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AGINDUA, 2016ko irailaren 27koa, Herri Administrazio eta Justiziako sailburuarena eta Ogasun eta Finantzetako sailburuarena. honen bidez, Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoaren dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika onartzen da.
ORDEN de 27 de septiembre de 2016, del Consejero de Administración Pública y Justicia y del Consejero de Hacienda y Finanzas, por la que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Euskal Autonomia Erkidegoak Administrazio Elektronikoari buruzko otsailaren 21eko 21/2012 Dekretua onetsi zuen, zeinak behar diren bitarteko elektronikoak arautzen baititu herritarren eta Administrazioaren arteko harremanak seguruak eta bizkorrak izan eta berme juridiko guztiak eduki ditzaten. Dekretu hori onartzeko, Herritarrek zerbitzu publikoetan sarbide elektronikoa izateari buruzko ekainaren 23ko 11/2007 Legea eta hura garatzen duen esparru arautzailea hartu ziren erreferentziatzat.
La Comunidad Autónoma de Euskadi aprobó el Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica, que regula los medios electrónicos necesarios para que las relaciones entre la ciudadanía y la Administración sean seguras, ágiles y con plenas garantías jurídicas. Dicho Decreto se aprobó tomando como referencia la Ley 11/2007, de 23 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y el marco normativo que la desarrolla.
Administrazio elektronikoaren Dekretuak 42. artikuluan xedatzen duenez, Administrazioaren eginbeharretako bat dokumentuak kudeatzeko bere politika onartzea eta argitaratzea da. Gainera, Elkarreragingarritasun eta Segurtasun Eskema Nazionaletan eta eskema horiek garatzeko arauetan ezarritako baldintzak bete beharko ditu. Halaber, artikulu horrek xedatzen duenez, politika horretan gidalerro batzuk ere zehaztuko dira, bi gauza hauetarako: erantzukizunak banatzeko; eta dokumentuak kudeatzeko eta gordailu elektronikoak administratzeko programak, prozesuak eta kontrolak definitzeko.
El Decreto de Administración Electrónica establece, en su artículo 42, que la Administración aprobará y publicará su política de gestión de documentos electrónicos y que esta cumplirá los requisitos establecidos en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad y sus normas de desarrollo. Asimismo, dicho artículo dispone que esta política incluya directrices para la asignación de responsabilidades y la definición de los programas, procesos y controles de gestión de documentos y administración de los repositorios electrónicos.
Segurtasun Eskema Nazionala eta Elkarreragingarritasun Eskema Nazionala, Administrazio Elektronikoaren eremuan, hurrenez hurren, urtarrilaren 8ko 3/2010 Errege Dekretuan eta urtarrilaren 8ko 4/2010 Errege Dekretuan daude araututa, zeinak 11/2007 Legea garatzeko onetsi baitziren. Lehenengoaren xedea bitarteko elektronikoen erabileran behar diren konfiantzazko baldintzak sortzea da eta bigarrenarena administrazio publikoek erabiltzen dituzten sistemen eta aplikazioen elkarreragingarritasun tekniko, semantiko eta antolaketakorako maila egokia bermatzen dutenak sortzea.
El Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en el ámbito de la Administración Electrónica se regulan respectivamente en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero y en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, aprobados en desarrollo de la Ley 11/2007. El primero tiene como finalidad la creación de las condiciones necesarias de confianza en el uso de los medios electrónicos y el segundo las que garanticen el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las administraciones públicas.
4/2010 Dekretuaren lehenengo xedapen gehigarriak xedatzen duenez, administrazioek derrigorrez bete behar dituzten elkarreragingarritasunari buruzko arau tekniko batzuk egongo dira. Haien artean, dokumentu elektronikoak kudeatzeko politikako elkarreragingarritasunari buruzko arau teknikoa dago, Administrazio Publikoen Estatu Idazkaritzaren 2012ko ekainaren 28ko Ebazpenaren bidez onetsi zena, eta haren xedea dokumentu elektronikoak kudeatzeko politikak definitzeko gidalerroak ezartzea da.
La disposición adicional primera del Real Decreto 4/2010 prevé la existencia de una serie de normas técnicas de interoperabilidad de obligado cumplimiento por parte de las administraciones públicas, entre las cuales se encuentra la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos electrónicos, aprobada por Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, que tiene por objeto establecer las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos.
Elkarreragingarritasunari buruzko Arau Teknikoak III.2 zenbakian dioenez, dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika (DEKP) dokumentuak kudeatzeko esparru orokorrean eta erakunde bakoitzaren testuinguruan txertatuko da, haien jarduerak betetzeko ezarritako gainerako politikekin batera.
La Norma Técnica de Interoperabilidad señala en su apartado III 2 que la política de gestión de documentos electrónicos (PGDE) se integrará en el marco general de gestión de documentos y en el contexto de cada organización junto con el resto de políticas implantadas para el desempeño de sus actividades.
EAEko administrazio publikoan dokumentuak kudeatzeko esparruan, besteak beste, hauek sartzen dira: uztailaren 22ko 174/2003 Dekretua, Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren antolamendu eta funtzionamenduari buruzkoa; 2005eko abenduaren 19ko Agindua, Ogasun eta Finantzetako sailburuarena, artxibo-sistemaren arautegiari buruzkoa; eta 2005eko abenduaren 19ko Agindua, Ogasun eta Finantzetako sailburuarena, dokumentuak identifikatzeko eta baloratzeko prozedura, eta Dokumentazioaren Balioespen, Hautapen eta Sarbide Batzordearen (COVASAD) funtzionamenduari buruzkoa.
En la Administración Publica de la CAE el marco de gestión de documentos está formado, entre otros, por el Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, por la Orden de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administración Pública del reglamento del sistema de archivo y por la Orden de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administración Pública, sobre el procedimiento para la identificación y valoración documental y el funcionamiento de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso al Documento- COVASAD.
Alde horretatik, eta sektore izaeraz, badaude EAEn gai hau arautzen duten esparruak segurtasunaren, osasunaren eta ogasunaren alorreko agiri-kudeaketari dagokionez, nabarmentzekoa izanik, garatuta eta zehaztuta dagoelako, kontabilitateko agirien kudeaketa. Horiei guztiei batuko zaie arauketa berri hau; izan ere, esparru orokorra ezarri nahi du, eta ez ditu ezeztatuko aipatutako sektore bakoitzaren espezifikotasunak.
En este mismo sentido y con carácter sectorial existen en la CAE ámbitos de regulación de esta materia en la gestión documental referidos a seguridad, sanidad y hacienda, destacando en este último caso por su desarrollo y detalle la gestión de los documentos contables. A todos ellos viene a unirse esta nueva regulación que viene a establecer un marco general que no contradice las especificidades de cada sector aludido.
2016ko urriaren 2az geroztik, Herri Administrazioen Administrazio Prozedura Erkideari buruzko urriaren 1eko 39/2015 Legeak eratzen du herritarrek administrazio publikoen zerbitzuetara bitarteko elektronikoen bidez sarbidea izatea arautzen duen lege-esparrua. Oinarrizkoa da eta, horregatik, loteslea Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoarentzat. Lege horrek xedatzen duenez, prozedura administratiboak elektronikoa izan behar du bakar-bakarrik eta herritarrek administrazio elektronikoarekin harremanak bitarteko elektroniko horien bidez izatea sustatzen du. Hori dela eta, derrigorrez bete behar diren baldintzak ezartzen ditu, erregistroei, administrazio publikoek onartutako sinadura-sistemei, administrazio elektronikoek dokumentuak eman eta artxibatzeari eta haiek egindako kopien baliozkotasunari eta eraginkortasunari dagokienez Halaber, sektore publikoaren erregimen juridikoari buruzko urriaren 1eko 40/2015 Legeak, hura ere oinarrizkoa izanik, bere Atariko Tituluko V. kapituluan, sektore publikoaren funtzionamendu elektronikoari buruzko guztia jasotzen du, Herritarrek zerbitzu publikoetara sarbide elektronikoa izateari buruzko 11/2007 Legean ordura arte jasotzen ziren arauekin.
Desde el 2 de octubre de 2016 el marco normativo de regulación del acceso de la ciudadanía a los servicios de las Administraciones Públicas por medios electrónicos lo constituye la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, de carácter básico y por ello vinculante para el sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi. Esta ley dispone que el procedimiento administrativo debe ser exclusivamente electrónico y promueve la relación de la ciudadanía con las Administraciones Públicas por tales medios electrónicos. Es por ello que establece requisitos de obligado cumplimiento en lo concerniente a registros, sistemas de firma admitidos por las Administraciones Públicas, emisión y archivo de documentos electrónicos por las Administraciones Públicas, y validez y eficacia de las copias realizadas por las mismas. Asimismo, la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, también de carácter básico, en el Capítulo V de su Título Preliminar recoge todo lo relativo al funcionamiento electrónico del sector público, con las normas hasta la fecha contenidas en la Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.
