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N.º 24, jueves 5 de febrero de 2004
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Disposiciones Generales
Universidad del País Vasco
691
RESOLUCIÓN del Secretario General de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea, de 20 de enero de 2004, por la que se ordena la publicación en el boletín oficial del país vasco de la normativa reguladora de la compulsa y expedición de copias y documentos en la universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea.
El artículo 37 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJ-PAC) establece que los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud. El derecho de acceso conllevará el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas.
El artículo 46 de ese mismo cuerpo legal, al regular la validez y eficacia de documentos y copias, atribuye a cada Administración Pública determinar reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados.
Esos dos artículos son la base fundamental de la Normativa que se somete a la aprobación del Consejo de Gobierno provisional que pretende regular de manera homogénea para toda la Universidad, las compulsas y la expedición de copias de documentos, evitando que en el futuro se den actuaciones dispares en el tratamiento de esas solicitudes.
Esta Normativa establece los distintos tipos de copias, compulsas y certificados, su validez, así como los órganos competentes para emitirlas y el procedimiento que se ha de seguir.
Se trata de prestar un servicio ágil a los universitarios, con especial incidencia en todos aquellos documentos relativos a la vida académica del alumnado. Ahora bien, eso no puede suponer el colapso de los servicios, especialmente en determinados períodos de gran actividad administrativa, como es el período de acceso a la Universidad o el período de matrícula, por lo que en el procedimiento que se establece se adoptan cautelas que eviten perjuicios tanto a la Administración Universitaria como al administrado.
También se recogen cautelas relativas a documentos que merecen una especial protección y respecto a los cuales se puede denegar motivadamente la expedición de copias o certificados.
Se hace una regulación específica de aquellas copias que legalmente pueden expedirse en las oficinas del Registro General de la Universidad.
Por último, se establece con carácter general la obligatoriedad del pago de las tasas derivadas de ese servicio, tal y como se establece respectivamente en la normativa autonómica y en la normativa estatal.
Una posterior Resolución del Secretario General de la UPV/EHU, concretará aquellos aspectos que sean necesarios para el correcto desarrollo de esa normativa.
A la vista de las anteriores consideraciones, el Consejo de Gobierno provisional de la UPV/EHU, en su sesión de 15 de diciembre de 2003, decidió aprobar la Normativa Reguladora de la Compulsa y Expedición de Copias de Documentos en la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea, en los términos recogidos en el Anexo I.
Por último, el artículo 258.1 de los Estatutos de la UPV/EHU en su apartado d), encomienda al Secretario General garantizar la publicidad de todos los acuerdos de la UPV/EHU, y así también se establece en la Ley 19/1998, de 29 de junio, de Ordenación Universitaria de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Por todo ello,
RESUELVO:
Único.– Ordenar la publicación en el Boletín Oficial del País Vasco de la Normativa Reguladora de la Compulsa y Expedición de Copias de Documentos en la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea, según lo dispuesto en el Anexo I.
Leioa, 20 de enero de 2004.
El Secretario General,
ANÍBAL HERNÁNDEZ MARTÍN.
NORMATIVA REGULADORA DE LA COMPULSA Y EXPEDICIÓN DE COPIAS DE DOCUMENTOS EN LA UNIVERSIDAD DEL PAÍS VASCO/EUSKAL HERRIKO UNIBERTSITATEA
PREÁMBULO
La Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común dispone en el artículo 46 que cada administración determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados.
En la administración de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea hasta la fecha se han dictado diversas instrucciones relativas a la problemática denominada genéricamente "compulsas de documentos", si bien en la mayoría de los casos se trataba de dar solución a problemas concretos, sin que se haya hecho un estudio sistemático de la expedición y autentificación de copias. Esta circunstancia ha derivado en una respuesta desigual de los centros universitarios ante la solicitud de la emisión de copias auténticas, autenticadas o compulsadas, que es necesario unificar.
Con esa finalidad nace esta normativa que será de aplicación obligatoria en todos los centros y servicios de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea. En ella se establecen los documentos que se podrán autentificar, las personas que tendrán atribuida la competencia para ello y el procedimiento a seguir para la expedición de esas copias. Por último, se recogen aquellas circunstancias que originen la gratuidad de la expedición de copias, ya que con carácter general estas actuaciones administrativas están sujetas a la Orden de la Consejera de Educación, Universidades e Investigación por la que se fijan los precios a satisfacer por la prestación de servicios académicos universitarios.
