N.º 80, jueves 27 de abril de 2000
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Disposiciones Generales
Hacienda y Administración Pública
1834
ORDEN de 30 de marzo de 2000, de la Consejera de Hacienda y Administración Pública, por la que se desarrolla el Decreto 211/1997, de 30 de septiembre, de la Tesorería General del País Vasco, en lo que respecta al régimen de los fondos anticipados en la Administración de la Comunidad Autónoma de Euskadi y sus Organismos Autónomos.
Al objeto de establecer las disposiciones necesarias para el desarrollo del mencionado Decreto, se hace necesario dictar las normas correspondientes encaminadas a tal fin.
En su virtud, y en uso de las facultades atribuidas por el citado Decreto,
DISPONGO:
Artículo 1.– Provisión de fondos anticipados.
1.– La provisión de fondos inicial de los órganos centrales y periféricos de los Departamentos de la Administración de la Comunidad Autónoma se realizará mediante la cumplimentación del documento contable no presupuestario "ET" en el que deberán figurar:
a) Cuenta de ingreso: código contable asignado a las cuentas delegadas para pagos con cargo a fondos anticipados.
b) Cuenta de pago: código contable a rellenar por la Tesorería General del País Vasco.
c) Importe: el del fondo anticipado calculado según lo indicado en el artículo 14 del Decreto 211/1997, de 30 de septiembre. Una vez determinado el importe, sólo podrá modificarse al inicio de cada ejercicio, en función de las variaciones que se produzcan por la aprobación del nuevo presupuesto, permaneciendo inamovible durante todo el ejercicio.
d) Concepto resumido: será siempre el de "Fondo anticipado".
e) Documentación soporte: la justificación de los cálculos realizados para determinar el importe solicitado.
2.– La provisión de fondos inicial de los órganos centrales y periféricos de los Organismos Autónomos de la Administración de la Comunidad Autónoma se realizará mediante la cumplimentación de los siguientes documentos contables no presupuestarios en los que deberán figurar:
a) Documento "EI" en el Organismo Autónomo correspondiente:
– Cuenta financiera: código contable asignado a las cuentas delegadas para pagos con cargo a fondos anticipados.
– Cuenta no presupuestaria: código contable asignado a las cuentas de créditos a corto plazo con la Administración General.
– Forma de ingreso: T de transferencia
– Referencial: No procede su cumplimentación.
– Tercero: No procede su cumplimentación
b) Documento "EO" en la Administración General:
– Cuenta financiera: código contable a rellenar por la Tesorería General del País Vasco.
– Cuenta no presupuestaria: código contable asignado a las cuentas de deudas a corto plazo con Organismos Autónomos.
– Forma de pago: a rellenar por la Tesorería General del País Vasco.
– Referencial: No procede su cumplimentación
– Tercero: No procede su cumplimentación
El resto de conceptos se cumplimentarán de acuerdo con lo indicado en el párrafo 1 anterior.
3.– Una vez contabilizados los documentos contables no presupuestarios indicados, los fondos quedarán a disposición de los órganos centrales y periféricos de los Departamentos y Organismos Autónomos en las cuentas delegadas para pagos con cargo a fondos anticipados, autorizadas para cada uno de ellos.
Artículo 2.– Reposición de los fondos anticipados.
1.– Al inicio de cada ejercicio presupuestario, se realizará la reposición de los fondos anticipados mediante la cumplimentación de los documentos no presupuestarios "ET", "EI" y "EO", tal y como se indica en el artículo anterior, con la única salvedad de que el importe será el correspondiente a la diferencia entre la provisión del fondo para el nuevo ejercicio y el saldo contable de la cuenta de fondos anticipados al cierre del ejercicio anterior.
2.– A lo largo del ejercicio presupuestario, cuando la evolución de los gastos contra los fondos anticipados así lo aconseje, se procederá a la reposición de los mismos. A este respecto, será responsabilidad de los Departamentos y Organismos Autónomos correspondientes prever el período necesario de preparación de la documentación y de tramitación ante la Oficina de Control Económico a la hora de solicitar la reposición, evitando situaciones límite de tesorería en las cuentas de fondos anticipados.