21/2012 Dekretuaren 42. artikuluaz gain, agindu honen bidez, 43. eta 47. artikuluak garatzen dira. Lehenengoaren garapena benetako kopia elektronikoak emateko organo eskudunak zehaztean datza. Bigarrenarena, benetako kopia elektronikoak sortzen direnean, haien jatorrizko dokumentuak zer baldintzatan suntsitu ahalko diren ezartzean.
Además del artículo 42 del mencionado Decreto 21/2012, mediante esta Orden se desarrollan sus artículos 43 y 47. El desarrollo del primero consiste en determinar los órganos competentes para expedir copias electrónicas auténticas. El del segundo, en establecer las condiciones en que podrán destruirse los documentos originales en papel de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas.
Azken batean, agindu horrek dokumentu elektronikoak kudeatzeko jasotzen duen politikak hartzen duen oinarria aipatu araudietan jasotako arauketa da eta hura garatzen du, alde batetik, Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoaren berezitasunei eta, bestetik, dokumentu elektronikoen berezitasunei egokitzeko.
En definitiva, la Política de Gestión de documentos electrónicos que recoge esta Orden toma como base la regulación contenida en las citadas normativas y las desarrolla para adaptarlas, por un lado, a lo específico del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, y, por otro, a lo particular de los documentos electrónicos.
Adierazitakoagatik, apirilaren 9ko 188/2013 Dekretuak, Justizia eta Herri Administrazio Sailaren egitura organiko eta funtzionala onartzen duenak, eta Ogasun eta Finantza Sailaren egitura organiko eta funtzionala ezartzen duen apirilaren 9ko 192/2013 Dekretuak emandako eskumenak erabiliz, agindu honen bidez, honako hau,
Por lo expuesto, en uso de las competencias atribuidas en el Decreto 188/2013, de 9 de abril, por el que se establece la estructura orgánica y funcional del Departamento de Administración Pública y Justicia y en el Decreto 192/2013, de 9 de abril, por el que se establece la estructura orgánica y funcional del Departamento de Hacienda y Finanzas, mediante la presente Orden,
Artikulu bakarra.– Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoaren dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika onartzen da (agindu honen eranskinean jasota dago).
Artículo único.– Aprobar la política de gestión de documentos electrónicos del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, recogida en el anexo de esta Orden.
Arauketa hau artxiboen kudeaketari buruz indarrean dauden arau orokorrak eta espezifikoak galarazi gabe ezarriko da.
La presente regulación se establece sin perjuicio de las normas generales y específicas vigentes de gestión de archivos.
Agindu honek berariaz aurreikusi ez duen orotarako, urtarrilaren 8ko 3/2010 Errege Dekretuak, Segurtasun Eskema Nazionala arautzen duenak, eta urtarrilaren 8ko 4/2010 Errege Dekretuak, Elkarreragingarritasun Eskema Nazionala arautzen duenak, administrazio elektronikoaren eremuan biek, jasotzen dituzten arauak aplikatuko dira.
En todo aquello no previsto expresamente por la presente Orden, serán de aplicación las normas contenidas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad, y en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad, ambos en el ámbito de la Administración Electrónica.
Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratu eta hurrengo egunean jarriko da indarrean dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika hau. Haren eduki osoa, bestalde, Euskal Autonomia Erkidegoko administrazio publikoaren egoitza elektronikoan ezagutaraziko da.
La presente política de gestión de documentos electrónicos entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco. Su texto íntegro se dará asimismo a conocer en la Sede Electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Vitoria-Gasteiz, 2016ko irailaren 27a.
En Vitoria-Gasteiz, a 27 de septiembre de 2016.
Herri Administrazio eta Justiziako sailburua,
El Consejero de Administración Pública y Justicia,
JOSU IÑAKI ERKOREKA GERVASIO.
JOSU IÑAKI ERKOREKA GERVASIO.
Ogasun eta Finantzetako sailburua,
El Consejero de Hacienda y Finanzas,
RICARDO GATZAGAETXEBARRIA BASTIDA.
RICARDO GATZAGAETXEBARRIA BASTIDA.
1.– Helburua, xedea eta txertatze-esparrua.
1.– Objeto, finalidad y marco de integración.
Dokumentu elektronikoak kudeatzeko politikak (DEKP) ezaugarri hauek ditu:
La presente política de gestión de documentos electrónicos (PGDE):
1.– Haren helburua Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoa osatzen duten erakundeek sortutako edo zaindutako dokumentu eta espediente elektronikoak kudeatzean aplikatu behar diren irizpideak ezartzea da, hauen benetakotasuna, fidagarritasuna eta eskuragarritasuna bermatuz.
1.– Tiene por objeto establecer el conjunto de criterios a aplicar en relación con la gestión de los documentos y expedientes electrónicos producidos o custodiados por las entidades integrantes del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, garantizando su autenticidad, fiabilidad y disponibilidad.
2.– Haren xedea Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoaren eremuan dokumentu eta espediente elektronikoak kudeatu, berreskuratu eta kontserbatu ahal izatea ziurtatzeko behar diren metadatuen eskuragarritasuna eta osotasuna bermatzea da.
2.– Tiene por finalidad garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos necesarios para asegurar la gestión, recuperación y conservación de los documentos y expedientes electrónicos en el ámbito del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
3.– Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoaren dokumentuen kudeaketa esparru orokorrean txertatzen da, zein ere den haien euskarri materiala, eta Segurtasun Politikarekin eta, bereziki, izapidetze telematikoaren euskarri diren aplikazio informatikoen ingurunean Euskal Autonomia Erkidegoko administrazio orokorraren eta haren erakunde autonomoen informazioaren segurtasuna mantentzeko Segurtasunari buruzko gidaliburuarekin.
3.– Se integra en el marco general de gestión de documentos de sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, con independencia de su soporte material, y con la Política de Seguridad y, en especial, con el Manual de Seguridad para el mantenimiento de la seguridad de la información de la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco y sus Organismos Autónomos en el entorno de las aplicaciones informáticas que sirven de soporte a la tramitación telemática.
2.– Aplikazio-eremua.
2.– Ámbito de aplicación.
Agindu honetan jasotako DEKP hauei aplikatuko zaie:
La PGDE contenida en esta Orden se aplicará:
a) Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorrari, haren erakunde autonomoei eta hari lotutako edo haren mendeko zuzenbide publikoko gainerako erakundeei.
a) A la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi, a sus organismos autónomos y al resto de entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma.
b) Zuzenbide pribatuko erakunde pribatuei eta Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoa osatzen duten gainerako erakundeei, zuzenbide publikoaren mende gauzatzen dituzten jardueretan.
b) A los entes públicos de derecho privado y demás entidades integrantes del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, en las actividades que desarrollen con sujeción al derecho público.
DEKP honen ondorioetarako administrazioa arestiko a) eta b) letrek aipatzen dituzten organoak eta erakundeak dira.
A los efectos de esta PGDE se entiende por Administración los órganos y entidades a que se refieren los apartados a) y b) anteriores.
3.– Eginkizunak eta erantzukizunak.
3.– Funciones y responsabilidades.
Dokumentuen kudeaketan bete behar diren eginkizunak eta haien arduradunak honela daude banatuta:
Las funciones y los actores involucrados en la gestión de documentos se distribuyen del siguiente modo:
Onarpena
Aprobación
DEKP onartzea eta bultzatzea artxibo eta dokumentazioaren arloko eskumena duen sailari eta administrazio elektronikoaren arloko eskumena duen sailari dagokie.
La aprobación e impulso de la PGDE corresponde al departamento competente en materia de sistema de archivo y documentación y al departamento competente en materia de administración electrónica.
Aplikazioa
Aplicación
DEKP aplikatzea administrazio-espediente bakoitzaren ardura duen administrazio-unitateari dagokio, dokumentuak kudeatzeko prozesuak administrazio elektronikoko zerbitzu eta sistemetan txertatuz.
La aplicación de la PGDE corresponde a la unidad administrativa responsable de cada uno de los expedientes administrativos, integrando los procesos de gestión documental en los servicios y sistemas de administración electrónica.
