Desde hace 16 años Artium acoge los Encuentros de Centros de Documentación de Arte Contemporáneo, con el objetivo de facilitar el análisis de las materias específicas de estas infraestructuras, así como de los diferentes contextos que las engloban. La iniciativa, que reune cada dos años en la capital alavesa a diferentes profesionales del sector, se celebra este 2018 los días 24 y 25 de octubre. Elena Roseras, responsable de la Biblioteca de Artium y promotora de los encuentros, nos ha explicado en qué consisten.

 

¿Qué es un Centro de Documentación? ¿Dónde reside su importancia y cuál es su función? 

Un centro de documentación es una unidad de información que normalmente forma parte de una organización o entidad pública. Entre sus cometidos se encuentra el atender a las necesidades informativas de dichas entidades. 

En los centros de documentación se identifica, recopila, organiza, gestiona y se pone a disposición de los usuarios la información sobre un área especializada del conocimiento. Cada año se genera una cantidad de información imposible de poseer físicamente: congresos, artículos publicados en revistas especializadas, monografías, catálogos, obras de referencia, tesis doctorales, etc. En este sentido, extenderse más allá de las capacidades de un centro para obtener información de cara al usuario es un elemento fundamental en la gestión de los servicios de información. Servicios y herramientas como las redes, el trabajo en común y el préstamo interbibliotecario, entre otros, son medios que debemos utilizar para combatir las limitaciones de cada centro. 

Para abordar la gestión de estos centros es necesario conocer las necesidades de las personas usuarias reales y potenciales, segmentándolas por tipos o grupos de necesidades específicas, ajustando la organización a las necesidades detectadas, dando a conocer los servicios y productos ofertados y evaluando su grado de satisfacción para poder reajustar dichos programas.

Entre las funciones de un centro de documentación podemos señalar: 

• Lograr una gestión óptima de recursos y procesos informativos y operacionales desde una perspectiva integradora y global.
• Incentivar la investigación y el análisis sobre un área de especialización, impulsando la organización de actividades sobre las materias tratadas y programando servicios de valor añadido.
• Delimitar un marco común que nos permita gestionar el capital intelectual, generar conocimiento y que este fluya de forma dinámica entre las redes de usuarios.
• Abordar la gestión de la información como factor de cambio, competitividad y pilar básico sobre el que se sustenta el conocimiento.
• Se ofrecen servicios presenciales y en línea incluyendo a los usuarios en la definición, creación y difusión de los mismos.
• Utilizar distintas aplicaciones y herramientas tecnológicas para compartir y difundir el conocimiento y llegar a distintos tipos de usuarios.
• Impulsar el desarrollo de los servicios de información, incentivando la cooperación entre distintos centros para potenciar al máximo sus posibilidades. 

 

 

Los Encuentros Bianuales de Centros de Documentación de Arte Contemporáneo comenzaron su andadura en 2002. ¿Con qué objetivos se pusieron en marcha? 

La Biblioteca de Artium viene organizando, desde el año 2002 y con carácter bienal, los Encuentros de Centros de Documentación de Arte Contemporáneo, que surgieron con el objetivo de constituirse en un foro para analizar el papel de los centros de documentación en relación con las nuevas estrategias de gestión y difusión de la información y, asimismo, aprovechar las tecnologías de la comunicación para favorecer programas de cooperación entre dichos centros. 

Estos Encuentros pretendían servir de marco para que los y las profesionales de la información intercambien experiencias, reflexionen sobre nuevas estrategias de gestión, generen debate, y fomenten acciones colaborativas que contribuyan a impulsar la investigación y a ofrecer productos y servicios de calidad acordes a las necesidades de la ciudadanía. 

 

Nueve ediciones después, ¿qué valoración hacéis del recorrido del proyecto? 

Si hacemos un repaso de las jornadas a lo largo de estos años, la valoración es muy positiva. 

