5. Datuak Babesteko Euskadiko Erregistroa
5.1. Datuak Babesteko Erregistroaren Kudeaketa Sistema
2.004ean burututako Aldez Aurreko eta Bideragarritasun Azterketaren ondorioz, eta orduan hartu ziren ildoak aplikatuz (batetik, gainerako bulegoek garatu dituzten sistemekiko bateragarritasun funtzional ahalik eta handiena eta, bestetik, ahalegina ekonomizatzea arlo teknologikoan, Euskal Autonomia Erkidegoko administrazioen plataforma komunak erabilita), Datuak Babesteko Erregistroaren kudeaketa sistemaren osagai nagusiak garatu dira 2005ean: auto-aitorpena egiteko laguntza-programa eta erregistroaren barne-kudeaketako programa.
Abiapuntu gisa Datuak Babesteko Espainiako Bulegoaren aplikazioak hartu dira, bertsio elebiduna teknologikoki egokitu eta garatu da, baina mantendu egin dira, era berean, estatuko gainerako kontrol-agintaritzen aplikazioekiko bateragarritasun teknikoa eta funtzio-prestazioak. Hori guztia garatu eta egokitzeaz Eusko Jaurlaritzaren Informatika Elkartea (Ejie, SA) arduratu da, 2.000. urtean izenpetutako hitzarmena dela-eta.
Auto-aitorpenerako laguntza-modulua (Visual Basic-ek garatua) Bulegoaren web orritik jaitsi daitekeen programa bat da. Programa horri esker, fitxategien arduradunek, horien laguntzaileek edo teknikari laguntzaileek, fitxategiak sortzen ari diren momentuan fitxategi bakoitzari buruzko datuak sar ditzakete, eta fitxategiaren zuzentasuna eta koherentzia balidatzen ditu programak berak. Datuak bete ondoren, programak DBEBra igortzeko aukera ematen du, Internet bidez nahiz euskarri magnetikoa posta arruntaren bidez igorriz; horrelakoetan ez da aitorpenik jasotzen paperezko inprimakietan.
Erregistroaren barne-kudeaketako moduluak garapen erabat berria gehitu du, Internet bidez edo euskarri magnetikoan jasotako aitorpenak hartzeko eta prozesatzeko (Javan garatu da). Garapen berri hori Autonomia Erkidegoko Administrazioaren plataforma komunetan integratzen da (erregistro-liburuetan zuzenean idatzita uztea) eta aurrez katalogatutako ereduetan oinarrituta ebazpenak ere sortzen ditu. Bestalde, erregistroko datu-basearen galdeketa-moduluak Datuak Babesteko Espainiako Bulegoak lehendik zeuzkan sistemak aprobetxatu ditu, lehengo funtzionalitate berberak mantenduz.
5.2. SIDIR Hitzarmenaren aplikazioa eta erregistroen arteko informazio-trukea
2004. urtean, Datuak Babesteko Espainiako Bulegoak (AEPD) eta erkidegoetako hiru bulegoek izenpetu zuten SIDIR Hitzarmena aplikatuz, 2005eko martxoaren 8an, lau bulego horien artean lan-saioa egin zuten. Bertan, hainbat erabaki hartu zituzten, besteak beste, erregistroen artean informazioa trukatzeko XML estandarrean oinarritutako formatuak erabiltzea eta komunikazioa bermatzeko, zerbitzu-mezuen protokoloa zein izango zen.
Sidir-XML trukerako formatu honetan oinarrituta, Datuak Babesteko Espainiako Bulegora aitorpenak bidaltzeko modulu bat garatu da eta arestian aipatu dugun Erregistroaren kudeaketa-programaren barruan egongo da. Hartara, erregistro bakoitzak ematen dien inskripzio-kodeen erreferentzia gurutzatuak mantenduz, Datuak Babesteko Euskadiko Erregistroan egiten diren inskripzio guztiak AEPDra bidaliko dira, Datuak Babesteko Erregistro Orokorrean sar ditzaten.
Era berean, Datuak Babesteko Euskadiko Erregistroak, hasierako datu-basea sortzeko, Datuak Babesteko Erregistro Orokorrean jadanik aitortuta zeuden fitxategiak erabili zituen eta, horretarako, 2005eko abuztuaren 1ean, gure eskumen-eremuko organismo eta erakundeek erregistratuta zeuzkaten fitxategien kopia bat eman zion AEPDk.