Ezarpena
Implantación
DEKP abiaraztea administrazio-unitate hauei dagokie:
La puesta en funcionamiento de la PGDE corresponde a las siguientes unidades administrativas:
Administrazio elektronikoan eskudun den zuzendaritzari:
Dirección competente en Administración Electrónica:
Administrazio elektronikoaren zerbitzu bateratuen funtzionaltasunak garatzea
Desarrollar las funcionalidades de los servicios comunes de administración electrónica
Zerbitzu-katalogoa definitzea eta kudeatzea
Definir y gestionar el Catálogo de Servicios
Zerbitzuen digitalizazioa bultzatzea, elkarreragingarritasuna erraztuz
Impulsar la digitalización de servicios, facilitando la interoperabilidad
Papera ordeztea sustatzea, digitalizazio seguruko tresna hedatuz
Promover la sustitución del papel, desplegando la herramienta de digitalización segura
Sinadura elektronikoari buruzko politika ezartzea
Establecer la política de firma electrónica
Euskal Autonomia Erkidegoko administrazio publikoaren artxibo-sistemaren eskudun den zuzendaritzari eta dokumentazio orokorraren zerbitzuari:
Dirección competente en el Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi y servicio de documentación de carácter general:
Dokumentuak kudeatzeko eredua definitzea
Definir el Modelo de Gestión Documental
Artxiboa Kudeatzeko Sistema garatzea
Desarrollar el Sistema de Gestión de Archivo
Dokumentuen bizi-zikloa definitzea
Definir el ciclo de vida de los documentos
Indarreko araudiaren arabera artxibatutako agiriak kontsultatzea erraztea
Facilitar la consulta de documentos archivados de acuerdo con la normativa vigente
Dokumentu elektronikoen kontserbazioa ziurtatzea
Asegurar la conservación de los documentos
Dokumentu elektronikoak kontserbatzeko tresnak ezartzea
Establecer las herramientas de conservación de documentos electrónicos
Sailkapen-taula eta haren dokumentu-sailak egitea
Elaborar el cuadro de clasificación y sus series documentales
Dokumentuen tipologia eta metadatuen eskema definitzea
Definir la tipología documental y el esquema de metadatos
Informatikan eta telekomunikazioetan eskudun den zuzendaritzari:
Dirección competente en informática y telecomunicaciones:
Informazioaren teknologia aplikagarriak ezartzea
Establecer las tecnologías de la información aplicables
Euskarri-azpiegitura teknologikoak kudeatzea
Gestionar las infraestructuras tecnológicas de soporte
Informazio-sistemei eusten dieten sistema informatikoak mantentzea
Mantener los sistemas informáticos que dan soporte a los sistemas de información
Segurtasuneko politika definitzea
Definir la Política de Seguridad
Estandar teknologikoak ezartzea
Establecer los estándares tecnológicos
Dokumentu elektronikoen formatuak zehaztea
Determinar los formatos de documentos electrónicos
Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordeari (COVASAD):
Comisión de Valoración, Selección y Acceso a la Documentación (COVASAD):
Dokumentuen tipologia eta sail guztiak identifikatzea eta aztertzea
Identificar y analizar todas las tipologías y series documentales
Dokumentuak kontserbatzeko egutegiari buruzko irizpena ematea
Emitir dictamen sobre los calendarios de conservación de los documentos
Funtsezko dokumentuak proposatzea
Proponer los documentos esenciales
Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoa osatzen duten sail eta erakundeei:
Departamentos y entidades pertenecientes al sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi:
Administrazio-prozedurak definitzea
Definir los procedimientos administrativos
Zerbitzu-katalogoan gordetzen den bere informazioa eguneratzea
Actualizar su información albergada en el Catálogo de Servicios
Espedienteak kudeatzeko sistema informatikoak garatzea eta egokitzea
Desarrollar y adecuar los sistemas informáticos de gestión de expedientes
Erregistro-idazpenak eta haiei dagozkien aurkeztutako dokumentu digitalizatuak hartzea
Recepción de asientos registrales con sus documentos digitalizados presentados
Jatorrizko administrazio-dokumentu elektronikoak sortzea
Generar documentos administrativos electrónicos originales
Itxitako espedienteak Artxiboa Kudeatzeko Sisteman (bulego-artxiboa) sartzea eta sistemaren aplikazioarekin (AKS/SGA) kudeatzea
Ingresar los expedientes cerrados en el Sistema de Gestión de Archivo (archivo de oficina) y gestionarlos con la aplicación del sistema (AKS/SGA)
Nolanahi ere, dokumentu elektronikoen kudeaketan diharduten eragileen artean eginkizunak banatzerakoan, aintzat hartu behar da egitura organikoari buruzko dekretuetan zer xedatzen den Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazioko sailetako organoei dagozkien eskumenei buruz, eta horiei dagokionez, ez da inolako kontraesanik izan behar.
En todo caso, esta distribución de funciones entre los actores involucrados en la gestión de los documentos electrónicos será sin perjuicio de lo que se disponga en los decretos de estructura orgánica para el ejercicio de las competencias que correspondan a los órganos de los departamentos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Euskadi, respecto a los que no podrá haber ninguna contradicción.
Honako hauek dira dokumentu elektronikoen erabileran diharduten eragile nagusiak, beren sailkapena eta beren funtzioak:
Los actores principales implicados en el uso de los documentos electrónicos, su cualificación y funciones son:
1.– Erregistroen arloko laguntza-bulegoetako langileek administrazio-prozeduraren hastapeneko faseari lotutako dokumentuak kudeatzeko prozesuak ezagutu eta aplikatu behar dituzte: erregistratzea, atzematea eta ordeztea.
1.– Para el personal de las oficinas de asistencia en materia de registro, conocer y aplicar los procesos de gestión documental asociados a la fase de iniciación del procedimiento administrativo: registro, captura y sustitución.
2.– Espedienteak izapidetzen dituzten langileek administrazio-prozedura antolatu, bideratu, amaitu eta egikaritzeko faseei lotutako dokumentuen kudeaketa-prozesuak ezagutu eta aplikatu behar dituzte: sortzea, erregistratzea, atzematea, sailkatzea, deskribatzea, eskuratzea eta ordeztea.
2.– Para el personal tramitador de los expedientes, conocer y aplicar los procesos de gestión documental asociados a las fases de ordenación, instrucción, finalización y ejecución del procedimiento administrativo: creación, registro, captura, clasificación, descripción, acceso y sustitución.
3.– Artxibozainek eta dokumentu-kudeatzaileek dokumentuak eta administrazio-espedienteak artxibatzeko faseari lotutako dokumentuen kudeaketa-prozesuak ezagutu eta aplikatu behar dituzte: sortzea, atzematea, sailkatzea, deskribatzea, eskuratzea, kontserbatzea, transferitzea, ordeztea eta espurgatzea. Artxibozainek eta dokumentu-kudeatzaileek, halaber, atxikita dauden sailean, entitatean edo erakundean dokumentuen kudeaketa-eredua nahiz DEKP hedatzen eta betetzen direla zainduko dute.
3.– Para el personal archivero y gestor documental, conocer y aplicar los procesos de gestión documental asociados a la fase de archivo de los documentos y expedientes administrativos: creación, captura, clasificación, descripción, acceso, conservación, transferencia, sustitución y expurgo. Asimismo, velar por la difusión y el cumplimiento, tanto del modelo de gestión documental, como de la PGDE en el departamento o entidad u organismo al que esté adscrito.
4.– Dokumentu elektronikoak kudeatzeko tresnak.
4.– Instrumentos para la gestión de los documentos electrónicos.
Dokumentuak modu antolatuan kudeatzeko tresna hauek definitu dira:
Para gestionar los documentos de una manera organizada se dispone de los siguientes instrumentos:
4.1.– Zerbitzu-katalogoa.
4.1.– Catálogo de Servicios.
Zerbitzu-katalogoa Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazioaren zerbitzu eta prozedura guztien zerrenda da. Era unibokoan identifikatzen eta definitzen dituen kodifikazioa ezartzen da han.
El catálogo de servicios constituye el inventario común de todos los servicios y procedimientos de la Administración. En él se establece la codificación que los identifica y define unívocamente.
Hala, zerbitzu-katalogoak zerbitzu eta prozedura guztien informazioa administrazio-kudeaketari eusten dieten zerbitzuen artean sinkronizatzea ahalbidetzen du.
Así, el catálogo de servicios permite la sincronización de la información de todos los servicios y procedimientos entre los diferentes servicios que dan soporte a la gestión administrativa.
Paperezko eskaera-inprimaki bakoitzak zerbitzu-katalogoan dagokion zerbitzuaren eta, kasuan kasu, prozeduraren identifikazio-kodea edukiko du. Hala, erregistroaren arloko laguntza-bulegoei paperezko dokumentua dagokion dokumentu elektronikoarekin ordeztea erraztuko zaie. Dokumentu hori telematikoki bidaliko zaio izapidetzeko ardura duen administrazio-unitateari.
Cada formulario de solicitud en soporte papel contendrá el código identificador del servicio y, en su caso, del procedimiento al que pertenece en el catálogo de servicios. De esta manera se facilitará a las oficinas de asistencia en materia de registro el proceso de sustitución del documento en soporte papel por su equivalente electrónico. Este documento será enviado de forma telemática a la unidad administrativa encargada de su tramitación.