La reposición de los fondos anticipados a lo largo del ejercicio presupuestario, implica la imputación de los gastos al presupuesto respectivo, y se realizará mediante la cumplimentación del correspondiente documento contable presupuestario (ADO) de la siguiente forma:
a) Referencia de intervención: no se cumplimentará, será la asignada por el sistema informático contable.
b) Aplicación presupuestaria: se indicará siempre "Anexo". En el anexo se desglosará el total gastado y pagado en el período en las aplicaciones presupuestarias que corresponda, de acuerdo con la naturaleza del gasto y la estructura orgánica y por programas de los Departamentos y Organismos Autónomos.
c) Concepto resumido: Será siempre " Reposición de fondos anticipados", indicando el n.º de la misma.
d) Importe: El total de los gastos realizados y pagados en el período que se liquida. Los anticipos de gastos concedidos y abonados se entenderán justificados cuando se produzca la liquidación de los mismos, siendo este momento cuando se podrá imputar el gasto al presupuesto y, por tanto, reponer su importe.
e) Código de Tercero: el que se asigne a los ó rganos centrales y periféricos de cada Departamento u Organismo Autónomo, y cuyos datos bancarios serán los de las cuentas de fondos anticipados.
f) Forma de pago: "T" de transferencia.
g) Cuenta financiera: no se cumplimentará, a excepción del "ADO" de cierre de ejercicio dónde se indicará el código contable asignado a la cuenta de fondos anticipados.
h) Datos de retención: No procede su cumplimentación.
i) Fecha de vencimiento: No procede su cumplimentació n.
j) Código del endosatario: No procede su cumplimentación.
k) Documentación soporte:
– Certificación de la entidad financiera en la que conste el saldo en la cuenta correspondiente a la fecha de reposición o fotocopia del extracto bancario en el que conste el saldo a la fecha mencionada.
– Fotocopia del Libro de Bancos en el que conste el saldo a la misma fecha.
– Conciliación del saldo que figura en la certificación o extracto bancario y el que figura en el Libro de Bancos, según el modelo que se adjunta como Anexo I a la presente Orden.
– Análisis de la cuenta, según el modelo que se adjunta como Anexo II a la presente Orden.
3.– Una vez realizado el informe de control interventor indicado en el artículo 18 del Decreto 211/1997 y contabilizados los documentos contables presupuestarios (ADO), se repondrán los fondos en la cuantía del importe que figura en el documento contable en las correspondientes cuentas de fondos anticipados.
4.– Al cierre del ejercicio presupuestario, se efectuará la liquidación de las cuentas de fondos anticipados, solicitando la reposición de los fondos anticipados por el importe de los gastos devengados y pagados hasta el 31 de diciembre. Los gastos devengados en el ejercicio y no pagados al 31 de diciembre, serán tramitados en las reposiciones de fondos a realizar en el siguiente ejercicio.
Por los anticipos pendientes de liquidar a 31 de diciembre, se realizarán los siguientes documentos no presupuestarios:
a) Documento "EO" en el ejercicio que se cierra:
– Cuenta financiera: código contable asignado a las cuentas delegadas para pagos con cargo a fondos anticipados.
– Cuenta no presupuestaria: código contable asignado a las cuentas de anticipos para gastos.
– Importe: el correspondiente a los anticipos concedidos pendientes de liquidar a 31 de diciembre.
– Concepto resumido: será siempre "Anticipos de gastos pendientes de liquidar a 31 de diciembre".
– Forma de pago: B de transferencia manual.
– Referencial: no se cumplimentará, será el asignado por el sistema informático contable.
– Código de Tercero: el que se asigne a los ó rganos centrales y periféricos de cada Departamento u Organismo Autónomo, y cuyos datos bancarios serán los de las cuentas de fondos anticipados.
b) Documento "EI" en el ejercicio siguiente:
– Cuenta financiera: código contable asignado a las cuentas delegadas para pagos con cargo a fondos anticipados.
– Cuenta no presupuestaria: código contable asignado a las cuentas de anticipos para gastos.
– Importe: el correspondiente a los anticipos concedidos pendientes de liquidar a 31 de diciembre.
– Concepto resumido: será siempre "Anticipos de gastos pendientes de liquidar a 31 de diciembre".
– Forma de ingreso: T de transferencia.
– Referencial: el correspondiente al documento "EO" anterior.
– Código de Tercero: el que se asigne a los ó rganos centrales y periféricos de cada Departamento u Organismo Autónomo, y cuyos datos bancarios serán los de las cuentas de fondos anticipados.
