducará.

1.- Las personas administradoras presentarán para su depósito en el Registro de Cooperativas de Euskadi, en el plazo de un mes desde su aprobación, las cuentas anuales y, en su caso, el informe de gestión y el de las personas auditoras de cuentas.

Las cuentas anuales de la cooperativa comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria y, en su caso, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo, de conformidad con el marco normativo de información financiero que le resulta de aplicación (Artículo 75 de la Ley 11/2019, de 20 de diciembre, de cooperativas de Euskadi, de 20 de diciembre, de cooperativas de Euskadi.

Es la asamblea general ordinaria, que se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio social, la que tiene por objeto principal el examen de la gestión social, y la aprobación, si procede, de las cuentas anuales (Artículo 34 en relación con el artículo 35.2, ambos de la Ley 11/2019, de 20 de diciembre, de cooperativas de Euskadi, de 20 de diciembre, de cooperativas de Euskadi).

2.- Para ello, junto a la correspondiente solicitud, se presentarán los siguientes documentos:

1.– Certificación del acuerdo de aprobación de las cuentas anuales y de la aplicación del resultado por la asamblea general de la entidad cooperativa, garantizada con las correspondientes firmas electrónicas. Dicha certificación deberá cumplir los requisitos exigidos por el artículo 33.4 y 6 del Reglamento de organización y funcionamiento del Registro de cooperativas de Euskadi, aprobado por Decreto 84/2023, de 13 de junio (BOPV de 7 de julio de 2023). Identificará debidamente las cuentas anuales presentadas, con referencia expresa a los siguientes extremos:

a)      Ejercicio al que corresponden.

b)      Activo total según el balance.

c)      Resultado del ejercicio y la aplicación de excedentes o imputación de pérdidas, aprobada por la asamblea general.

d)      Si existe o no obligación de auditar las cuentas anuales de acuerdo con la Ley 11/2019, de 20 de diciembre.

e)    La certificación expresará igualmente que las cuentas anuales y, en su caso, la documentación exigida por el artículo 75.2 de la Ley 11/2019, de 20 de diciembre, que les acompañe, están firmadas electrónica o manualmente por todos los miembros del órgano de administración, identificando a cada uno de los firmantes, indicando su nombre, dos apellidos y número de identificación fiscal. Si faltare la firma de alguno de ellos, se señalará esta circunstancia en la certificación, con expresa indicación de la causa.

f)      En caso de que las cuentas anuales presentadas a depósito se encuentren auditadas, la certificación deberá incluir asimismo manifestación expresa de que estas se corresponden con las auditadas.

2.– Las cuentas anuales (balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria y, en su caso, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo) y, en su caso, el informe de gestión, conforme a lo previsto en el artículo 75.2 de la Ley 11/2019, de 20 de diciembre.

3.– El informe de auditoría de las cuentas anuales, cuando sea preceptivo, conforme a lo dispuesto en los artículos 76 y, en su caso, 121.1 de la Ley 11/2019, de 20 de diciembre.

Los libros que legalmente o por exigencia estatutaria han de llevar las cooperativas o asociaciones cooperativas deberán ser habilitados (con anterioridad a su utilización) o legalizados (con posterioridad a la realización en ellos de asientos y anotaciones el Registro).


LEGALIZACIÓN DE LIBROS.

1.– Las entidades cooperativas, de forma electrónica:

a) deberán presentar en el Registro los libros de inventarios y balances y libro diario, así como cualesquiera otros que vengan exigidos por otras disposiciones legales (artículo 74.1 d) y e) de la Ley 11/2019, de 20 de diciembre) antes de que transcurran los cuatro primeros meses desde la fecha del cierre del ejercicio económico para que puedan ser legalizados en el plazo máximo de seis meses desde la fecha de cierre del correspondiente ejercicio económico.  
b) Esta obligación se extenderá al libro registro de personas socias, libro registro de aportaciones al capital social, libro de actas de la asamblea general, del consejo rector y, en su caso, de la comisión de vigilancia, del comité de recursos y de las juntas preparatorias (artículo 74.1 a), b) y c) de la Ley 11/2019, de 20 de diciembre) en los que la entidad cooperativa opte por su legalización.
c) Las entidades cooperativas podrán remitir al Registro una copia certificada de las correspondientes actas en el plazo de dos meses desde sus respectivas aprobaciones, para su legalización.Los libros o las copias certificadas de las actas podrán ser presentados para su legalización en ficheros encriptados, en cuyo caso la entidad cooperativa deberá conservar la clave que permita su desencriptación.