Zerbitzu-katalogoa egiteko eta eguneratzeko erantzukizuna administrazio elektronikoan eskudun den zuzendaritzari dagokio, Euskal Autonomia Erkidegoko administrazioko organoekin lankidetzan.
La responsabilidad de la elaboración y actualización del catálogo de servicios recae en la Dirección competente en administración electrónica, en colaboración con los diferentes órganos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
4.2.– Sailkapen-taula.
4.2.– Cuadro de Clasificación.
Sailkapen-taula Artxiboa Kudeatzeko Sistemaren kudeaketa-tresna da. Dokumentu-funtsaren antolaketa islatzen du eta haren egiturari buruzko funtsezko datuak ematen ditu.
El cuadro de clasificación es el instrumento de gestión del Sistema de Gestión de Archivo. Refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura.
Administrazio-dokumentu guztiak sailkapen-taularen arabera antolatuko dira, zein ere den haien euskarri fisikoa.
Todos los documentos administrativos se organizarán en base al cuadro de clasificación, independientemente de su soporte físico.
Sailkapen-taula hiru mailatan dago egituraturik:
El cuadro de clasificación se estructura en tres niveles:
Funtsa: administrazioa antolatuta dagoen eskumen-arloei dagokie.
Fondo: es el referido a las distintas áreas competenciales en que se organiza la Administración.
Atala: eskumen-arlo bakoitzaren egitura organikoari dagokio.
Sección: hace referencia a la estructura orgánica de cada área competencial.
Dokumentu-saila: administrazio-unitate batek eginkizun jakin bat egitea dakarren administrazio-jarduerari dagokio.
Serie documental: hace referencia a la actividad administrativa que da lugar al desarrollo de una determinada función por parte de la unidad administrativa.
Sailkapen-taula egiteko eta eguneratzeko erantzukizuna artxiboaren eta dokumentazioaren arloan eskudun den zuzendaritzari dagokio, Euskal Autonomia Erkidegoko sail, entitate eta erakunde bakoitzean dokumentuen kudeaketaren ardura duten langileekin lankidetzan.
La responsabilidad de la elaboración y actualización del cuadro de clasificación recae sobre la Dirección competente en materia de archivo y documentación en colaboración con el personal responsable de gestión documental de cada departamento, entidad u organismo de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
4.3.– Dokumentuen tipología.
4.3.– Tipología Documental.
Dokumentu-tipoa egiturazko antzeko ezaugarriak dituen eginkizun bera egiteak dakarren oinarrizko dokumentu-unitatea da. Administrazio-prozeduren izapideei dagozkien dokumentu zehatzetan gauzatzen dira dokumentu-tipoak.
El tipo documental es la unidad documental básica derivada del ejercicio de una misma función que presenta unas características estructurales similares. Los tipos documentales se materializan en documentos concretos que corresponden a los trámites de los procedimientos administrativos.
Dokumentuen tipologia eguneratzeko erantzukizuna artxiboaren eta dokumentazioaren arloan eskudun den zuzendaritzari dagokio, Euskal Autonomia Erkidegoko sail, entitate eta erakunde bakoitzean dokumentuen kudeaketaren ardura duten langileekin eta administrazio elektronikoan eskudun den zuzendaritzarekin lankidetzan.
La responsabilidad de la actualización de la tipología documental recae sobre la Dirección competente en materia de archivo y documentación, en colaboración con el personal responsable de gestión documental de cada departamento, entidad u organismo de la Comunidad Autónoma de Euskadi y con la Dirección competente en administración electrónica.
4.4.– Dokumentu elektronikoen formatuen estandarrak.
4.4.– Estándares de Formatos de Documentos Electrónicos.
Administrazio elektronikoko zerbitzuak neutraltasun teknologikoa ahalbidetzen duten baldintzetan eman ahal izatea errazteko, dokumentu elektronikoek Euskal Autonomia Erkidegoko administrazio publikoaren estandar teknologikoen dokumentuan jasotako formatuetan kodifikatuta egon beharko dute.
Al objeto de facilitar que los servicios de administración electrónica puedan prestarse en condiciones que permitan la neutralidad tecnológica, los documentos electrónicos deberán estar codificados en formatos recogidos en los estándares tecnológicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Dokumentu elektronikoen formatuak definitzeko ardura informatikaren eta telekomunikazioen arloan eskudun den zuzendaritzari dagokio.
La responsabilidad de la definición de los formatos de los documentos electrónicos es de la Dirección competente en materia de informática y telecomunicaciones.
4.5.– Metadatuen profila.
4.5.– Esquema de Metadatos.
Administrazioak bere metadatuen eskema sortu du, dokumentu elektronikoen edukia, testuingurua eta egitura jasotzen dituzten metadatuak euren bizi-ziklo osoan gehitzeko eta kudeatzeko modua definitzen duen tresna izateko.
La Administración se ha dotado de su propio esquema de metadatos, como instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
Metadatuen eskema eguneratzeko erantzukizuna artxiboaren eta dokumentazioaren arloan eskudun den zuzendaritzari dagokio, Euskal Autonomia Erkidegoko sail, entitate eta erakunde bakoitzean dokumentuen kudeaketaren ardura duten langileekin eta administrazio elektronikoan eskudun den zuzendaritzarekin lankidetzan.
La responsabilidad de la actualización del esquema de metadatos recae sobre la Dirección competente en materia de archivo y documentación, en colaboración con el personal responsable de gestión documental de cada departamento, entidad u organismo de la Comunidad Autónoma de Euskadi y con la Dirección competente en administración electrónica.
4.6.– Kontserbazio-egutegi orokorra.
4.6.– Calendario General de Conservación.
Kontserbazio-egutegi orokorra dokumentu-sail bakoitzarentzat artxibo-maila bakoitzean izan behar duen iraupena, kontserbatzeko epea eta eskuragarritasun-maila ezartzen dituen tresna da.
El calendario general de conservación es el instrumento que establece para cada una de las series documentales su permanencia en cada nivel de archivo, su plazo de conservación y su nivel de accesibilidad.
Kontserbazio-egutegi orokorra egin eta eguneratzearen erantzukizuna artxiboaren eta dokumentazioaren arloan eskudun den zuzendaritzari dagokio, COVASADek bere irizpena eman ondoren.
La responsabilidad de la elaboración y actualización del calendario de conservación corresponde a la Dirección competente en materia de archivo y documentación, previo dictamen de la COVASAD.
5.– Dokumentuen bizi-zikloa.
5.– Ciclo de vida de los documentos.
DEKP dokumentuen bizi-zikloaren fase guztiei aplikatzen zaie.
La PGDE es de aplicación a todas las fases del ciclo de vida de los documentos.
5.1.– Erregistroa.
5.1.– Registro.
Erregistroaren fasea dokumentuak izapide administratiboa izateko aurkeztu, jaso edo irteten diren uneari dagokio. Dokumentuak erregistratzen diren unean artxibo elektroniko bakarrean (Dokusi) sartzen dira.
La fase de registro tiene lugar en el momento en que se presenta, se recibe o se da salida a los documentos para su trámite administrativo. Cuando los documentos afectados se registran son incorporados al archivo electrónico único (Dokusi).
Fase horretan, emandako dokumentuak zaintzeko erantzukizuna erregistroaren arloko laguntza-bulegoena izango da.
Durante esta fase, la responsabilidad sobre la custodia de la documentación aportada recaerá sobre las oficinas de asistencia en materia de registro.
5.2.– Izapidetzea.
5.2.– Tramitación.
Izapidetzeko fasea administrazio-espedienteak ebazteko egin behar diren jarduketek osatzen dute.
La fase de tramitación consta de las diversas actuaciones que se deben llevar a cabo para la resolución de los expedientes administrativos.
Oro har, administrazio-prozedura hasteko, antolatzeko, bideratzeko, amaitzeko eta egikaritzeko faseak biltzen ditu.
Generalmente, incluye la iniciación, ordenación, instrucción, finalización y ejecución del procedimiento administrativo.
Fase horretan, dokumentazioa zaintzeko erantzukizuna administrazio-unitate izapidegilearena da.
Durante esta fase, la responsabilidad sobre la custodia de la documentación recaerá en la unidad administrativa tramitadora.
5.3.– Artxiboa.
5.3.– Archivo.
Izapidetzeko erabilitako kudeaketa-sistemetatik, hura amaitutakoan, espedienteak eta haien dokumentuak, bulegoko artxibo mailan, Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboa Kudeatzeko Sisteman txertatuko dira. Artxibo elektroniko bakarra (Dokusi) haren parte da.