En las diferentes ediciones que se han organizando hemos tenido la ocasión de conocer y compartir experiencias con diferentes profesionales de museos, centros de documentación especializados en cultura contemporánea y profesorado universitario. Se han analizado los nuevos soportes documentales y la irrupción de las nuevas tecnologías en los centros de documentación, así como las transformaciones que dichas tecnologías han provocado en el desarrollo de las actividades de dichos centros. 

Hemos podido conocer proyectos que se estaban desarrollando en relación con la innovación y gestión integral de la información, la web semántica y los datos abiertos en instituciones patrimoniales, así como de debatir sobre los nuevos entornos y retos profesionales. Estos Encuentros nos han permitido reflexionar sobre la tecnología y la innovación como dinamizadores del patrimonio cultural, centrándose en las experiencias, impacto y visión estratégica en los centros de documentación. 

 

 

En este tiempo han pasado por Artium multitud de profesionales del sector, que han tratado, como has enumerado, otros tantos temas relacionados con la relevancia de estas infraestructuras. ¿Destacarías alguna aportación en particular? ¿Se ha creado algún tipo de red o grupo de trabajo continuado a través de los encuentros? 

En estos años y con motivo de estos Encuentros, han pasado por Artium profesionales, entre otros, del Museo Nacional Centro de Arte Reina Sofía, MoMA (Museum of Modern Art), Victoria and Albert Museum (Londres), Centro Pompidou, Museo Nacional del Prado, Museo Thyssen-Bornemisza, Museu Nacional d'Art de Catalunya, Museu d'Art Contemporani de Barcelona, Museo de Bellas Artes de Bilbao, Tabakalera, Fundación Sancho el Sabio, Koldo Mitxelena Kulturunea, ERESBIL (Archivo Vasco de la Música), Centro Cultural Montehermoso Kulturunea, Institut Valencià d'Art Modern, Caixaforum, Museo Oteiza, MUSAC, Instituto del Patrimonio Histórico Español, Biblioteca Nacional de España, Universidad del País Vasco, Universidad de Barcelona, Universidad Complutense de Madrid, Universidad Carlos III de Madrid, Universidad Politécnica de Madrid, Universidad de Málaga, Universidad de Murcia, Universitat Politècnica de València, Universidad de Zaragoza, Universidad de Salamanca, y University of Helsinki, Rijksmuseum. 

Considero que cada una de las aportaciones nos ha posibilitado conocer los diferentes proyectos que se estaban desarrollando en museos, universidades o centros de documentación, facilitando el aprendizaje colectivo y el intercambio de experiencias entre los profesionales de esos centros. 

A través de estos Encuentros hemos podido también colaborar con diferentes centros para abordar algunos proyectos, programas o actividades conjuntas. Igualmente, nos han facilitado el aprendizaje sobre múltiples y nuevos aspectos relacionados con la gestión de la información a través de las buenas prácticas entre profesionales del sector. 

A raíz de los Encuentros y promovido y coordinado por la Biblioteca de Artium, desde hace 10 años, unas 60 bibliotecas de museos y centros de arte y cultura se unen cada año para celebrar el Dia Internacional del Libro en una experiencia de bookcrossing o campaña de liberación de libros, con la pretensión de inundar las ciudades con ejemplares procedentes del fondo de duplicados de sus respectivas bibliotecas. Los centros participantes ponen en circulación estos libros con la intención de que quienes los recojan, disfruten de su lectura y vuelvan a liberarlos en otro punto distinto del mundo. El objetivo de esta iniciativa es sumar a las bibliotecas y centros de documentación de los museos y centros culturales en el esfuerzo para el fomento de la lectura y, más en concreto, en la difusión del conocimiento de las distintas disciplinas culturales. 

Tambien debemos señalar que estos Encuentros han promovido la colaboración en la organización de actividades de extensión cultural entre los centros patrimoniales y han facilitado y optimizado el intercambio de publicaciones entre instituciones. 

