Energiaren kontserbazio-legeak dio energia ez dela ez sortzen, ez desegiten, itxuraldatu besterik ez dela egiten. Paperezko agirien legeak aurkakoa dio justu: gure basoak galdu ahala dira sortzen.

Paperaren ordez agiri elektronikoak erabiliz, abantaila bat baino gehiago lortuko dugu. Bata, jakina, gure basoak zaintzea da, baina, horretaz gainera, administrazioaren eraginkortasuna handitu eta diru gehiago aurreztuko dugu, eta agiriak artxibatzeko leku gutxiago beharko dugu.

Zer da papera ordezkatzea?

Herri-administrazioetan, nagusiki hiru lekutan da oso garrantzitsua paperaren presentzia:

• Sarrera-erregistroan.
• Espedienteen tramitazioan.
• Agirien artxiboan.

Sarrera-erregistroan, herritarrek beren eskabideak administrazioaren esku uzten dituzte: eskabideak berak, eta eskabideak arrazoitzeko agiriak.

Izapidetzean, izapidetzaileak egiten duena da paperezko agiriak kudeatu, eta, azkenean, espediente izapidetuen ebazpenak atzera herritarrei helarazi.

Eta artxiboan, izapide-lanak amaituta, sartu eta sortu diren agiri guztiak gorde egiten dira, administrazioak zer egin duen jasota uzteko.

Paperek bidaiatzen al dute?

Gogoratzen al zarete Forrest Gump filmaren hasierako travelling-arekin? Haizeak luma bat dakar, batera eta bestera, eta, azkenean, protagonistaren alboan jauzten da. Eta paperezko eskabide-orri batek? Zer-nolako bidaia egiten du, gutxi gorabehera? Hara: herritarra joan da erregistro-bulegora, hartu du eskabidea, etxera eraman, bete, eta atzera erregistro-bulegora itzuli du, erregistratzaileak sarrera eman eta erretilu batean utzi du, lankideak eskabide guztiak hartu, norako diren ikusi, halaxe sailkatu eta zuzen-zuzen paketetan batu ditu, garraiolari batek administrazioaren beste eraikin batera eraman -igual beste probintzia batera-, hango langile batek denak hartu eta bakoitza bere solairura eraman, eta, azkenean, iritsi da dena delako atalera, eta, han, izapidetzaileen artean banatu da. Gure eskabidea daukan espedientea ixten denean, artxibozainak bulegoko artxiboko kaxa batean sartuko du. Baliteke, datozen urteetan, espediente hori atzera eta aurrera ibiltzea, kaxatik izapidetzailearen mahaira, eta ostera kaxara. Halako batean, beste espediente berriago batzuei lekua utzi behar zaiela-eta, gurea -eskabidea daukana- artxibo nagusira joango da. Han dagoelarik, inork eskatzen badu, artxibo nagusiko kaxatik berriro izapidetzailearen mahaira bidaiatuko du -auskalo, baliteke beste probintzia batean egotea-, eta, gero, berriz ere artxibo nagusira. Azkenean, dena delako agiri-seriea jasota edukitzeko egutegiak esaten duenean iritsi dela garbiketa egiteko ordua -gure espedientea agiri-serie batean egongo baita-, gure eskabidea papera desegiteko enpresa ziurtatu bateraino joango da, eta, han, xehe-xehe egingo dute. Gero, beharbada, haize-bolada batek heldu eta batera eta bestera ibiliko du, filmeko luma bezala.

Filmean, Tom Hanks-ek gure eskabideak baino kilometro gehiago egingo ditu oinez, baina, hala ere, bide hori laburtzea benetan aukera polita da administrazioaren eragimena hobetzeko.

Sarrera-erregistroan papera ordezkatzea.

Zer egin behar dugu herritarrek erregistro-bulegoan aurkezten dituzten agirien ibilbide osoa ezabatzeko? Eusko Jaurlaritzak, bere Agiriak Kudeatzeko Eredua aplikatuz, agiri horiek digitalizatzea eta atzera herritarrari itzultzea proposatzen du. Agiri digitalizatu horiek, organo eskumendunak elektronikoki sinaturik, Artxibo Digitalean biltegiratuko dira.[2] Tresna batek, jarraian, agiri elektronikoak dauzkaten erregistro-idazpenak hartu, eta postontzietan banatuko ditu. Izapidetze-aplikazio informatiko bakoitzak, bere postontzian, dagozkion idazpenetako erreferentziak irakurriko ditu. Erreferentzia horietan, digitalizatutako agirien erreferentziak daude, erantsita.