Desde los sistemas de gestión utilizados para la tramitación, una vez finalizada ésta, los expedientes y sus documentos se integrarán, a nivel de archivo de oficina, en el Sistema de Gestión de Archivo de la Comunidad Autónoma de Euskadi, del cual forma parte el archivo electrónico único (Dokusi).
Hura kudeatu eta kontrolatzeko, Artxiboa Kudeatzeko Sistemak sistema informatiko bat dauka (AKS/SGA). Sistema horrek amaitutako espedienteei nahiz haien dokumentu elektronikoei buruzko informazioa eskuratzen du.
Para su gestión y control, el Sistema de Gestión de Archivo cuenta con un sistema informático (AKS/SGA). Este sistema obtiene la información, tanto de los expedientes finalizados, como de sus documentos electrónicos.
Halaber, artxibatzen diren dokumentu elektronikoak eurak izapidetzeko erabilitako kudeaketa-sistemetatik kontsultatu ahalko dira.
Así mismo, los documentos electrónicos archivados podrán consultarse desde los sistemas de gestión utilizados para su tramitación.
Dokumentazioa bulego izapidegilearen artxiboan dagoen bitartean, hura zaintzeko erantzukizuna administrazio-unitate bakoitzarena izango da.
Mientras la documentación permanezca en el archivo de la oficina tramitadora, la responsabilidad sobre su custodia recaerá sobre cada unidad administrativa.
Dokumentazioa artxibo nagusira transferitzen denean, hura zaintzeko erantzukizuna artxibo maila horrena izango da.
Cuando la documentación se transfiera al Archivo General, la responsabilidad de su custodia corresponderá a este nivel de archivo.
6.– Dokumentu elektronikoak kudeatzeko prozesuak.
6.– Procesos de gestión de documentos electrónicos.
Dokumentu elektronikoen bizi-zikloan dokumentuak kudeatzeko prozesu hauek sortzen dira:
Los procesos de gestión documental que se producen a lo largo del ciclo de vida de los documentos electrónicos son los siguientes:
6.1.– Dokumentu elektronikoak sortzea.
6.1.– Creación de documentos electrónicos.
Administrazioak sortutako dokumentu elektronikoek estandar teknologikoetan jasotzen diren formatuak bete behar dituzte.
Los documentos electrónicos creados por la Administración deben cumplir con los formatos recogidos en sus estándares tecnológicos.
Beharrezkoa izan daiteke dokumentu elektronikoek sinadura elektronikoa edukitzea. Halako kasuetan, sinadura elektronikoari eta ziurtagiri elektronikoei buruzko politika arautzen duen araudia bete beharko du hark.
Los documentos electrónicos podrán necesitar de una firma electrónica. En estos casos, ésta deberá ajustarse al reglamento que regule la política de firma electrónica y de certificados electrónicos.
Dokumentu elektronikoek identifikazio zenbaki bat beharko dute haien benetakotasuna paperezko euskarrian frogatu behar bada. Elektronikoki sortutako kode bat edo Euskal Autonomia Erkidegoko egoitza elektronikoa sartuz hura egiaztatzea ahalbidetzen duen beste egiaztapen-sistema bat erabiliko da horretarako. Kode hori izanda paperean inprimatutako kopia benetako kopiatzat hartuko da, 21/2012 Dekretuaren 46. artikuluaren arabera.
Los documentos electrónicos cuya autenticidad necesite ser acreditada en soporte papel requerirán de un localizador. Este consistirá en un código generado electrónicamente u otro sistema que permita su verificación mediante el acceso a la Sede Electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi. Este localizador otorga a la copia impresa en papel la consideración de copia auténtica, de conformidad con el artículo 46 del Decreto 21/2012.
6.2.– Dokumentu elektronikoen erregistroa.
6.2.– Registro de documentos electrónicos.
Dokumentu elektronikoen erregistroak dokumentu elektronikoak administrazioan sartu edo irten direla markatzen du, eta haien jarraipena ahalbidetzen du administrazio-izapideetan.
El registro de documentos electrónicos marca la entrada o salida de los documentos en la Administración, permitiendo el seguimiento de los mismos en los trámites administrativos.
21/2012 Dekretuaren 21. artikuluaren arabera, formatu digitala duten dokumentuak Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Publikoaren Erregistro Elektronikoan erregistratuko dira.
De conformidad con el artículo 21 del Decreto 21/2012 los documentos en formato digital se registrarán en el Registro Electrónico de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Administrazioak herritarren eskura jarriko ditu eskaera-eredu elektronikoak egoitza elektronikoan eta erregistroaren arloko laguntza-bulegoetan. Halaber, dokumentuak irakurtzea eta kontserbatzea ahalbidetzeko, izapidetzeko erabili beharko diren formatuen berri emango du.
La Administración pondrá a disposición de la ciudadanía modelos electrónicos de solicitudes en la sede electrónica y en las oficinas de asistencia en materia de registro. Así mismo, con el fin de posibilitar la lectura y conservación de los documentos electrónicos, informará sobre los formatos a los que deberán ajustarse para su tramitación.
Erregistroaren arloko laguntza-bulegoetako langileek, dagokien aplikazio korporatiboa erabiliz eta dokumentuak digitalizatzeko gidaliburuko gidalerroak betez, herritarrek erregistratzeko emandako dokumentuak digitalizatuko dituzte. Jarraian, dokumentuak itzuliko dizkiete aurkeztu dituztenei.
El personal de las oficinas de asistencia en materia de registro, mediante la aplicación corporativa correspondiente y siguiendo las directrices del Manual de Digitalización de Documentos, procederá a la digitalización de la documentación en soporte papel u otro aportada por la ciudadanía para su registro. Seguidamente, devolverá los documentos a quienes los hayan presentado.
6.3.– Dokumentu elektronikoak atzematea.
6.3.– Captura de documentos electrónicos.
Dokumentu elektronikoak atzemateak eta identifikazio kode bat jartzeak artxibo elektroniko bakarrean (Dokusi) sartzea dakarte eta haien identifikazioa bermatzen dute.
La captura de documentos electrónicos dotándolos de un identificador supone su incorporación al archivo electrónico único (Dokusi) y garantiza su identificación.
Atzematearen xede nagusia, biltegiratzeaz gain, dokumentuaren, haren ekoizlearen eta sortu zen testuinguruaren arteko erlazio bat ezartzea da. Hori lortzeko, Dokumentu elektronikoaren elkarreragingarritasuneko arau teknikoan zehaztutako derrigorrezko gutxieneko metadatuak esleitzen dira.
La finalidad principal de la captura, además del propio almacenamiento, es establecer una relación entre el documento, su productor y el contexto en que se originó. Esto se consigue mediante la asignación de los metadatos mínimos obligatorios definidos en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.
Dokumentu elektronikoaren atzematea dokumentuak kudeatzeko beste prozesu eta eragiketa batzuekin osatzen da (erregistroa, sailkapena, espediente elektronikoaren aurkibidea), Espediente elektronikoaren elkarreragingarritasuneko arau teknikoan adierazten denez.
La captura del documento electrónico se completa con otros procesos y operaciones de gestión documental (registro, clasificación, índice de expediente electrónico), tal y como se indica en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico.
Artxibo elektroniko bakarrean (Dokusi) sartuko dira administrazio-jarduketetan sortutako dokumentu elektroniko guztiak eta bai administrazio-prozeduren espedienteetan sartutakoak ere, elkarreragingarritasunaren bidez jasotako erantzunak eta benetako kopia elektroniko guztiak barne.
Se incorporarán al archivo electrónico único (Dokusi) todos los documentos electrónicos generados en actuaciones administrativas, así como los incorporados a los expedientes de procedimientos administrativos, incluyendo las respuestas recibidas mediante consulta de datos de otras administraciones y todas las copias auténticas electrónicas.
6.4.– Dokumentu elektronikoen banaketa.
6.4.– Distribución de documentos electrónicos.
Erregistratutako dokumentu elektroniko guztiak telematikoki banatu behar zaizkie eurak izapidetzeko ardura duten administrazio-unitateei.
Todos los documentos electrónicos registrados deben ser distribuidos telemáticamente a las unidades administrativas responsables de su tramitación.
6.5.– Dokumentu elektronikoen sailkapena.
6.5.– Clasificación de documentos electrónicos.
Izapidetze elektronikoaren aurretik, prozedura bakoitzak sailkapen-taulako dokumentu-sail bati lotuta egon behar du.
Como requisito previo a la tramitación electrónica, cada procedimiento debe estar relacionado con una serie documental del cuadro de clasificación.
Herritarrek emandako dokumentuak dagokien erregistro-idazpenari lotuta egongo dira. Antolatzeko eta bideratzeko faseetan, dagozkien administrazio-espedienteei esleituko zaizkie, eta prozedurako eta dokumentu-saileko kodea lotuko zaie.
