Boletín Oficial del País Vasco

N.º 102, viernes 30 de mayo de 2008

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Cultura

3325

ORDEN de 14 de mayo de 2008, de la Consejera de Cultura, por la que se establecen subvenciones a asociaciones de entidades locales y a entidades locales y supramunicipales de carácter local de la Comunidad Autónoma de Euskadi, con el objeto de poner en funcionamiento y/o consolidar un sistema de archivo propio.

Por Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco, se crea el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi (SNAE), al que corresponden la homologación y coordinación de los planes de los servicios de archivo que lo integran. El Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueban el Reglamento de los servicios de archivo y las normas reguladoras del patrimonio documental del País Vasco, establece en su artículo 3 el ámbito del patrimonio documental del pueblo vasco, en el que se incluyen los documentos de cualquier época producidos, reunidos, y conservados por las entidades locales en el ejercicio de sus funciones o actividades, comprendiendo tanto a los municipios como a las entidades de ámbito territorial inferior al municipal (entre los que se incluyen los concejos alaveses), y las entidades supramunicipales de carácter local (entre las que se incluyen las cuadrillas de Álava) y cualquier otra entidad administrativa que pueda crearse. Este mismo Decreto establece, asimismo, la estructura, beneficios, adscripción y funciones del Sistema Nacional de Archivos de Euskadi. En el artículo 23 se dispone la integración de los servicios de archivo de la Administración Municipal y Local de Euskadi en el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi.

La implantación y puesta en marcha de un sistema de archivos en cada organismo de la administración constituye tanto la premisa básica para un funcionamiento apropiado del mismo, cuanto la garantía de la gestión apropiada de los recursos de información y de creación de la propia memoria ciudadana.

La presente Orden pretende proseguir un proceso a largo plazo que permita dotar a la Administración Local de Euskadi de sistemas de archivo consolidados y eficaces, que aseguren un ejercicio adecuado de la responsabilidad que sobre este patrimonio cada administración local tiene. A su vez se pretende fomentar una concepción global del archivo, servicio en el que se atienden diversas necesidades de carácter administrativo, informativo o cultural.

Es por todo ello preciso dotar fases de medios económicos a las iniciativas que persigan estos objetivos, haciendo hincapié en la organización global de los fondos documentales y en la corresponsabilización de las administraciones afectadas para la consolidación de un servicio público de archivo estable.

Además de lo dispuesto por la Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco en su Título IV, Capítulo I "De los Servicios de Archivo", artículos 73 y 75, y por el Decreto 232/2000 por el que se aprueban el Reglamento de los servicios de archivo y las normas reguladoras del patrimonio documental del País Vasco, Capítulo II "De los servicios de archivo públicos", sobre la definición de servicio de archivo y las funciones que le son propias, y a los efectos de la correcta aplicación y desarrollo de esta Orden, se entiende por sistema de archivo el resultado de la articulación de la gestión administrativa y de los flujos de documentación municipal hasta su llegada al archivo histórico. Se denomina proyecto de sistema de archivo, a la definición que propone cada municipio destinada a ofrecer una visión general y completa de las actuaciones para dotarse de un sistema de archivo. Y, por último, se denomina programa de archivo al programa anual o de inferior duración, motivo concreto de la subvención, que se dirige a cumplir íntegra o parcialmente alguno o algunos de los elementos que conforman el proyecto de sistema de archivo municipal.

En virtud de lo cual,

RESUELVO:

Artículo 1.– Objeto.

Es objeto de la presente Orden la regulación del régimen de concesión de subvenciones destinadas a la ejecución durante el presente ejercicio de 2008 de programas que, insertos en un proyecto de sistema de archivo, supongan la implantación y/o consolidación de un sistema de archivo propio, o la elaboración de proyectos para dotarse de un sistema de archivo propio. Programas a ejecutar bien por una asociación de entidad local o una entidad local, comprendiendo tanto a los municipios como a las entidades de ámbito territorial inferior al municipal, o bien por una entidad supramunicipal de carácter local. Todo ello en los términos establecidos en los artículos siguientes.