2.– En la solicitud de legalización de libros se harán constar los siguientes datos:

a) Identificación de la persona solicitante.
b) Denominación de la entidad cooperativa.
c) Clase de libro o libros que se presentan y fecha de apertura y fecha de cierre del ejercicio económico al que corresponden.
d) En su caso, que la solicitud de legalización se fundamenta en los supuestos descritos en el artículo 80.4 (cambio del sistema de habilitación al de legalización).
e) Dispositivo electrónico o una dirección de correo electrónico, que servirán para el envío de avisos de puesta a disposición de notificaciones en la Sede electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

En la solicitud de legalización de copias certificadas de las actas, además de los datos enumerados en las letras a), b) y e) del anterior punto, deberán consignarse las fechas de las reuniones y las de aprobación de las actas.
A la solicitud se acompañará en ficheros separados y debidamente identificados, el libro o libros correspondientes, o copia certificada de las actas de que se trate. Los ficheros podrán estar encriptados; en cuyo caso, la entidad cooperativa deberá conservar la clave que permita su desencriptación.

LEGALIZACIÓN DE ACTAS.

1.- En tanto no estén legalizados los libros de actas de la asamblea general, del consejo rector y en su caso, de la comisión de vigilancia, del comité de recursos y de las juntas preparatorias, habrá de remitirse al Registro una copia certificada de las correspondientes actas en el plazo de dos meses desde sus respectivas aprobaciones, para su legalización (Artículo 74.3, último párrafo de la Ley 11/2019, de 20 de diciembre).

2.- En la solicitud de legalización de actas se harán constar los siguientes datos:

a) Identificación de la persona solicitante.
b) Denominación de la entidad cooperativa.
c) Dispositivo electrónico o una dirección de correo electrónico, que servirán para el envío de avisos de puesta a disposición de notificaciones en la Sede electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
d) La fecha de la reunión y de la aprobación del acta correspondiente.

A la solicitud se acompañará en fichero separado y debidamente identificado copia certificada de las actas de que se trate. 

Los ficheros podrán estar encriptados; en cuyo caso, la entidad cooperativa deberá conservar la clave que permita su desencriptación


HABILITACIÓN DE LIBROS.

1.- Las entidades cooperativas podrán solicitar al Registro la habilitación el libro Registro de personas socias, libro registro de aportaciones al capital social y libro de actas de la asamblea general, del consejo rector y, en su caso, de la comisión de vigilancia, del comité de recursos y de las juntas preparatorias (artículo 74.1 a), b) y c) de la Ley 11/2019, de 20 de diciembre), después de haber quedado inscrito en el Registro el título correspondiente de constitución.Podrán habilitarse nuevos libros de su misma clase cuando se certifique el cierre del anterior por su íntegra utilización, extravío o destrucción, o se denuncie la sustracción del mismo.

Igualmente se podrán cerrar libros antes de su íntegra utilización cuando se acuerde cambiar del sistema de habilitación al de legalización, por medio de diligencia extendida por la persona encargada de su llevanza en la última hoja en la que consten anotaciones.
2.- En la solicitud de habilitación, que deberá ser efectuada de forma electrónica se harán constar los siguientes datos:
a) Identificación de la persona solicitante.
b) Denominación de la entidad cooperativa y, en su caso, datos de identificación registral de la misma.
c) Relación de libros que se presentan, indicando el número de hojas que integran cada libro.
d) Causa justificativa para la habilitación de un nuevo libro: extravío o destrucción.
e) Dispositivo electrónico o una dirección de correo electrónico, que servirán para el envío de avisos de puesta a disposición de notificaciones en la Sede electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

En el plazo máximo de diez días hábiles a contar a partir del día siguiente a aquel en el que se presente la correspondiente solicitud de habilitación, las entidades cooperativas deberán remitir al Registro los libros en formato papel acompañados de una copia del recibo acreditativo de la presentación de la solicitud de habilitación.