Los documentos aportados por la ciudadanía estarán asociados a su asiento registral correspondiente. En las fases de ordenación e instrucción, serán asignados a los expedientes administrativos que les corresponda, asociándoseles código de procedimiento y de serie documental.
Prozedura bera erabiliko da Administrazioak sortutako dokumentu elektronikoekin.
De la misma manera, se procederá con los documentos electrónicos creados por la Administración.
6.6.– Dokumentu elektronikoen deskribapena.
6.6.– Descripción de documentos electrónicos.
Deskribapenak eskatzen diren dokumentuak identifikatzea eta berreskuratzea ahalbidetzen du. Horretarako, metadatuen eskema korporatiboaren bidez deskribatu behar dira.
La descripción permite identificar y recuperar los documentos que se soliciten. Para ello es necesario que sean descritos mediante el esquema de metadatos corporativo.
Dokumentua izapidetzean sartzen denean derrigorrez jakinarazi beharko da zer dokumentu tipologiakoa den.
Cuando un documento se incorpora a la tramitación será obligatorio informar de la tipología documental a la que pertenece.
6.7.– Dokumentu elektronikoetarako sarbidea.
6.7.– Acceso a los documentos electrónicos.
Dokumentu elektronikoetarako sarbidea uztailaren 22ko 174/2003 Dekretuak (Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren antolamendu eta funtzionamenduari buruzko Dekretua) VI. kapituluan eta hura garatzeko araudiak, nahiz Segurtasun Eskema Nazionalaren gidalerroek xedatutakoak arautzen du.
El acceso a los documentos electrónicos se rige por lo dispuesto en el Capítulo VI del Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Comunidad Autónoma de Euskadi y su normativa de desarrollo, así como por las directrices del Esquema Nacional de Seguridad.
Herritarrek 21/2012 Dekretuaren II. tituluak xedatutakoa betez eskuratu ahalko dituzte dokumentu elektronikoak. Titulu horretan, egoitza elektronikoa eta iragarki-taula arautzen dira.
La ciudadanía podrá acceder a los documentos electrónicos en los términos recogidos por el Título II del Decreto 21/2012, donde se regula la sede electrónica y el tablón electrónico de anuncios.
Goi-mailako kalifikazioa duten dokumentu elektronikoetarako sarbidea Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Elektroniko Bakarrean (Dokusi) geratuko da erregistratuta, abenduaren 13ko 15/1999 Lege Organikoak (Izaera Pertsonaleko Datuak Babesteari buruzko Lege Organikoa) xedatutakoaren arabera.
El acceso a los documentos electrónicos calificados de nivel alto quedará registrado en el archivo electrónico único (Dokusi) de la Comunidad Autónoma de Euskadi, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).
Administrazioek trukatuko dituzten, nahiz herritarrek kontsultatuko dituzten dokumentu eta espediente elektronikoek Elkarreragingarritasun Eskema Nazionalean eta hura garatzeko Elkarreragingarritasun Arau Teknikoetan formatuari, egiturari eta metadatuei buruz ezarritako gutxieneko baldintzak bete behar dituzte.
Los documentos y expedientes electrónicos que vayan a ser objeto de intercambio entre Administraciones, o consultados por la ciudadanía, deben cumplir con los requisitos de formato, estructura y metadatos mínimos establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus Normas Técnicas de Interoperabilidad para su desarrollo.
6.8.– Dokumentu elektronikoen kalifikazioa.
6.8.– Calificación de los documentos electrónicos.
Dokumentu elektronikoen kalifikazio-prozesuan balorazioa, eta kontserbazio-egutegietan ezartzen diren kontserbazio eta transferentzia epeen zehaztapena sartzen dira.
El proceso de calificación de los documentos electrónicos, incluye la valoración, determinación de plazos de conservación y transferencia de los documentos que se establezcan en los calendarios de conservación.
Kontserbazio-egutegiak artxiboan eta dokumentazioan eskudun den sailaren titularrak onartu beharko ditu, COVASADek irizpena eman eta gero.
Los calendarios de conservación, previo dictamen de la COVASAD, serán aprobados por la persona titular del departamento que ostente las competencias en materia de archivo y documentación.
6.9.– Dokumentu elektronikoak kontserbatzea.
6.9.– Conservación de documentos electrónicos.
Herritarren eta Administrazioaren arteko harremanen ebidentzia eta froga direnez gero, Administrazioaren jarduketetan erabili diren eta pertsonen eskubideei edo interesei eragiten dieten administrazio-ekintzak dauzkaten dokumentu elektroniko guztiak eta amaitutako prozedurei dagozkien dokumentu elektronikoak Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboa Kudeatzeko Sisteman kontserbatu beharko dira.
Dado su valor evidencial y probatorio en las relaciones entre la ciudadanía y la Administración, todos los documentos electrónicos que hayan sido utilizados en las actuaciones administrativas y que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares y los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados deberán conservarse en el Sistema de Gestión de Archivo de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Dokumentu elektronikoek euren bizi-ziklo osoan duten kontserbazioak haietarako sarbidea bermatu behar du. Hori dela-eta, aldian-aldian kontrol eta eguneraketa prozesuak egin behar dira, alde batetik, sinadura elektronikoak iraungitzea eta, bestetik, dokumentu elektronikoen formatuak zaharkitzea saihesteko.
La conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida debe garantizar el acceso a los mismos. Ello hace necesario realizar periódicamente procesos de control y actualización para evitar, por un lado, la caducidad de las firmas electrónicas y, por otro, la obsolescencia de los formatos de los documentos electrónicos.
Sinadura elektronikoaren balio-bizitza mugatua da. Sinadura elektronikoa kontserbatzeko, hura denbora-zigilu batez estali beharko da, zeinak haren balio-denbora adieraziko baitu. Denbora-zigilua eman duen agintariaren ziurtagiria iraungitzear dagoen unean, sinadura elektronikoa beste denbora-zigilu batez estaliko da. Denbora-zigilu horrek balio-denbora luzeago egingo du.
La firma electrónica tiene una vida útil limitada. Para conservarla, se deberá recubrir con un sello de tiempo que indicará su periodo de validez. En el momento en que el certificado de la autoridad de sellado de tiempo que lo ha emitido vaya a caducar, se volverá a recubrir la firma electrónica con otro sello de tiempo que prolongará su validez.
Dokumentu elektronikoen formatuak kontserbatzeko Estandar Teknologikoen Dokumentua hartu beharko da kontuan. Dokumentu horrek elkarreragingarritasun maila egokia ziurtatzeko administrazioak aplikatu behar dituen formatuei buruzko irizpideak eta gomendioak biltzen ditu.
Para la conservación de los formatos de los documentos electrónicos se deberá tener en cuenta el documento de estándares tecnológicos que comprende los criterios y recomendaciones de los formatos a aplicar por la Administración para asegurar un adecuado nivel de interoperabilidad.
Formatu bat zaharkitzeko arriskua dagoenean informazio-sistemen arloan eskudun den zuzendaritzak formatua aldatuta dokumentuen benetako kopia sortzeko prozedura normalizatuak aplikatuko ditu.
Cuando exista riesgo de obsolescencia de un formato la Dirección competente en materia de sistemas de información aplicará procedimientos normalizados de copiado auténtico de los documentos con cambio de formato.
Gauza bera gertatuko da formatu jakin bat Estandar Teknologikoen Dokumentuan onartutakoetatik desagertzen bada.
Lo mismo ocurrirá en el caso de que un determinado formato deje de figurar entre los admitidos en el documento de estándares tecnológicos.
6.10.– Dokumentu elektronikoen transferentzia.
6.10.– Transferencia de documentos electrónicos.
Administrazio-prozeduren espedienteak eta haien dokumentuak, haien izapidetzea amaitu denean, Artxiboak Kudeatzeko Sistemaren bulegoko artxibo mailan sartuko dira espedienteak kudeatzeko sistemetatik, zenbait transferentzia prozesu teknikoren bidez.
Los expedientes de los procedimientos administrativos y sus documentos, una vez hayan concluido su tramitación, se incorporarán desde los sistemas de gestión de expedientes al nivel de archivo de oficina del Sistema de Gestión de Archivo, mediante una serie de procesos técnicos de transferencia.
Kontserbazio-egutegi orokorrean ezarritako transferentzia-epeak betetakoan, bulegoko artxibotik artxibo nagusira transferituko dira, 174/2003 Dekretuan eta hura garatzeko arauetan xedatutakoaren arabera.
Una vez cumplidos los plazos de transferencia establecidos en el calendario general de conservación, serán transferidos desde el archivo de oficina al Archivo General, según lo dispuesto en el Decreto 174/2003 y en sus desarrollos normativos.
Dokumentuak dauden artxibo-mailako langileen ardura izango da transferentziak egitea.