Los remanentes existentes a 31 de diciembre permanecerán en las cuentas de fondos anticipados.
Artículo 3.– Intereses de las cuentas delegadas para pagos con cargo a fondos anticipados.
1.– Los intereses que se produzcan en las cuentas de fondos anticipados se transferirán, con carácter inmediato a su abono por las entidades financieras y mediante transferencia bancaria, a las cuentas centrales de la Tesorería General del País Vasco.
2.– Por los intereses devengados e ingresados en la Tesorería General del País Vasco durante el ejercicio presupuestario se cumplimentará un documento "RI" en el que deberán figurar:
a) Referencia de Intervención: no se cumplimentará, será la asignada por el sistema informático contable.
b) Aplicación presupuestaria: la que corresponda al concepto 533.00 "Intereses bancarios" del Departamento u Organismo Autónomo.
c) Concepto resumido: Será siempre "Intereses bancarios del período...".
d) Código de Tercero: El que se asigne a los ó rganos centrales y periféricos de cada Departamento u Organismo Autónomo.
e) Importe: el correspondiente a los intereses devengados y abonados por la entidad financiera, bajo las mismas condiciones que las establecidas para las cuentas centrales de la Tesorería General del País Vasco.
f) Cuenta financiera: se dejará en blanco.
g) Forma de ingreso: "I" de ingresos pendientes de aplicación.
h) Referencial: el indicado en la cuenta de ingresos pendientes de aplicación de cada Departamento u Organismo Autónomo.
i) Cuenta no presupuestaria: El código contable correspondiente a la cuenta de ingresos pendientes de aplicación de cada Departamento u Organismo Autónomo.
j) Documentación soporte: la liquidación de intereses efectuada por la entidad financiera.
3.– Al cierre del ejercicio, cuando los intereses devengados a 31 de diciembre se ingresen en la Tesorería General del País Vasco en el ejercicio siguiente, se cumplimentará un documento "R" con cargo al ejercicio que se cierra y un documento "MI" con cargo al ejercicio siguiente en el que se indicarán la misma aplicación presupuestaria y la misma referencia de intervención modificando el ejercicio en ésta última.
Artículo 4.– Especificaciones sobre movimientos en las cuentas delegadas para pagos con cargo a fondos anticipados.
1.– Los órganos centrales y periféricos de los Departamentos y los Organismos Autónomos dispondrán de una tarjeta de débito que se utilizará exclusivamente para la obtención del efectivo necesario para cubrir el importe exacto de los anticipos solicitados y la dotación y posteriores reposiciones del fondo fijo de caja.
2.– Los pagos a terceros se realizarán mediante transferencia bancaria. Las transferencias se realizarán agrupando todos los pagos que se decidan realizar.
3.– Los únicos movimientos que figurarán en el Libro de Bancos y, por tanto, las únicas operaciones que se
podrán realizar a través de las cuentas de fondos anticipados, sin perjuicio de las transferencias de intereses a que hace referencia el artículo 3, serán por los siguientes conceptos:
a) Ingresos:
1) Provisión inicial de los fondos anticipados y reposiciones de los mismos por parte de la Tesorería General del País Vasco.
2) Devolución total o parcial de anticipos de gastos.
3) Excepcionalmente, figurarán los abonos que realice la entidad financiera por retrocesiones de pagos.
b) Pagos:
1) Importe total de las transferencias realizadas para el pago a los terceros.
2) Disposiciones en metálico obtenidas para la concesión de anticipos para gastos y para la dotación inicial y posteriores reposiciones del fondo fijo de caja.
3) Importe de las divisas (contravalor en pesetas) solicitadas a la entidad financiera para concesión de anticipos para gastos de viaje.
Artículo 5.– Registros y Archivos.
Los órganos encargados de la gestión de las cuentas de fondos anticipados, a tenor de lo establecido en el artículo 17 del Decreto 211/1997, de 30 de septiembre, deberán llevar los siguientes archivos y registros:
1.– Archivo de Facturas: deberá recoger todas las facturas, las liquidaciones de gastos de viaje o comprobantes de gastos, en orden correlativo, por número de apunte.
2.– Registro de gastos: deberá indicar los gastos realizados y pagados, para cada aplicación presupuestaria ya que será la base para la cumplimentación del "Anexo" del documento contable presupuestario (ADO) de reposición de fondos ordinarios anticipados indicado anteriormente, con el siguiente detalle:
– Fecha del n.º de apunte.
