34. zk., 2006ko otsailaren 17a, ostirala

N.º 34, viernes 17 de febrero de 2006

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Xedapen Orokorrak

Disposiciones Generales

Ogasun eta Herri Administrazio Saila

Hacienda y Administración Pública

843

AGINDUA, 2005eko abenduaren 19koa, Ogasun eta Herri Administrazio sailburuarena; horren bidez, Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko artxibo sistemaren arautegia ezartzen da.

ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administración Pública, del reglamento del sistema de archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Uztailaren 3ko 7/1990 Legeak, Euskal Kultur Ondareari buruzkoak, Euskal Autonomia Erkidegoko Autonomia Estatutuaren 43.3 artikuluan xedatutakoa betez, Euskal Herriko ondarearen administrazioa, defentsa eta kontserbazioa arautu zituen. Lege hori garatze aldera, 232/2000 Dekretuak, azaroaren 21ekoak, Euskal Autonomia Erkidegoko artxibo-zerbitzuen eta dokumentu-ondarearen arauak onetsi ziren. Horren helburua arlo horren kudeaketa homogeneizatu eta koordinatzea eta Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Zerbitzuen eguneroko kudeaketan sortutako arazoei erantzuna ematea izan zen.

La Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 43.3 del Estatuto de Autonomía del País Vasco, procedió a regular la administración, defensa y conservación del Patrimonio del País Vasco. Y en desarrollo de dicha Ley, el Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, aprobaba un Reglamento regulador de los Servicios de Archivo y Patrimonio Documental del País Vasco, con el que se pretendía una homogeneización y coordinación de la gestión en dicha materia, dando respuesta a los problemas de la gestión diaria de los Servicios de Archivo de la Comunidad Autónoma.

Ondoren, uztailaren 22ko 174/2003 Dekretuak, Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioko Artxibo Sistemaren antolaketa eta funtzionamenduari buruzkoak, ezartzen duenari jarraiki, Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko artxiboen kudeaketan parte hartzen duten agenteen antolaketa eta funtzionamendua ezarri zen (artxibo horiek Euskal Herriko Artxiboen Sistema Nazionalean barneratzen dira).

Posteriormente, en virtud del Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, se determina la organización y el funcionamiento de los agentes que participan en la gestión de los archivos de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi, como parte integrante del Sistema Nacional de Archivos de Euskadi.

Halaber, dekretu horrek, azken xedapenetako bigarrenean, Ogasun eta Herri Administrazio Sailaren titulartasuna duenari ematen dio bera garatzeko ahalmena.

Este Decreto establece a su vez, en su Disposición Final Segunda, la facultad de quien ejerza la titularidad del Departamento de Hacienda y Administración Pública para dictar las disposiciones precisas para su desarrollo.

Hori horrela, agindu honek aipatutako artxibo-sistemaren arau-multzoa osatuko duen erregelamendua ezartzen du; horren bidez, arlo horretako prozesuak eta jarduketak zehazten ditu, baita Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko Artxibo Sisteman barneratzen diren artxiboetako bakoitzari esleitzen zaizkion erantzukizunak ere.

Siendo esto así, la presente Orden viene a establecer un reglamento que complete el marco normativo regulador del referido sistema de archivo, concretando los procesos y actuaciones en dicha materia, así como las responsabilidades que en relación a los mismos se asignan a cada uno de los archivos que se integran en el Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Agindu honen helburua da dokumentuen kudeaketa-lanak hobeto betetzeko ezinbesteko tresna Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko dokumentazioa ekoizten eta kudeatzen parte hartzen duten organismo eta langileen eskura jartzea; hori guztia, administrazioaren jarduna zuzendu behar duten kalitate eta gardentasunaren irizpideak aplikatuta.

Mediante esta Orden, se pretende proporcionar a los organismos y personal que intervienen en la producción y gestión de la documentación generada por la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi una herramienta indispensable para el mejor desempeño de las tareas de gestión documental, y ello siempre en el marco de la aplicación de criterios de calidad y transparencia que deben regir la actuación de la Administración.

Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren artxiboek zeregin aktiboa dute; izan ere, administrazioa modu eraginkorrean kudeatzeko zerbitzuak ematen dituzte, dokumentu-ondarea babestu eta zaintzeko funtsezko elementuak dira eta, horrez gain, arlo honetan herritarrek eta administrazioak berak dituzten eskubideak ere bermatzen dituzte.

Los archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi desarrollarán una función activa, en la medida en que proporcionan servicios para una eficaz gestión de la Administración y, al mismo tiempo, constituyen elementos clave en la protección y custodia del patrimonio documental garantizando, asimismo, los derechos de los ciudadanos y de la propia Administración en este ámbito.

Arautegian, batetik, hori behar bezala ulertzeko beharrezkoak diren oinarrizko kontzeptuak definitzen dira; horiei esker, harremanetarako mintzaira komuna erabil dezakete dokumentazioa sortzen duten unitateek eta artxiboen arduradunek. Bestetik, berriz, printzipio orokorrak ezartzen dira dokumentazioa landu, kontserbatu, bertara jo eta eskaintzeko; dokumentuen tratamenduari buruzko alderdi espezifikoak kasuan kasuko eskuliburuetan garatuko dira. Azkenik, sistemako artxibo guztien prozesu eta zeregin tekniko guztiak arautzen dira.

En el Reglamento se contempla, por una parte, la definición de los conceptos básicos y necesarios para su correcta comprensión, facilitando el uso de un lenguaje común de relación entre las unidades productoras de la documentación y los responsables de los archivos. Por otra parte, se establecen unos principios generales para el tratamiento, conservación, acceso y servicio de la documentación, dejando el desarrollo de aspectos específicos del tratamiento documental para su concreción en los correspondientes manuales. Y, finalmente, se procede a la regulación de los procesos y tareas técnicas comunes a todos los archivos del Sistema.

Hori guztia dela-eta, honako hau

Por todo ello,

XEDATU DUT:

DISPONGO:

I. TITULUA

TÍTULO I

XEDAPEN OROKORRAK

DISPOSICIONES GENERALES

1. artikulua.– Xedea.

Artículo 1.– Objeto.

Arautegiak honako xede hauek ditu:

Es objeto del Reglamento:

a) Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko Artxibo Sisteman barneratzen diren artxiboen arteko dokumentu-fluxuak arautzea.

a) La regulación de los flujos de documentación entre los distintos archivos que se integran en el Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

b) Artxibo horietako bakoitzean prestatu beharreko dokumentazioa lantzeko prozesu eta jarduerak finkatzea.

b) La normalización de los distintos procesos y actividades de tratamiento de la documentación a realizar en cada uno de estos archivos.

c) Pertsona fisiko eta juridikoei artxiboetara jotzeko eskubidea gauzatze aldera beharrezkoak diren jarduketak zehaztea.

c) Determinar las actuaciones necesarias en orden a facilitar el derecho de acceso a los archivos a las personas físicas y jurídicas.

2. artikulua.– Aplikazio-eremua.

Artículo 2.– Ámbito de aplicación.

Arautegi honetan jasotako xedapenak Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko Artxibo Sistema osoari aplikatuko zaizkio.

Las disposiciones contenidas en el presente Reglamento serán de aplicación en todo el Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

3. artikulua.– Definizioak eta oinarrizko kontzeptuak.

Artículo 3.– Definiciones y conceptos básicos.

Arautegi hau aplikatze aldera eta bertan xedatutakoa behar bezala uler dadin, indarreko legerian artxiboei dagokienez garatzen diren oinarrizko kontzeptuak aplikatuko dira:

En la aplicación de este Reglamento y para la correcta comprensión de lo en él dispuesto, serán de aplicación los conceptos archivísticos básicos desarrollados en la legislación vigente:

a) Dokumentaziorako sarbidea izateak esan nahi du dokumentazioa kontsultak egiteko eskuragarri dagoela.

a) Se entiende por Acceso a la documentación la disponibilidad de la misma para su consulta.

b) Artxiboa dokumentu-funtsen tratamendu teknikoaz, hedapenaz eta kontserbazioaz arduratzen den instantzia da.

b) Se entiende por Archivo, la instancia responsable del tratamiento técnico, difusión y conservación de los fondos documentales.

c) Kontserbatzeko egutegiak esaten dugunean, dokumentu-segidak identifikatu eta azpisistemetako bakoitzean mantendu beharreko denbora, kontserbazio- edo ezabatze-maila eta eskuragarritasuna ezartzen dituzten tresnez ari gara.

c) Se entiende por Calendarios de conservación los instrumentos que identifican las series documentales y establecen su permanencia en cada subsistema, su nivel de conservación o eliminación y su accesibilidad.

d) Dokumentuen bizi-zikloa dokumentuak igarotzen dituen faseen multzoa da: sorrera, mantentzea, erabilera eta ezabapena edo behin betiko kontserbazioa.

d) Se entiende por Ciclo de vida de los documentos, la agrupación de fases por las que atraviesa un documento: creación, mantenimiento, uso y eliminación o conservación definitiva.

e) Sailkapen-koadroa dokumentu-funtsaren antolaketa islatu eta horren egituraren funtsezko datuak jasotzen dituen kudeaketa-tresna da.

e) Se entiende por Cuadro de Clasificación el instrumento de gestión que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura.

f) Dokumentu-funtsen deskribapenean artxibo-dokumentuak aztertzen dira eta dokumentu-funtsak ezagutzea eta kontsultatzea ahalbidetzen duten tresnak prestatzen dira.

f) Se entiende por Descripción de los fondos documentales el análisis de los documentos de archivo y la elaboración de instrumentos que faciliten el conocimiento y consulta de los fondos documentales.

g) Artxibo-dokumentua erakunde, entitate edo gizabanakoren batek bere zereginak burutzerakoan jaso, sortu edo kontserbatzen duen erregistratutako informazio guztia da, horren forma eta ezaugarri fisikoak edozein direla ere.

g) Se entiende por Documento de archivo, toda información registrada, independientemente de su forma y características físicas, recibida, creada o conservada por una institución, entidad o individuo en el desempeño de sus funciones.

h) Artxibo-dokumentazioa ez bezala, informazio-laguntzako dokumentazioa administrazioak kudeaketa administratiboa errazte aldera informazioa lortzeko bakarrik erabiltzen dituen dokumentuak dira (inprimakiak, arauzko xedapenen fotokopiak, liburuxkak eta abar). Hortaz, dokumentazio hori ez da espedienteetan integratuko, ezta artxiboetan mantenduko ere.

h) En contraposición a la documentación de archivo, se considera Documentación de apoyo informativo a aquellos documentos (impresos, fotocopias de disposiciones normativas, folletos, etc.) cuya utilidad para la Administración radica exclusivamente en su contenido informativo para apoyo de la gestión administrativa, por tanto no es documentación susceptible de integración en los expedientes ni de conservación en los archivos.

i) Artxiboko dokumentu elektronikoa euskarri elektronikoan emandako artxiboko dokumentu orori esaten zaio, bai aplikazio informatikoaren bidez sortutakoari bai digitalizatuari.

i) Se entiende por Documento electrónico de archivo todo documento de archivo en soporte electrónico ya sea porque se ha creado mediante una aplicación informática o bien porque se ha digitalizado.

j) Ezinbesteko dokumentuak Herri Administrazioak garatzen dituen zeregin eta jarduera erabakigarriak behar bezala gauzatze aldera beharrezkoak diren funtsezko dokumentuak dira.

j) Se entiende por Documentos Vitales el conjunto de documentos esenciales, que se consideran necesarios para asegurar el normal desarrollo de las funciones y actividades críticas desarrolladas por la Administración Pública.

k) Espedientea administrazio-ebazpenaren aurrekari eta oinarri gisa hartzen diren dokumentu eta jardunen multzo ordenatua da; halaber, espedienteak administrazio-ebazpena gauzatzera bideratutako izapideak ere barneratzen ditu.

k) Se entiende por Expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

l) Dokumentazioa garbitzea edozein bitarteko erabilita dokumentuak ezabatu edo kentzeko prozesua da, aurrerago berritu eta erabil ez daitezen.

l) Se entiende por Expurgo de la documentación el proceso de eliminación o borrado de documentos por cualquier medio que impida su reconstrucción y posterior uso.

m) Artxibo-funtsa modu antolatuan kontserbatuta dagoen dokumentu-multzo organikoa da, bertan jasotako informazioa behar bezala hedatzen dela bermatzeko.

m) Se entiende por Fondo de archivo, todo conjunto orgánico de documentos, conservado de manera organizada de forma que se garantice la difusión conveniente de su información.

n) Dokumentazioaren kudeaketa administrazio-unitate sortzaileek dokumentuen azterketa ahalik eta eraginkor eta errentagarriena izatea lortzera bideratutako zeregin eta prozesu teknikoen multzoa da.

n) Se entiende por Gestión de la Documentación el conjunto de tareas y procesos técnicos orientados a obtener la mayor eficacia y rentabilidad en el tratamiento de los documentos por parte de las unidades administrativas productoras de la misma.

o) Dokumentuen identifikazioa informazioa biltzeko eta administrazioak sortutako dokumentu-segidetako bakoitza aztertzeko prozesua da.

o) Se entiende por Identificación documental el proceso de recopilación de información y estudio de cada una de las series documentales generadas por la Administración.

