Herritartasun-eskubidea

Herritarrek, 30/1992 Legeko 35.f artikuluak arautzen duenez, ez dute zertan aurkeztu beharrik "jardunean diharduen administrazioak dagoeneko bere esku duen dokumenturik". Herritarren eskubideetako bat da hori. Hala ere, zenbat aldiz eskatu digute dokumentu bera eramateko administrazioren batera? NANaren edo familia-liburuaren fotokopia, errolda-dokumentua, etab. Onartu behar da duela urte batzuk zaila zela herri-administrazioentzat eskubide hori behar bezala bermatzea, ez baitzuten bitarteko informatikoen laguntzarik. Gaur egun, ordea, ez dago horretarako aitzakiarik.

Izan ere, 11/2007 Legeko  6.2.b artikuluak urrats bat gehiago ematen du bide horretan, eta arautzen du herritarrek beste eskubide hau dutela, administrazio-jarduna eta bitarteko elektronikoak lotuz: "Ez dute herri-administrazioen esku dauden datu eta dokumenturik eman behar, azken horiek bitarteko elektronikoak baliatuko baitituzte informazio hori eskuratzeko". Orain, gainera, herri-administrazio guztiez ari da, eta ez soilik jardunean diharduenaz.

Herri-administrazioen erantzuna

Herritarren batek, eskubide hori erabiliz, ez badu administrazioak eskatutako dokumentua ematen, azken horrek hiru aukera ditu hura bilatzeko, dokumentuaren jatorriaren arabera:

• haren sailek sortu dituzten dokumentu guztien artean, intraoperabilitatea izenez ezagutzen dena.
• beste herri-administrazio batzuek sortu dituzten dokumentuen artean, baldin eta interoperabilitateko hitzarmen bat izenpetua badute.
• herritarrak aurreko tramitatze-aldietan eman dituen dokumentuen artean. Dokumentuen azken multzo horri Herritarraren dossierra esaten diogu Eusko Jaurlaritzan.

Dokumentuen hiru multzo horiek adierazten ditu hurrengo diagramak.

Herritarraren dossierra

Horrenbestez, herritarraren dosierra da herritar batek Eusko Jaurlaritzari eman dizkion dokumentuen multzoa. Dokumentu horiek guztiak artxibo digitalean gordetzen dira, eta berriro erabil daitezke, baldin eta herritarrak berariaz eta aurretiaz baimena ematen badu.

Herritarraren aurretiazko baimena Izaera Pertsonaleko Datuak Babesteari buruzko Legeak arautzen du, 6. artikuluan: "Izaera pertsonaleko datuak tratatzeko, ukituaren zalantzarik gabeko adostasuna beharko da, salbu eta legeak beste zerbait xedatzen duenean."

Paper-euskarriko dokumentuek, ordea, beste baldintza hau bete behar dute herritarraren dossierrean sartzeko: papera ordezteko mekanismoa abiarazita duen prozedura batean emandako dokumentuak izan behar dute. Hori horrela, paper-euskarriko dokumentu bat ematen badu herritarrak, digitalizatu egingo da, eta metadatu hauekin lotuko da: NAN, dokumentu-mota, administrazio-prozedura eta indarraldi-data. Metadatu horiek aukera ematen dute erraz bilatzeko digitalizatutako dokumentua, beste tramitazio batzuetan erabiltzeko.

Dokumentuak dossierrean sartzea

Hiru bide hauetatik sartzen dira dokumentuak herritarraren dossierrean:

• herritarrak paper-euskarriko dokumentuak ematen dituenean erregistro-bulego fisiko batean. Herritarrak dokumentua horrelako bulego batean ematen duenean, paper-euskarriko dokumentu hori, Papera ordeztea  artikuluan azaltzen dugun moduan, digitalizatu egingo da, eta herritarrari itzuliko zaio. Artxibo digitalean gordeko dira dokumentuaren irudi digitalak, eta tramitazioko aplikazio informatikoetara eramango dira.
• herritarrak dokumentu elektronikoak ematen dituenean erregistro-bulego fisiko batean, baldin eta memoria-euskarri bat erabili badu; esaterako, USB memoria bat. Erregistratzaileak Artxibo digitalean sartuko du dokumentua. Kasu honetan ere, tramitazioko aplikazio informatikoetara eramango dira dokumentu elektronikoak.
• erregistro elektronikoaren bidez, herritarrak teletramitazioaren bidea erabiltzen duenean.

Herritarraren dossierra erabiltzeko modua

Izapideen arduradun batek eskabide batean irakurtzen badu herritarrak baimena eman duela herri-administrazioren baten esku dagoen dokumentu bat erabiltzeko, dokumentu horren jatorriari erreparatuko dio, eta, horren arabera, intraoperatibilitatera, interoperabilitatera edo herritarraren dossierrera joko du dokumentu hori topatzeko.

Dossierraren izaera

Herritarraren dossierra ez da berariazko gordeleku bat norberaren dokumentuak edo dokumentuen kopiak gordetzeko. Kontsulta informatiko bat da, herritar horrek beste tramitazio batzuetan eman dituen dokumentuak hautatzen dituena, herritarraren NANetik eta beste metadatu batzuetatik abiatuta.

Erabilpen horiek egin daitezke behar bezala erabiltzen direlako artxibo digitalean gordetako dokumentu elektronikoen metadatuak eta artxibo horren euskarri den Enterprise Content Management (ECM) motako tresna informatikoa.