Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkaria

249. zk., 2009ko abenduaren 29a, asteartea

Hemen ikusgai dauden gainerako formatuen edukia PDF dokumentu elektroniko ofizial eta jatorrizkoa eraldatuz lortu da

Xedapen Orokorrak

Arartekoa

6757

EBAZPENA, 2009ko abenduaren 9koa, Ararteko erakundean dauden datu pertsonalen fitxategiak ezabatu eta sortzeari buruzkoa.

Ararteko erakundean dauden datu pertsonalen fitxategiak Arartekoaren 1994ko uztailaren 26ko Erabakiaren bidez arautzen dira. Erabaki hori Datu Pertsonalen Tratamendu Automatizatua Arautzen duen urriaren 29ko 5/1992 Lege Organikoan ezarritakoaren arabera xedatu zen.

Datu Pertsonalen Babeserako abenduaren 13ko 15/1999 Lege Organikoko (DBLO) 20. artikuluan xedatutakoaren arabera, herri administrazioaren titulartasunekoak diren eta datu pertsonalak dauzkaten fitxategiak Estatuko Aldizkari Ofizialean edo dagokien aldizkari ofizialean argitaratutako xedapen orokorraren bitartez soilik sortu, aldatu edo ezabatu ahalko dira. 1720/2007 ED Araudiko 54. artikuluan jasotzen da xedapen horren oinarrizko edukia.

Datu Pertsonaletarako Jabetza Publikoko Fitxategiei eta Datuak Babesteko Euskal Bulegoa Sortzeari buruzko otsailaren 25eko 2/2004 Legeko (DBEAL) 18. artikuluak Datuak Babesteko Erregistroa sortzen du eta lege horren aplikazio esparruaren barruko fitxategiak bertan inskribatu behar direla xedatzen du.

Eusko Legebiltzarraren 2/2004 Legea garatzen duen urriaren 18ko 308/2005 Dekretuko 2. artikuluak xedatutakoaren arabera, Euskal Autonomia Erkidegoko erakunde publikoek Datuak Babesteko Euskal Bulegoari (DBEB) jakinaraziko diote datu pertsonalen fitxategiak sortu, aldatu eta ezabatzen direnean, Datuak Babesteko Erregistroan inskribatzeko, eta hori DBEBko zuzendariaren 2005eko uztailaren 21eko Erabakiaren bidez (2005eko abuztuaren 31ko 165 zenbakiko EHAA) onetsitako eredu normalizatuaren bitartez xedapena edo erabakia jakinaraziz egingo da.

Beraz, erakundean dauden datu pertsonalen fitxategiak indarrean dagoen araudira egokituko dira, Datu Pertsonaletarako Jabetza Publikoko Fitxategiei eta Datuak Babesteko Euskal Bulegoa Sortzeari buruzko otsailaren 25eko 2/2004 Lege horretan xedatutakoari jarraiki, Datu Pertsonalen Babeserako abenduaren 13ko 15/1999 Lege Organikoari eta DBLOaren Garapen Araudia onesten duen 1720/2007 Errege Dekretuari dagokienez.

Azaldutakoaren ondorioz eta dagozkion eskumenen arabera, Arartekoak 2009ko abenduaren 9an ondorengo erabakia hartu du:

Lehenengoa.- Fitxategi berriak sortzea.

Ararteko erakundearen ardurapeko datu pertsonalen fitxategi hauek sortu dira:

1.- Agirien sarrera eta irteera erregistroaren fitxategia.

2.- Kexen kudeaketaren fitxategia.

3.- Giza baliabideen kudeaketaren fitxategia.

4.- Kontabilitate eta kudeaketa ekonomikoko fitxategia.

5.- Erakunde harreman eta jardueren dibulgazio eta jakinarazpenari buruzko fitxategia.

6.- Diru-laguntzen deialdietako parte-hartzaileen fitxategia.

7.- Liburutegiaren kudeaketaren fitxategia.

Bigarrena.- Aurreko fitxategiak ezabatzea.

Ararteko erakundeko datuen fitxategi automatizatuak arautzen dituen 1994ko uztailaren 26ko (1994ko irailaren 13ko EHAA) Arartekoaren Erabakiaren bidez sortutako fitxategiak ezabatu dira.