p) Deskribapen-tresnak dokumentu-unitateen multzoa aipatu edo deskribatzen du eta dokumentuak kokatu eta berreskuratzea ahalbidetzen du. Egindako deskribapenaren arabera, deskribapen-tresnetan xehetasun-maila bat izango du informazioak: hau da, informazio zabala eta orokorra izan daiteke edo deskribapen espezifiko eta zehatzagoa.

p) Se entiende por Instrumento de Descripción el documento que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales y que permite la localización y recuperación de los documentos. Dependiendo de la descripción realizada, los instrumentos de descripción podrán presentar distinto nivel de detalle de la información: desde una información amplia y genérica, hasta una descripción más específica y concreta.

q) Dokumentu-funtsen erreprografia artxiboan jasotako dokumentu-funtsak kopiatu edo mikrokopiatzeko teknika eta prozeduren multzoa da.

q) Se entiende por Reprografía de fondos documentales el conjunto de técnicas y procedimientos de copia o microcopia de los fondos documentales conservados en el archivo.

r) Zaharberritzea hondatutako zatia eta jasandako kalteak konponduta dokumentuen osotasun fisiko eta funtzionala leheneratzea da, baita –ahal den neurrian– dokumentuak jatorrizko egoerara ekartzea ere; hori guztia, dokumentuaren originaltasuna eta osotasuna errespetatuta eta ukitu gabeko eta zaharberritutako dokumentu-zatien arteko bereizketa eginez.

r) Se entiende por Restauración el proceso técnico que tiene por objeto recuperar la integridad física y funcional de los documentos mediante la corrección del deterioro y los daños sufridos, y la restitución de los documentos a su estado original en la medida en que sea posible, teniendo en cuenta el respeto a la originalidad e integridad del documento y la distinción entre la parte del documento no tratada y la parte restaurada.

s) Dokumentazioaren aukeraketa Kontserbatzeko Egutegian ezartzen diren epeen barruan ezabatu edo kontserbatuko diren dokumentuak zehazteko prozesua da.

s) Se entiende por Selección de la documentación el proceso de determinación de los documentos que van a ser objeto de eliminación o conservación de acuerdo con los plazos que se establezcan en el Calendario de Conservación.

t) Dokumentu-segida prozedura-arauaren bidez erregulatutako administrazio-eginkizun edo jarduera garatzerakoan sortzen diren dokumentu edo espedienteen multzoa da.

t) Se entiende por Serie documental, el conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una función o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento.

u) Artxibo-sistema artxiboen kudeaketari lotutako arau, organo, zentro eta zerbitzuen multzoa da.

u) Se entiende por Sistema de Archivo el conjunto de normas, órganos, centros y servicios vinculados a la gestión de los archivos.

v) Dokumentu tipoa oinarrizko dokumentu-unitatea da. Horren egituraren ezaugarriak antzekoak dira, zeregin bera burutzearen ondorioz egindakoak eta organo edo unitate zehatz batek sortuak prozedura-arauaren bidez erregulatutako eskumen zehatza garatze aldera.

v) Se entiende por Tipo Documental la unidad documental básica, que presenta unas características estructurales similares derivada del ejercicio de una misma función y producida por un determinado órgano o unidad en el desarrollo de una competencia concreta que viene regulada por una norma de procedimiento.

w) Dokumentu-balorazioa dakartzaten ondorioen eta biltzen duten informazioaren arabera artxiboko dokumentuek dituzten balioak aztertu eta zehazteko prozesua da. Balio horiek dokumentazioa aldi baterako edo betirako kontserbatzea baldintzatzen dute.

w) Se entiende por Valoración documental el proceso de análisis y determinación de los valores de los documentos de archivo en función de los efectos que causan y de la información que contienen. Estos valores condicionan la conservación temporal o permanente de la documentación.

x) Dokumentuen oinarrizko balioa horiek sortzeak duen berehalako xedearekin erlazionatuta dago. Balio nagusien artean, balio juridiko administratiboa, zerga-balioa eta balio judiziala barneratu behar dira.

x) Se entiende por Valor primario de los documentos el que va unido a la finalidad inmediata de su producción. Entre los valores primarios se incluyen el jurídico-administrativo, el fiscal y el judicial.

y) Dokumentuen bigarren mailako balioa sortu zenean definitu ez ziren arrazoietan oinarritutako da. Bigarren mailako balioak informaziokoak eta historikoak dira.

y) Se entiende por Valor secundario de los documentos aquel que responde a motivos no definidos inicialmente en su creación. Son valores secundarios los de carácter informativo e histórico.

II. TITULUA

TÍTULO II

EUSKAL AUTONOMIA ERKIDEGOKO ADMINISTRAZIO OROKORREKO ETA ADMINISTRAZIO INSTITUZIONALEKO ARTXIBOEN ANTOLAMENDUA ETA FUNTZIONAMENDUA

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL E INSTITUCIONAL DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE EUSKADI

I. KAPITULUA

CAPÍTULO I

EUSKAL AUTONOMIA ERKIDEGOKO ADMINISTRAZIO OROKORREKO ETA ADMINISTRAZIO INSTITUZIONALEKO ARTXIBOAK

ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL E INSTITUCIONAL DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE EUSKADI

4. artikulua.– Tipologia.

Artículo 4.– Tipología.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko Artxibo Sisteman honako azpisistema hauek ezartzen dira:

En el Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi se establecen los siguientes subsistemas:

– Kudeaketako edo bulegoko artxiboak.

– Archivos de gestión o de oficina.

– Administrazio Instituzionaleko artxibo zentralak.

– Archivos centrales de la Administración Institucional.

– Artxibo Nagusia.

– Archivo General.

– Lurraldeko artxiboak.

– Archivos territoriales.

– Artxibo Historikoa.

– Archivo Histórico.

5. artikulua.– Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko Kudeaketako edo Bulegoko Artxiboak.

Artículo 5.– Archivos de Gestión o de Oficina de la Administración General e Institucional.

1.– Kudeaketako edo bulegoko artxiboek Eusko Jaurlaritzaren sail, erakunde autonomo, zuzenbide pribatuko ente publiko eta sozietate publikoetan nagusi diren administrazio-unitateetako dokumentazioa barneratzen dute; dokumentazio hori bat dator dokumentuen bizi-zikloaren hasierako aldiarekin edo aldi aktiboarekin.

1.– Los archivos de gestión o de oficina están integrados por la documentación existente en las unidades administrativas en que orgánicamente se estructuran los diferentes Departamentos, Organismos Autónomos, Entes Públicos de Derecho Privado y Sociedades Públicas del Gobierno Vasco, documentación que se corresponde con la etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos.

2.– Kudeaketako artxiboei honako zeregin hauek dagozkie:

2.– Es responsabilidad de los archivos de gestión:

a) Unitate ekoizleak izapidetze-aldian sortutako dokumentuak kontrolatzea.

a) El control de los documentos generados por la actividad de la unidad productora durante el plazo de tramitación.

b) Espedienteak osorik eta behar bezala gordetzea, espediente bereko dokumentazioa barreiatu eta zatikatu ez dadin.

b) La correcta conservación de los expedientes completos, de manera que se evite la dispersión y fraccionamiento de la documentación perteneciente a un mismo expediente.

c) Dokumentazioa identifikatu, sailkatu eta ekoiztea, errazagoa izan dadin horiek aurkitzea eta eskuratzea.

c) La identificación, clasificación y descripción de la documentación para facilitar su localización y acceso.

d) Artxibo horietako dokumentazioaren kontsultak eta maileguak kudeatzea.

d) La gestión de las consultas y préstamos de la documentación existente en estos archivos.

e) Dokumentazioa garbitzea edo lekualdatzea, horretarako ezarritako kontserbatzeko egutegiak eta prozesu horiei dagozkien arauak aintzat hartuta.

e) La realización de las tareas de depuración y expurgo o transferencia de la documentación teniendo en cuenta los calendarios de conservación definidos para la misma y la normativa relativa a estos procesos.

3.– Arau orokor gisa, dokumentazioa administrazio-izapideek iraun artean mantenduko da artxibo horietan. Urtean behin, artxiboko hurrengo mailara transferituko dira amaituta dauden espedienteak, Kontserbatzeko Egutegian ezarritako epeei jarraiki.

3.– Como norma general, la documentación permanecerá en estos archivos mientras dure su tramitación administrativa. Una vez al año se transferirán al siguiente nivel de archivo los expedientes que se hayan concluido, siguiendo los plazos establecidos en el Calendario de Conservación.

4.– Dokumentu-segida batzuk maiz kontsultatzen badira, Artxibo Sistemaren Zuzendaritza Nagusiak baimena emango du kudeaketako artxiboak behar den denboraz bertan geratzeko.

4.– En el supuesto de que determinadas series documentales sean objeto de frecuente consulta, la Dirección del Sistema de Archivo autorizará la permanencia de las mismas en los archivos de gestión mientras sea necesario.

6. artikulua.– Administrazio Instituzionaleko artxibo zentralak.

Artículo 6.– Los Archivos Centrales de la Administración Institucional.

1.– Administrazio Instituzionaleko artxibo zentralak Euskal Autonomia Erkidegoko erakunde autonomo, zuzenbide pribatuko entitate publiko eta sozietate publikoek sortutako dokumentazioa antolatu, babestu eta kontserbatzeaz arduratuko dira.

1.– Los archivos centrales de la Administración Institucional son responsables de la organización, custodia y conservación de la documentación generada por los Organismos Autónomos, Entes Públicos de Derecho Privado y Sociedades Públicas que integran la Administración Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

2.– Administrazio Instituzionaleko artxibo zentralek honako zeregin hauek dituzte:

2.– Son funciones de los Archivos Centrales de la Administración Institucional:

a) Dagokien entitateko administrazio-unitateen kudeaketako edo bulegoko artxiboei aholku ematea.

a) El asesoramiento a los archivos de gestión o de oficina de las unidades administrativas de su entidad.

b) Organismoak sortutako dokumentazioa behar bezala eta instalazio egokietan kontserbatzea. Dokumentazio hori dokumentu-funts bakarrean bilduko da.

b) La correcta conservación de la documentación generada por el organismo en instalaciones adecuadas. Esta documentación dará lugar a un único fondo documental.

c) Organismoaren dokumentuen sailkapen-koadroa prestatzea.

c) La elaboración del cuadro de clasificación documental del organismo.

d) Dokumentazioa identifikatu, sailkatu eta ekoiztea, errazagoa izan dadin horiek aurkitzea eta eskuratzea.

d) La identificación, clasificación y descripción de la documentación para facilitar la localización y acceso a la misma.

e) Artxibo horietako dokumentazioaren kontsultak eta maileguak kudeatzea.

e) La gestión de las consultas y préstamos de la documentación existente en estos archivos.

f) Dokumentazioa garbitzea, horretarako ezarritako kontserbatzeko egutegiak eta garbitze-lanak kontrolpean garatzeko arautegia aintzat hartuta.

f) La realización de las tareas de expurgo de la documentación, teniendo en cuenta los calendarios de conservación definidos para la misma y la normativa para su ejecución controlada.

g) Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Nagusira dokumentazioa transferitzea, bi artxiboek adostutako epeen barruan.

g) La realización de transferencias de documentación al Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi en los plazos que se acuerden con el mismo.

3.– Oro har, ez da lekualdatuko 10 urte baino gutxiago duen dokumentaziorik, entitatea desegitera doanean izan ezik, orduan nahitaez geratuko baita Administrazioaren Artxibo Nagusiaren zaintzapean.

3.– Como norma general no se transferirán al Archivo General documentación con una antigüedad inferior a los 10 años, salvo en caso de disolución de la Entidad en que necesariamente deberá pasar a su custodia porel Archivo General de la Administración.

7. artikulua.– Artxibo Nagusia.

Artículo 7.– El Archivo General.

1.– Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko Artxibo Nagusiak, behin kudeaketako edo bulegoko artxiboetan eta Administrazio Instituzionaleko artxibo zentraletan egonaldia amaituta, horietatik datorkion dokumentazioa jaso eta kudeatzen du. Era berean, Estatuko Administrazioak edo foru-administrazioek bidalitako dokumentazioa ere bilduko du, Euskal Autonomia Erkidegoaren aldeko eskumen-transferentzia dela-eta.

1.– El Archivo General de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi recibe y gestiona la documentación remitida por los archivos de gestión o de oficina y por los archivos centrales de la Administración Institucional, una vez finalizado el plazo de permanencia en estos archivos. Asimismo recibirá la documentación remitida por la Administración del Estado o por las Administraciones Forales en virtud del traspaso de competencias a la Comunidad Autónoma de Euskadi.