 

No cabe duda de que el desarrollo tecnológico de los últimos años ha tenido una incidencia muy directa en las herramientas habituales de trabajo de los Centros de Documentación. ¿Cómo habéis vivido este proceso? ¿Han afectado estas transformaciones a otros aspectos, como las demandas de las personas usuarias o el propio perfil de éstas? 

Los avances tecnológicos han incidido directamente en el desarrollo de nuestro trabajo y desde los centros de documentación nos hemos ido adaptando a esos cambios, actualizando los procedimientos de gestión y la forma de relacionarnos con las personas usuarias. 

Los centros de documentación se han centrado en la evolución y mejora de los sistemas de gestión documental y en una visión integradora de los diversos recursos informacionales que administran y generan. 

La sociedad está continuamente cambiando, al igual que quines se acercan a nuestros centros. Contamos con personas más conectadas, más críticas y más participativas que necesitan información de calidad, según sus necesidades e intereses, y en un tiempo mínimo. 

Los centros de documentación desean aprovechar las sinergias derivadas de los avances de las tecnologías de la información y comunicación, y convertirse en centros abiertos en los que se ensayen nuevas fórmulas de organizar, presentar y difundir el conocimiento y de relacionarse con los usuarios. 

Se está trabajando en el desarrollo de sistemas de gestión de la información adaptados a las exigencias de la web social, de los contenidos digitales y, en definitiva, a las nuevas formas de interactuar de los usuarios con la gestión y búsqueda de información en la web. 

La existencia de herramientas de colaboración y comunicación permite la creación de comunidades virtuales con sus propios flujos dinámicos de información, a través de los que se aportan e intercambian contenidos, experiencias y conocimiento. Es necesario conocer las aplicaciones de colaboración que nos ofrecen las tecnologías de la Web social para mejorar los procesos, productos y servicios de los centros de documentación, con el fin de hacerlos más participativos y orientados a las personas usuarias. 

 

 

La accesibilidad del material es la clave fundamental para facilitar la experiencia de quienes se acercan a estos espacios. ¿Existe margen de mejora a este respecto? ¿Qué criterios deben guiar estas acciones? 

Las unidades de información hemos estado muy centradas en gestionar y emitir información, en transmitir conocimientos, más que en pensar en la experiencia de nuestros usuarios respecto a nuestros productos y servicios. Los centros de documentación deben ser cada vez más entornos de investigación, de aprendizaje, de generación de contenidos y de experiencias, con la mirada puesta en el usuario. 

Es necesario que la información que emitimos, los contenidos que generamos y los servicios que ofrecemos sean relevantes a los intereses de los diferentes perfiles de usuarios. Debemos ofrecer una atención personalizada, que promueva el aprendizaje, que provoque el pensamiento crítico, que sea interactiva y que aporte valor a las personas que interactúan con nuestros centros. 

Debemos ser receptivos, proactivos, estar abiertos a la innovación, diversificar los contenidos y los canales a través de los cuales los distribuimos. La generación de contenidos de calidad es primordial para conectar y mejorar la experiencia del usuario y atraer nuevas audiencias. 

Hay que gestionar la convivencia de los medios analógicos y digitales. Ser conscientes de la importancia que tienen los dispositivos móviles en la actualidad y explotar sus funcionalidades, como la geolocalización, la realidad aumentada, la gamificación, interactividad, etc. con el objetivo de maximimar la accesibilidad a la información que gestionamos y los recursos que generamos, proveer nuevos contextos de investigación, estimular la exploración y el descubrimiento y ampliar el aprendizaje. 

Es necesario que los centros de documentación seamos organizaciones accesibles tanto en nuestras instalaciones como en los discursos que generemos en relación al patrimonio que gestionamos. Debemos abrir los datos y hacer el conocimiento accesible para que surja nuevo conocimiento, nuevas conexiones, nuevos usos y nuevas experiencias. 

