Ha llegado el momento de que la Comunidad de Prácticas de Archivos, Bibliotecas y Documentación os presente una de sus principales reflexiones. En este blog del Plan de Innovación Pública vienen publicándose varios posts sobre el proceso de documentación (Dokusi, Platea.),  todos de sumo interés. Queremos unirnos a esta iniciativa con este nuevo post en el que proponemos un sistema de documentación, en el que la base y el fundamento de ese sistema sean los distintos servicios de documentación de los respectivos departamentos, organismos autónomos y sociedades públicas.

Son muchas las ventajas que aportaría esta forma de organizar la documentación (archivo, biblioteca y centro de documentación). Estos centros serán los núcleos vitalizadores de las entidades, tomarán parte en los proyectos en marcha. Los centros de documentación, archivo y biblioteca serán  una de las piezas clave para el funcionamiento de la institución. Contamos con las herramientas adecuadas, somos los/as gestores/as de la información interna y la información externa, la cual debe ser útil para la toma de decisiones y para el desarrollo de las actividades diarias de nuestros compañeros y nuestras compañeras (políticos/as y trabajadores/as).

Intentaremos hacer visible lo beneficioso del sistema con estos dos ejemplos. Vivimos en un mundo en que la información nos sobrepasa. Vivimos abrumados por el exceso de documentación. La letra nos invade. Noticias de prensa, noticias científicas, leyes, sentencias, informes, proyectos. Las letras, lás páginas nos acorralan. El correo electrónico, las webs, el twitter. no nos dejan tiempo para reposar el contenido información como desearíamos. El remedio no está en vivir de espaldas a la información. No. La solución está en tener al lado documentalistas especializados que seleccionen la documentación y nos envíen la información apropiada en cantidad y en calidad. Y eso solo se puede conseguir con un Centro de Documentación cercano y especializado en la materia de cada entidad.

Y qué decir sobre la organización de los expedientes. ¿No es mucho más sencillo, práctico, rentable y eficiente que sea la propia entidad, con la coordinación y el asesoramiento del archivero, la encargada y responsable de archivar y gestionar la documentación que produce hasta que sea el momento de transferirla al archivo general?  Esta es la práctica en el resto de las administraciones, no entendemos la razón por la que en esta administración se prescinde de los archiveros de las entidades.

Las personas que formamos esta comunidad de prácticas estamos ilusionadas y dispuestas a dar los primeros pasos en pro de este nuevo sistema basado en la colaboración y cooperación entre todos los centros. Apoyándonos los unos en los otros, y tomando parte en las decisiones que afecten al sistema. Somos conscientes de que tenemos que contar con la colaboración de otros sectores y el apoyo institucional, os animamos a que sigáis de cerca nuestras reflexiones y propuestas.