Nola liteke magoak, karta guztien artetik, guk aukeratutakoa ateratzea? Hor bada trukuren bat, jakina, baina artikulu honetan ez dizuegu azalduko.

Eusko Jaurlaritzan bertan ere, artxiboan milioika espediente egongo da, eta artxibozainak, hala ere, duela hainbat urte itxitako espedientea jo eta aurkitu! Nola liteke hori? "Truku" hori bai azalduko dizuegu.

Hara trukua: Ondo antolatzea.

Artxiboan jasota dauden agiri guztiak Sailkapen Taularen arabera daude antolaturik[1]. Ezkerreko irudian duzue taula horren zati bat.

Sailkapen Taula mailaka dago egituraturik. Lehenengo mailak, "behekoak", eskumen-eremuak barneratzen ditu; eskumen horiek sailei dagozkie. Bigarren mailak, "atalarenak", eskumen-eremuko egitura organikoan du eragina; eskuarki, zuzendaritzekin identifikatzen da. Hirugarren maila "dokumentu-segidari" dagokio eta organo-unitate batek zeregin zehatza garatzean burutzen duen administrazio-jarduera islatzen du; jarduera hori "espedienteetan" zehazten da.

Artxiboko kopuruak

Artxiboan 500.000 kaxa baino gehiago dago, denak ere espedientez eta agiriz beteta. Kaxa horiek eraikin bat baino gehiagotan daude. Eraikin bakoitzak hainbat gordailu du. Gordailu horietan, hainbat armairu dago. Armairu horiek apalak dauzkate, eta horra hor non dauden espedienteak dauzkaten kaxa horiek. Ba, kaxa guztiak bata bestearen atzetik lurrean jarriz gero, Lakuatik Arantzazuraino iritsiko ginateke. Zuzen-zuzen, 50 kilometro baino gehiago.

Artxibo nagusiak berak, urtean, 10.000 kontsulta baino gehiago hartzen ditu, batzuk administrazioak eginak, eta beste batzuk herritarrek. Hortaz, kontua ez da, soilik, bulegoan kabitzen ez direla-eta, espediente itxiak beste nonbaiten hortxe edukitzea; denbora luzean interesatuen eskura edukitzea ere egokitzen da, eta ez da makala lana.

Artxiboa kudeatzeko sistema informatikoa: AKS/SGA

Artxiboak badu sistema informatiko bat, darabiltzan prozesuetarako eta kudeaketa-lanetarako lagungarri eta euskarri. Sistema horrek badu izena:
Artxiboaren Kudeaketa Sistema / Sistema de Gestión de Archivo, edo, laburturik, AKS/SGA.

Aplikazioaren menuak AKS/SGAren funtzio nagusiak azaltzen dizkigu:

• Administrazioa: Atal hauetako mantentze-funtzioak biltzen ditu: sailkapen-taula, kontserbazio-egutegia, oraingo eta aurreko legegintzaldietako egitura organikoa, artxiboko gordailuetan bete gabe eta beteta dauden espazioak, etab.
  Beheko irudi honetan, Artxibo Nagusiko Lakua eraikineko I. gordailuko 177. atalak (armairuak) duen betetze-maila ikus dezakezu:
  
• Artxiboaren deskribapena / Kontsultak: Hemendik, beste espediente batzuei alta emateko eta deskribatzeko aukera duzu, bai eta aurretik artxibatuak kontsultatzeko ere.
• Maileguak: Eroso-eroso bere ordenagailutik, edozein izapidetzailek maileguan eska ditzake artxibatuta dauden agiriak.
• Transferentziak: Dokumentuak Kudeatzeko Ereduan azaltzen denez, agiriek bulegoko artxibotik artxibo orokorrera bidaiatzen dute, eta, zenbait kasutan, artxibo historikora. Modulu honek zeregin hori automatizatzen du.
• Garbiketa: Kontserbazio-egutegiak azaltzen du noiz ezabatu behar den espediente bakoitza. Moduluak abisatzen digu, eta lana errazten.
• Txostenak / Estatistikak: Jakin nahi baduzu aldi batean zenbat, orokorrean edo sailka zenbat agiri sartu diren, zenbat garbitu diren, zenbat kontsulta egin diren, etab., hauxe da zure modulua.

AKS/SGAren testuingurua

AKS/SGAEk espediente artxibatuei erreferentzia jartzen die. Espediente horiek paperezko agiriak edo agiri elektronikoak bildu ditzakete. Paperezkoak artxibo fisikoan egongo dira; eta elektronikoak, berriz, Artxibo digitalean. Lehenengo kasuan, espediente bakoitzari egotzitako signaturaren bidez lortzen da erreferentzia. Signatura horrek kaxa jakin bat zein eraikinetan, gelatan, armairutan eta apaletan dagoen kodifikatzen du. Bigarren kasuan, OIDren bidez egiten da, hau da, artxibo digitalean agiri elektroniko bakoitzak duen identifikatzaile bakarraren bidez.

AKS/SGA Eusko Jaurlaritzako izapidegileek kontsultatu dezakete, eta, laster, bai eta herritarrek ere.

Gainera, XML fitxategietan zehaztutako espediente eta agiriei buruzko informazioa automatikoki sartzeko aukera ematen du.

AKS/SGAk eta Artxibo Digitalak dokusi dokumentuak kudeatzeko azpiegitura osatzen dute.

Ezarpen-maila

Herri-administrazioak legez behartuta daude beren agiriak kontserbatzera eta eskuragarri edukitzera; hori dela eta, AKS/SGA zeregin horiek errazten dituen Eusko Jaurlaritzaren tresna informatikoa da.

AKS/SGA bete-betean ari da funtzionatzen Artxibo Nagusian eta Industria, Berrikuntza, Merkataritza eta Turismo Sailaren bulegoko artxiboan.

Orain dugun erronka sistema hori gainerako sailetara zabaltzea da. Lana handia da, baina lortuko dugun sariak (kudeaketa guztiz eraginkorra artxibo-maila guztietan) merezi du, inondik ere.  Ekin lanari.