A tales efectos se entenderá por proyecto de sistema de archivo la definición que proponga cada entidad local o supramunicipal, dirigida a ofrecer una visión general y completa de las actuaciones para dotarse de un sistema de archivo. Asimismo, se entenderá por programa de archivo la actuación o conjunto de actuaciones que, en consonancia con el proyecto de sistema de archivo, y durante el presente ejercicio, se dirijan a cumplir parcial o íntegramente alguno o algunos de los elementos que conforman el proyecto de sistema de archivo.

Las subvenciones reguladas en la presente Orden se otorgarán por un importe global máximo de 280.000 euros, con cargo a la dotación presupuestaria que, al efecto, se ha dispuesto en los presupuestos generales en vigor de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Artículo 2.– Beneficiarios.

1.– Serán susceptibles de ser beneficiarios de las subvenciones establecidas al efecto en la presente Orden las asociaciones de entidades locales y las entidades locales, comprendiendo tanto los municipios como las entidades de ámbito territorial inferior al municipal y las entidades supramunicipales de carácter local de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

2.– La concesión y, en su caso, el pago de las subvenciones y ayudas a los beneficiarios de éstas quedarán condicionados a la terminación de cualquier procedimiento de reintegro o sancionador que, habiéndose iniciado en el marco de ayudas o subvenciones de la misma naturaleza concedidas por la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y sus organismos autónomos, se halle todavía en tramitación.

3.– No podrán acceder a las subvenciones previstas en esta convocatoria quienes se encuentren sancionados administrativa o penalmente con la pérdida de la posibilidad de obtención de ayudas o subvenciones públicas, o se hallen incursos en alguna prohibición legal que inhabilite para ello, con inclusión de las que se hayan producido por discriminación de sexo de conformidad con lo dispuesto en la Disposición Final Sexta de la Ley 4/2005, de 18 de febrero, para la Igualdad de Mujeres y Hombres.

Artículo 3.– Actividades subvencionables.

1.– Serán susceptibles de ser subvencionados los programas destinados a la/las:

a) Creación o mejora de instrumentos descriptivos. Tanto a través de programas que promuevan la descripción de fondos, como de otros que pretendan la informatización de los instrumentos descriptivos de cara a una política eficaz de difusión.

b) Valoración de fondos documentales. Siempre como parte de una política global de conservación/eliminación de fondos.

c) Mejora de locales de archivo: tanto en lo relativo a las condiciones de conservación, como a las de consulta de los fondos documentales.

d) Actividades archivísticas de difusión cultural.

e) Mantenimiento de servicios de archivo mancomunados.

2.– No podrán acogerse a esta convocatoria, en cualquier caso, aquellos proyectos que reúnan alguna de las siguientes circunstancias:

a) La restauración de fondos documentales.

b) La transcripción de fondos documentales.

c) La digitalización de fondos documentales.

d) Que no garanticen la igualdad de trato entre los dos sexos.

3.– El período para la realización de este programa deberá tener como máximo una duración de un año y, en todo caso, no finalizará con posterioridad al 31 de diciembre de 2008.

Artículo 4.– Plazo y lugar de presentación de solicitudes.

1.– Las solicitudes para acogerse a las subvenciones establecidas en la presente Orden se dirigirán al Viceconsejero de Cultura, Juventud y Deportes, y se presentarán debidamente cumplimentadas en el Departamento de Cultura, bien directamente, bien por cualesquiera de los medios previstos en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

2.– En caso de hacerlo directamente, se presentará en algunas de las direcciones del Departamento de Cultura del Gobierno Vasco:

a) Dirección de Patrimonio Cultural, calle Donostia-San Sebastián 1, 01010 Vitoria-Gasteiz.

b) Unidad Territorial de Cultura de Bizkaia, Gran Vía 85, 48011 Bilbao.

c) Unidad Territorial de Cultura de Gipuzkoa, calle Andia 13, 20008 Donostia-San Sebastián.

3.– En caso de hacerlo a través de Correos, la solicitud y la documentación se remitirán a la siguiente dirección postal: Gobierno Vasco, Departamento de Cultura, Dirección de Patrimonio Cultural, calle Donostia-San Sebastián 1, 01010 Vitoria-Gasteiz. Se presentarán en sobre abierto, para que el funcionario o la funcionaria de Correos inserten la fecha y el sello antes de certificar el envío.

4.– El plazo de presentación de solicitudes será de un mes a partir del día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.