1720/2007 Errege Dekretuko 54.3 artikuluarekin lotuta, DBLOko 20.3 artikuluaren arabera, ezabatutako fitxategietan jasotako datu pertsonalak, bakoitzari egotzitako helburuei jarraiki, erabaki honen arabera sortutako fitxategietan sartu direla ulertuko da.

Zentzu horretan, «Kexa espedienteen fitxategia», «Kexen kudeaketaren fitxategi» berriari gehitu zaio. Bestalde, «Arartekoaren erakundearen zerbitzura lan egiten duten langileen kudeaketa fitxategia» eta «Arartekoaren erakundearen zerbitzura lan egiten duten langileen soldaten kudeaketa fitxategia», «Giza baliabideen kudeaketaren fitxategi» berrira gehitu dira.

Hirugarrena.- Datuak Babesteko Euskal Bulegoan inskribatzea.

Erabaki hau Datuak Babesteko Euskal Bulegoari jakinaraziko zaio horretarako ezarritako prozedura normalizatuaren bidez, Datuak Babesteko Euskal Bulegoaren Datuak Babesteko erregistroan inskribatzeko.

Laugarrena.- Segurtasun neurriak.

DBLOaren Garapen Araudia onesten duen 1720/2007 Errege Dekretua aplikatuz, fitxategi bakoitzaren segurtasun neurrien mailak oinarrizkoa, ertaina ala altua izan behar duen adierazten da eta horiek bakoitzarentzako zehazten diren xedapen orokor eta jarraibideen arabera arautuko dira eta, nolanahi ere, kasuan kasu aplikatu behar diren eta maila altuagokoak diren lege eta araudien menpe egongo dira.

Bosgarrena.- Fitxategien titulartasuna.

Fitxategien titulartasuna Ararteko erakundeari dagokio eta hark hartuko du fitxategien helburua, edukia eta tratamenduaren erabileraren inguruko erabakia. Fitxategiek kontuan hartzen dituzte Ararteko erakundearen funtzionamendu eta antolamendu eskaerak eta dagozkion eskumenen kudeaketa ahalbidetzen duten instrumentuak dira.

Seigarrena.- Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratzea.

Erabaki hau Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratuko da.

Zazpigarrena.- Xedapen indargabetzailea.

Arartekoaren 1994ko uztailaren 26ko Erabakia, Ararteko erakundeko datuen fitxategi automatizatuak arautzen dituena, indarrik gabe geratzen da.

Zortzigarrena.- Indarrean sartzea.

Erabaki hau Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratzen den egunaren biharamunean sartuko da indarrean.

Vitoria-Gasteiz, 2009ko abenduaren 18a.

Arartekoa,

IÑIGO LAMARCA ITURBE.

ERANSKINA

1.- Agirien sarrera eta irteera erregistroaren fitxategia.

A) Fitxategiaren helburua eta aurrez ikusitako erabilerak:

Fitxategiaren helburua Ararteko erakundearen agirien sarrera eta irteera erregistroa kudeatzea da.

Fitxategiei ematen zaizkien erabilerak agirien sarrera eta irteera erregistroaren eragiketak kudeatzeko behar-beharrezkoak direnak dira.

B) Honako pertsona edo kolektibo hauen datu pertsonalak lortu nahi dira edo datu pertsonalak ematera behartuta daude:

Ararteko erakundera doazen pertsona fisiko eta juridikoak, edo haren jakinarazpenak eta oharrak jasotzen dituztenak.

C) Datu pertsonalak biltzeko prozedura:

- Datuak interesdunak berak edo haren legezko ordezkariak ematen ditu, baita kexak aztertu eta analizatzeko Ararteko erakundeak informazioa eskatzen dien administrazio publiko, erakunde eta entitateek ere.

- Datuak elektronikoki, faxez edo posta arruntaz jasotzen dira.

- Erabilitako euskarriak papera, euskarri informatiko/magnetikoak eta telematikoak dira.

