5. Registro de Protección de Datos de Euskadi

5.6. Inscripciones en el Registro de Protección de Datos. Datos y cuadros

5.6.1. Origen de la información

Como ya se ha indicado anteriormente, el Registro de Protección de Datos de Euskadi constituyó su base de datos inicial a partir de los ficheros que ya estaban declarados en el Registro General de Protección de Datos. Para ello, la AEPD proporcionó una réplica de los ficheros registrados por los Organismos e Instituciones de nuestro ámbito de competencia, a fecha de 1 de Agosto de 2005. No obstante, durante el segundo semestre de 2005 hubo organismos (principalmente de la Administración Local) que continuaron remitiendo sus declaraciones a la AEPD, lo que provocaba una paulatina divergencia entre ambos registros. Así pues, se acordó resincronizar los Registros de Protección de Datos de ambas Agencias a final del año 2005, incorporando las inscripciones presentadas a la AVPD a partir de ese momento.

Por otra parte, en la memoria del año 2004 se tomó en consideración la Fecha de publicación de la Disposición como criterio de corte para delimitar los ficheros incluidos en el periodo analizado. Sin embargo, habida cuenta de que la AVPD no tiene entre sus competencias la de informar previamente las disposiciones de regulación de ficheros, se ha considerado más oportuno establecer la Fecha de inscripción en el Registro, como dato con mayor significación desde el punto de vista de la actividad del Registro de Protección de Datos.

Estas dos circunstancias unidas hacen que las cifras que se presentan en el Anexo I.I. y que se analizan a continuación como datos del ejercicio anterior difieran, en algunos casos, de las publicadas en la Memoria del pasado año. Asimismo, ha habido declaraciones recibidas y procesadas en 2005 que se han incorporado a la Base de Datos del Registro con posterioridad a la resincronización con la Base de Datos de la AEPD, por lo que a efectos estadísticos aparecerán contabilizados en el ejercicio siguiente.

Se ha preferido esta opción para mantener un criterio constante en el análisis de los datos y poder ofrecer en ejercicios posteriores series de datos homogéneos.

5.6.2. Solicitudes de inscripción

Durante el año 2005 se han producido un total de 2.236 movimientos (inscripciones, modificaciones o supresiones), si bien la mayor parte de ellas han sido modificaciones de ficheros (1327, un 59%), mientras que el número de supresiones ha sido escaso (85 supresiones, que suponen un 4%). Ello arroja un saldo neto (inscripciones menos supresiones) de 739 ficheros en el Registro. Ha de considerarse que las supresiones de ficheros no suponen, en la mayor parte de las ocasiones, una cesación en el tratamiento de datos personales, sino que se suele tratar de una transformación o integración en otro fichero de nueva y simultánea creación.

La mayor parte de los ficheros declarados lo han sido en la Administración Local, con una contribución del 88% de los movimientos, si bien hay un número importante de declaraciones (que fundamentalmente corresponden a Departamentos de Gobierno Vasco e Instituciones Autonómicas, como el Parlamento Vasco o la propia AVPD) que, aunque han publicado las correspondientes Disposiciones de Regulación de ficheros en 2005, su inscripción material en el Registro se realiza en 2006, por lo que aún no aparecen contabilizados en 2005.

5.6.3. Organismos declarantes

En el Registro de Protección de Datos figuran 842 Responsables de ficheros, de los cuales la mayor parte (91%) son Órganos Administrativos, con un 4% de Organismos Autónomos y un 5% de otras formas jurídicas.

Aunque en la declaración de cada fichero la asignación del Responsable o la Responsable se realiza detalladamente (a nivel de Dirección General o dependencia administrativa concreta), ha parecido conveniente efectuar una agrupación atendiendo al Organismo Declarante Principal, es decir, prescindiendo del detalle de la estructura orgánica interna. Así, se han considerado los organismos en base a la existencia de un CIF diferente, salvo en el caso del Gobierno Vasco, donde se han distinguido cada uno de los Departamentos.