5.– A dicha solicitud se acompañará separadamente:

a) Memoria detallada en la que se contemplen los objetivos, actividades, plazos, presupuestos detallados y justificación del programa o proyecto que se presente.

b) Descripción de los locales de archivo e identificación de los fondos (tanto de origen propio como ajeno) conservados en el servicio de archivo conforme al anexo I de la presente Orden.

c) Una relación de cualesquiera otras ayudas que se hayan solicitado a entidades públicas o privadas para el mismo objeto, así como estado de las mismas (denegadas, pendientes de resolución, concedidas e importes). Caso de no haber solicitado ninguna otra ayuda, documento declarativo de no haber solicitado otras ayudas para el referido objeto.

d) Certificación de que la entidad solicitante no se encuentra sancionada penal ni administrativamente con la pérdida de la posibilidad de obtención de subvenciones o ayudas públicas, ni se halla incursa en prohibición legal alguna que la inhabilite para ello, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 4/2005, de 18 de febrero, para la Igualdad de Mujeres y Hombres.

Artículo 5.– Órgano de gestión de las ayudas.

Corresponderá a la Dirección de Patrimonio Cultural, a través de Irargi-Centro de Patrimonio Documental de Euskadi, la realización de las tareas de gestión de las ayudas previstas en la presente convocatoria.

Artículo 6.– Subsanación de defectos en la solicitud presentada.

En el supuesto de que, analizada la solicitud y demás documentación requerida de conformidad con lo previsto en el artículo 4 de la presente Orden, se observara la existencia de defectos o la documentación fuera incompleta, se pondrá en conocimiento del solicitante dichas circunstancias para su subsanación, otorgándose un plazo de diez días hábiles a contar desde el siguiente al de recepción de la notificación correspondiente. Si una vez transcurrido este plazo la subsanación no ha sido realizada, se le tendrá por desistido, previa Resolución emitida al efecto.

Artículo 7.– Comisión de Calificación.

1.– Corresponderá a una Comisión de Calificación el examen y evaluación de las solicitudes presentadas, de conformidad con los parámetros establecidos en el artículo 8 de la presente Orden, así como la elaboración y elevación al Viceconsejero de Cultura, Juventud y Deportes de la Propuesta de Resolución correspondiente, la cual, en su caso, contendrá la cuantía de la subvención por beneficiario y el destino de la subvención.

2.– La Comisión de Calificación estará compuesta por:

– La Directora de Patrimonio Cultural, o persona en quien delegue, que ejercerá las funciones de Presidente de la Comisión y dirimirá, con voto de calidad, los empates que pudieran producirse.

– Dos técnicos de Irargi-Centro de Patrimonio Documental de Euskadi, designados por la Dirección de Patrimonio Cultural, uno de los cuales actuará como Secretario de la Comisión.

Artículo 8.– Criterios de adjudicación.

1.– El procedimiento general para la concesión de las subvenciones será el concurso. Procedimiento por el cual la concesión se realiza mediante la comparación de las solicitudes presentadas, a fin de establecer una prelación entre las mismas atendiendo a los criterios de valoración prefijados en este artículo, adjudicándose las subvenciones a aquellas que hayan obtenido mayor valoración en aplicación de los citados criterios.

2.– Para la adjudicación de las subvenciones reguladas en la presente Orden, se evaluará la concurrencia en cada programa presentado de las siguientes características:

a) Que se trate de un programa y proyecto con solidez científica que prevea a largo plazo la consolidación de la iniciativa diseñada, diseñándose una secuencia de fases de trabajo en la que se valoren los elementos que intervienen en cada una de ellas, y en las que se plantee una estimación precisa de los diferentes elementos que integren el gasto (35%).

b) Que se trate de un programa que permita una mejora en las condiciones de conservación, acceso y consulta de los fondos de archivo (20%). En cualquier caso, se denegarán las solicitudes que no aseguren las condiciones mínimas de conservación o acceso, presente y futuro, a los fondos de archivo.

c) Que se trate de un programa en el que intervengan diferentes servicios de archivo, bien a través de entidades jurídicas que engloban a varios ayuntamientos o concejos, o a través de colaboraciones específicas entre varios de ellos (15%).

d) Que se fomente el uso de estándares terminológicos bien de tipo descriptivo (normas en la redacción de fichas, denominaciones, etc.) o de tipo clasificatorio (cuadros de clasificación, denominación de secciones, series, etc.), especialmente en euskera (15%).

e) Que se plantee por parte del solicitante una financiación superior al 50% del gasto presupuestado (15%).