2.– Artxibo honek honako eginkizun orokor hauek burutzen ditu artxiboko dokumentazioa kudeatu eta aztertzeari dagokionez:

2.– Este archivo realiza las siguientes funciones generales en relación a la gestión y tratamiento de la documentación de archivo:

a) Administrazio Orokorraren kudeaketako artxiboetatik, Administrazio Instituzionalaren artxibo zentraletatik nahiz beste herri-administrazio batzuetatik datorren dokumentazioa jaso eta kontrolatzen du, kasuan kasu transferitzen diren eskumenak aintzat hartuta.

a) La recepción y control de la documentación procedente de los archivos de gestión de la Administración General, de los archivos centrales de la Administración Institucional, así como de otras Administraciones Públicas en virtud del traspaso de competencias que se aprueben.

b) Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak onesten dituen inter vivos edo mortis causa eskuratze-egintzen ondoriozko dokumentu-funts berriak bildu, kontrolatu eta antolatzen ditu, hala badagokio.

b) La recepción, control y organización, si procede, de nuevos fondos documentales como consecuencia de actos inter vivos o mortis causa de adquisición aprobados por la Dirección del Sistema de Archivo.

c) Lehendik ere bazeuden dokumentu-funtsak antolatzen ditu.

c) La organización de fondos documentales ya existentes en este archivo.

d) Artxibo honetako dokumentazioaren kontsultak eta maileguak kudeatzen ditu.

d) La gestión de las consultas y préstamos de la documentación depositada en el archivo.

e) Dokumentazioa garbitzen du, Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Dokumentazioa Kontserbatzeko Egutegietan ezarritako epeen barruan.

e) La realización del expurgo de la documentación en los plazos previstos en el Calendario de Conservación de la Documentación de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

f) Dokumentu-funtsak kontserbatu eta zaintzen ditu dokumentazioak Artxibo Nagusian eman behar duen aldian zehar.

f) La conservación y custodia de los fondos documentales existentes durante el plazo de permanencia de la documentación en el Archivo General.

g) Modu iraunkorrean kontserbatu beharreko dokumentazioa Artxibo Historikora transferitzen du.

g) La transferencia al Archivo Histórico de aquella documentación para la que se establece su conservación permanente.

h) Dokumentazioa identifikatu eta baloratzeko prozesuetan parte-hartze aktiboa du. Prozesu horien bidez, honakoak gauzatzen dira:

h) Participación activa en los procesos de identificación y valoración de la documentación, de los que resultan:

1.– Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko dokumentazioa kontserbatzeko egutegia prestatzen da.

1.– El Calendario de Conservación de la Documentación de la Administración General a Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

2.– Dokumentu-segidek Sistemako artxiboetan eman duten denbora zehazten da eta, horrekin batera, dokumentazioa zenbatero transferitu behar den planifikatzen da.

2.– La concreción de los plazos de permanencia de las series documentales en los archivos del Sistema y, con ello, la programación de las transferencias periódicas de documentación.

3.– Administrazioaren dokumentazioan eragina duen irisgarritasunaren irizpideak zehazten dira.

3.– La concreción de los criterios de accesibilidad que afecta a la documentación de la Administración.

4.– Administrazio horretako dokumentu-ekoizpena arrazionalizatu eta normaltzeko ahaleginak egiten dira.

4.– Apoyar en la racionalización y normalización de la producción documental de dicha Administración.

i) Artxiboak kudeatzeko prozedura teknikoen, horiek kontrolatzeko tresnen eta dokumentazioa kontserbatzeko egutegiaren jarraipena eta berrikuspena egiten ditu.

i) Seguimiento y revisión, en su caso, de los procedimientos técnicos de gestión de archivo, de los instrumentos de control de los mismos y del calendario de conservación de la documentación definido.

j) Artxiboko dokumentu-funtsei buruzko informazioa ematen du.

j) Información y difusión de los fondos documentales del archivo.

k) Lankidetza- eta sustapen-jarduerak bultzatzea Sistematik kanpo dauden beste artxibo batzuekin eta Euskal Autonomia Erkidegoko erakunde komunekin, besteak beste, prestakuntza-ikastaroak antolatzeari eta beste funts batzuen inguruko informazioa emateari dagokienez.

k) Promoción de actividades de cooperación y fomento con otros archivos externos al Sistema y con las administraciones locales y las instituciones comunes de la Comunidad Autónoma de Euskadi en lo relativo a la organización de cursos de formación, a la información sobre existencia de fondos complementarios, etc.

3.– Arau orokor moduan, dokumentazioa artxibo honetan gehienez berrogeita hamar urtez egongo da, administrazioan duten indarraldia amaitzen denetik zenbatzen hasita.

3.– Como norma general, la documentación permanecerá en este archivo durante un plazo no superior a los cincuenta años, una vez concluida su vigencia administrativa.

8. artikulua.– Lurraldeko artxiboak.

Artículo 8.– Los Archivos Territoriales.

1.– Lurraldeko artxiboak Eusko Jaurlaritzak lurralde historikoetan dituen kudeaketa zentralizatuko eraikinetan kokatuta dauden Artxibo Nagusiaren ordezkaritzak dira.

1.– Los archivos territoriales constituyen las delegaciones del Archivo General en los edificios de gestión centralizada del Gobierno Vasco en los Territorios Históricos.

2.– Lurraldeko artxiboen zereginak honako hauek dira:

2.– Son funciones de los archivos territoriales:

a) Eusko Jaurlaritzak lurralde historikoetan dituen kudeaketa zentralizatuko eraikinetan kokatuta dauden kudeaketako artxiboetatik datorren dokumentazioa hartzea eta kontrolatzea.

a) La recepción y control de la documentación procedente de los archivos de gestión localizados en los edificios de gestión centralizada del Gobierno Vasco en los Territorios Históricos.

b) Dokumentazioaren kontsultak eta maileguak kudeatzea.

b) La gestión de las consultas y préstamos de la documentación.

c) Bertan jasotako dokumentu-funtsak kontserbatzea eta zaintzea.

c) La conservación y custodia de los fondos documentales en ellos depositados.

d) Dokumentazioa garbitzea eta/edo Artxibo Nagusira transferitzea, dagokion kontserbatzeko egutegia eta prozesu horiei dagozkien arauak aintzat hartuta.

d) La realización de las tareas de expurgo y/o transferencia de la documentación al Archivo General teniendo en cuenta el Calendario de Conservación de la Documentación, y la normativa relativa a estos procesos.

e) Artxibo Sistemaren Zuzendaritzarekin lankidetzan aritzea dokumentazioa kudeatzeko tresnak eguneratzen; batez ere, artxiboetan jasotako dokumentazioa deskribatzeko tresnak behar bezala erabili eta mantentzeaz arduratzen da.

e) La colaboración con la Dirección del Sistema de Archivo en la actualización de los instrumentos de gestión de la documentación, responsabilizándose de la cumplimentación y mantenimiento de los instrumentos de descripción de la documentación en ellos depositada.

9. artikulua.– Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko Artxibo Historikoa.

Artículo 9.– Archivo Histórico de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

1.– Uztailaren 22ko 174/2003 Dekretuak, Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren antolamenduari eta funtzionamenduari buruzkoak, lehen xedapen gehigarrian dioenarekin bat etorriz, Eusko Jaurlaritzaren Artxibo Historikoa indarrean jarri artean, kultur ondareari buruzko 7/1990 Legean aurreikusitako baldintzetan historikotzat jotzen den dokumentazio guztia, Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorraren eta Administrazio Instituzionalaren jardunen eremuan sortu bada, horren Artxibo Sistemak kudeatu, antolatu eta zainduko du.

1.– De acuerdo con la Disposición Transitoria Primera del Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, hasta la entrada en funcionamiento del Archivo Histórico del Gobierno Vasco, toda la documentación que tenga la consideración de histórica, en los términos previstos en la Ley 7/1990, de Patrimonio Cultural, y se haya generado en el ámbito de actuaciones de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi será gestionada, organizada y custodiada por el Sistema de Archivo de la misma.

2.– Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko Artxibo Historikoak honako zeregin hauek burutuko ditu dokumentazio historikoa kudeatu eta aztertzeari dagokionez:

2.– El Archivo Histórico de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi realiza las siguientes funciones en relación con la gestión y tratamiento de la documentación de carácter histórico:

a) Euskal Autonomia Erkidegoari emandako eskumenez baliatzerakoan Administrazio Orokorrak eta Administrazio Instituzionalak, nahiz Administrazio Zentralak eta/edo foru-administrazioek abiarazitako ekintza politiko eta administratibotik sortu den 50 urteko edo gehiagoko dokumentazioa jasotzen du; dokumentazio horri kontserbazio iraunkorra eman zaio.

a) Recepción de aquella documentación, con una antigüedad igual o superior a los 50 años, para la que se determina la conservación permanente, que ha sido generada por la acción política y administrativa de la Administración General e Institucional, o bien por la Administración Central y/o Administraciones Forales, en el desarrollo de competencias transferidas a la Administración Autónoma Vasca.

b) Euskal Herriko historia ezagutzeko bereziki garrantzitsuak diren dokumentu-funts eta bilduma berriak jasotzen ditu, horiek Artxibo Nagusian barneratzen direnean.

b) Recepción de nuevos fondos documentales y colecciones de documentos de especial relevancia para el conocimiento de la historia del País Vasco, que ingresen en el Archivo General.

c) Historikotzat hartzen diren dokumentu-funtsak zaindu eta antolatzen ditu.

c) Custodia y organización de los fondos documentales de consideración histórica.

d) Ikerlarien kontsultei erantzuten die eta funtsen edukia zabaltzen du.

d) Atención a las consultas de los investigadores y difusión del contenido de sus fondos.

II. KAPITULUA

CAPÍTULO II

LANGILEAK

PERSONAL

10. artikulua.– Bulegoko edo kudeaketako artxiboak.

Artículo 10.– De los archivos de oficina o de gestión.

Bulegoko edo kudeaketako artxiboak administrazio-unitate bakoitzaren arduradunak izendatzen dituen laguntzaile edo administrariek antolatu eta kudeatuko dituzte, gutxienez.

Los archivos de oficina o de gestión serán organizados y gestionados por, al menos, personal auxiliar o administrativo designado por cada responsable de la unidad administrativa.

Bulegoko artxibo bakoitzeko arduraduna izango da, era berean, Artxibo Nagusiarekin hitz egingo duena artxibo-maila honetan bideratu beharreko dokumentuen transferentziak eta kontsultak egiteko.

El responsable de cada archivo de oficina será también el interlocutor del Archivo General para la gestión de transferencias y consultas de documentos en este nivel de archivo.

11. artikulua.– Artxibo Zentralak.

Artículo 11.– De los Archivos Centrales.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Instituzionaleko Artxibo Zentralak prestakuntza tekniko espezifikoa duten langileek kudeatuko dituzte.

Los Archivos Centrales de la Administración Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi serán gestionados por personal con formación técnica específica.

Euren zereginak burutzeko, goian adierazitako artxiboek Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak eskaintzen dituen laguntza teknikoa eta ildoak izango dituzte.

Para el desempeño de sus funciones, los archivos arriba indicados contarán con la asistencia técnica y las directrices proporcionadas por la Dirección del Sistema de Archivo.

12. artikulua.– Artxibo Nagusia.

Artículo 12.– Del Archivo General.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko Artxibo Nagusiaz honako hauek arduratuko dira:

El Archivo General de la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi estará atendido por:

a) Artxiboen antolamenduan eta dokumentazioaren tratamenduan prestakuntza teknikoa duten langileak.

a) Personal con formación técnica específica en organización de archivos y tratamiento de la documentación.

b) Laguntzaileak eta mendekoak, zeregin administratiboak eta dokumentazioa ematekoak burutzeko.

b) Personal auxiliar y subalterno para la realización de las diversas tareas administrativas y de servicio de la documentación.

13. artikulua.– Konfidentzialtasuna.

Artículo 13.– Confidencialidad.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko Artxibo Sisteman barneratutako artxiboetan diharduten langile guztiek nahitaez zuhurtziaz eta konfidentzialtasun osoz jokatu beharko dute bere lanean esku artean erabili behar dituzten dokumentuetan jasotako informazioari dagokionez, indarreko legeriak ezarritako baldintzei jarraiki.

Todo el personal que preste sus servicios en los archivos integrados en el Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi estará obligado a guardar la debida discreción y confidencialidad en relación con la información contenida en los documentos a los que por razón de su cargo tenga acceso, en los términos establecidos en la legislación vigente.

14. artikulua.– Prestakuntza-planak.

Artículo 14.– Planes de formación.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak, Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundearekin lankidetzan, urteko prestakuntza-planak prestatuko ditu artxiboko eginkizunak garatzen dituen langileentzat. Bi motatako planak bereizten dira:

La Dirección del Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi elaborará, en colaboración con el Instituto Vasco de Administración Pública, Planes Anuales de Formación para el personal que desempeñe funciones de archivo, distinguiendo entre:

a) Bulegoko artxiboez eta Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Instituzionala artxibo zentralez arduratzen diren langileentzako prestakuntza-planak, horien prestakuntza-beharretara egokituak.

a) Planes de formación para personal responsable de los archivos de oficina y los archivos centrales de la Administración Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi que se ajusten a las necesidades formativas de este personal.

b) Herri Administrazioaren Artxibo Nagusian eta Artxibo Historikoan diharduen pertsonal teknikoaren etengabeko prestakuntza.

b) La formación permanente del personal técnico que desempeña su labor en el Archivo General de la Administración Pública y en el Archivo Histórico.

III. KAPITULUA

CAPÍTULO III

INSTALAZIOAK ETA DOKUMENTAZIOAREN KONTSERBAZIOA

INSTALACIONES Y CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

LEHENENGO ATALA

SECCIÓN PRIMERA

AZPIEGITURA ETA EKIPAMENDU PLANA

PLAN DE INFRAESTRUCTURAS Y EQUIPAMIENTO

15. artikulua.– Instalazioak.

