Gure inguruan ohikoak dira mugimendua hautemateko gailuak eta bideo-zaintzako kamerak. Segurtasun-neurri izateko jartzen dira eta egokiak ez diren sarrerak erregistratzeko.

Halaber, komeni da, eta, zenbait kasutan, derrigorrezkoa da organizazioek zaintzen duten informaziorako sarrerak hauteman eta erregistratzea.

Zehazki, hau arautzen du Datuak Babesteko Lege Organikoaren Erregelamenduko  103. artikuluak, maila altuko informazio-sarrerei buruz: "Informaziora sartzeko ahalegin bakoitzetik, gordetzekoak izango dira, gutxienez, erabiltzailearen identifikazioa, data eta ordua, zer fitxategira heldu den, sartzeko modua eta sarrera baimendu ala ukatu den." Hau da, derrigorrezkoa da sarbideen erregistroa egitea. Horrez gainera, hau arautzen du: "Segurtasun-arduradunaren lana izango da gutxienez hilean behin berrikustea erregistratu den kontrol-informazioa, eta egindako berrikuspenen eta hautemandako arazoen txostena egitea."

Erregelamendu horrek arautzen duenez, neurri hori aplikatu behar zaie izaera pertsonaleko datuak dituzten fitxategi hauei:

• Ideologiari, sindikatu-afiliazioari, erlijioari, sinesmenei, arraza-jatorriari, osasunari edo sexu-bizitzari buruzko datuak dituztenei.
• Helburu polizialetarako eta ukitutako pertsonen baimenik gabe bildu diren datuak dituztenei edo horrelako datuen erreferentzia egiten dituztenei.
• Genero-indarkeriazko ekintzen ondoriozko datuak dituzten fitxategiei.

Dokusiren erantzuna

Lege-eskakizun horiek betetzeko, sarreren erregistro bat jarri dio dokusik Artxibo digitalari . Agiri elektronikoetan sartzeko ahaleginak erregistratzen ditu tresna horrek, baldin eta, Datuak Babesteko Lege Organikoaren arabera, maila altukoak badira. Horrekin batera, dokusik erregistro hori kontsultatzeko interfaze bat ezarri du, sarrera-ahaleginak berrikusteko aukera izan dezaten segurtasun-arduradunek. Hileroko txostena egiteko tresna nagusia da interfaze hori.

Esaterako, hauek kontsultatzeko aukera ematen du:

• Sarreren historia: aplikazio zehatzeko agirietarako sarrerak (baimendutakoak eta ukatutakoak).
• Erabiltzaileen historia: aplikazio jakin bateko agirietara sartu diren erabiltzaileen berri ematen du.
• Agiriaren aldaketen historia: agiri jakin bati denboran egin zaizkion aldaketa guztiak ikusteko aukera ematen du.

Kontsulta horietako bakoitzean filtroak erabil daitezke (datak, sartzeko moduak, aplikazioak, baimendu eta ukatutako sarrerak, erabiltzaileak, etab.), bilatzen den informazioa zehazteko.

Artxibo digitala erabiltzen duten informazio sistemek bermatu egiten dute, beraz, agiriak kudeatzean bete egiten direla Datuak babesteko lege organikoaren eskakizunak.

Sarreren erregistroaren funtzionamendua urratsez urrats

Eusko Jaurlaritzako informazio-zerbitzu bat -esaterako, erregistro-aplikazioa, tramitazioko edozein aplikazio, Artxiboa Kudeatzeko Sistema bera edo bestelako kudeatze-sistema bat- artxibo digitaleko agiri batera sartzen bada edo han agiri berri bat uzten badu, Dokumentazio Zerbitzuen Frameworkeko web-zerbitzu bat erabili behar du. Zerbitzu horrek egiaztatu egingo ditu informazio-sistemara sartzeko baimenak, eta eskaera onartzea ala ez onartzea erabakiko du. Kasu batean zein bestean, eskatutako agiria, datuak babesteko lege organikoaren arabera, maila altukoa bada, sarrera berri bat apuntatzen da sarreren erregistroan. Datu hauek jasotzen dira bertan:

• Sarrera egin duen erabiltzailearen identifikazioa.
• Sarreraren eguna eta ordua.
• Agiriaren objektu identifikadorea.
• Eskatutako sarrera-mota.
• Baimendua edo ukatua.
• Sarrera zer aplikaziotik egiten den.
• Ikusi diren metadatu zehatzak (eguneratu badira, balio berria jasotzen da).
• Agiriaren jabetza duen aplikazioko erabiltzailea.

Datu pertsonalak babesteko lege organikoaren erregelamenduak eskatzen dituen gutxieneko datuak dira lehen bost datuak. Gainerako hirurek balore gehituak dira, auzitegiko balizko informatika-lana errazteko.

Artxiboa kudeatzeko sistemaren taulako agiri-seriean adieraziko da agiria zer mailakoa den, hau da, maila altukoa den ala ez. Datu pertsonalak babesteko legeko irizpideen arabera maila altukoak diren agiri elektroniko guztiak zifratzen ditu artxibo digitalak.

Inork ezin du sarreren erregistroko informazioa aldatu. Dokumentazio Zerbitzuen Framework zerbitzuek soilik gehi ditzakete oharpen berriak.

Segurtasun-arduradunek eta soilik kontsultarako sar daitezke, sarreren jarraipena egiteko betebeharra betetzeko.