– Número de apunte: correlativo por fecha.
– Descripción: número de factura, si procede y, en general, concepto del gasto.
– NIF del tercero.
– Importe: el de la operación.
– Fecha de pago: la de remisión de las transferencias a la entidad financiera.
– Total acumulado: total de importes hasta la última operación realizada.
3.– Libro de bancos: deberá recoger los movimientos en la cuenta de fondos anticipados de acuerdo con las operaciones relacionadas en el artículo anterior, con el siguiente detalle:
– Fecha en la que se realiza la operación bancaria, es decir:
a) En el caso de pagos, fecha en la que se dé orden a la entidad financiera para que realice la operación o se obtengan los fondos a través del cajero o mediante cheque.
b) En el caso de ingresos, será la fecha en que la entidad financiera abone los mismos.
– Número de apunte: correlativo por fecha.
– Número de transferencia: correlativo por cada una de las relaciones de transferencias que se realicen.
– Descripción: concepto por el que se paga o ingresa.
– Importe: el del pago o ingreso.
4.– Registro de anticipos: deberá indicar en todo momento los anticipos para gastos concedidos, liquidados y pendientes de liquidar, es decir, de incluir como gasto en el archivo de facturas y, por tanto, en el registro de gastos, con el siguiente detalle:
– Número de apunte de concesión: correlativo por fecha.
– Fecha de concesión: fecha de entrega del anticipo. La entrega del anticipo requerirá la firma de un recibí de la persona a quien se concede.
– Nombre y dos apellidos de la persona a quien se concede el anticipo.
– Fecha de liquidación: en la que se liquida el anticipo y, por tanto, se incluye la liquidación en el archivo de facturas y en el registro de gastos.
– Número de apunte de liquidación: correlativo por fecha.
– Total acumulado, en cada momento, de los anticipos concedidos, liquidados y pendientes de liquidar.
5.– Registro de indemnizaciones por razón del servicio que recogerá la siguiente información individualizada por cada liquidación de gasto:
a) Nombre y apellidos del interesado.
b) Fecha de liquidación del gasto.
c) Importe total: Recogerá el importe total de la liquidación.
d) Desglose del importe total por concepto de gasto, con la siguiente clasificación:
– Medios de transporte propios: recogerá los gastos en concepto de kilometraje por utilización de vehículo propio.
– Combustible automóviles: recogerá los pagos efectuados por suministro de combustible a vehículos del Parque Móvil.
– Peaje autopista.
– Medios de transporte colectivos: avión, ferrocarril y otros.
– Taxi.
– Gastos de alojamiento: recogerá la cantidad correspondiente al alojamiento y desayuno cuando se pernocte fuera de la residencia oficial.
– Gastos de comida y dietas de manutención: recogerá la cantidad satisfecha por los gastos originados por dichos conceptos.
– Otros gastos de viaje: recogerá cualquier otro concepto indemnizable diferente de los anteriores.
6.– Relación de transferencias: recogerá todos los pagos que se decida realizar en un mismo día, de acuerdo con lo indicado en el artículo anterior, con el siguiente detalle:
– Número de transferencia: correlativo por cada una de las relaciones de transferencias que se realicen.
– Número de apunte: correlativo por fecha.
– N.I.F. del tercero al que se paga.
– Nombre y dos apellidos o razón social del tercero.
– Entidad financiera, sucursal y numero de cuenta del tercero.
– Descripción: número de factura, si procede y, en general, concepto del gasto.
– Importe a pagar.
DISPOSICIONES ADICIONALES
Primera.– Pagos con retención o IVA deducible.
Los pagos sujetos a retención o que, de conformidad a la normativa fiscal vigente, lleven IVA soportado deducible, se tramitarán en todo caso de acuerdo con el procedimiento centralizado de pagos.
Segunda.– Extensión del régimen de fondos anticipados.
A los efectos del artículo 13.2 y la Disposició n Adicional Segunda del Decreto 211/1997, podrán tramitarse por el sistema de fondos anticipados los siguientes tipos de gasto, además de los de funcionamiento, siempre y cuando cumplan con los demás requisitos expresados en la citada norma y en la presente Orden:
a) Gastos de formación y reciclaje del personal imputables al Capítulo I de los Presupuestos Generales de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
b) Gastos imputables al Capítulo IV de los Presupuestos Generales de la Comunidad Autónoma de Euskadi derivados de las prestaciones ortoprotésicas y del reintegro de gastos por asistencia sanitaria y farmacéutica.
c) Gastos imputables al Capítulo VI de los Presupuestos Generales de la Comunidad Autónoma de Euskadi efectuados por órganos radicados en el extranjero.