NORMATIVA
Artículo 1.– Objetivo de la normativa
Esta normativa regula la forma, los efectos y los órganos competentes para la expedición de copias de documentos y emisión de certificaciones, dentro del ámbito de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea.
No obstante lo anterior, la expedición de copias de exámenes, en los supuestos en que proceda, se regulará por su normativa correspondiente, no siendo de aplicación este Reglamento.
Al igual que en todo procedimiento administrativo, para el ejercicio del derecho a obtener copias auténticas, autenticadas, compulsadas, simples o certificaciones será necesario acreditar un interés legítimo.
Artículo 2.– Clases de copias
A los efectos de esta normativa, se entenderá por:
a) Copia auténtica: reproducción exacta de un documento administrativo emanada del mismo órgano que emitió el original.
b) Copia autenticada: reproducción exacta de un documento administrativo emanada de órganos de la propia Administración específicamente facultados para ello a la que se le reviste de ciertas formalidades para su validez.
c) Copia compulsada: duplicado de un documento público o privado sobre el que la autoridad o funcionario ante el que se presenta hace constar, previo cotejo, su coincidencia exacta con el original del que es copia.
d) Copia simple: fotocopia de un documento.
e) Certificación: documento mediante el que se declara formalmente la producción de hechos, el dictado de actos o la adopción de acuerdos a través del relato o trascripción total o parcial de dichos hechos, actos o acuerdos.
f) Copia sellada: duplicado de un documento original aportado por la persona administrada al correspondiente procedimiento diligenciado con un sello que acredita que el documento original se halla en poder de esa Administración.
Artículo 3.– Copias auténticas
La expedición de copias auténticas se realizará mediante una diligencia en la que se haga constar que un documento es copia del original, debiéndose recoger necesariamente el número de copia de que se trate, y exigiéndose, por tanto, llevar un registro a tal efecto. El tenor literal de la citada diligencia será: "es copia auténtica".
El registro a que hace referencia el párrafo anterior deberá contener, al menos, los datos siguientes: documento de que se trate, persona destinataria, destino de la copia y fecha.
La expedición de copias auténticas corresponderá a los órganos administrativos que hubieran emitido el documento original.
Los efectos de las copias auténticas se extenderán frente a todos.
Artículo 4.– Copias autenticadas
Para la expedición de una copia autenticada se extenderá una diligencia que manifieste que un documento es copia autenticada por medio de la fórmula siguiente: "es copia autenticada".
En la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea serán competentes para expedir copias autenticadas:
a) Las personas titulares de los órganos responsables de los servicios comunes respecto de los documentos que emanen de los centros académicos o servicios centrales respectivos.
b) Las personas que ostenten las secretarías de los órganos de gobierno colegiados.
c) La persona que ostente la Secretaría General de la Universidad cuando se trate de la autentificación de los documentos que contengan textos de los asuntos que se sometan al conocimiento del Consejo de Gobierno, del Claustro de la Universidad y las comisiones delegadas de los mismos.
Los efectos de las copias autenticadas valdrán, también, frente a todos.
Artículo 5.– Compulsas
Las copias compulsadas llevarán una diligencia con la siguiente leyenda: "Diligencia de compulsa: Para hacer constar que esta copia coincide bien y fielmente con su original que tengo a la vista. Nombre del centro o servicio universitario, fecha, cargo, DNI con nombre y apellidos y firma de la persona competente y sello de la unidad".
A salvo de lo dispuesto en el artículo 9 de esta normativa, el personal funcionario o las autoridades podrán compulsar las copias de los documentos que se incorporaren a los expedientes administrativos que se tramiten en sus servicios o unidades.
Los documentos cuyo origen no sea la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea sólo podrán ser objeto de compulsa.
Los efectos de la compulsa se circunscribirán al ámbito de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea.
Para el ejercicio de este derecho quien ostente un interés legítimo deberá aportar junto con el documento original, una copia del mismo.