 

En esta edición os centráis en la Explotación, Integración y Difusión del Conocimiento de las Instituciones Patrimoniales. ¿Qué programa habéis preparado para abordar estas cuestiones? 

En esta novena edición de los Encuentros abordarán, entre otros, los siguientes temas: los retos que posibiliten optimizar la accesibilidad y uso del patrimonio artístico y documental, el valor de la experiencia de las audiencias, las estrategias y herramientas integradas de gestión y la construcción colaborativa del conocimiento. 

Para ello contaremos con la experiencia de los siguientes profesionales: 

Javier de la Cueva, abogado y doctor en Filosofía, que ha titulado su presentación Del arte sin aura al arte con metadatos. 

Oscar Corcho, catedrático de la Escuela Técnica Superior de Ingenieros Informáticos (Universidad Politécnica de Madrid), que abordará los Principios básicos de la Web Semántica y Linked Data, y su aplicación en el Gobierno Abierto. 

Albert Díaz Mota, responsable del Centro de Documentación del Museu del Disseny de Barcelona, a través de su presentación «Objetos enlazados» y otros proyectos de difusión en el Centro de Documentación del Museu del Disseny de Barcelona, va a explicar diferentes proyectos en los que están actualmente trabajando. 

Tendremos ocación de conocer la Difusión y reutilización del patrimonio cultural digital: experiencias y estrategia de la Biblioteca Nacional de España, de la mano de Elena Sánchez Nogales,Jefe de Servicio de Contenidos Digitales, Portales y Redes Sociales. 

Conxa Rodà, jefa de Estrategia, Innovación y Transformación Digital del Museu Nacional d’Art de Catalunya (MNAC), nos hablará de los nuevos hábitos de consumo cultural y de las expectativas de los usuarios, a través de su presentación Conectando con el público: la experiencia de usuario.

 Gaspar Domínguez, documentalista de proyectos. Nos presentará los principales resultados del proyecto scqLab, laboratorio de documentación y repertorio crítico de cultura digital, con su ponencia La documentación en los procesos colaborativos. 

Emilio Ruíz Trueba, responsable Biblioteca y Documentación en Museo Etnográfico de Castilla y León, nos presentará La Colección fotográfica de arquitectura popular Carlos Flores: un ejercicio de rescate patrimonial. 

Miguel Ángel Marzal García-Quismondo, profesor del Departamento de Biblioteconomía y Documentación de la universidad Carlos III de Madrid, nos presenta la hipótesis del proyecto de investigación Virtualización y continuidad digital de las colecciones de museos desde la perspectiva de la Documentación: oportunidades y desafíos. El proyecto VOREMETUR. El progreso de los programas para Realidad Virtual, Realidad Ampliada e iconismo en web tienen una profunda proyección en los museos, convirtiéndose en una oportunidad mediante una estrategia de visualización y accesibilidad. 

Lluís Anglada i de Ferrer, director del área de Ciencia Abierta del CSUC, Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya, propone GLAM, Ciencia Abierta y humanidades digitales. 

 

 

Virginia Bazán Gil, responsable de proyectos del Fondo Documental RTVE, por medio de su comunicación El renacimiento de los archivos: inteligencia artificial y semántica aplicada a la descripción de contenidos audiovisuales, pretende dar a conocer uno de los proyectos que ponen de manifiesto el papel activo del Fondo Documental RTVE en la mejora del acceso a los contenidos audiovisuales. Este proyecto, conocido como Journal Innovation HUB, escenifica el papel de los archivos en la exploración de nuevas formas de comunicación con la audiencia, innovando en todas las fases del proceso de comunicación, desde la captación hasta la difusión de la noticia. 

Josu Aramberri Miranda, Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea, aboradará El sector GLAM (Museos, Bibliotecas, Archivos) en la era digital: retos y oportunidades. Aunque casi todas las entidades del sector GLAM (Museos, Bibliotecas, Archivos)  ofrecen contenidos digitales, solo algunas se han planteado estrategias abiertas, colaborativas y orientadas a la creación de comunidades, con las que reforzar su papel como agente cultural.