En cualquier caso, se podrá realizar una entrevista con los representantes de la entidad local o supramunicipal de cara a una correcta evaluación de las solicitudes presentadas.

3.– La Comisión Calificadora podrá determinar sólo una parte o partes del programa presentado como objeto de la subvención, y recogerlo de esta forma en la Propuesta de Resolución prevista en el artículo 7.

Artículo 9.– Cuantía y límite de las subvenciones.

1.– Las subvenciones podrán alcanzar hasta el 50% del importe del presupuesto presentado en cada programa presentado a efectos de subvención.

2.– Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo anterior la subvención por programa no podrá superar la cantidad de 15.000 euros.

Artículo 10.– Compatibilidad de las subvenciones.

Las subvenciones establecidas en la presente Orden serán compatibles con cualesquiera otras concedidas para el mismo objeto por organismos públicos o privados, sin que, en ningún caso, pueda existir sobrefinanciación, procediendo en tal supuesto a la reducción de la subvención a conceder hasta el límite del costo total del programa subvencionado.

Artículo 11.– Resolución y notificación de las solicitudes.

1.– Corresponderá al Viceconsejero de Cultura, Juventud y Deportes a la vista de la Propuesta de Resolución elaborada, la resolución de las solicitudes presentadas.

2.– Cuando la resolución fuera positiva contendrá las determinaciones señaladas en el artículo 7.1 de la presente Orden.

3.– La Resolución del Viceconsejero de Cultura, Juventud y Deportes por la que se determinan los beneficiarios y la cuantía de las ayudas será notificada a todos los interesados en el procedimiento, dando de esta manera apertura al plazo de recurso. Posteriormente se publicará en el BOPV una referencia a la convocatoria resuelta.

4.– La Resolución será dictada y comunicada a los interesados en el plazo de dos meses, a contar desde el día de finalización del plazo de presentación de solicitudes, transcurrido el cual sin que hubiera sido notificada, las solicitudes podrán entenderse desestimadas a los efectos de lo previsto en el artículo 44 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

No obstante lo dispuesto en el párrafo precedente, cuando fuere de aplicación lo previsto en el artículo 6 de la presente Orden, el plazo para resolver se suspenderá por el tiempo que aquel trámite requiera, en función de la recepción de la notificación y del plazo para su contestación.

Artículo 12.– Obligaciones del beneficiario.

Los beneficiarios de las subvenciones reguladas en la presente Orden deberán cumplir en todo caso las siguientes obligaciones:

a) Aceptar la subvención concedida. En este sentido si, en el plazo de quince días hábiles tras la fecha de recepción de la comunicación por la que se notifica la concesión de la subvención, las entidades beneficiarias no renuncian expresamente y por escrito a la misma se entenderá que ésta queda aceptada.

b) Utilizar la subvención para el concreto destino para el que ha sido concedida.

c) Dejar constancia expresa del patrocinio de Irargi-Centro de Patrimonio Documental de Euskadi, del Departamento de Cultura del Gobierno Vasco, en todas las actividades y documentos que se realicen con las ayudas procedentes de esta subvención, así como en la publicidad de las mismas.

d) Facilitar a la Oficina de Control Económico y al Tribunal Vasco de Cuentas Públicas la información que le sea requerida en el ejercicio de sus funciones respecto de las subvenciones recibidas con cargo a esta convocatoria.

e) No utilizar un lenguaje sexista y garantizar el uso no estereotipado sobre los roles de hombres y mujeres, conforme a lo dispuesto en la Ley 4/2005, de 18 de febrero, para la Igualdad de Mujeres y Hombres.

Artículo 13.– Abono de las ayudas.

1.– El abono de las subvenciones concedidas se realizará en dos pagos:

a) El primero equivalente al 75% de la ayuda concedida, de no haber mediado renuncia del beneficiario.

b) El segundo 25% restante previa la recepción y verificación de la documentación establecida para la justificación y liquidación del 100% del presupuesto presentado.

2.– Dicha cantidad será garantizada de acuerdo con el régimen de garantías establecido en el Decreto 698/1991, de 17 de diciembre, por el que se regula el régimen general de garantías y reintegros de las subvenciones con cargo a los presupuestos generales de la Comunidad Autónoma de Euskadi y se establecen los requisitos, régimen y obligaciones de las entidades colaboradoras que participan en su gestión.