De este modo, el número de Organismos Declarantes Principales desciende hasta 248, habiéndose producido una mayor variación en el ámbito de la Administración Local, con un crecimiento del 13,8% respecto al año 2004.

Nuevamente, Guipúzcoa aparece como el territorio histórico con mayor número de Organismos declarantes y también es donde mayor incremento anual se ha producido respecto a 2004 con una variación del 21% (17 nuevos Organismos).

Aunque ha sido la Administración Local la que ha contribuido a este aumento de organismos declarantes, continúa existiendo una bolsa de 83 Ayuntamientos que no han efectuado aún su primera declaración de Ficheros, si bien se ha experimentado una reducción del 8,8% respecto de los 91 ayuntamientos que no habían declarado en 2004.

5.6.4. Ficheros inscritos

El número total de ficheros inscritos en el Registro de Protección de Datos de Euskadi asciende a 3.120. Los 739 ficheros netos adicionales suponen un crecimiento del 31 % respecto del año 2004.

La gráfica que representa la distribución de estos 3.120 ficheros a lo largo del tiempo, teniendo en cuenta el momento en que fueron declarados, indica la paulatina renovación que se va produciendo, puesto que el número de ficheros declarados en los primeros años de vigencia de la antigua LORTAD ha disminuido respecto al pasado año, es decir, la mayor parte de los ficheros que se han suprimido en 2005 corresponden a ficheros declarados en 1994, que han cesado su tratamiento o bien se han integrado en nuevos ficheros creados en 2005.

5.6.5. Desglose por organismos de los ficheros inscritos

El Gobierno Vasco, con 489 ficheros declarados, ha experimentado en su conjunto un crecimiento del 8,9% respecto a 2004, de los cuales la mayor parte han correspondido al Departamento de Sanidad.

La Administración Foral no ha variado sustancialmente su situación respecto del año anterior, con un incremento del 2,4%, procedente de la declaración de los ficheros de las Juntas Generales de Gipuzkoa.

Son los Ayuntamientos en su conjunto los que mayor actividad han desarrollado en 2005, con un total de 691 nuevos ficheros declarados, lo que supone un incremento del 41,9% respecto de 2004. De entre estos, los municipios guipuzcoanos destacan, tanto en su contribución total, como en la tasa de crecimiento anual, con un incremento del 54,7 %. Por el contrario, Álava se ha estancado en 2005, con un crecimiento del 1,9% anual.

5.6.6. Niveles de seguridad de los ficheros declarados

El número de ficheros de los cuales no consta declarado ningún nivel de seguridad nos sirve como indicador del nivel de dedicación a la protección de datos en determinados Organismos. En 2005 aún quedaban 1.209 ficheros de los que no nos consta ningún nivel de seguridad declarado, lo que implica que no se ha realizado ninguna actualización desde su primera declaración antes de 2000 (Ley Orgánica 15/1999). No obstante, este número de ficheros ha experimentado una reducción del 8,3% desde al año anterior, lo que apunta a una lenta pero progresiva puesta al día.

El gráfico de niveles de seguridad declarados, en función del momento en el que se hizo la declaración inicial del fichero ilustra la evolución anteriormente apuntada. Los niveles de seguridad correspondientes a ficheros anteriores al 2000 se corresponden con ficheros que han sido objeto de actualización.

5.7. Regulación de ficheros de la propia AVPD

La AVPD precisa, para el ejercicio de sus funciones, tratar datos de carácter personal, tanto del personal adscrito a la misma, como de las personas que se relacionan con ella.

Así pues, mediante Resolución de 12 de septiembre de 2005 ((BOPV nº 97, de 17 de octubre de 2005), del Director de la AVPD, se crearon los ficheros de datos de carácter personal que utiliza la Agencia, que son los siguientes:

• Registro de Protección de Datos.
• Expedientes actividades de Control.
• Expedientes sobre la actividad consultiva.
• Recursos Humanos y Nómina.
• Gestión económica, presupuestaria y contable.
• Registro de Entrada y Salida.
• Agenda de comunicación y relaciones institucionales.
• Suscriptores/as.
• Invitados e invitadas y Asistentes a eventos y actividades de formación.