Artículo 15.– Instalaciones.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko Artxibo Sistemaren Zuzendaritza arduratuko da Sistemako artxibo guztiek instalazio egokiak izan ditzaten dokumentazioa mantendu eta behar bezala kontserbatzeko.

La Dirección del Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi será responsable de velar para que todos los archivos del Sistema cuenten con instalaciones adecuadas para el mantenimiento y correcta conservación de la documentación.

16. artikulua.– Azpiegitura eta Ekipamendu Plana.

Artículo 16.– Plan de Infraestructuras y equipamiento.

Aldian behin, Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak Azpiegitura eta Ekipamendu Plana prestatuko du. Plan horrek honakoak barne hartuko ditu:

Periódicamente la Dirección del Sistema de Archivo elaborará un Plan de Infraestructuras y Equipamiento de los archivos del Sistema que contemple:

a) Artxiboko instalazioak eta kontserbazio-baldintza teknikoak hobetzea.

a) La mejora de las instalaciones de archivo y de las condiciones técnicas de conservación.

b) Sistemako artxibo-zentro bakoitzaren funtzionamendua egokia izan dadin beharrezko ekipamendua eskaintzea.

b) La provisión del equipamiento de archivo necesario para el correcto funcionamiento de cada uno de los centros de archivo del Sistema.

c) Dokumentu-funtsak kontrolatu eta tratatzeko baliabide espezializatuez hornitzea (digitalizazioa, zaharberritzea...).

c) La dotación de recursos especializados para el control y tratamiento de los fondos documentales (digitalización, restauración...).

d) Artxiboak jartzeko sortzen diren espazio-behar berriak baloratzea eta horiei erantzutea.

d) La valoración y respuesta a las nuevas necesidades de espacios de archivo que se planteen.

e) Argazki-euskarriak eta euskarri digitalak eta elektronikoak kontserbatzeko programa prestatzea.

e) La elaboración de un programa para la conservación de los soportes fotográficos, digitales y electrónicos.

f) Arriskuen programa prestatzea; bertan, dokumentazioaren kontserbazioari eragin diezaioketen arrisku- eta larrialdi-egoerei aurre egiteko beharrezko jardunak eta baliabideak zehaztuko dira.

f) La elaboración de un Programa de Contingencias en el que se concreten las actuaciones y recursos necesarios para reaccionar ante las situaciones de riesgo y emergencias que puedan afectar a la conservación de la documentación.

17. artikulua.– Instalazioen ikuskapena.

Artículo 17.– Inspección de instalaciones.

Dagokion erantzukizuna betetze aldera, Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionala Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak Sistemako artxiboen instalazioak eta baldintza teknikoak ikuskatuko ditu.

En el cumplimiento de su responsabilidad, la Dirección del Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi desempeñará funciones de inspección de las instalaciones y condiciones técnicas de los archivos del Sistema.

BIGARREN ATALA

SECCIÓN SEGUNDA

ARTXIBOEN LOKALAK ETA INSTALAZIOAK

LOCALES E INSTALACIONES DE ARCHIVOS

18. artikulua.– Kokapena.

Artículo 18.– Ubicación.

Artxiboen gordailuak beheko solairuetan (sestra) nahiz goikoetan egongo dira kokatuta, eta industria-kutsadura, suteak edo uholdeak gerta daitezkeen lekuetatik urrun.

Los depósitos de archivo deben ubicarse en plantas bajas (rasante) o plantas superiores y en zonas alejadas de potenciales peligros de contaminación industrial, incendios o inundaciones.

19. artikulua.– Banaketa.

Artículo 19.– Distribución.

Eusko Jaurlaritzaren Artxibo Nagusian, lurraldeko artxiboetan eta Administrazio Instituzionalaren artxibo zentraletan, zonak eta espazioak behar bezala banatuko dira:

En el Archivo General del Gobierno Vasco, en los Archivos Territoriales y en los Archivos Centrales de la Administración Institucional se preverá la correcta zonificación y diferenciación de espacios:

a) Dokumentazioa gordetzeko espazioak.

a) Espacios para depósito de documentación.

b) Dokumentazioa kontsultatzeko zonak.

b) Zonas para consulta de la documentación.

c) Jasotako dokumentazioa antolatu, deskribatu eta tratatzeko lan-eremuak.

c) Áreas de trabajo para la realización de las tareas de organización, descripción y tratamiento de la documentación recibida.

20. artikulua.– Zerbitzu espezifikoak.

Artículo 20.– Servicios específicos.

Administrazioaren Artxibo Nagusiak honako eginkizun espezifikoak burutzeko beharrezko instalazioak eta ekipamendua izan behar ditu:

El Archivo General de la Administración deberá contar con las instalaciones y equipamiento necesarios para la realización de las funciones específicas de:

a) Dokumentazioa zaharberritzea.

a) Restauración de la documentación.

b) Dokumentu-ondarea ezagutarazteko jarduerak.

b) Actividades de difusión del patrimonio documental.

21. artikulua.– Artxibo-gordailuek bete beharreko baldintzak.

Artículo 21.– Condiciones a cumplir por los depósitos de archivo.

1.– Artxibo-gordailuek dokumentazioa behar bezala kontserbatu eta babesteko beharrezkoak diren eraikuntza- eta segurtasun-baldintzak beteko dituzte.

1.– Los depósitos de archivo cumplirán las condiciones constructivas y de seguridad necesarias para la correcta conservación y protección de la documentación.

2.– Artxibo horietan, gordailuen inguru-baldintzak zorrotz kontrolatuko dira, bertan jasotzen den dokumentazioa honda ez dadin. Zehazki, ondokoak izango dira oinarrizko baldintzak:

2.– En estos archivos se realizará un estricto control de las condiciones ambientales de los depósitos, con la finalidad de evitar todo riesgo de deterioro de la misma. Concretamente se establecen las siguientes condiciones básicas:

a) Gordailuko tenperaturak konstantea izan behar du, 15 eta 21.ºC bitartean, gehienez ere 3.ºC-ko gorabeherekin.

a) La temperatura del depósito debe mantenerse constante, entre 15 y 21.ºC, sin oscilaciones superiores a ± 3.ºC.

b) Hezetasun erlatiboa % 45-65 bitartean egongo da, gehienez ere % 5eko gorabeherekin.

b) La humedad relativa se situará en torno al 45-65%, sin superar oscilaciones superiores a ± 5%.

c) Gordailuan tenperaturaren eta hezetasun erlatiboaren arteko erlazioak konstantea izan behar du.

c) La relación entre temperatura y humedad relativa en el depósito debe ser constante.

d) Gordailuek aireztapen natural kontrolatuko sistema izan behar dute airea etengabe berritzeko.

d) Los depósitos deberán contar con un sistema de ventilación natural controlada para la constante renovación del aire.

e) Gordailuetako argiaren intentsitatea 50 eta 100 lux bitartekoa izango da (inoiz ez dira 100 lux gaindituko).

e) La intensidad luminosa de los depósitos oscilará entre los 50 y los 100 lux (no pudiendo exceder de 100 lux).

22. artikulua.– Bulegoko edo kudeaketako artxiboetarako oinarrizko arauak.

Artículo 22.– Normas básicas para los archivos de oficina o gestión.

Kudeaketako artxiboak bulegoetan edo horietatik gertu kokatuko dira; hori horrela, lehen aipatutako baldintzak bete ezingo direnez, honako neurri hauek ezarriko dira:

Los archivos de gestión se localizarán, bien en las oficinas o en lugares próximos a las mismas, por lo que, al no poderse cumplir las condiciones antes indicadas, se adoptarán las siguientes medidas:

a) Bulegoetako artxiboetan dokumentazioaren gehiegizko pilaketa ekiditea.

a) Evitar la acumulación excesiva de documentación en los archivos de las oficinas.

b) Artxiboko dokumentazioa eta bulegoko materialaren biltegia fisikoki bereiz mantentzea.

b) Mantener físicamente separada la documentación de archivo y el almacén de material de oficina.

c) Administrazio-unitateak sortutako artxiboko dokumentazioa eta unitateko langileen dokumentazioa bereiztea, azken hori ez baita bulegoko artxiboetan gorde behar.

c) Diferenciar entre la documentación de archivo generada por la unidad administrativa y la documentación propia del personal de la misma, que no debe conservarse en los archivos de oficina.

d) Dokumentazioa eguzkiaren argipean ez jartzea.

d) Evitar la exposición de la documentación a la luz solar.

e) Dokumentazioa bero- eta hezetasun-iturrietatik urrun mantentzea, baita eremu magnetikoetatik ere, euskarri elektronikoan dagoen dokumentazioari kalte eragin baitiezaiokete.

e) Alejar la documentación de fuentes de calor, de humedad y de campos magnéticos por el perjuicio que estos últimos suponen para la conservación de la documentación en soporte electrónico.

f) Artxiboetarako espazioa aldian behin garbitzea, hautsaren eta intsektuen ondorio negatiboak ekiditeko.

f) Limpieza periódica del espacio destinado a archivo para evitar los efectos negativos del polvo y los insectos.

23. artikulua.– Egoera bereziak.

Artículo 23.– Situaciones especiales.

1.– Bulegoko edo kudeaketako artxiboetan eta lurraldeko artxiboetan, instalazioetan gabeziak antzematen badira edo bitarteko pertsonal nahikoa ez dagoela eta horrek eragin negatiboa izan badezake dokumentazioaren kontserbazioan, Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak, dagozkion ikuskatze-zereginak betetze aldera, Eusko Jaurlaritzaren Artxibo Nagusian gordailutu ahal izango du, antzemandako akatsak desagertu bitartean.

1.– Cuando en los archivos de oficina o gestión y territoriales se detecten deficiencias en las instalaciones o insuficiencia de medios personales que puedan afectar negativamente a la conservación de la documentación, la Dirección del Sistema de Archivo, en cumplimiento de sus funciones inspectoras, podrá proceder al depósito de la documentación en el Archivo General del Gobierno Vasco, hasta la desaparición de los problemas detectados.

2.– Dokumentazioa artxibo horietatik ateratzean, nahitaez Artxibo Nagusira eraman behar da; ezin da dokumentaziorik jarri Herri Administrazioaren bulegoak ez diren beste leku batzuetan, Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak hala ezartzen duenean izan ezik.

2.– Cuando la documentación salga de estos archivos, deberá remitirse necesariamente al Archivo General, no pudiéndose ubicar documentación alguna en locales ajenos a los edificios de oficinas de la Administración Pública, salvo en los casos en los que así se determine por la Dirección del Sistema de Archivo.

24. artikulua.– Artxiboetako ekipamendua.

Artículo 24.– Equipamiento de los archivos.

1.– Artxiboetako ekipamenduak dokumentazioa behar bezala jasotzeko egokia izan behar du; alegia, dokumentazioa hautsetik babestuta egongo da eta desitxuratzea eta erabilera desegokiaren ondorioz hondatzea ekidingo da.

1.– El equipamiento de los archivos debe ser el adecuado para contener correctamente la documentación, protegida del polvo, de las deformaciones así como del deterioro derivado de su uso inadecuado.

2.– Artxiboko gordailuetan dokumentazioa instalatzeko armairu trinkoak eta/edo apalak egongo dira. Halaber, sute eta lapurretetatik babesteko segurtasun-sistemak ere egongo dira.

2.– Los depósitos de archivo deberán contar con armarios compactos y/o estanterías para la instalación de la documentación. Asimismo, contarán con sistemas de seguridad de protección contra incendios y robos.

3.– Bulegoko artxiboetan, artxiboko dokumentuak jasotzen dituzten altzariek dokumentaziorako sarbidea zaindu eta mugatu behar dute, eta, beraz, altzari horiek ezingo dira korridoreetan kokatu eta/edo sarrailak izango dituzte, konfidentzialtasuna bermatzeko.

3.– En los archivos de oficina los archivadores y muebles que contengan los documentos de archivo deberán asegurar la custodia y restricción del acceso a la documentación, por lo que estos muebles no se podrán ubicar en pasillos y/o sin cerraduras que garanticen la confidencialidad.

HIRUGARREN ATALA

SECCIÓN TERCERA

DOKUMENTAZIO-EUSKARRIEN KONTSERBAZIOA

CONSERVACIÓN DE LOS SOPORTES DE DOCUMENTACIÓN

25. artikulua.– Papereko dokumentazioa.

Artículo 25.– Documentación en soporte papel.

1.– Paper birziklatua erabiliko da fotokopietan, postetxeko elementuetan, koadernoetan eta aldi baterako sortzen diren mota guztietako dokumentuetan, besteak beste, zirkularretan, jakinarazpenetan, emate-agirietan, barne-erregimeneko oharretan eta zirriborroetan.

1.– Se utilizará papel reciclado para fotocopias, elementos de cartería, cuadernos y todo tipo de documento cuyo carácter sea temporal, como circulares, comunicaciones, albaranes, notas de régimen interno o borradores.

2.– Ez da paper birziklatua erabiliko espedienteetan eta administrazio-dokumentuetan.