D) Fitxategiaren oinarrizko egitura eta bertan jasotako datu pertsonal moten deskripzioa:

Identifikatzeko datuak: NAN/IFZ, izen-abizenak, helbidea, herria, posta-kodea eta erregistratzen den agirian agertzen den beste edozein datu pertsonal, esaterako, telefono zenbakia, helbide elektronikoa eta abar.

E) Datu pertsonalen lagapena eta, kasuan kasu, beste herrialde batzuetara aurrez ikusitako datu transferentziak: ez dira aurrez ikusten.

F) Ondorengo organoa izango da fitxategiaren arduraduna: Ararteko erakundea.

G) Datuak ikusi, zuzendu, baliogabetu eta datuei aurka egiteko eskubideak honako zerbitzu edo unitate hauen aurrean buru daitezke: Ararteko Erakundea, Idazkaritza Nagusia, Prado kalea 9, 01005 Vitoria-Gasteiz.

H) Segurtasun neurriak, exijitzen den maila adieraziz: fitxategiak oinarrizko segurtasun neurriak exijitzen ditu.

2.- Kexen kudeaketaren fitxategia.

A) Fitxategiaren helburua eta aurrez ikusitako erabilerak:

Fitxategiaren helburua Arartekoaren aurrean planteatutako kexen idazkien kudeaketa, tramitazioa eta jarraipena erraztea da, baita horien ondoriozko espedienteena eta ofizioz irekitako espedienteena ere.

Fitxategi honetako datuei kexa espedienteak tramitatzeko behar-beharrezkoak diren erabilerak soilik emango zaizkie.

B) Honako pertsona edo kolektibo hauen datu pertsonalak lortu nahi dira edo datu pertsonalak ematera behartuta daude:

Kexa jartzen duten pertsona fisikoak, taldeak edo pertsona juridikoak edo, kasuan kasu, aurkeztutako kexaren xede den administrazioa.

C) Datu pertsonalak biltzeko prozedura:

- Datuak interesdunak berak edo haren legezko ordezkariak ematen ditu, edo bestela, interesduna edo haren ordezkaria ez den beste pertsona fisikoek ematen dituzte, edo sarrera publikoa duten iturrietatik edo herri administrazioetatik lortzen dira.

- Datuak elektronikoki, faxez edo posta arruntaz jasotzen dira.

- Erabilitako euskarriak papera, euskarri informatiko/magnetikoak eta telematikoak dira.

D) Fitxategiaren oinarrizko egitura eta bertan jasotako datu pertsonal moten deskripzioa:

- Babes bereziko datuak: kexaren deskripzioa, bereziki, ideologia, afiliazioa, sindikatuak, osasuna edo erlijioarekin lotutako datuak jaso baditu.

- Identifikatzeko datuak: NAN/IFZ, izen-abizenak, helbidea, herria, posta-kodea eta erregistratzen den agirian agertzen den beste edozein datu, esaterako, telefono zenbakia, helbide elektronikoa eta abar.

- Ezaugarri pertsonalen datuak, urteko txostena egiteko estatistiketarako: adina, sexua, kexa aurkezteko aukeratutako hizkuntza.

E) Datu pertsonalen lagapena eta, kasuan kasu, beste herrialde batzuetara aurrez ikusitako datu transferentziak. Kexa izapidetzeko behar-beharrezkoak diren datuak soilik transferituko dira. Datuak honako hauei transferitzea aurrez ikusten da:

- Kexaren xede diren herri administrazioei, planteatutako kexa ebazteko beharrezkoa denean.

- Ogasun Ministerioari, Botere Judizialaren Kontseilu Nagusiari edo Euskal Autonomia Erkidegoko Justizia Auzitegi Nagusiari, Justizia Administrazioaren funtzionamenduari buruzko kexen kasuetan.

- Espainiako Arartekoari, haren eskumeneko gaietarako.

- Ararteko erakundearen baliokide diren erakunde autonomikoei, haren eskumeneko gaietan.

- Europako Arartekoari, haren eskumeneko gaietarako.

- Epaitegi eta auzitegiei, haien eskumenak gauzatzeko, Justizia Administrazioarekin lan egiteko printzipioari jarraiki.

F) Ondorengo organoa izango da fitxategiaren arduraduna: Arartekoaren erakundea.