Tercera.– Importe unitario máximo de gastos con cargo a los fondos anticipados.
A los efectos del artículo 15.2 del Decreto 211/1997, los órganos centrales de los Departamentos de la Administración de la Comunidad Autónoma sólo podrán realizar pagos que correspondan a gastos cuyo importe unitario individualizado sea inferior a 3.000 Euros (499.158 PTA). A los efectos de este límite, no podrá fraccionarse un único gasto en varios pagos. Se entenderá por gasto unitario individualizado el correspondiente a prestaciones homogéneas susceptibles de realizarse conjuntamente.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA
Queda derogada la Orden de 20 de julio de 1993, del Consejero de Economía y Hacienda, por la que se desarrolla el Decreto 17/1993, de 2 de febrero, que establece y regula el Régimen de los Fondos Ordinarios Anticipados en la Administración de la Comunidad Autónoma de Euskadi y sus Organismos Autónomos, así como cualquier otra norma de igual o inferior rango que se oponga a la presente Orden.
DISPOSICIÓN FINAL
La presente Orden entrará en vigor el día 1 de mayo de 2000.
En Vitoria-Gasteiz, a 30 de marzo de 2000.
La Consejera de Hacienda y Administración Pública,
IDOIA ZENARRUZABEITIA BELDARRAIN.
ANEXO I
MODELO DE CONCILIACION BANCARIA
CODIFICACION CONTABLE:
ENTIDAD BANCARIA:
SUCURSAL:
N.º DE CUENTA:
FECHA FECHA IMPORTE
S/LIBROS S/BANCO DESCRIPCION PESETAS
SALDO SEGUN LIBROS A LA FECHA
MENOS:
– Devoluciones de pesetas o divisas anticipadas para
gastos de viaje
– Divisas solicitadas al Banco pendientes de
contabilizar por nosotros
MAS:
– Dotación inicial del fondo y reposiciones periódicas
contabilizadas por el Banco y no por nosotros
– Liquidación semestral de intereses contabilizados
por el Banco y no por nosotros
– Retrocesiones de pagos realizados por el Banco y
pendientes de contabilizar por nosotros
– Transferencias ordenadas por nosotros y
pendientes de contabilizar por el Banco
– Disposiciones en metálico pendientes de
contabilizar por el Banco
SALDO SEGUN BANCO A LA FECHA ...-...-...
FECHA REALIZADO POR REVISADO POR
FIRMA Y SELLO FIRMA
NOTA 1: Cada uno de los conceptos indicados deberá desglosarse, si procede, en las operaciones que lo componen indicando para cada una de ellas la fecha s/libros y la fecha s/bancos.
NOTA 2: Deberá ser realizada por una de las tres personas responsables del funcionamiento de la cuenta y revisada por el Director de Servicios u Organo competente.
ANEXO II
MODELO DE ANALISIS DE LA CUENTA DE FONDOS ANTICIPADOS
CODIFICACION CONTABLE
ENTIDAD
SUCURSAL
N.º DE CUENTA
IMPORTE
PESETAS
SALDO S/LIBROS A LA FECHA ...-...-..
MAS:
– Reposición del período
– Anticipos concedidos pendientes de liquidar,
al periodo anterior
– Fondo fijo de caja
TOTAL FONDO ANTICIPADO
MENOS:<FONT FACE="Arial"SIZE=2>
– Gastos devengados y pagados por el período
(importe del documento ADO de reposición)
– Anticipos para gastos de viaje concedidos
pendientes de liquidar (saldo del Registro de
anticipos para gastos de viaje)
– Saldo en cuentas de terceros (Importes no
devueltos de anticipos concedidos)
– Fondo fijo de caja
SALDO S/LIBROS A LA FECHA ...-...-...
<PALIGN="JUSTIFY"> FECHA REALIZADO POR REVISADO POR
FIRMA Y SELLO FIRMA
NOTA: Deberá ser realizado por una de las tres personas responsables del funcionamiento de la cuenta y revisado por el Director de Servicios u Organo competente.
