7. Secretaría General

7.3. Recursos materiales

7.3.1. Sede

Durante el primer semestre del año 2005 la Agencia continuó ocupado de manera provisional unos locales en la sede central del Gobierno Vasco en Lakua.

Se analizaron las distintas posibilidades de ubicación, no habiéndose podido ocupar locales propiedad del Eusko Jaurlaritza en la ciudad de Vitoria-Gasteiz porque no existen tales locales que sean adecuados y que no estén utilizados.

Posteriormente y en colaboración con la Dirección de Patrimonio se procedió al estudio de la oferta inmobiliaria en el mercado de alquiler, habiendo encontrado locales que:

• tenían un precio muy elevado o
• estaban muy mal ubicados o
• no respondían a las dimensiones requeridas o
• necesitaban una fuerte inversión para adaptarlos o
• no requerían las condiciones de idoneidad demandadas

En paralelo al proceso de estudio del mercado, la AVPD tuvo conocimiento de que EJIE S.A. había concretado un arrendamiento a largo plazo en el edificio del Seminario, habiendo adaptado el mismo para su uso administrativo y que existía una planta, que podía poner a disposición de la AVPD, que reunía las condiciones adecuadas para ser la sede provisional de la AVPD, ya que:

• Estaba ubicada en la ciudad de Vitoria-Gasteiz, junto a la Ronda del Mediterráneo, lugar bien comunicado interiormente con el resto de la ciudad y de fácil acceso desde el exterior de la misma. Asimismo disponía de aparcamiento propio que podían utilizar los visitantes.
• Cabía la posibilidad de disponer de todo el espacio ofrecido o ir ocupándolo de forma escalonada a medida que se incorpore el personal.
• El local ofrecido se podía independizar (sólo compartiría algunos espacios comunes), pudiéndose enfatizar la independencia de la AVPD.
• Existía un aparcamiento exterior que podrán utilizar los ciudadanos y ciudadanas o representantes de administraciones que acudan a la Agencia.
• Se requería un esfuerzo de inversión pequeño para habilitarlo de manera adecuada a las necesidades de la AVPD.
• La oferta incluía una serie de elementos adicionales que la hacían especialmente atractiva (red de voz-datos, sistema wi-fi, conexión eléctrica principal y secundaria, sistemas de control y seguridad 24 horas al día, 365 días al año, mantenimientos, limpieza, posible utilización del aula digital, etc).

Por todo ello, y tras solicitar un informe de la Dirección de Patrimonio del Gobierno Vasco, se acabó suscribiendo un contrato de subarriendo con EJIE SA para un periodo de cuatro años a partir de Julio de 2005 y con la posibilidad de ocupación progresiva de los espacios que vaya necesitando la AVPD.

La dirección de esta nueva ubicación de la AVPD, desde Julio de 2005 es la tercera planta del ala Oeste del Seminario diocesano, en la C/ Beato Tomás de Zumárraga, 71, 3º, código postal 01008 de Vitoria-Gasteiz.

7.3.2. Concurso de Mobiliario

En el mes de Octubre se convocó un concurso público para la adquisición del mobiliario de la AVPD. El concurso de tramitación ordinaria y por el procedimiento abierto se dividió en tres lotes (mesas, armarios y sillas), fue resuelto en noviembre y se ejecutó durante el mes de Diciembre.

7.3.3. Otros Contratos menores

Para garantizar el funcionamiento de la AVPD durante el año 2005 se han realizado diferentes contratos menores, siendo los principales los referidos a:

• adquisición de material de oficina
• imprenta
• mantenimiento de fotocopiadoras
• servicio de traducción
• mantenimientos informáticos
• diseño de imagen corporativa
• adquisición elementos representativos

7.4. Otras actuaciones de la Secretaría General

Es necesario mencionar la participación de la Secretaria General en otras actividades de la Agencia:

• la preparación de jornadas,
• la secretaría del Consejo Consultivo,
• la coordinación con los medios de comunicación y
• el diseño de un plan de presentación institucional