El personal del nivel de archivo donde se encuentre la documentación será responsable de realizar las transferencias.
6.11.– Dokumentu elektronikoak espurgatzea.
6.11.– Expurgo de documentos electrónicos.
Dokumentuak espurgatzea dokumentuak ezabatzeko prozesua da. Haiek berreraikitzea eta ondoren erabiltzea galarazteko moduan egingo da prozesua.
Se entiende por expurgo de la documentación el proceso de eliminación de documentos. El proceso se realizará de tal manera que impida su reconstrucción y posterior uso.
Dokumentu elektronikoak espurgatzeko Ogasun eta Herri Administrazioko sailburuaren 2005eko abenduaren 19ko Aginduan (Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Instituzionaleko artxibo-sistemaren arautegiari buruzko Agindua) adierazitakoa beteko da.
El expurgo de los documentos electrónicos atenderá a lo expresado en la Orden 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administración Pública, del reglamento del sistema de archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Artxibo-maila guztietan aukeratu eta ezabatuko da dokumentazioa, kontserbazio-egutegi orokorrak dokumentu-sail bakoitzerako definitu dituen iraupen- eta kontserbazio-aldiak aintzat hartuta.
La selección y eliminación de la documentación se llevará a efecto en cada nivel de archivo en función de los plazos de permanencia y conservación que se hayan definido para cada serie documental en el calendario general de conservación.
Dokumentu elektronikoak suntsitzeko sistema Artxiboaren Kudeaketa Sistemaren (AKS/SGA) aplikazio informatikoan ezarritakoa da.
El sistema de destrucción de los documentos electrónicos es el implementado en la aplicación informática del Sistema de Gestión de Archivo (AKS/SGA).
6.12.– Dokumentuen benetako kopia elektronikoak.
6.12.– Copias auténticas electrónicas de documentos.
21/2012 Dekretuaren 43. artikuluak aipatzen dituen benetako kopia elektronikoak hauek egingo dituzte:
Las copias auténticas electrónicas a las que hace referencia el artículo 43 del Decreto 21/2012, se expedirán por:
a) Administrazio elektronikoan eskudun den organoak, 21/2012 Dekretuaren 55. artikuluan definitutako administrazio elektronikoaren zerbitzu komunek kudeatutako administrazio-prozeduretan egiten direnean.
a) El órgano competente en Administración Electrónica, cuando se realicen en los procedimientos administrativos gestionados por los Servicios Comunes de Administración Electrónica, definidos en el artículo 55 del Decreto 21/2012.
b) Organo eskudunek, arestiko paragrafoan aipatu zerbitzu komunak erabiltzen ez diren administrazio-prozeduren kasuetan.
b) Los órganos competentes, en los casos de procedimientos administrativos en los que no se utilicen los Servicios Comunes citados en el párrafo anterior.
Benetako kopiak eskuratzeko, digitalizazio prozesuan eskuratutako irudi digitalen edukiaren identitatea eta osotasuna maila ertaineko zigilu elektronikoaren bidez bermatuko dira. Zigilu elektronikoa kasu bakoitzean eskudun den organoak eskatuko du xede horretarako.
Para la obtención de copias auténticas, la autenticidad de la identidad y la integridad de contenido de las imágenes obtenidas en el proceso de digitalización se garantizarán mediante sello electrónico de nivel medio, que será solicitado para esta finalidad por el órgano competente en cada caso.
Benetako kopia elektronikoek jatorrizko dokumentuaren balio eta eraginkortasun juridiko berbera izango dute unean uneko prozedura zehatzean.
Las copias auténticas electrónicas tendrán la misma validez y eficacia jurídica que el documento original en el procedimiento concreto de que se trate.
Benetako kopia elektronikoak eskuratzeko Dokumentuak digitalizatzeko gidaliburuko gidalerroei jarraituko zaie.
La obtención de copias auténticas electrónicas se realizará siguiendo las directrices del Manual de Digitalización de Documentos.
6.13.– Paperezko edo elektronikoa ez den beste euskarri bateko jatorrizko dokumentuak benetako kopia elektronikoekin ordeztea.
6.13.– Sustitución de documentos originales en soporte papel o en otro soporte no electrónico por copias auténticas electrónicas.
21/2012 Dekretuaren 47. artikuluaren arabera, paperezko edo elektronikoa ez den beste euskarri bateko jatorrizko dokumentuak DEKP honetan ezartzen den moduan ordeztu ahalko dira.
De conformidad con el artículo 47 del Decreto 21/2012, los documentos originales en soporte papel o en otro soporte no electrónico podrán sustituirse en los términos que se establezcan en la presente PGDE.
Ordezteko, dokumentuak zaintzen dituen organoaren baimena beharko da, izan administrazio-unitate ekoizle bat, izan Artxiboa Kudeatzeko Sistema. Baimen horretan, halaber, ordeztuko diren dokumentuen funtsen xehetasunak sartuko dira eta ordezteko erabakiaren ebidentzia gisa artxibatuko da.
Para la sustitución, será necesaria la autorización del órgano que custodia la documentación, bien sea la unidad administrativa productora, bien sea el Sistema de Gestión de Archivo. Esta autorización incluirá, además, el detalle de los fondos documentales a sustituir y será archivado como evidencia de la decisión de sustitución.
Ordezteko baldintza orokorrak:
Condiciones generales de la sustitución:
a) COVASADek ordezteko aukera erabakiz baloratutako dokumentu-sail batekoak izan behar dute ezabatuko diren dokumentuek.
a) La documentación a eliminar deberá pertenecer a una serie documental valorada por la COVASAD en la que se determine la posibilidad de sustitución.
b) Balio historikoa edo artistikoa badute edo esanguratsuak izateagatik eurak kontserbatzea eta babestea gomendagarria bada, dokumentuak ez dira inolaz ere suntsituko.
b) En ningún caso se destruirán documentos con valor histórico, artístico o de carácter relevante que aconseje su conservación y protección.
c) Agindu honetan aurreikusi ez den beste edozein dokumentu ezabatzeko Euskal Autonomia Erkidegoko dokumentuen eta artxiboen araudian xedatutakoa beteko da.
c) La eliminación de cualquier otro documento diferente de los previstos en la presente Orden se regirá por lo contemplado en la normativa de documentos y archivos de Euskadi.
Dokumentuak ezabatzea
Eliminación de los documentos
Dokumentazioa suntsitzen denean, horren euskarria edozein dela ere, ezinezkoa izango da dokumentuak berritzea edo haietan gordetzen den informazioa berreskuratzea. Dokumentuak suntsitzeko sistema kasuan kasuko euskarri motara egokituko da.
La destrucción de la documentación, cualquiera que sea su soporte, garantizará la imposibilidad de reconstrucción de los documentos o la recuperación de la información en ellos contenida. El sistema de destrucción será el más adecuado para cada tipo de soporte.
Prozesu horren azken zeregina euskarri fisikoko dokumentuak suntsitu direla frogatzen duen dokumentu bat egitea izango da. Dokumentu hori ezabatzeko prozesuaren amaieraren ebidentzia gisa artxibatuko da.
La última tarea de este proceso será la elaboración de un documento acreditativo de la destrucción de los documentos en soporte físico. Este documento se archivará como evidencia del fin del proceso de eliminación.
7.– Prestakuntza.
7.– Formación.
Dokumentuen kudeaketari eta kontserbazioari lotutako zerbitzuak ematen dituzten pertsonek euren eginkizunak betetzeko ezaguera maila egokiak izan beharko dituzte. Administrazioko langileek dokumentu eta espediente elektronikoen kudeaketa eta kontserbazioari lotutako eginkizunetarako berariazko prestakuntza egokia jasoko dute.
Las personas que presten servicios relacionados con la gestión y la conservación documental deberán contar con los niveles de conocimiento adecuados para el cumplimiento de sus funciones. El personal perteneciente a la Administración recibirá la formación específica y adecuada para aquellas funciones relacionadas con la gestión y conservación de documentos y expedientes electrónicos.
7.1.– Prestakuntza programa.
7.1.– Programa de formación.
Funtzio publikoaren arloan eskumena duen zuzendaritzak dokumentu elektronikoaren kudeaketaren arloko edozein eginkizun edo erantzukizun mota duten langile guztiak sartuko ditu bere prestakuntza-planetako berariazko programetan. Prestakuntza hori Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundeak (IVAP) emango du.
La Dirección competente en materia de función pública incluirá en programas específicos de sus planes de formación a todo el personal que asuma cualquier tipo de función o responsabilidad en materia de gestión de documentos electrónicos. La mencionada formación será impartida por el Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP).
7.2.– Prestakuntzaren edukia.
7.2.– Contenido de la formación.