5.3. Fitxategiak aitortzeko prozeduraren erregulazioa
Datuak Babesteko Euskal Bulegoari Legeak esleitzen dizkion zereginak eraginkortsunez bete ahal ditzan ezinbesteko tresna denez Datuak Babesteko Erregistroa, DBEBren Zuzendariak 2005eko uztailaren 21eko Ebazpena onartu zuen (EHAA, 165. zk., 2005eko abuztuaren 31koa). Ebazpen horretan, otsailaren 25eko Eusko Legebiltzarraren 2/2004 Legearen 18. artikulua garatuz, Datuak Babesteko Euskadiko Erregistroan fitxategiak sortu, aldatu edo ezabatzeko eskabideak egiteko eredu normalizatuak eta bitartekoak ezarri ziren.
Fitxategiak aitortzeko prozedura hau arautzerakoan, aintzat hartu da, batetik, administrazio publikoek bultzatu egin behar dituztela enplegua eta teknika eta bitarteko elektroniko, informatiko eta telematikoen aplikazioa eta, bestetik, e-Euskal Administrazioaren sustapena eta aurrerapena, administrazio horrek herritarrekin duen harremana hobetuko bada.
Ebazpen horrek onartu egin ditu inskripzio-eskabidearen eredu normalizatuak, paperean nahiz formatu digitalean; inskribatzeko eskabide-orri batek eta fitxategia jakinarazteko inprimaki batek osatzen dute eredu normalizatua. Eskabide-orria izenpetuta bidali beharko da, baina inprimakiak elektronikoki bete ahalko dira, DBEBk auto-aitorpena egiteko eskainiko duen laguntza-programaren bitartez eta, hori egindakoan, Internet bidez edo euskarri magnetikoan bidali.
Erakunde eta organismo erantzuleentzako sinadura elektroniko aurreratua erabiltzeko moduan denean, inskribatzeko ekabide-orria Internet bidez bidali ahal izateko aukera ere jaso du Ebazpen horrek.
5.4. Udalek beren betebehar formalak zenbateraino bete dituzten egiaztatzeko kanpaina
Fitxategiak aitortzeko prozedura arautu ondoren eta Eudelekin hitzarmena izenpetutakoan (4.3. atalean aipatzen da), Datuak Babesteko Erregistroko hasierako datu-basean agertzen ziren datu pertsonalen udal-fitxategien arduradun guztiengana jo zuen Bulegoak, ahal zen neurrian, Datuak Babesteko Espainiako Bulegoan ordurako aitortuta zeuden fitxategiak arautzen laguntzeko eta, bidenabar, honakoa azaldu zien:
- Datuak Babesteko Erregistroan beren fitxategiak inskribatu egin behar dituztela.
- DBEBk hainbat fitxategiren berri bazuela eta zein zen fitxategi horien egoera.
- Aipatutako uztailaren 21eko Ebazpenaren arabera, egon zitezkeen akatsak konpontzeko edo aitorpen berriak egiteko zein urrats eman behar ziren.
- Fitxategiak Datuak Babesteko Euskal Bulegoan baino ez zituztela aitortu beharko, DBEBn inskribatutako fitxategi guztiak AEPDko Datuak Babesteko Erregistro Orokorrera bidaliko zirelako eta, beraz, AEPDn ere inskribatzea ez zela beharrezkoa.
Udalek euren betebehar formalak bete behar dituztela gogorarazteko egindako kaipainaren ondorioz, 2005. urtearen bukaeraz geroztik, toki-administrazioek datuen babesari buruz egindako era guztietako galderek nabarmen egin dute gora.
5.5. Datuen babesean laguntzaile-sarea abian jartzea
Betebehar formalen betetzea sustatzerakoan, toki-administrazioekin sortu zen harremana aprobetxatu zuen Bulegoak adierazteko, erakunde bakoitzaren barruan, datuen babesean barne-koordinaziorako funtzioa jartzea nahiko lukeela.
Datuen babesean, laguntzaile horien helburu nagusia izango da, eurak dauden erakundearen barruan, datuen babesari buruzko barne-aholkularitza eta laguntza eskaintzea, fitxategien alderdi formalak kontrolatuz eta, hala badagokio, herritarrei euren eskubideak erabiltzen lagunduz, azken finean, datuen babesaren inguruko kultura zabalduz.
Datuak Babesteko Euskal Bulegoak datuen babeserako Laguntzaile-sarea sortuko du, prestakuntza jasotzen, beren helburuak planifikatzen eta kontrolatzen lagunduko die eta, horretarako, euren arteko tokaketak antolatuko ditu, eta jarduteko tresna eta protokoloak eskainiko dizkie, laguntzaile horiek dauden udalek beren betebeharrak errazago bete ahal ditzaten.
Horretarako, epe ertainera, DBEBk lankidetzarako ingurune pribatu bat ezarriko du bere Web orriaren bidez, errazagoa izan dadin berarekiko harremana eta jardutean izandako esperientzi eta urratsen trukea.