Artículo 6.– Copias simples
Las copias simples consistirán en fotocopias de documentos en poder de la Administración sin ningún tipo de anotación especial.
Las personas encargadas de la tramitación de los procedimientos, así como de los archivos y registros, podrán proporcionar este tipo de copias a las personas interesadas, con los límites establecidos en los artículos 35.a) y 37.8 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Las copias simples no tendrán más valor que el meramente informativo.
Artículo 7.– Certificaciones
La certificación se realizará mediante una declaración formal en la que figurará, en primer lugar, el nombre y dos apellidos y el cargo o función de quien la realice, seguida del relato o trascripción total o parcial de los hechos, actos o acuerdos a los que se refiera.
Serán competentes para efectuar esta operación:
a) Las personas que ostenten las secretarías de los órganos de gobierno colegiados con el visto bueno de la persona que ostente la Presidencia,
b) las personas titulares de los órganos responsables de los servicios comunes respecto a los documentos que emanen de los servicios respectivos, con el visto bueno de la persona que ostente la Gerencia. Este visto bueno no será necesario en los documentos que contengan datos académicos,
c) las personas encargadas de los Negociados de Registro de la UPV/EHU en relación con las funciones de los mismos,
d) la persona que ostente la Secretaría General de la UPV/EHU respecto de los acuerdos adoptados por el Claustro de la Universidad, el Consejo de Gobierno provisional y sus Comisiones delegadas, o de aquellos acuerdos que figuren en las actas del Claustro y del Consejo de Gobierno provisional de la Universidad,
e) las personas que ostentan las Secretarías de los Campus, respecto de los acuerdos adoptados por su Junta de Campus y aquellos hechos, actos o documentos provenientes de su propio Campus,
f) sin perjuicio de lo dispuesto en la letra anterior, en todo caso, pero con carácter residual, la persona que ostente la Secretaría General de la Universidad.
Los efectos de las certificaciones se extenderán frente a todos.
Artículo 8.– Procedimiento
La expedición de copias o certificaciones se solicitará a los órganos administrativos correspondientes, relacionados en los artículos anteriores. La persona interesada rellenará el impreso normalizado correspondiente y efectuará el ingreso en las entidades bancarias concertadas con la Universidad. Las copias serán entregadas contra la presentación del recibo de ingreso, debiéndose archivar en el expediente una copia de este recibo junto con la solicitud de petición de documentos y la concesión de la misma.
En el plazo máximo de un mes, dicho órgano expedirá la copia previa comprobación en sus archivos de la existencia de original o de los datos en él contenidos, sin perjuicio de que por necesidades urgentes y debidamente justificadas por la persona interesada, la expedición de copias se efectúe en el plazo más breve posible de modo que no impida el ejercicio de los derechos de las personas interesadas.
Cuando por necesidades del servicio debidamente justificadas o el volumen del número de copias por expedir hagan imposible el cumplimiento de tal plazo, este hecho se hará constar en el expediente dentro del plazo de expedición, prorrogándose por un período igual. En todo caso, debe garantizarse el ejercicio de los derechos de las personas solicitantes.
Las diligencias que se recogen en esta normativa deberán ir acompañadas del sello del centro, servicio, departamento o sección, la fecha y el cargo, nombre y apellidos de la persona que expida o legalice, y se plasmarán en todas las páginas que compongan el documento de que se trate.
La copia de aquellos documentos que contengan datos nominativos podrá ser solicitada por las personas titulares de tales datos o por terceras que acrediten un interés legítimo en su obtención. Cuando el documento contenga datos personales que pudieran afectar a la intimidad de las personas titulares la copia sólo podrá ser solicitada por éstas.
La solicitud podrá ser denegada por resolución motivada que pondrá fin a la vía administrativa cuando concurran razones de protección del interés público o de protección de intereses de otras personas, cuando así lo disponga una norma legal o reglamentaria y, en todo caso, en los siguientes supuestos:
a) Inexistencia o pérdida del documento original o de los datos en él contenidos.
b) Copias de documentos emitidos en el curso de una investigación sobre delitos, cuando la expedición de la copia pudiera poner en peligro la protección de los derechos y libertades de terceras personas o las necesidades de las investigaciones que se estén realizando.