2.– No se utilizará papel reciclado en los expedientes y documentos administrativos.

3.– Kalitate oneko papera erabiliko da kontserbazio iraunkorreko dokumentazioak, bereziki ezinbesteko dokumentuek, ahalik eta gehien iraungo dutela bermatzeko.

3.– Se utilizará papel de buena calidad para garantizar la máxima perdurabilidad de la documentación de conservación permanente, en especial para los Documentos Vitales.

4.– Dokumentazioa kontserbatzeko egutegian dokumentu-segida bakoitzean erabili beharreko paper-mota adieraziko da.

4.– En el Calendario de Conservación de la Documentación se indicará el tipo de papel a utilizar en cada serie documental.

5.– Euskarri-mota bakoitzera eta dokumentazioaren izapidetze-egoerara egokitutako instalazio-unitateak erabiliko dira:

5.– Se utilizarán las unidades de instalación adecuadas a cada tipo de soporte y al estado de tramitación de la documentación:

a) Bulegoko artxiboetan, dokumentazioa zintzilikatutako paper-zorroak dituzten altzarietan edo behar bezala identifikatutako AZ paper-zorroetan gordeko da.

a) En los archivos de oficina se guardará bien en archivadores de carpetas colgantes, o bien en carpetas AZ debidamente identificadas.

b) Izapidetzea amaitzean, dokumentazioa kartoi neutrozko (PH 5,5) artxibo-kutxetan sartuko da; kutxa horiek behar bezala identifikatuta egongo dira, jasotzen duten informazioa aurkitzea errazagoa izan dadin.

b) Finalizada la tramitación, la documentación se introducirá en cajas de archivo, de cartón neutro (PH 5,5), las cuales deberán estar perfectamente identificadas y rotuladas para facilitar la localización de la información que contienen.

6.– Honako instalazio-unitate normalizatu hauek ezarri dira:

6.– Se establecen las siguientes unidades de instalación normalizadas:

a) A motako kutxa: 26 x 9,5 x 37,5 cm, DIN A-4 formatuko dokumentuetarako.

a) Caja Tipo A: 26 x 9,5 x 37,5 cm, para documentos en formato DIN A-4.

b) B motako kutxa: 28 x 40 x 39 cm, historia klinikoetarako.

b) Caja Tipo B: 28 x 40 x 39 cm, para historias clínicas.

c) C motako kutxa: 28 x 40 x 39 cm, artxibo-kutxak kontserbatzeko.

c) Caja Tipo C: 28 x 40 x 39 cm, para conservar cajas de archivo.

26. artikulua.– Beste euskarri batzuetako dokumentazioa.

Artículo 26.– Documentación en otros soportes.

1.– Papera ez den beste euskarri batzuetan emandako dokumentazioa hobeto babesteko armairu eta edukiontzietan jasoko da:

1.– La documentación en soportes distintos del papel se conservará en armarios y contenedores adecuados para su mejor preservación:

a) Dokumentazio kartografikoa planoak jasotzeko armairu edo hodietan instalatuko da, kontsultatu eta kontserbatzeko errazagoa izan dadin.

a) La documentación cartográfica se instalará en armarios planeros o tubos portaplanos para facilitar su acceso y conservación.

b) Mikroformak kutxa metalikoetan gordeko dira.

b) Las microformas se guardarán en cajas metálicas.

c) Disketeak, CD-ROMak, DVDak eta abar fitxategietan gordeko dira.

c) Los disquetes, CD-ROM, DVD, etc. en ficheros.

2.– Dokumentu elektronikoak kontserbatzeko:

2.– Para la conservación de los documentos electrónicos:

a) Aldi behin babeskopiak egingo dira informazioa kontserbatzen dela bermatzeko.

a) Se realizarán periódicamente copias de seguridad que garanticen la conservación de la información.

b) Kontserbazio iraunkorreko dokumentuetarako kontserbatzeko egutegiak zehazten dituen bihurketak eta/edo migrazioak egingo dira.

b) Se realizarán las conversiones y o migraciones que se determinen en el Calendario de Conservación para los documentos de conservación permanente.

3.– Euskarri elektronikoan emandako dokumentazioa kontserbatzeko baldintza espezifikoak xede horretarako prestatzen den arau teknikoaren bidez garatuko dira.

3.– Las condiciones específicas para la conservación de la documentación sobre soporte electrónico será objeto de desarrollo en la Norma Técnica que se elabore al efecto.

LAUGARREN ATALA

SECCIÓN CUARTA

DOKUMENTAZIOAREN ZAHARBERRITZEA

RESTAURACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

27. artikulua.– Leheneratze-programa.

Artículo 27.– Programa de restauración.

Dokumentazioa behar bezala kontserbatu eta zaintzeko zereginak betetzerakoan, Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak dokumentazioa leheneratzeko programa prestatuko du; bertan, honako alderdi hauek zehaztuko ditu:

En el cumplimiento de las funciones relativas a la correcta conservación y preservación de la documentación, la Dirección del Sistema de Archivo elaborará un programa de restauración de la documentación que contemple:

a) Dokumentazioa leheneratu, garbitu eta/edo desinfektatzeko irizpideak eta esku-hartzeak, dokumentuen egoera eta horiek kontserbatu eta kontsultatzeko interesa aintzat hartuta.

a) La determinación de los criterios y planificación de las intervenciones de restauración, limpieza y/o desinfección, en base al estado de los documentos y al interés de su conservación y consulta.

b) Leheneratze-programa garatzeko beharrezkoak diren baliabideak.

b) La planificación de los recursos necesarios para desarrollar el programa de restauración.

IV. KAPITULUA

CAPÍTULO IV

ARTXIBOETAKO ZERBITZUAK

SERVICIOS DE LOS ARCHIVOS

28. artikulua.– Zerbitzu-mota.

Artículo 28.– Tipo de servicios.

1.– Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko artxiboek, horietara jotzeko biztanleek duten eskubidearekin bat etorriz, eta Administrazioaren kudeaketa eta gardentasuna etengabe hobetzeko zereginak eta konpromisoak betetze aldera, honako zerbitzu hauek eskainiko dituzte:

1.– Los archivos de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi, de conformidad con el derecho de los ciudadanos de acceso a los mismos, así como en el cumplimiento de sus funciones y de sus compromisos en la mejora continua de la gestión y transparencia de la Administración, prestarán los siguientes servicios:

a) Erabiltzaileei artxiboetan jasotako dokumentu-funtsei buruzko informazioa ematea.

a) Informar a los usuarios sobre los fondos documentales conservados en los Archivos.

b) Ziurtagiriak ematea.

b) Expedición de certificaciones.

c) Artxibo Nagusiaren eta Artxibo Historikoaren erabiltzaile-txartela egitea.

c) Expedición de Tarjeta de usuario del Archivo General y del Archivo Histórico.

d) Aldi baterako baimena ematea Administrazio Instituzionaleko artxibo zentraletan eta/edo Herri Administrazioko Artxibo Nagusian eta Artxibo Historikoan jasotako funtsak kontsultatzeko.

d) Autorización temporal para la consulta de fondos de los Archivos Centrales de la Administración Institucional y/o del Archivo General e Histórico de la Administración Pública.

e) Dokumentaziora jotzeko eta hori kopiatzeko erraztasunak ematea, ezarritako arau eta prozedurekin bat etorriz.

e) Facilitar el acceso a la documentación y a la reproducción de la misma de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.

f) Aurrez aurre egindakoak ez diren kontsultak ebaztea.

f) Resolución de consultas no presenciales.

g) Erabiltzaileek aurkeztutako kexak eta iradokizunak hartzea, aztertzea eta konpontzea.

g) Recepción, análisis y solución de las quejas y sugerencias presentadas por los usuarios.

h) Dokumentazio-transferentziak egitea eta kontrolatzea.

h) Recepción y control de las transferencias de documentación.

i) Sistemaren zuzendaritzari funtsen kontsulta errazteko irtenbideak ematea eta proposatzea.

i) Informar y proponer a la Dirección del Sistema soluciones para facilitar la consulta de fondos.

j) Artxibo Sistemaren Zuzendaritzari irtenbideak ematea artxiboetan dokumentazioaren tratamendu teknikoari eta kontserbazioari, ekipamenduari eta artxibo-gordailuen egoerari dagokienez sortutako beharrei erantzuteko.

j) Informar y proponer a la Dirección del Sistema de Archivo soluciones a las necesidades de archivo relativas al tratamiento técnico de la documentación, a la conservación de la documentación, al equipamiento y a la situación de los depósitos de archivo.

2.– Zerbitzu horiek aurrez aurre eta telematikoki eskainiko dira, kasuan kasu.

2.– La prestación de estos servicios se hará de forma presencial y telemática según los casos.

29. artikulua.– Kalitate-plana.

Artículo 29.– Plan de calidad.

Artxibo Sisteman ezarri beharreko kalitate-planari dagokionez:

En relación al Plan de Calidad a implantar en el Sistema de Archivo:

a) Artxibo Sistemaren Zuzendaritza arduratuko da Artxibo Sisteman aplikatu beharreko kalitate-eredua prestatu eta kudeatzeaz. Eredu horretan, beren beregi definituko dira artxibo-zentroetako bakoitzak erabiltzaileei eskainiko dizkien zerbitzuen konpromisoak.

a) La Dirección del Sistema de Archivo será responsable de la elaboración y gestión del Modelo de Calidad a aplicar en el Sistema de Archivo en el que se definan explícitamente los compromisos de servicio que cada centro de archivo prestará a sus usuarios.

b) Ezarritako kalitate-helburuak zein neurritan betetzen diren neurtu eta ebaluatzeko, kontuan hartu beharreko adierazleak zehaztuko dira.

b) Para medir y evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos de calidad establecidos, se determinarán los indicadores que han de ser tenidos en cuenta.

c) Horiek zein neurritan betetzen diren neurtu eta zenbatestearen helburua egon daitezkeen desbideratzeak identifikatzea eta kasuan kasuko hobekuntza-planak prestatzea da.

c) El grado de cumplimiento de los mismos se medirá y cuantificará con el objeto de identificar posibles desviaciones, así como para elaborar los planes de mejora correspondientes.

III. TITULUA

TÍTULO III

SISTEMAKO DOKUMENTU ETA ARTXIBOEN KUDEAKETARAKO PROZESU TEKNIKOAK

PROCESOS TÉCNICOS EN LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DEL SISTEMA

I. KAPITULUA

CAPÍTULO I

DOKUMENTU ETA ARTXIBOEN KUDEAKETA

LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

30. artikulua.– Eremua.

Artículo 30.– Ámbito.

Kudeaketa-sistemak papereko dokumentuak eta dokumentu digitalak eta elektronikoak barneratzen ditu.

El sistema de gestión contempla tanto los documentos en papel, como los documentos digitales y electrónicos.

31. artikulua.– Kudeaketako eskuliburua.

Artículo 31.– Manual de Gestión.

Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak eguneratuta izango du Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko dokumentuak eta artxiboak kudeatzeko eskuliburua; honek Sistemako dokumentu eta artxiboen kudeaketan eragina duten arau teknikoak eta prozedurak jasoko ditu.

La Dirección del Sistema de Archivo mantendrá actualizado el Manual de Gestión de Documentos y archivos de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi, que recogerá la normativa técnica y los procedimientos que afecten a la gestión de los documentos y los archivos del Sistema.

32. artikulua.– Informatizazioa.

Artículo 32.– Informatización.

Artxibo Sistema kudeatzeko sistema informatikoak araudi honetan definitzen diren artxiboak kudeatzeko prozesuak eta eginkizunak jasotzen ditu, ikuspegi orokor batetik; halaber, honakoak ere hartzen ditu aintzat:

El Sistema Informático de Gestión del Sistema de Archivo dará soporte a los procesos y tareas de gestión de archivo definidos en el presente Reglamento desde una perspectiva integral, teniendo en cuenta:

– Dokumentazioaren tratamendu global eta uniformea egiten du, administrazio-unitateek ekoiztu zutenetik hasita.

– El tratamiento global y uniforme de la documentación desde su inicio en las unidades administrativas productoras.

– Dokumentu elektronikoak barneratzen ditu.

– La incorporación de los documentos electrónicos.

– Espedienteak kudeatzeko aplikazio informatikoak biltzen ditu.

– Las diferentes aplicaciones informáticas de gestión de expedientes.

– Sistemako artxibo-zentroetan garatzen den dokumentazioaren tratamendua nola koordinatu eta arautu behar den zehazten du.

– La necesaria coordinación y regulación del tratamiento archivístico de la documentación en los distintos centros de archivo del Sistema.

II. KAPITULUA

CAPÍTULO II

ARTXIBO NAGUSI ETA HISTORIKOAN DOKUMENTAZIOA SARTZEA

INGRESOS DE DOCUMENTACIÓN EN LOS ARCHIVOS GENERAL E HISTÓRICO

33. artikulua.– Formalizazioa.

Artículo 33.– Formalización.

Artxibo Nagusian eta Historikoan dokumentazioa sartzeko egintza oro emate-akta edo zerrendaren bidez formalizatuko da eta transferentzien erregistro orokorrean (I. eranskina) jasoko da.

Todo ingreso de documentos en los archivos General e Histórico se formalizará mediante un acta o relación de entrega y se anotará en el Registro General de Transferencias (anexo I).

