Artxiboetako, Liburutegietako eta Dokumentazioko Praktika Komunitateak bere gogoeta nagusietako bat aurkezteko unea iritsi da. Berrikuntza Publikoaren Planaren blog honetan hainbat post argitaratu dira dokumentazio prozesuari buruz (Dokusi, Platea.), denak interes handi-handikoak. Ekimen honekin bat eginez, post honetan, sail, erakunde autonomo eta sozietate publikoetako dokumentazio zerbitzu desberdinak oinarritzat eta euskarritzat hartzen dituen dokumentazio sistema proposatu nahi dugu.

Askotxo dira dokumentazioa antolatzeko era honek (artxiboa, liburutegia eta dokumentazio-zentroa) ekarriko dituen abantailak. Zentro hauek abian dauden proiektuetan parte hartuko dute, entitateen nukleo pizgarriak balira bezalaxe. Dokumentazio-zentroak, artxiboa eta liburutegia funtsezko osagai izango dira erakundearen funtzionamendurako. Tresna egokiak ditugu, barruko eta kanpoko informazioa kudeatzen dugu, betiere erabakiak hartzerakoan eta gure lankideen (politikari nahiz langileen) eguneroko jarduna aurrera ateratzerakoan baliagarria izateko helburuaz.

Bi adibide jarriko ditugu sistemaren onurak bistaratzeko. Oraingo munduan, informazioz gainezka bizi gara. Gehiegizko dokumentazioak estutu egiten gaitu. Hitzek inbaditzen gaituzte. Prentsa-albisteak, zientzia alorreko berriak, legeak, epaiak, txostenak, proiektuak. Hitzek eta orrialdeek inguratuta gauzkate. Posta elektronikoak, webek, twitterek. ez digute astirik ematen informazioaren edukia nahi genukeen patxadaz mamurtu ahal izateko. Konponbidea ez da informazioari bizkarra emanda bizitzea. Ez. Konponbidea, dokumentazioa aukeratu eta informazio egokia (kalitatez nahiz kantitatez) bidaliko diguten dokumentalista espezializatuak aldean izatea da. Eta hau bakarrik lor daiteke entitate bakoitzaren gai-eremuan espezializatuta dagoen Dokumentazio-Zentro hurbil baten bitartez.

Eta zer esan espedienteen antolaketari buruz. Ez al da errazagoa, praktikagoa, errentagarriagoa eta eraginkorragoa entitatea bera arduratzea ekoitzitako dokumentazioa artxibatu eta kudeatzeaz, artxibozainaren laguntzaz, harik eta artxibo orokorrera transferitu arte? Hauxe da gainontzeko administrazioetan dagoen ohiko jokabidea, eta ez dugu ulertzen zergatik administrazio honetan ez diren gogoan hartzen entitateetako artxibozainak.

Praktika komunitate honetako kideok ilusioz beteta gaude, zentro guztien arteko elkarlanean eta lankidetzan oinarritutako sistema berri honen aldeko lehen urratsak emateko prest. Elkarri lagunduz eta sistemari dagozkion erabakietan parte hartuz. Ondo baino hobeto dakigu beste sektore batzuen lankidetza eta erakundeen sostengua behar ditugla, baina gure gogoeta eta proposamenak gertutik ezagutzera animatu nahi zaituztegu.