G) Datuak ikusi, zuzendu, baliogabetu eta datuei aurka egiteko eskubideak honako zerbitzu edo unitate hauen aurrean buru daitezke: Ararteko erakundea, Idazkaritza Nagusia, Prado kalea 9, 01005 Vitoria-Gasteiz.

H) Segurtasun neurriak, exijitzen den maila adieraziz: fitxategiak maila altuko segurtasun neurriak exijitzen ditu.

3.- Giza baliabideen kudeaketaren fitxategia.

A) Fitxategiaren helburua eta aurrez ikusitako erabilerak:

Fitxategiaren xedea giza baliabideen kudeaketa da, baita Arartekoaren zerbitzura dagoen langileriaren soldatak kudeatu, landu, osatu eta kontrolatzea eta langileen ordutegia kontrolatzea ere.

B) Honako pertsona edo kolektibo hauen datu pertsonalak lortu nahi dira edo datu pertsonalak ematera behartuta daude:

Ararteko erakundearen zerbitzura lan egiten dute funtzionario guztiak, langileak eta konfiantzazko langileak.

C) Datu pertsonalak biltzeko prozedura:

- Datuak interesdunak berak edo haren ordezkariak ematen ditu, edo bestela, beste botere publiko batzuek.

- Formularioen eta interneten bidez jasotzen dira datuak.

- Datuak interesdunek ematen dituzte edo bestela, beste botere publiko batzuek lagatzen dituzte, fitxategiaren helburuarekin lotuta egoteagatik.

- Erabilitako euskarriak papera eta euskarri informatiko/magnetikoak dira.

D) Fitxategiaren oinarrizko egitura eta bertan jasotako datu pertsonal moten deskripzioa:

Babes bereziko datuak: fitxategi honek sindikatu afiliazioari buruzko datuak izan ditzake.

- Identifikatzeko datuak: NAN/IFZ, GS zkia, mutualitatea, izen-abizenak, helburuak, telefono zenbakia, erregistro pertsonaleko zkia.

- Ezaugarri pertsonalei buruzko datuak: egoera zibilaren inguruko datuak, familiari buruzkoak, jaioteguna, jaioterria, adina, sexua, nazionalitatea, ezintasun maila.

- Lanaren arloko xehetasunak: gorputza/eskala, kategoria/maila, lanpostua.

- Datu ekonomiko eta finantzarioak: diru-sarrerak, maileguak, bankuko datuak, soldataren inguruko datu ekonomikoak, ezarpen/zerga kenketei buruzko datuak.

- Ordutegiaren kontrolari buruzko datuak (langileen sarrera eta irteerari buruzko datuak).

- Laneko arrisku eta istripuen kontrolerako datuak, lanpostura egokitzearen ondoriozkoak.

- Datu akademikoak.

E) Datu pertsonalen lagapena eta, kasuan kasu, beste herrialde batzuetara aurrez ikusitako datu transferentziak:

- Eusko Legebiltzarreko Langileria Erregistroari, bertako funtzionarioen kasuan.

- Foru ogasunei eta zergen arloko administrazioei.

- Funtzionarioen mutualitateei.

- Aseguru erakundeei.

- Pentsio planak kudeatzen dituzten erakundeei.

- Sindikatuei, kasuan kasu, sindikatuaren kuota ordaintzeko.

F) Ondorengo organoa izango da fitxategiaren arduraduna: Ararteko erakundea.

G) Datuak ikusi, zuzendu, baliogabetu eta datuei aurka egiteko eskubideak honako zerbitzu edo unitate hauen aurrean buru daitezke: Ararteko erakundea, Idazkaritza Nagusia, Prado kalea 9, 01005 Vitoria-Gasteiz.

H) Segurtasun neurriak, exijitzen den maila adieraziz: fitxategiak oinarrizko segurtasun neurriak exijitzen ditu.

4.- Kontabilitate eta kudeaketa ekonomikoko fitxategia.

A) Fitxategiaren helburua eta aurrez ikusitako erabilerak:

Erakundearen kontratazio eta gastu espedienteak, kontabilitateko dokumentuak eta zergei buruzkoak kudeatu eta tramitatzea, baita erakundearen funtzionamendurako beharrezkoak diren erosketak kudeatu eta hornitzaileei ordaintzea ere.