34. artikulua. Sartzeko sistemak.

Artículo 34.– Sistemas de ingreso.

Dokumentazioa sartzeko honako bide hauek ezarri dira:

Se establecen las siguientes vías de ingreso de documentación:

a) Transferentzia arruntak.

a) Transferencias ordinarias.

b) Ohiz kanpoko transferentziak.

b) Transferencias extraordinarias.

c) Inter vivos edo mortis causa egintzek eragindako eskuratzeen ziozko sarrerak.

c) Ingresos por adquisición derivada de actos inter vivos o mortis causa.

35. artikulua.– Transferentzia arrunta.

Artículo 35.– Transferencia ordinaria.

1.– Ohiko transferentzia dokumentuak, beren bizi-zikloari jarraiki, Sistemako artxibo batetik bestera igarotzeko egin beharreko prozeduren multzoa da.

1.– Se entiende por transferencia ordinaria el conjunto de procedimientos mediante los cuales los documentos de archivo pasan de un archivo del Sistema a otro, de acuerdo con el ciclo de vida de los mismos.

2.– Oro har, transferentzia arruntak urtero egingo dira eta bi urtetik gorako kontserbazio-epea duten artxiboko dokumentu eta espediente amaitu eta osatuei aplikatuko zaie.

2.– Con carácter general, las transferencias ordinarias se llevarán a cabo con periodicidad anual y se referirán siempre a documentos de archivo y expedientes concluidos y completos y cuyo plazo de conservación sea superior a dos años.

3.– Fitxategi automatizatuen transferentziak dokumentu-transferentzien erregimen orokorrak zuzenduta egongo dira, euskarri digital edo elektronikoko dokumentuak kudeatu eta artxibatzeko arau teknikoan haiek identifikatu eta kontserbatzeko beharkizun espezifikoak barneratzeari kalterik egin gabe.

3.– Las transferencias de ficheros automatizados se regirán por el régimen general de transferencias de documentos, sin perjuicio de que en la Norma Técnica para la gestión y archivo de documentos en soporte digital o electrónico se incluyan requerimientos específicos para su identificación y conservación.

36. artikulua.– Ohiz kanpoko transferentzia.

Artículo 36.– Transferencia extraordinaria.

1.– Ohiz kanpoko transferentzia Sistemako artxibo batera dokumentazioa bidaltzeko erabiltzen diren prozeduren multzoa da, herri-administrazioen artean eskumen-aldaketak gertatzen direnean edo Sistemako ezein artxibotan dokumentazioa kontserbatu eta kontsultatzeko zailtasunak edo eragozpenak dauden aparteko inguruabarrak sortzen direnean.

1.– Se entiende por transferencia extraordinaria el conjunto de procedimientos por los que se remite documentación a un archivo del Sistema, bien sea por traspaso de competencias entre las distintas Administraciones Públicas, o por circunstancias de carácter excepcional que dificulten o impidan la correcta conservación y consulta de la documentación en cualquiera de los archivos del Sistema.

2.– Ohiz kanpoko transferentzia horiek egiteko, artxibo igorleak eskaera arrazoitua aurkeztu ondoren, Artxibo Nagusiak dokumentazioa jasotzeko baimena eman behar du.

2.– La realización de estas transferencias excepcionales requerirá la solicitud motivada por parte del archivo remisor y la autorización de su recepción por el Archivo General.

37. artikulua.– Inter vivos edo mortis causa egintzek eragindako eskuratzeak.

Artículo 37.– Adquisición derivada de actos inter vivos o mortis causa.

1.– Artxibo batean inter vivos edo mortis causa egintzek eragindako eskuratzeen zioz dokumentazioa sartu ahal izateko, Artxibo Sistemaren Zuzendaritzaren onespena izan behar da.

1.– El ingreso de documentación derivada de la adquisición por actos inter vivos o mortis causa será aprobado por la Dirección del Sistema de Archivo.

2.– Dokumentazioa lagapenean eman edo oinordetzan uzten bada, funts horien kontsulta eta kopia inter vivos edo mortis causa eskuratze-egintzetan aurreikusitako baldintzetara egokituko dira.

2.– En el caso de cesión o legado de documentación, la consulta y reproducción de estos fondos se ajustará a las condiciones previstas en los actos de adquisición inter vivos o mortis causa.

III. KAPITULUA

CAPÍTULO III

DOKUMENTU-TRANSFERENTZIAK

TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIÓN

LEHENENGO ATALA

SECCIÓN PRIMERA

TRANSFERITU BEHARREKO DOKUMENTAZIOA PRESTATZEA

PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A TRANSFERIR

38. artikulua.– Prestatzeko jardunak.

Artículo 38.– Actuaciones preparatorias.

Arautegi hau aintzat hartuta artxibo-mailen artean egiten diren dokumentu-transferentzia guztiak hemen definitutako prozedurara egokituko dira; aurretik, honako hauek ere egingo dira:

Todas las transferencias de documentación entre los distintos niveles de archivo que se realicen en el ámbito del presente Reglamento, se ajustarán al procedimiento aquí definido, realizándose con carácter previo las siguientes tareas:

1.– Transferitu beharreko dokumentuak aukeratuko dira, dokumentazio horri dagokion kontserbatzeko egutegiarekin bat etorriz.

1.– Selección de la documentación a transferir, de acuerdo con el calendario de conservación definido para la documentación.

2.– Igortzen den dokumentazioak jatorrizkoa edo kopia bakarrekoa izan behar du; espedienteetatik baztertu egingo dira fotokopiak, zirriborroak (horiek ez daudenean bakarrik gordeko da kopia) eta informazio-laguntzako dokumentuak.

2.– La documentación que se remita debe ser original o copia única, depurándose de los expedientes los duplicados, fotocopias, borradores (sólo en el caso de que éstos no existan se conservará la copia) y documentación de apoyo informativo.

3.– Dokumentuak eta espedienteak kontserbatzeko arazoak sor ditzaketen elementu materialak ezabatuko dira: klipak, gomak, plastikozko paper-zorroak, artxibatzeko paper-zorroak, paper-zorro uztaidunak, e.a. Mantendu beharrekoak diren eusteko elementu metalikoak plastikozko beste batzuekin ordeztuko dira.

3.– Eliminación de aquellos elementos materiales que impliquen un problema para la conservación de los documentos y expedientes: clips, gomas, carpetas de plástico, carpetas archivadoras, de anillas, etc. Los elementos metálicos de sujeción que sea necesario mantener serán sustituidos por otros plásticos.

4.– Artxibora ez da dokumentu solterik, espediente osatugaberik edo administrazioko izapidetze-prozesua amaituta ez duen espedienterik bidaliko.

4.– No se remitirá al archivo documentación suelta, expedientes incompletos o expedientes cuya tramitación administrativa no haya finalizado.

5.– Dokumentazioa behar bezala ordenatuta eta identifikatuta bidaliko da; ez da onartuko "askotarikoak" edo "dokumentazio orokorra" bezalako izendapen anbiguoren bat duen edo garatu gabeko sigla edo akronimoak dituen dokumentaziorik.

5.– La documentación se remitirá debidamente ordenada e identificada: no se aceptará documentación identificada bajo términos ambiguos del tipo de "varios", "documentación general" ni siglas o acrónimos sin desarrollar.

6.– Espedienteak banakako paper-zorro txikiagoetan jarri behar dira. Dokumentu solteak badira –hau da, espedienterik osatzen ez badute–, horiek ere halako paper-zorro txikiagoetan sartuko dira.

6.– Los expedientes deben individualizarse en carpetillas. En caso de tratarse de documentos sueltos -que no formen expedientes- también deberán introducirse en estas carpetillas.

7.– Paper-zorro txikiago horietan biltzen duten dokumentazioa behar bezala identifikatuta egongo da.

7.– Las carpetillas deberán identificar claramente la documentación que contienen.

8.– Dokumentazioa kutxa normalizatuetan sartuko da; ahal dela, kutxak ez dira gehiegi beteko. Kutxa horietan ez da inoiz paper-zorro, poltsa edo plastikorik sartuko.

8.– Introducción de la documentación en cajas normalizadas, procurando no llenarlas en exceso. En ningún caso se meterán en las cajas carpetas, bolsas y plásticos.

9.– Artxibo-kutxen edukia honako datu hauen bidez identifikatuko da, bi bizkarretan adierazi beharrekoak: saila eta unitate ekoizlea, dokumentu-segida, ekarritako dokumentazioaren urte-kopurua, gehienez, eta kutxaren ordena-zenbakia.

9.– Identificación del contenido de las cajas de archivo con los siguientes datos, que deberán figurar en ambos lomos: Departamento y unidad productora, serie documental y años extremos de la documentación contenida, así como el número de orden de la caja.

BIGARREN ATALA

SECCIÓN SEGUNDA

DOKUMENTU-TRANSFERENTZIEN FORMALIZAZIOA

FORMALIZACIÓN DE LAS TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIÓN

39. artikulua.– Kontrol-tresnak.

Artículo 39.– Instrumentos de control.

Behin dokumentazioa prestatuta, kasuan kasuko kontrol-tresnak beteko dira:

Una vez preparada la documentación, se procederá a la cumplimentación de los correspondientes instrumentos de control:

1.– Eskuratutako agirien zerrenda (II. eranskina): dokumentuak artxibora transferitzen diren guztietan aurkeztu behar da, artxibo batetik bestera transferitzen diren espedienteak kontrolatzeko.

1.– Relación de Entrega de Documentos (anexo II): será el documento que acompañe a toda transferencia de documentos al archivo, con la finalidad de controlar los expedientes que se traspasan de un archivo a otro.

Dokumentu-segida bakoitzarekin batera emate-zerrenda bat aurkeztuko da, nahiz eta dokumentu-transferentzia aldi berean egin.

A cada serie documental deberá acompañar una Relación de Entrega diferente, aunque la transferencia de documentación se realice de manera simultánea.

Ez da inolaz ere onartuko dokumentaziorik eskuratutako agirien zerrendarekin batera aurkezten ez bada.

En ningún caso, se aceptará documentación que no vaya acompañada de su correspondiente Relación de Entrega de Documentos.

2.– Edukiaren zerrenda (III. eranskina): bertan, transferitutako artxibo-kutxak barne hartzen dituen espedienteak zehaztuko dira. Dokumentu-segida berari dagozkion espedienteetako bakoitzari buruz honako datu hauek emango dira: artxibo-kutxaren zenbakia eta bertan duen ordena, espedientearen identifikatzailea, eta espedientearen objektua eta/edo subjektua denaren deskribapen laburra.

2.– Relación de Contenido (anexo III): en ella se detallarán los expedientes que contiene la caja de archivo transferida, indicándose los siguientes datos para cada uno de los que pertenecen a una misma serie documental: n.º de caja de archivo y orden dentro de la misma, identificador del expediente, breve descripción del objeto y/o sujeto del expediente.

40. artikulua.– Oinarrizko inprimakiak.

Artículo 40.– Impresos soporte.

Bi zerrendak euskarri elektronikoan beteko dira eta bitarteko telematikoen bidez bidali ahal izango dira.

Ambas relaciones se cumplimentarán en soporte electrónico, pudiéndose remitir por medios telemáticos.

41. artikulua.– Gordailua formalizatzea.

Artículo 41.– Formalización del depósito.

Sinadura elektronikoaren erabilera orokor bihurtu artean, emate-zerrendak inprimatu egingo dira gordailutzea formalizatzeko eta bulego igorleko arduradunak, gordailugile modura, eta artxibo hartzaileko arduradunak, gordailuzain modura, sinatuta eta zigilatuta egongo dira.

Hasta que se generalice el uso de la firma electrónica, las relaciones de entrega habrán de imprimirse para formalizar el depósito con las firmas y sellos del responsable de la oficina remitente en su calidad de depositante y del responsable del archivo receptor, en calidad de depositario.

HIRUGARREN ATALA

SECCIÓN TERCERA

EGINDAKO TRANSFERENTZIEN HARRERA ETA KONTROLA

RECEPCIÓN Y CONTROL DE LAS TRANSFERENCIAS REALIZADAS

42. artikulua.– Transferentzia egiteko baimena.

Artículo 42.– Autorización de la Transferencia.

1.– Dokumentazioa bidali aurretik, artxibo hartzaileari eskuratutako agirien behin-behineko zerrenda eta inbentarioak igorriko zaizkio, euskarri elektronikoan; horrela, honek, behin horiek gainbegiratu ondoren, kutxak gordailuetara eramateko baimena eman ahal izango du.

1.– Con anterioridad al envío de la documentación, se remitirá al Archivo receptor la Relación de Entrega de Documentos provisional y los inventarios en formato electrónico para que, una vez supervisados, se autorice el traslado de las cajas a los depósitos.

2.– Artxibo Nagusiak ez du dokumentaziorik hartuko honako kasu hauetan:

2.– El Archivo General no admitirá el depósito de documentación en caso de:

a) Deskribapenak osatu gabe edo oso argi ez daudenean.

a) Descripciones incompletas o poco claras.

b) Dokumentazioa ematea bulego igorleari dagozkion eskumenekin bat ez datorrenean edo espediente baten kopiak direnean, osorik edo partzialki.

b) No corresponderse con las competencias asignadas a la oficina remitente o se trate de copias de todo o parte de un expediente.

c) Laguntzako dokumentazioa edo dokumentazio pertsonala denean.

c) Tratarse de documentación de apoyo o de carácter personal.