Los informes de auditoría elaborados por el Servicio de Control Interno de la UPV/EHU.
Todas las actuaciones relacionadas con la exigencia de responsabilidades disciplinarias.
Copias de documentos que contengan información sobre materias protegidas por el secreto comercial o industrial.
Artículo 9.– Expedición de copias en los Registros Generales de la Universidad
9.1.– Expedición de copias selladas
Cuando las normas reguladoras del correspondiente procedimiento o actuación administrativa requieran la aportación de documentos originales por las personas interesadas, éstas tendrán derecho a la expedición por las oficinas de registro de una copia sellada del documento original en el momento de su presentación. Las oficinas de registro no expedirán copias selladas de documentos originales que no acompañen a las solicitudes, escritos o comunicaciones presentadas por la persona interesada.
Para el ejercicio de este derecho la persona interesada aportará, junto con el documento original una copia del mismo. La oficina de registro cotejará la copia y el documento original, comprobando la identidad de sus contenidos, unirá el documento original a la solicitud, escrito o comunicación al que se acompañe para su remisión al órgano destinatario y entregará la copia a la persona interesada, una vez diligenciado con un sello en el que consten los siguientes datos:
a) Fecha de entrega del documento original y lugar de presentación.
b) Órgano destinatario del documento original y extracto del procedimiento o actuación para cuya tramitación se aporta.
La oficina de registro llevará un registro expresivo de las copias selladas que expida, en el que anotará los datos señalados en el procedimiento anterior.
La copia sellada acreditará que el documento se encuentra en poder de la administración universitaria, siendo válida a los efectos del ejercicio por la persona interesada del derecho reconocido por el artículo 35.f) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, así como para solicitar, en su caso, la devolución del documento original una vez finalizado el procedimiento o actuación o de acuerdo con lo que la normativa de aplicación disponga.
La copia sellada será entregada a la administración universitaria en el momento en que el documento original sea devuelto a la persona interesada. Si se produjera la pérdida o destrucción accidental de la copia, su entrega se sustituirá por una declaración aportada por la persona interesada en la que exponga por escrito la circunstancia producida.
La expedición de copias selladas no originará pago de tasa alguna.
9.2.– Copias compulsadas
Cuando las normas reguladoras de un procedimiento o actividad administrativa requieran la aportación de copias compulsadas de documentos originales, las personas interesadas podrán ejercer su derecho a la inmediata devolución de estos últimos por las oficinas de registro en las que se presente la solicitud, escrito o comunicación a la que deba acompañar la copia compulsada, con independencia del órgano universitario destinatario. Las oficinas de registro no compulsarán copias de documentos originales cuando dichas copias no acompañen a las solicitudes, escritos o comunicaciones presentadas por la persona interesada.
Para el ejercicio de este derecho la persona interesada aportará, junto con el documento original una copia del mismo. La oficina de registro realizará el cotejo de los documentos y copias, comprobando la identidad de sus contenidos, devolverá el documento original a la persona interesada y unirá la copia una vez diligenciada con un sello o acreditación de compulsa a la solicitud, escrito o comunicación a la que se acompañe para su remisión al órgano universitario destinatario.
El sello o acreditación de compulsa expresará la fecha en que se practicó así como la identificación del órgano y de la persona que expiden la copia compulsada.
La copia compulsada tendrá la misma validez que el original en el procedimiento concreto de que se trate sin que en ningún caso acredite la autenticidad del documento original.
Artículo 10.– Tasas
La expedición de copias auténticas, autenticadas, compulsadas o de certificados devengará la tasa estipulada por el Departamento de Educación, Universidades e Investigación para los derechos de secretaría en la orden anual por la que se fijan los precios a satisfacer por la prestación de servicios académicos universitarios.
Los documentos que tengan su origen y su destino en la propia Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea no originarán pago de tasa alguna. En estos casos el documento se remitirá directamente a su destino.
DISPOSICIÓN FINAL
Primera.– Se autoriza a la persona que ostente la Secretaría General de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea a dictar las disposiciones necesarias para el desarrollo de la presente normativa
Segunda.– Esta normativa entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA
Única.– Queda derogada cualquier otra normativa que se oponga a ésta, de igual o inferior rango.