Artículo 14.– Justificación y liquidación de la subvención.

1.– Los beneficiarios de las subvenciones establecidas en la presente Orden, deberán presentar con anterioridad al 1 de febrero del 2009, la documentación siguiente:

a) Memoria justificativa del cumplimiento del objeto de cada programa y/o proyecto subvencionado.

b) Certificación del/de la secretario/a, del/de la interventor/a o secretario/a-interventor/a, correspondiente a los gastos realizados, según el modelo del anexo II.

c) En su caso, materiales científicos (inventarios, catálogos, etc.) producidos en el desarrollo de cada programa subvencionado, que podrán ser integrados en los sistemas de información dependientes del Departamento de Cultura del Gobierno Vasco.

d) Relación de cualesquiera otras ayudas con destino al mismo objeto, de cuya efectividad no se tuviera conocimiento en el momento de presentación de la solicitud de la presente subvención.

2.– A la vista de la documentación aportada, el Viceconsejero de Cultura, Juventud y Deportes procederá, en su caso, a dictar la oportuna Resolución de Liquidación, en la que, realizará el ajuste final de la subvención a abonar. De igual modo, en su caso, señalará la cuantía de la subvención ya abonada cuyo reintegro procede, bien sea por la obtención concurrente de otras subvenciones y ayudas, bien por cualquier alteración que pudiera haber acaecido en las condiciones tenidas en cuenta para la concesión de la subvención, siempre que se entienda cumplido el objeto de esta, otorgando, en estos supuestos, un plazo de dos meses, a contar desde el día siguiente al de recepción de la Resolución de Liquidación, para efectuarlo.

Artículo 15.– Seguimiento de los programas subvencionados.

La Dirección de Patrimonio Cultural podrá inspeccionar la ejecución de los programas o proyectos subvencionados y, a dichos efectos, acceder a los lugares de realización de los mismos, así como requerir cuanta información estime conveniente.

Artículo 16.– Supuestos de incumplimiento.

1.– Constituirán supuestos de incumplimiento:

a) La aplicación total o parcial de las subvenciones percibidas para actividades distintas de las previstas en la presente Orden.

b) El incumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Orden o de las condiciones que, en su caso, se establezcan en la Resolución concedente.

c) La no devolución de la cuantía que, en su caso, se señale en la Resolución de Liquidación de la subvención, en el plazo para ello establecido.

d) Cualquier otra que sea de obligado cumplimiento por así establecerlo con carácter general cualquier otra disposición.

2.– En dichos supuestos serán de aplicación lo dispuesto en el Decreto 698/1991, de 17 de diciembre, por el que se regula el régimen general de garantías y reintegros de las subvenciones con cargo a los presupuestos generales de la Comunidad Autónoma de Euskadi y se establecen los requisitos, régimen y obligaciones de las entidades colaboradoras que participan en su gestión, y lo dispuesto en el Decreto Legislativo 1/1997, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Principios Ordenadores de la Hacienda General del País Vasco.

DISPOSICIÓN ADICIONAL

El importe global consignado en el artículo 1 podrá ser modificado teniendo en cuenta la cuantía total de las ayudas solicitadas, en función de las disponibilidades presupuestarias no agotadas que resulten de la ejecución de otros programas de ayudas del Departamento de Cultura y con carácter previo a la resolución de las mismas. De dicha circunstancia se dará publicidad en el Boletín Oficial del País Vasco mediante Resolución del viceconsejero de Cultura, Juventud y Deportes.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.– Contra la presente Orden, que agota la vía administrativa, podrán los interesados interponer recurso potestativo de reposición ante la Consejera de Cultura, en el plazo de un mes a partir del día siguiente a su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco, o directamente recurso contencioso-administrativo ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma de Euskadi en el plazo de dos meses a partir del día siguiente a su publicación en el mismo diario oficial.

Segunda.– La presente Orden surtirá efectos a partir del día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.

En Vitoria-Gasteiz, a 14 de mayo de 2008.

La Consejera de Cultura,

MIREN AZKARATE VILLAR.

ANEXO I

(Véase el .PDF)

ANEXO II

(Véase el .PDF)

Análisis documental