43. artikulua.– Transferentziaren egokitasuna.

Artículo 43.– Pertinencia de la Transferencia.

Dokumentazioari dagozkion sailkapen-koadroak eta kontserbatzeko egutegiak onartzen ez diren bitartean, Artxibo Nagusiak gordailutu beharreko dokumentuak transferitzea egokia den edo ez adieraziko die unitate igorleei.

En tanto los cuadros de clasificación y los calendarios de conservación de la documentación no estén aprobados, el Archivo General indicará a las unidades remitentes si procede o no la transferencia de los documentos a depositar.

44. artikulua.– Egoera bereziak.

Artículo 44.– Supuestos especiales.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko antolamendu-unitateak edo organismoak bazter utzi, ezabatu edo desagerrarazten badira, horiek sortutako dokumentazioa nahitaez Artxibo Nagusira transferituko da.

El cese, supresión o extinción de unidades organizativas y organismos pertenecientes a la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi conllevará obligatoriamente la transferencia de la documentación generada por los mismos al Archivo General.

45. artikulua.– Transferentzien harrera.

Artículo 45.– Recepción de las transferencias.

Artxibo Nagusiak, transferitutako dokumentazioaren hartzaile gisa, honako zeregin hauek burutuko ditu:

El Archivo General, como receptor de la documentación transferida, realizará las siguientes tareas:

1.– Dokumentuen behin-behineko emate-zerrendan adierazitakoa eta jasotako dokumentazioa alderatuko ditu. Gorabeherak antzematen baditu, dokumentazioa igorri duen unitateari jakinaraziko dizkio, zuzen ditzan.

1.– Cotejo entre lo indicado en la Relación provisional de entrega de documentos y la documentación recibida. Si se detectan incidencias, se notificarán a la unidad remitente de la documentación para su corrección.

2.– Dokumentazioa gordailuetan jarriko du eta dagokion katalogo-zenbaki topografikoa emango dio.

2.– Ubicación de la documentación en los depósitos y asignación de la signatura topográfica que le corresponda.

3.– Unitate igorleari eskuratutako agirien behin-behineko zerrenda itzuliko dio, bakoitzari jarritako katalogo-zenbaki topografikoa alboan adierazi ondoren, eskuratutako agirien behin betiko zerrenda egin dezan.

3.– Devolución a la unidad remitente de la Relación provisional de entrega de documentos con la signatura topográfica para que se confeccione la relación de entrega de documentos definitiva.

4.– Eskuratutako agirien zerrendaren hiru aleak hartuko ditu, dagokien katalogo-zenbaki topografikoarekin; hiru aleak unitate igorleko arduradunak sinatu eta zigilatuta egongo dira.

4.– Recepción de los tres ejemplares de la Relación de entrega de documentos con la signatura topográfica anotada, firmados y sellados por la persona responsable de la unidad remitente.

5.– Transferentzien erregistro orokorrera egindako transferentzia adieraziko du. Adierazpen horrez gain, emate-zerrendan, Artxibo Nagusiko arduradunaren sinadura eta zigilua ere jasoko dira, egindako transferentzia kontrolpean dagoela eta dokumentazio hori babesteko erantzukizuna bereganatzen duela ziurtatzeko.

5.– Anotación de la transferencia recibida en el Registro General de Transferencias. A esta anotación se añadirá la firma, en la Relación de entrega, del responsable del Archivo General y el sello del mismo, como instrumentos de control de la transferencia realizada, y de asunción de la responsabilidad que la custodia de esa documentación conlleva.

6.– Eskuratutako agirien zerrendaren ale bat administrazio-unitate igorleei bidaliko die eta hauek egindako transferentziak frogatu eta kontrolatzeko gordeko dute.

6.– Envío a las unidades administrativas remitentes de un ejemplar de la Relación de entrega de documentos, que deberán conservar como testimonio y control de las transferencias realizadas.

IV. KAPITULUA

CAPÍTULO IV

DOKUMENTAZIOAREN ANTOLAKETA

ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

LEHENENGO ATALA

SECCIÓN PRIMERA

DOKUMENTAZIOAREN SAILKAPENA

CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

46. artikulua.– Sailkapen-koadroa.

Artículo 46.– Cuadro de clasificación.

1.– Sortu edo hartzen diren unetik, Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko dokumentu guztiak dokumentazioaren sailkapen-koadroa oinarri hartuta antolatuko dira; horretaz baliatuta, dagoen dokumentazio guztia egituratuko da, euskarri elektronikoan emandako dokumentazioa barne.

1.– Desde el momento de su creación o recepción, todos los documentos de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi se organizarán en base al denominado Cuadro de Clasificación de la Documentación, que estructure la totalidad de la documentación existente, incluida la documentación en soporte electrónico.

2.– Dokumentu-funts guztiek dokumentuen sailkapen-koadro bana izango dute.

2.– Todos los fondos documentales existentes deberán contar con su correspondiente Cuadro de Clasificación documental.

3.– Sailkapen-koadro hori administrazio-unitate eta Sistemako artxibo guztiek ezagutu eta erabiliko dute, euren dokumentazioa kudeatzeko tresna gisa.

3.– Este Cuadro de Clasificación deberá ser conocido y utilizado por todas las unidades administrativas y archivos del Sistema como una herramienta para la gestión de su documentación.

4.– Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko dokumentazioaren sailkapen-koadroa egin eta eguneratzeko ardura Artxibo Nagusiari dagokio, sail, organismo autonomo, zuzenbide pribatuko ente publiko edo sozietate publiko bakoitzean antolamenduaz eta artxiboaz arduratzen den pertsonalarekin lankidetzan.

4.– General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi recaerá sobre el Archivo General, en colaboración con el personal responsable de organización y archivo de cada Departamento, Organismo Autónomo, Ente Público de Derecho Privado o Sociedad Pública.

47. artikulua.– Jarduketa-printzipioak.

Artículo 47.– Principios de actuación.

1.– Egituraketa hori bat etorriko da irizpide organiko eta funtzionalekin eta modu koherentean islatuko ditu erakundearen antolamendua, dagozkion eskumenak eta eginkizunak, eta garatzen dituen jarduerak.

1.– Esta estructuración responderá a criterios de carácter orgánico–funcional, reflejando de manera coherente la organización de la Entidad y las competencias, funciones y actividades que desarrolla.

2.– Era berean, bat etorriko da funtsen jatorria errespetatzeko printzipioarekin; horren arabera, erakunde edo organismo beretik datorren dokumentazioa multzo berean eduki behar da eta ez da nahastu behar beste erakunde edo organismo batek ekoiztutakoarekin.

2.– Asimismo, responderá al principio de respeto a la procedencia de los fondos, por el cual, la documentación procedente de una misma entidad u organismo debe mantenerse agrupada, sin mezclarla con la producida por otro diferente.

48. artikulua.– Sailkapen-koadroaren egitura.

Artículo 48.– Estructura del Cuadro de Clasificación.

Sailkapen-koadroa maila edo kategorien arabera egituratuko da, maila orokorrenetik hasi eta dokumentu-segidaren eta, kasu batzuetan, dokumentu tipoaren deskribapenarekin amaitzeko:

El Cuadro de Clasificación se estructurará por niveles o categorías, comenzando por el nivel más amplio, para ir descendiendo hasta finalizar en la descripción de la serie documental y, en determinados casos, llegando incluso al tipo documental:

– Maila orokorrenak, "behekoak", hainbat eskumen-eremu barneratzen ditu; eskumen horiek sailei dagozkie.

– El nivel más amplio, el de "fondo", es el referido a las distintas áreas competenciales cuyo ejercicio corresponde a los Departamentos.

– Hurrengo mailak, "atalarenak", eskumen-eremuko egitura organikoan du eragina; eskuarki, zuzendaritzekin identifikatzen da.

– El siguiente nivel, "sección", afecta a la estructura orgánica del área competencial que, generalmente, se identifica con las Direcciones.

– Hirugarren maila "dokumentu-segidari" dagokio eta organo-unitate batek zeregin zehatza garatzean burutzen duen administrazio-jarduera islatzen du; jarduera hori espedienteetan zehazten da.

– El tercer nivel lo constituye la "serie documental", reflejo de la actividad administrativa a que da lugar al desarrollo por parte de la unidad orgánica de una determinada función, que se concreta en los expedientes.

– Azken maila, "dokumentu-tipoa", bat dator espedientea izapidetzeko faseetako bakoitzarekin.

– El último nivel, "tipo documental", se corresponde con cada uno de los trámites administrativos del expediente.

49. artikulua.– Dokumentuen sailkapen-koadroaren berrikuspena.

Artículo 49.– Revisión del Cuadro de Clasificación Documental.

1.– Dokumentuen sailkapen-koadroa berrikusi eta eguneratzeko lanen helburua da identifikatu eta egituratutako dokumentu-segidek administrazioari dagozkion zeregin eta jarduera guztiak islatzen dituztela bermatzea.

1.– La revisión y actualización del Cuadro de Clasificación documental tiene como finalidad garantizar que las series documentales identificadas y estructuradas reflejen plenamente las funciones y actividades que desarrolla la Administración.

2.– Dokumentuen sailkapen-koadroa honako kasu hauetan berrikusi eta eguneratuko da:

2.– La revisión y actualización del Cuadro de Clasificación documental se realizará:

a) Administrazio-unitateek eta/edo bulegoko artxiboek halaxe proposatzen dutenean, euren dokumentu-segidetarako.

a) A propuesta de las unidades administrativas y/o los archivos de oficina para sus series documentales.

b) Administrazio Instituzionaleko artxibo zentralek proposatuta, bere organismoan sortutako dokumentazioari dagokionez.

b) A propuesta de los Archivos Centrales de la Administración Institucional para la documentación generada por su organismo.

c) Artxibo Nagusiaren ekimenez.

c) Por iniciativa del Archivo General.

3.– Eguneratzeko eskaera arrazoitua egongo da eta berrikusi beharreko dokumentu-segida identifikatu eta baloratzeko beste azterlan bat egitea eragingo du.

3.– La solicitud de actualización deberá ser razonada e implicará la elaboración de un nuevo estudio de identificación y valoración de la serie documental objeto de revisión.

4.– Artxibo Nagusiak beste segida bat sortzeko beharra dagoen aztertu eta egiaztatuko du eta eguneratzea egokia den edo ez jakinaraziko du.

4.– El Archivo General analizará y comprobará la necesidad de creación de la nueva Serie e informará de la pertinencia o no de su actualización.

BIGARREN ATALA

SECCIÓN SEGUNDA

DOKUMENTUEN ORDENAZIOA

ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

50. artikulua.– Ordenatzeko irizpideak.

Artículo 50.– Criterios de ordenación.

1.– Espediente bakoitzeko dokumentuak izapidetze logikoaren arabera ordenatuta egongo dira; izapidetze hori, oro har, bat dator sekuentzia kronologikoarekin.

1.– Los documentos dentro de cada expediente deberán estar ordenados siguiendo su lógica tramitación que, en general coincide con su secuencia cronológica.

2.– Segida bakoitzean dauden espedienteak edukia eta kodifikazioa aintzat hartuta egokiena den irizpidearen arabera ordenatuko dira: alfabetikoki, kronologikoki, zenbakiz edo alfazenbakiz.

2.– Los expedientes dentro de cada serie se ordenarán según el criterio más conveniente a su contenido y codificación: alfabético, cronológico, numérico y alfanumérico.

HIRUGARREN ATALA

SECCIÓN TERCERA

DOKUMENTU-FUNTSAK BERRIRO ANTOLATZEA

REORGANIZACIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES

51. artikulua.– Dokumentazioa berriro antolatzeko izapideak.

Artículo 51.– Trámites de reorganización.

1.– Kontserbatzeko egutegiak definitu ondoren, Artxibo Nagusiak ebaluatutako dokumentazioa ezabatu eta/edo berriro antolatuko du.

1.– Una vez definidos los calendarios de conservación, el Archivo General procederá a la eliminación y/o reorganización de la documentación evaluada.

2.– Artxibo Nagusiak funtsak berriro antolatzeko akta egingo du ekintza hau burutzen duten bakoitzean (IV. eranskina).

2.– El Archivo General levantará Acta de Reorganización de Fondos cada vez que realice esta operación (anexo IV).

52. artikulua.– Estatistiken zenbaketa.

Artículo 52.– Cómputo estadístico.

Artxibo Nagusiaren urteko hazkundea kontrolatze aldera, ezabatutako instalazio-unitateak modu negatiboan zenbatuko dira.

A efectos de controlar el crecimiento anual del Archivo General, las unidades de instalación eliminadas se computarán negativamente.

LAUGARREN ATALA

SECCIÓN CUARTA

DOKUMENTU-FUNTSEN DESKRIBAPENA

DESCRIPCIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES

53. artikulua.– Identifikazioa.

Artículo 53.– Identificación.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko Artxibo Sisteman babestutako dokumentu guztiak behar bezala identifikatuta eta deskribatuta egongo da, dokumentazio eta informazio interesgarria kontsultatzea eta kokatzea erraztuz.