Los libros deberán estar formados por hojas móviles, en blanco y numeradas sus hojas correlativamente. No obstante, se deberá reservar la primera hoja sin numerar para insertar la correspondiente diligencia de habilitación.

La publicidad se hace efectiva:

1. mediante la manifestación de los Libros y de los documentos del archivo a que hagan referencia los asientos registrales;
2. por certificación expedida por el Registro;
3. por simple nota informativa;
4. por fotocopia de los asientos y de los documentos depositados en el Registro.

La certificación es el único medio de acreditar fehacientemente el contenido de los asientos del Registro o de los documentos archivados o depositados en el mismo. Las certificaciones deberán solicitarse expresando con claridad los hechos, razones y petición en que se concrete y serán expedidas en el plazo de quince días contados desde la fecha en que la solicitud haya tenido entrada en el Registro. Sólo podrán extenderse certificaciones relativas a títulos o actos ya inscritos. Si estuviesen pendientes de inscripción podrá darse la información correspondiente, incluido el estado de tramitación a las personas interesadas a solicitud de las mismas. La certificación de asientos sucintos comprenderá los datos que consten en el archivo, de modo que sea, por sí sola, acreditativa del contenido del Registro. Cuando la certificación sea literal podrá realizarse mediante la utilización de fotocopias o de cualquier otro medio de reproducción.

La publicidad también podrá hacerse efectiva por simple nota informativa o fotocopia de los asientos y de los documentos depositados en el Registro, que se expedirán con indicación del número de hojas y de la fecha en que se extiende, debidamente selladas.

La información de actos o títulos no inscritos registralmente se hará efectiva siempre que se cumpla lo dispuesto en las normas reguladoras de la protección de datos personales y del procedimiento administrativo relativas al interés de terceros en el procedimiento.

La publicidad de las cuentas anuales se hará efectiva por los medios que se relacionan a continuación, previa solicitud en la que se acredite el interés alegado mediante una descripción clara de los hechos y las razones en las que se fundamente:

1. por certificación;

2. por simple nota informativa;

3. por fotocopia u otro medio de reproducción electrónica de los asientos y de los documentos depositados en el Registro.

La certificación es el único medio de acreditar fehacientemente el contenido de los asientos del Registro y de los documentos depositados en el mismo. El Registro sólo podrá extender certificaciones relativas a las cuentas anuales depositadas. Si estuviesen pendientes de depósito, podrá darse la información correspondiente, incluido el estado de tramitación, a las personas interesadas a solicitud de las mismas. Cuando la certificación sea literal podrá realizarse mediante la utilización de fotocopias o de cualquier otro medio de reproducción electrónica. Las certificaciones serán expedidas en el plazo de diez días hábiles, contados desde la fecha en que la solicitud haya tenido entrada en el Registro, salvo en aquellos supuestos que su complejidad justifique un plazo mayor, no excediendo en ningún caso de veinte días hábiles.

La publicidad de las cuentas anuales depositadas también podrá hacerse efectiva por simple nota informativa o por fotocopia u otro medio de reproducción electrónica de los asientos y de los documentos depositados en el Registro, que se expedirá con indicación del número de hojas y de la fecha en que se extiende, debidamente selladas, en el supuesto de soporte en papel.

Se tramitarán por este expediente los actos objeto de inscripción que no tengan asignado expediente propio.

Documentación adjunta

• Deberá adjuntarse el documento que contenga el acto que se pretende inscribir.

• Dicho documento se ajustará a los requisitos, formales y de fondo, que regule el mismo.

• Deberá estar firmado electrónicamente por quien se halle habilitado para acreditarlo.