Legegintza alorreko betebeharrak

Administrazio elektronikoaren alorrean, herritarrek Zerbitzu Publikoetara sarbide elektronikoa izateari buruzko 11/2007 Legeak bilduma elektronikoa erabiltzera behartzen ditu Administrazio publikoak, administrazio alorreko ekintzak biltzen dituzten dokumentu elektronikoak gordetzeko.

Bilduma honek premiazko segurtasun neurriez hornituta egon behar du, gordetakodokumentuen osotasuna, egiazkotasuna, konfidentzialtasuna, eskuragarritasuna eta kontserbazioa bermatu ahal izateko.

Artxibo elektroniko hau, paperezko artxiboaren osagarri gisa, Administrazio publikoen jardueraren ebidentzia juridikoa eta oroimen historikoa izango da.

Fitxategi-bilduma ugari

Historikoki, sail desberdinak beren fitxategi-bildumez baliatu dira jasotako edo sortutako dokumentu elektronikoak biltzeko. Hauek era askotakoak dira tipologiari dagokionez: sistema eragilearen fitxategi-sistema, datu-base dokumentalak, dokumentu-kudeatzaileak. Gaur egun, halaber, dokumentu batzuk "hodeian" gordetzen dira.

Aldian aldiko beharrizanetara ongien moldatzen den bilduma erabiltzeko aukera da aniztasun honen abantaila, eta desabantaila, dokumentu-kudeaketa korporatibo eraginkorra egiteko zailtasuna.

Soluzioa: bilduma korporatiboa

Sakabanatze horren aurrean, eta Dokumentuak Kudeatzeko Ereduaren arauei jarraituz, Eusko Jaurlaritzak Artxibo digitala garatu du.

Artxibo digitala, artxibo-irizpideen arabera gordeta dauden eta web-zerbitzuen bidez kudea daitezkeen dokumentu elektronikoak kudeatzeko sistema da. Artxibo digitalak edukia, metadatu eta sinadura elektroniko baten edo batzuen arteko baturatzat jotzen du dokumentu elektronikoa. Testu-dokumentuak, irudiak, ikusentzunezkoak eta abar tratatzen ditu.

Bilduma korporatibo hau dokusi-ko dokumentu-kudeaketarako Azpiegituran txertatuta dago. SOA arkitekturaz (zerbitzuei zuzendutako arkitekturaz) garatuta dago, ECM (Enterprise Content Management) tresna baten gainean eta segurtasun korporatiboko sistemarekin (Xl-nets) integratuta.

Gaur egun, informazio-sistema kopuru esanguratsu batek erabiltzen du. Epe ertainean, dokumentu elektronikoak kudeatzen dituzten sistema korporatibo guztiek Artxibo digitala erabiliko dute.

Funtzionaltasunak

Dokumentu elektronikoak eta hauen sinadurak bildu eta berreskuratzeko aukeraz gain, Artxibo digitalak honako funtzionaltasun hauek eskaintzen dizkie, besteak beste, informazio-sistemei:

• Dokumentuetako metadatuen eta horietan bildutako hitzen araberako bilaketa.
• Dokumentuetarako sarreren erregistroa, DBLOaren betebeharren arabera.
• Inprimatutako kopiari benetako kopiaren balioa ematen dion bilagailu bat eranstea dokumentu elektronikoari.
• Dokumentu elektronikoen proba-balioa epe luzean babesteko eta kontserbatzeko mekanismoak.
• Paperezko dokumentuen digitalizazio segururako tresna.
• Dokumentu elektronikoetako formatuen bihurketa
• Dokumentu elektronikoen inportazio masiboa
• Web-zerbitzuen bidezko edo backend java-liburutegien bidezko sarbidea.

Artxibo digitala erabiltzearen abantaila nagusiak

Dokumentu-kudeaketari dagozkion lege-betebeharrak betetzea da Artxibo digitala erabiltzeak dakarren abantaila nagusia, betebehar horiei erantzuten dien Dokumentuak Kudeatzeko Ereduaren arauei jarraiki garatu baita.

Administrazio barruko produkzioan fluxu dokumentala antolatzeko aukera da beste abantaila azpimarragarri bat. Dokumentu bat Artxibo digitalean sartzen denean -erregistroaren b¡dez, esaterako-, ez da beharrezkoa dokumentua geroztik "bidaiatzea" edo tramitatzeko edo artxibatzeko sistemetan kopiatzea. Sistema hauek identifikatzailearen bitartez eskura dezakete dokumentua.

Amaitzeko, gogoratu nahi dugu, Artxibo digitala antolatzeko erabiltzen diren artxibo-irizpideek bertan gordetako edozein dokumenturen bizitza-zikloa ezagutzeko aukera

ematen digutela:

• zeintzuk diren igaroko dituen artxibo-mailak,
• etengabe kontserbatuko ote den ala serie dokumentalaren kontserbazio-egutegiak zehazten duenean garbituko ote den,
• etab.