B) Honako pertsona edo kolektibo hauen datu pertsonalak lortu nahi dira edo datu pertsonalak ematera behartuta daude:

Erakundearen aurrekontu eta kontabilitatearen kudeaketa eta kudeaketa ekonomikoaren kudeaketarekin lotutako pertsona fisiko edo juridiko guztiak.

C) Datu pertsonalak biltzeko prozedura:

Datuak interesdunak edo haren legezko ordezkariak ematen ditu.

- Datuak elektronikoki/internet bidez edo posta arruntaz jasotzen dira.

- Erabilitako euskarriak papera eta euskarri informatiko/magnetikoak dira.

D) Fitxategiaren oinarrizko egitura eta bertan jasotako datu pertsonal moten deskripzioa:

Identifikatzeko datuak: NAN/IFZ, izen-abizenak, helbidea, herria, posta-kodea eta erregistratzen den agirian agertzen den beste edozein datu, esaterako, telefono zenbakia, helbide elektronikoa eta abar.

E) Datu pertsonalen lagapena eta, kasuan kasu, beste herrialde batzuetara aurrez ikusitako datu transferentziak:

- Foru ogasunei.

- Banku eta aurrezki kutxei.

- Eusko Legebiltzarrari, kontroleko zereginetarako.

F) Ondorengo organoa izango da fitxategiaren arduraduna: Ararteko erakundea.

G) Datuak ikusi, zuzendu, baliogabetu eta datuei aurka egiteko eskubideak honako zerbitzu edo unitate hauen aurrean buru daitezke: Ararteko erakundea, Idazkaritza Nagusia, Prado kalea 9, 01005 Vitoria-Gasteiz.

H) Segurtasun neurriak, exijitzen den maila adieraziz: fitxategiak oinarrizko segurtasun neurriak exijitzen ditu.

5.- Erakunde harreman eta jardueren dibulgazio eta jakinarazpenari buruzko fitxategia.

A) Fitxategiaren helburua eta aurrez ikusitako erabilerak:

Fitxategiaren helburua Ararteko erakundearekin lotutako pertsonen, elkarteen, komunikabideen, herri administrazioen edo beste erakunde batzuen datu pertsonalak jaso eta tratatzea da, Arartekoak gauzatutako jarduerei buruzko informazioa eskaintzeko, erakundearen argitalpenak bidaltzeko, Arartekoak prestatu edo sustatutako ekitaldietarako gonbidapenak bidaltzeko eta erakunde eta protokolo harremanak kudeatzeko.

Fitxategiari emango zaizkion erabilerak helburu horiek gauzatzeko behar-beharrezkoak direnak dira.

B) Honako pertsona edo kolektibo hauen datu pertsonalak lortu nahi dira:

Ararteko erakundearekin lotutako jardueretan aritzen diren pertsonak edo erakundeak.

C) Datu pertsonalak biltzeko prozedura:

Datuak erakundearekin harremanak dauzkaten interesdunek ematen dituzte, edo bestela, publikoarentzako irisgarriak diren iturrien bitartez lortzen dira.

Datuak elektronikoki/internet bidez, telefonoz edo posta arruntaz jasotzen dira.

Erabilitako euskarriak papera eta euskarri informatiko/magnetikoak dira.

D) Fitxategiaren oinarrizko egitura eta bertan jasotako datu pertsonal moten deskripzioa:

Identifikatzeko datuak: izen-abizenak, helbidea, herria, telefono zenbakia, faxa, helbide elektronikoa, zein erakundetakoa den, kargua.

E) Datu pertsonalen lagapena eta, kasuan kasu, beste herrialde batzuetara aurrez ikusitako datu transferentziak:

Ekitaldiak, topaketak eta mintegiak antolatzeko edo erakundeak egiten duen beste edozein jarduera prestatzeko Arartekoarekin harremanetan egoten diren organizazio eta erakundeei datu horiek laga ahalko zaizkie baldin eta interesdunaren baimena lortzen bada.

F) Ondorengo organoa izango da fitxategiaren arduraduna: Ararteko erakundea.