Prestakuntzaren edukia Euskal Autonomia Erkidegoko administrazio publikoak dokumentuen kudeaketari lotutako alderdiak antolatu, estandarizatu eta irizpide bat emateko onartutako dokumentuetan oinarrituko da. Besteak beste, hauek azpimarratu behar dira:
El contenido de la formación se basará en los documentos aprobados por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi para ordenar, estandarizar y dar criterio sobre aspectos relacionados con la gestión documental, entre los que cabe destacar:
Dokumentu Elektronikoak Kudeatzeko Politika
La Política de Gestión de Documentos Electrónicos
Zerbitzu Elektronikoak Kudeatzeko Eredua
Modelo de Gestión de Servicios Electrónicos
Eusko Jaurlaritzaren Dokumentuak Kudeatzeko Eredua
Modelo de Gestión Documental del Gobierno Vasco
Zerbitzu-katalogoaren gidaliburua
Guía del Catálogo de Servicios
Dokumentuak kudeatzeko metodologiak
Metodologías de gestión documental
Artxiboa Kudeatzeko Sistemaren (AKS/SGA) aplikazio informatikoa
Aplicación informática del Sistema de Gestión de Archivo (AKS/SGA)
Dokumentu elektronikoen kudeaketaren arloko prestakuntza-programa aldian-aldian ebaluatuko da eta ebaluazioaren ondorioen arabera doituko da.
El programa de formación en materia de gestión de documentos electrónicos se evaluará periódicamente y se ajustará de acuerdo con las conclusiones de la evaluación.
8.– Ikuskapena eta auditoretza.
8.– Supervisión y auditoría.
Administrazioko erakundeek aldian-aldiko ebaluazioak edo auditoretzak egin eta behar bezala dokumentatuko dituzte, DEKP egokia dela eta dokumentu elektronikoak kudeatzeko prozesuak bertan ezarritakoaren arabera egiten direla bermatzeko.
Las entidades pertenecientes a la Administración realizarán evaluaciones o auditorías periódicas, convenientemente documentadas, que garanticen la adecuación de la PGDE y que los procesos de gestión de documentos electrónicos se realicen conforme a lo establecido en la misma.
Dokumentuak kudeatzeko prozesuetan gauzatzen diren prozedurek eta ekintzek erregistroak sortuko dituzte prozedura horiek zuzen aplikatu izanaren ebidentziekin.
Los procedimientos y acciones seguidos en los distintos procesos de gestión documental generarán registros con las evidencias de la correcta aplicación de dichos procedimientos.
Dokumentu elektronikoak kudeatzeko politikaren ebaluazio eta auditoretzaren helburuak hauek dira:
Los objetivos de la evaluación y la auditoria de la política de gestión de documentos electrónicos son:
1.– Administrazioak dokumentu elektronikoen kudeaketaren arloan ezarritako politikak betetzen direla bermatzea.
1.– Garantizar el cumplimiento de las políticas fijadas por la Administración en materia de gestión de documentos electrónicos.
2.– Dokumentu elektronikoen kudeaketaren arloan erakunde baten errendimendua eta erabiltzaileen gogobetetze maila hobetzea.
2.– Mejorar el rendimiento de una organización y la satisfacción de las personas usuarias en materia de gestión de documentos electrónicos.
3.– Dokumentu elektroniko administratiboak epaiketa batean froga gisa onartzeko behar diren baldintzak betetzen direla bermatzea, hala eskatuko balitz.
3.– Garantizar que los documentos electrónicos administrativos cumplen los requisitos necesarios para ser aceptados como prueba en un juicio, si así se exigiera.
Ikuskapeneko erregistroak
Registros de supervisión
Dokumentuak kudeatzeko prozesu bakoitzaren arduradunek, prozesuek uzten dituzten ebidentzien arabera, politikaren funtsezko baldintzak beteko direla ikuskatuko dute. Baldintza horiek hauek dira:
El personal responsable de cada proceso de gestión documental supervisará, de acuerdo con las evidencias que dejan los procesos, el cumplimiento de los requisitos fundamentales de la política que se exponen a continuación:
Dokumentuak kudeatzeko prozesuen arduradunek euren ikuskapenaren erregistroa utziko dute.
El personal responsable de los procesos de gestión documental dejará registro de su supervisión.
Erregistro guztiak gutxienez hiru urtez kontserbatuko dira sortzen diren datatik. Epe hori igarotakoan, erregistroak ezabatu egingo dira.
Todo registro se conservará al menos durante un periodo de tres años desde la fecha de su creación. Una vez pasado ese tiempo, los registros se eliminarán.
Dokumentuak kudeatzeko prozesu bakoitzaren arduradunek aldian aldiko jarraipena egingo dute euren prozesuak DEKP honetan xedatutakoaren arabera egikaritzen ari direla zaintzeko. Halaber, kasu bakoitzean egokiak diren ekintza zuzentzaile edo prebentiboak hartu beharko dituzte, euren funtzionamenduan desbidera daitezkeela hautematen edo aurreikusten denean.
El personal responsable de cada proceso de gestión documental realizará un seguimiento periódico con el fin de velar que sus procesos se estén ejecutando conforme a lo establecido en esta PGDE. Asimismo deberá adoptar las acciones correctivas o preventivas adecuadas en cada caso, cuando se detecte o se prevea la posibilidad de una desviación en su funcionamiento.
Aldian aldiko auditoretzak
Auditorías periódicas
Egutegi bat ezarriko da aldian aldiko auditoretzak egiteko, eta artxiboan eta dokumentazioan eskudun den zuzendaritzaren ardura izango da honako jarduera hauek egitea:
Se establecerá un calendario para la realización de auditorías periódicas, siendo responsabilidad de la Dirección competente en archivo y documentación la realización de las siguientes actividades:
1.– Auditoretzak antolatzea.
1.– Planificación de las auditorías.
DEKPren ardura duten sailek eta erakundeek, erregistratutako ebidentziak berrikusi eta ikuskatu ondoren, auditoretzak planifikatzen dituzte, aurreko auditoretzen emaitzak eta egungo premiak kontuan hartuz.
Los departamentos y entidades responsables de la PGDE tras la revisión y supervisión de las evidencias registradas planifican las auditorías teniendo en cuenta los resultados de auditorías anteriores y las necesidades actuales.
Plangintza hori eragindako prozesuen arduradunei jakinaraziko zaie, gutxienez 15 egun lehenago.
Esta planificación se pondrá en conocimiento del personal responsable de los procesos afectados, con al menos 15 días de antelación.
2.– Auditoretzak egitea.
2.– Realización de las auditorías.
Auditoretzak barneko langileek egin edo administrazio-kontratuaren bidez esleituko dira.
Las auditorías se realizarán por personal interno o se adjudicarán mediante contrato administrativo.
3.– Ikuskaritzaren emaitzen txostena.
3.– Informe de los resultados de la auditoria.
Auditoretzaren txostena idatzi eta dokumentuen kudeaketaren arloan diharduten zuzendariei eta prozesu eta zerbitzuen arduradunei igorriko zaie.
El informe de la auditoria se redactará y se enviará al personal directivo implicado en materia de gestión documental y al personal responsable de los procesos y servicios.
4.– Ekintzak egitea.
4.– Realización de las acciones.
Auditatzen diren prozesuen arduradunek, DEKPren arduradunekin batera, aurkitzen diren desbiderapenen zioak aztertu, eta zuzentzeko eta/edo hobetzeko ekintza egokiak ezarriko dituzten, baita epea eta haiek gauzatzeko arduradunak ere.
Los responsables de los procesos auditados, en colaboración con los responsables de la PGDE, analizarán las causas de las desviaciones encontradas, y establecerán las acciones correctivas y/o de mejora adecuada, así como el plazo y el personal responsable de llevarlas a cabo.
5.– Hartutako ekintzen egiaztapena.
5.– Verificación de las acciones tomadas.
Auditoretza batean hartutako ekintzak egiaztatzea hurrengo auditoretzaren barruan sartuko diren puntuetako bat izango da, hautemandako desadostasunaren zioak ezabatu direla bermatzeko.
La verificación de las acciones tomadas en una auditoria será uno de los puntos del alcance de la auditoria siguiente, con el objeto de garantizar que se han eliminado las causas de no conformidad detectadas.
9.– Eguneraketa.
9.– Actualización.
DEKP dokumentu elektronikoen kudeaketa premietara egokitzen dela bermatzeko, artxibo eta dokumentazioaren arloan eta administrazio elektronikoaren arloan eskudun diren sailek aipatu politika eta dokumentuak kudeatzeko prozesuak eguneratuko dituzte.
Con el fin de garantizar la adecuación de la PGDE a las necesidades de gestión de los documentos electrónicos, los departamentos competentes en materia de archivo y documentación y en materia de administración electrónica actualizarán la mencionada Política y los procesos de gestión documental.
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