Espedientea ixten denean, gero datozen lanak elektronikoki egingo dira: artxibatzea, kontsultak betiko desegitea, Artxiboa Kudeatzeko Sistema erabiliz (AKS/SGA).

Izapideak egiten diren lekuetan papera ordezkatzea.

Arauan datozen jarraibideen arabera digitalizatua baldin badu, izapidetzaileak ez du eragozpenik paperezko agiria desegiteko, eta, jarraian, espediente elektronikora erantsiko du.

Beste alde batetik, espedienteetan gordetzen dituen ebazpen guztiak eta herritarrei bidaltzen dizkien ebazpen batzuk ezabatzeko, Eusko Jaurlaritzak proposatzen du ebazpen guztiak PDF/A formatoan sortzea eta elektronikoki izenpetzea.

Jatorrizko ebazpenaren edukian, izenpetu baino lehenago, agiri-lokalizatzaile unibertsal bat erantsiko dugu, eta, haren bidez, jatorrizko agiri elektronikoa inprimatzen baldin badugu, paperezko kopia benetakoa dela jakingo dugu, egoitza elektronikora sartuz.

Horrela, ebazpena herritarrari paperean bidali behar bazaio, nahikoa izango da kopia bat inprimatzea, benetako kopia izango baita, 11/2007 Legeko 30.5 artikuluaren arabera.

Artxiboan papera ordezkatzea

Agiriak artxibatzen diren lekuetan, 11/2007 Legearen arabera, herri-administrazioek badute beste aukera bat ere: agiriak digitalizatzea, eta, baldintza batzuk betetzen badituzte -bermatzea benetakoa dela eta osorik dagoela eta irudi-agiria ere gordetzea- ez dute eragozpenik paperezko jatorrizkoak ezabatzeko.

Horretarako, ziurrenera, digitalizazio-zerbitzuak eskaintzen dituen kanpoko enpresaren batek ere parte hartu beharko du.

Herri-administrazio bakoitzak paperezko agiri-kopuru ikaragarria izaten du gordeta. Aukeratu egin behar da zer digitalizatu eta zer ez, ezin da dena digitalizatu, hau da, lehentasun-irizpide batzuk jarri behar dira: zein kontsultatzen diren gehiago, gordetzeko leku-arazoak, eta abar.

Gauza bat da paperezko agirien ordez kopia digitalizatuak erabiltzea, eta beste bat agiri-garbiketa egitea; ez nahastu. Agiri-garbiketa egiten dugunean, agiria erabat eta betiko galtzen da, ez dago kopiarik, eta Agiriak Gordetzeko Eguitegiko epeak betetzeko egiten da. Agiriak dagoeneko baliorik ez duenean egiten da (balioa. administraziorako, zergetarako, justiziarako, historiarako).

Aurretiaz bete beharreko baldintzak

Papera benetan ordezkatu nahi baldin badugu, ataza hauek egin behar dira:

• Sarrera-erregistroan, beharrezko baliabideak jarri: Eskanerra, digitalizazio-tresnak, prestakuntza. Duela hilabete batzuk egin zen probako proiektu bat, eta arrakasta izan zuen.
• Erregistroko idazpenak eta idazpenen agiri digitalizatuak banatzeko tresna sortu. Dokusiko lan-taldeak garatua du tresna hori.
• Izapideak egiteko aplikazio informatikoak egokitu. Paperezko agiriak jasotzeko aplikaziorik garrantzitsuenetan hasiak gara helburu hori lantzen.
• Administrazioari ahalmena ematea digitalizaturik dagoen paper hori, kasuan kasu, herritarrari itzultzeko edo desegiteko. Eusko Jaurlaritzak aurki aterako du Administrazio Elektronikoari buruzko Dekretu berria, eta bide hori zabalik geratuko da.
• Ebazpenak formatu elektronikoan sortzea, eta agiri-lokalizatzaile unibertsal bat eranstea. Prozedura batzuetan dagoeneko horrelaxe egiten da.
• Berme-bideak martxan jartzea, administrazio publikoaz kanpoko enpresek ere izan dezaten paperezko agiriak digitalizatzeko aukera.

Lehen urratsak

Datorren urteko lehen hiruhilekoan, bi erregistrootako administrazio-prozeduretako paperak ez dira, jada, administrazioetako pasilloetan atzera eta aurrera ibiliko, materiagabetu egingo dira, eta izapidetzaileek ttaka, momentuan izango diutuzte eskura, Eusko Jaurlaritzako korporazio-sare informatikoan. Bi erregistro horiek dira Etxebizitza Eskabideen Erregistroa - Etxebide , eta Lana eta Familia Uztartzekoa.