G) Datuak ikusi, zuzendu, baliogabetu eta datuei aurka egiteko eskubideak honako zerbitzu edo unitate hauen aurrean buru daitezke: Ararteko erakundea, Idazkaritza Nagusia, Prado kalea 9, 01005 Vitoria-Gasteiz.

H) Segurtasun neurriak, exijitzen den maila adieraziz: fitxategiak oinarrizko segurtasun neurriak exijitzen ditu.

6.- Diru-laguntzen deialdietako parte-hartzaileen fitxategia.

A) Fitxategiaren helburua eta aurrez ikusitako erabilerak:

Fitxategiaren helburua ikerketa aplikaturako diru-laguntzak esleitzeko prozesuak izapidetzeko beharrezkoak diren datuak biltzea da.

B) Honako pertsona edo kolektibo hauen datu pertsonalak lortu nahi dira:

Ararteko erakundearen diru-laguntzen deialdietan parte hartzen duten pertsonak.

C) Datu pertsonalak biltzeko prozedura:

Datuak diru-laguntzak eskatzen dituztenek ematen dituzte.

Datuak entregatutako formulariotik eta exijitutako dokumentaziotik jasotzen dira.

D) Fitxategiaren oinarrizko egitura eta bertan jasotako datu pertsonal moten deskripzioa:

- Identifikatzeko datuak: NAN/IFZ, izen-abizenak, helbidea, herria, posta-kodea, telefono zenbakia, helbide elektronikoa.

- Datu akademikoak.

E) Datu pertsonalen lagapena eta, kasuan kasu, beste herrialde batzuetara aurrez ikusitako datu transferentziak:

Aurkeztutako proiektuak ebaluatuko dituen batzordeko kideek soilik ikusi ahalko dituzte datuak.

F) Ondorengo organoa izango da fitxategiaren arduraduna: Ararteko erakundea, idazkari nagusiak horiek zaindu eta kudeatzeko daukan zuzeneko erantzukizunari kalterik egin gabe.

G) Datuak ikusi, zuzendu, baliogabetu eta datuei aurka egiteko eskubideak honako zerbitzu edo unitate hauen aurrean buru daitezke: Ararteko erakundea, Prado kalea 9, 01005 Vitoria-Gasteiz.

H) Segurtasun neurriak, exijitzen den maila adieraziz: fitxategiak oinarrizko segurtasun neurriak exijitzen ditu.

7.- Liburutegiaren kudeaketaren fitxategia.

A) Fitxategiaren helburua eta aurrez ikusitako erabilerak:

Fitxategiaren helburua Ararteko erakundearen liburu eta agiriak pertsona baimendunei lagatzeko prozesua arautzea da.

Fitxategi honetako datuei liburutegia behar bezala kudeatzeko behar-beharrezkoak diren erabilerak soilik emango zaizkie.

B) Honako pertsona edo kolektibo hauen datu pertsonalak lortu nahi dira edo datu pertsonalak ematera behartuta daude:

Ararteko erakundera adskribatutako langileak eta pertsona baimendun guztiak, liburuak eta dokumentazioa eskatzen dituztenak, hain zuzen.

C) Datu pertsonalak biltzeko prozedura:

- Datuak interesdunak berak ematen ditu.

- Datuak elektronikoki jasotzen dira.

- Erabilitako euskarria telematikoa da.

D) Fitxategiaren oinarrizko egitura eta bertan jasotako datu pertsonal moten deskripzioa:

Identifikatzeko datuak: NAN/IFZ, izen-abizenak, helbidea.

E) Datu pertsonalen lagapena eta, kasuan kasu, beste herrialde batzuetara aurrez ikusitako datu transferentziak: Ez dira aurrez ikusten.

F) Ondorengo organoa izango da fitxategiaren arduraduna: Ararteko erakundea.

G) Datuak ikusi, zuzendu, baliogabetu eta datuei aurka egiteko eskubideak honako zerbitzu edo unitate hauen aurrean buru daitezke: Ararteko erakundea, Idazkaritza Nagusia, Prado kalea 9, 01005 Vitoria-Gasteiz.

H) Segurtasun neurriak, exijitzen den maila adieraziz: fitxategiak oinarrizko segurtasun neurriak exijitzen ditu.

Azterketa dokumentala