María Luisa Cuenca García, jefa de Área de Biblioteca, Archivo y Documentación del Museo Nacional del Prado, nos presenta El archivo digital del Museo del Prado: la memoria institucional en la web. El Museo Nacional del Prado ha digitalizado parte de su archivo y lo ha hecho accesible a través de su sitio web. Compartiendo en Internet más de 12.000 documentos administrativos de carácter histórico, el Museo Nacional del Prado ha puesto al alcance de estudiantes, investigadores, aficionados y curiosos su acervo documental. 

Enrique Martínez Goikoetxea, conservador de Colección y Exposiciones de Artium y yo misma, Responsable de Biblioteca, Documentación e Innovación de Artium, abordaremos la  Integración de la gestión de la información sobre el patrimonio artístico y el patrimonio documental de Artium. Estamos trabajando en el diseño de un proyecto que permita la confluencia de la información generada por el Museo en todos sus ámbitos, con la idea de ofrecer una interfaz única donde el usuario tenga acceso a la información sobre el patrimonio artístico, el patrimonio documental y el patrimonio de experiencias. 

 

¿Cuál es el futuro de los Centros de Documentación? ¿Qué retos quedan pendientes de encarar? 

Los centros de documentación deben afrontar el reto de abrir sus datos en la nueva sociedad de la información y del conocimiento abierto. La reutilización de estos datos públicos permitirá exponer, compartir y enlazar el conocimiento para generar nuevo conocimiento, servicios de valor añadido y productos innovadores. 

Hay que cuestionarse modelos de actuación y ser capaces de romper paradigmas. Es necesario impulsar y gestionar la generación y difusión de nuevas ideas y formas diferentes de hacer las cosas, como resultado de un proceso colaborativo cuyo fundamento se encuentra en nuevos valores culturales. En este contexto, la innovación es un proceso creativo, sin embargo esto no quiere decir que sea un proceso desestructurado y anárquico con actuaciones impredecibles. 

Estos datos deben ser abiertos por haber sido generados por instituciones que tienden a la transparencia pero, sobre todo, por ser conocimiento susceptible de ser reutilizado para enriquecer y optimizar los productos y servicios de información que ofrecen bibliotecas, museos y centros de documentación; para que los desarrolladores de TI puedan hacer uso de los mismos para crear aplicaciones innovadoras; para que el conocimiento abierto sirva como base para generar nuevo conocimiento y, en definitiva, para los usuarios que interactúan con la Web de los Datos, donde los datos están estructurados y donde los servicios de información tienen mucho que aportar. 

En el nuevo contexto digital, hay que considerar el carácter distribuido, abierto, conectado, colaborativo y participativo del conocimiento. Este nuevo paradigma se inscribe en prácticas de colaboración y participación que se fundamentan en la idea de que el conocimiento tiene que ser abierto y circular libremente. Esta nueva cultura del conocimiento se dirige al desarrollo de entornos colaborativos en los que rigen procesos de participación, generación de debate, reflexión e intercambio de ideas. 

 

 

Es necesario crear redes sostenibles de trabajo compartido, garantizando espacios de intercambio y diálogo, y ampliando la capacidad de los servicios de información de generar y compartir el conocimiento. Este debe ser inclusivo, tiene que trabajar con la comunidad, integrando a los colectivos de diferentes niveles de formación, de inquietud y de participación, aspirando a ser un agente activo y un referente en la sociedad actual. 

Dentro de las estrategias de inmersión digital, hay que considerar los procesos de socialización operados en los últimos años. En este sentido, debemos tener en cuenta los nuevos modos de producción, distribución y consumo del conocimiento. Esta transformación está ligada a múltiples variables, como la capacidad para interactuar con diferentes usuarios, o la capacidad para producir libremente contenidos que pasan a formar parte de la Web.

 

(Este Especial se publicó el 2 de octubre de 2018).