Todos los documentos custodiados en el Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi deberán estar identificados y descritos de tal modo que se facilite la consulta y localización de la documentación e información objeto de interés.

54. artikulua.– Deskribapen-plana.

Artículo 54.– Plan de descripción.

Artxibo Sistemaren Zuzendaritzari dagokio dauden dokumentu-funtsen deskribapen-plana diseinatu eta prestatzea. Plan horretan, honako alderdi hauek jasoko dira:

Es responsabilidad de la Dirección del Sistema de Archivo el diseño y elaboración Plan de Descripción de los fondos documentales existentes en el que se contemple:

a) Sistemako artxibo-maila bakoitzean osatu beharreko informazioa zehaztea, dokumentazioa behar bezala identifikatu eta kokatu ahal izateko.

a) La determinación de la información a cumplimentar en cada uno de los niveles de archivo del Sistema para la correcta identificación y localización de la documentación.

b) Deskribapen-lengoaia normalizatzea.

b) La normalización del lenguaje de descripción.

c) Deskribapen-elementu onomastikoak, geografikoak eta gaiaren araberakoak erabiltzeko irizpideak ezartzea.

c) Los criterios de utilización de descriptores onomásticos, geográficos, y de materia.

55. artikulua.– Deskribapen-tresnen jabetza.

Artículo 55.– Propiedad de los instrumentos de descripción.

Artxibo Nagusiak egiten duen dokumentazioa deskribatzeko tresnak artxibo horren beraren jabetzakoak izango dira eta ezingo dira kopiatu Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak beren beregi horretarako baimena ematen ez badu.

Los instrumentos de descripción de la documentación que elabore el Archivo General serán propiedad del mismo y no podrán ser objeto de reproducción sin la expresa autorización de la Dirección del Sistema de Archivo.

V. KAPITULUA

CAPÍTULO V

DOKUMENTAZIOAREN IDENTIFIKAZIOA ETA BALORAZIOA

IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

56. artikulua.– Dokumentazioa identifikatu eta baloratzeaz arduratzen diren organoak.

Artículo 56.– Órganos encargados de identificar y valorar la documentación.

1.– Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak dokumentu-segidak identifikatu eta baloratzeko azterlanak eta kontserbatzeko egutegien proposamenak prestatuko ditu.

1.– La Dirección del Sistema de Archivo elaborará los estudios de identificación y valoración de las series documentales, y las propuestas de los calendarios de conservación.

2.– Artxibo Nagusiak modu aktiboan hartuko du parte identifikazio- eta balorazio-prozesuan; bere lana dokumentu-segidei buruzko azterlanetatik lortutako informazioa sistematizatzea izango da, kasuan kasuko kudeaketa- eta kontrol-tresnez baliatuta.

2.– El Archivo General participará activamente en el proceso de identificación y valoración, sistematizando -en los correspondientes instrumentos de gestión y control- la información proporcionada por los estudios de las series documentales.

57. artikulua.– Balorazioaren eraginkortasuna.

Artículo 57.– Eficacia de la valoración.

Oro har, dokumentu-segiden balorazioa egitea ezinbesteko baldintza da administrazioak sortutako dokumentazioa aukeratzen eta garbitzen hasteko.

Con carácter general, la valoración de las series documentales será una condición necesaria para proceder a la selección y expurgo de la documentación generada por la Administración.

VI. KAPITULUA

CAPÍTULO VI

DOKUMENTAZIOAREN AUKERAKETA ETA GARBIKETA

SELECCIÓN Y EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN

LEHENENGO ATALA

SECCIÓN PRIMERA

DOKUMENTAZIOA GARBITZEKO PROZEDURA

PROCEDIMIENTO DE EXPURGO DE LA OCUMENTACIÓN

58. artikulua.– Ezabatzeko erabakia.

Artículo 58.– Decisión de eliminación.

1.– Artxibo-maila guztietan aukeratu eta ezabatuko da dokumentazioa, kontserbatzeko egutegiak dokumentu-segida bakoitzerako definitu dituen iraupen- eta kontserbazio-aldiak aintzat hartuta.

1.– La selección y eliminación de la documentación se llevará a efecto en cada nivel de archivo en función de los plazos de permanencia y conservación que se hayan definido para cada serie documental en el Calendario de Conservación.

2.– Inola ere ezingo da ezabatu oraindik ere balio administratibo eta juridikoa duen dokumentazioa.

2.– En ningún caso se podrá eliminar aquella documentación que mantenga su valor administrativo y jurídico.

3.– Artxibo Nagusiak garbitu beharreko dokumentuen zerrenda helaraziko die bulego ekoizleei (V. eranskina).

3.– El Archivo General comunicará a las Oficinas Productoras la relación de documentos que van a ser objeto de expurgo (anexo V).

59. artikulua.– Dokumentuak suntsitzeko irizpideak.

Artículo 59.– Criterios de destrucción física.

1.– Dokumentuak suntsitzeko, kontserbatzeko egutegietan definitutako irizpideak eta epeak hartuko dira oinarri gisa.

1.– La destrucción física de los documentos se realizará en base a los criterios y plazos definidos en los calendarios de conservación.

2.– Dokumentuak ezabatzeko ezarritako irizpideak eta prozedura edozein euskarritan emandako dokumentuei aplikatuko zaizkie. Dokumentuak suntsitzeko sistema kasuan kasuko euskarri-motara egokituko da.

2.– Los criterios y el procedimiento establecido para la eliminación de los documentos serán aplicables a los documentos en cualquier soporte. El sistema de destrucción será el más adecuado para cada tipo de soporte.

60. artikulua.– Dokumentuak suntsitzeko prozedura.

Artículo 60.– Procedimiento de destrucción.

Dokumentazioa suntsitzeko, honela jardungo da:

Para la destrucción de la documentación se procederá del siguiente modo:

a) Suntsitu beharreko segida eta urte-kopurua zehaztuko da, baita dokumentazio hori jasota dagoen kutxak ere.

a) Determinación de la serie y años a destruir y cajas en las que se contienen la documentación.

b) Dagokion dokumentazioa aukeratuko da.

b) Selección de la muestra establecida.

c) Dokumentazioa sortu duen administrazio-unitateari horren berri emango zaio.

c) Comunicación a la unidad administrativa productora de la documentación.

d) Dokumentazioa suntsitu beharreko lekura eramango da.

d) Transporte de la documentación al lugar de la destrucción.

e) Dokumentazioa suntsituko da.

e) Ejecución de la destrucción.

f) Garbitze-akta egingo da.

f) Levantamiento del Acta de Expurgo.

g) Egindako garbitzea erregistratuko da.

g) Registro del expurgo realizado.

h) Garbitze-aktaren eta garbitutako dokumentazioari buruzko zerrendaren kopia igorriko zaio dokumentazioa ekoiztu duen administrazio-unitateari.

h)Remisión de copia del acta de expurgo y de la Relación de Documentación expurgada a la unidad administrativa productora de la documentación.

BIGARREN ATALA

SECCIÓN SEGUNDA

DOKUMENTAZIOA GARBITZEKO LANAK GAUZATZEA

FORMALIZACIÓN DEL EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN

61. artikulua.– Garbitze-lanei buruzko dokumentazioa.

Artículo 61.– Documentación relativa al expurgo.

1.– Dokumentazioa garbitzeko lanak egiterakoan, kasuan kasuko garbitze-akta (VI. eranskina) egingo da eta bertan, ezabatutako dokumentazioa adieraziko da.

1.– Todo expurgo de documentación deberá estar documentado mediante su correspondiente Acta de Expurgo (anexo VI), en la que se relacionará la documentación eliminada.

2.– Inprimaki horren bi ale egingo dira. Horietako bat dokumentazioa ekoiztu duen administrazio-unitateak gordeko du eta bestea, berriz, Artxibo Nagusiak. Azken hau arduratuko da inprimaki hori dokumentazioa garbitzeko lanen erregistroan eman dela adierazteaz (VII. eranskina).

2.– Este impreso se realizará por duplicado, conservándose un ejemplar en la unidad administrativa productora de la documentación y el otro en el Archivo General, quien será el encargado de inscribirlo en el Registro de Expurgos de Documentación (anexo VII).

HIRUGARREN ATALA

SECCIÓN TERCERA

DOKUMENTAZIOA SUNTSITZEA

DESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

62. artikulua.– Dokumentazioaren edukiontziak.

Artículo 62.– Contenedores de documentación.

1.– Ezabatu beharreko dokumentazioa suntsitu bitartean guztiz itxita egongo diren edukiontzietan gordeko da.

1.– La documentación a eliminar deberá introducirse en contenedores que deberán estar perfectamente cerrados hasta el momento de su destrucción.

2.– Ezabatu beharreko dokumentazioaren edukiontziak modu ordenatuan kokatuko dira sarbide kontrolatuko leku edo lokaletan eta baimendu gabeko pertsonek horiek eskuratzea eta/edo erabiltzea ekidingo da.

2.– Los contenedores de la documentación a eliminar se conservarán de manera ordenada en lugares o locales de acceso controlado, evitando toda posibilidad de apropiación y/o utilización por personas no autorizadas.

63. artikulua.– Dokumentuak suntsitzeko prozesuaren kontrola.

Artículo 63.– Control del proceso de destrucción.

Suntsitu beharreko dokumentazioa aukeratu eta edukiontzietan jartzeko lanak, suntsitzeko lekura garraiatzekoak eta erabat suntsitzekoak kontrolpean egingo dira eta identifikatuta eta horretarako baimenduta dauden langileen aldetik.

Todas las operaciones de selección e instalación de la documentación a destruir en contenedores, transporte al lugar de destrucción y eliminación física de la documentación deberán realizarse de manera controlada y por personal identificado y autorizado para ello.

64. artikulua.– Dokumentuak suntsitu direla bermatzea.

Artículo 64.– Garantía de la destrucción.

Dokumentazioa suntsitzen denean, horren euskarria edozein dela ere, ezinezkoa izango da dokumentuak berritzea edo barneratzen duten informazioa berreskuratzea.

La destrucción de la documentación, cualquiera que sea su soporte, garantizará la imposibilidad de reconstrucción de los documentos o la recuperación de la información en ellos contenida.

LAUGARREN ATALA

SECCIÓN CUARTA

GARBITU BEHARREKO DOKUMENTAZIOAREN LAGINKETA

MUESTREO DE DOCUMENTACIÓN A EXPURGAR

65. artikulua.– Laginak aukeratzea eta kontserbatzea.

Artículo 65.– Selección y conservación de muestras.

1.– Garbitu beharreko dokumentaziotik, zenbait dokumentu aukeratuko dira eta ezabatuko den dokumentazioak islatzen duen administrazio-jardueraren adierazle modura kontserbatuko dira.

1.– De la documentación a expurgar se realizará una selección de documentación a conservar como muestra representativa de la actividad administrativa reflejada por la documentación que se elimina.

2.– Laginketa horretatik aukeratzen den dokumentazioa Artxibo Nagusira bidaliko da, dokumentazioa transferitzeko prozedurari jarraiki.

2.– La documentación resultante del muestreo realizado se remitirá al Archivo General, siguiendo el procedimiento de transferencias de documentación.

66. artikulua.– Laginketarako irizpideak.

Artículo 66.– Criterios de muestreo.

Bai laginketa-teknika bai lagin modura kontserbatu beharreko dokumentazioa Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorrak eta Administrazio Instituzionalak sortutako dokumentazioa kontserbatzeko egutegian adieraziko dira.

Tanto la técnica de muestreo y como el volumen de documentación a retener en concepto de muestra se establecerán en el Calendario de Conservación de la documentación generada por la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

VII. KAPITULUA

CAPÍTULO VII

ARTXIBOEN SISTEMATIK DOKUMENTAZIOA ATERATZEA

SALIDA DE DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS

67. artikulua.– Dokumentazioa ateratzeko moduak.

Artículo 67.– Tipos de salida de documentación.

Artxibo Sisteman jasotako dokumentazioa aldi baterako edo behin betiko atera daiteke.

La salida de documentación conservada en el Sistema de Archivo puede ser de carácter temporal o definitivo.

68. artikulua.– Dokumentazioa aldi baterako ateratzea.

Artículo 68.– Salida temporal de documentación.

1.– Dokumentazioa aldi baterako ateratzen denean, iraupen mugatuko aldirako ateratzen da, zaharberritzeko edo erakusketetan aurkezteko.

1.– La salida temporal de documentación es aquella que se realiza por un período de duración definida con la finalidad de proceder a su restauración o bien para formar parte de exposiciones.

2.– Dokumentazioa zaharberritzeko ateratzen denean, aurretik kontserbazio-egoerari buruzko txosten teknikoa egingo da eta Artxibo Sistemaren Zuzendaritzaren baimena beharko da.

2.– La salida de documentación para proceder a su restauración requerirá informe técnico del estado de conservación y la autorización de la Dirección del Sistema de Archivo.

3.– Dokumentazioa erakusketetan aurkezteko ateratzen denean, aurretik erakusketa antolatzen duen erakundeak hala eskatu beharko du. Eskaerarekin batera, erakunde horrek hartuko dituen segurtasun- eta kontserbazio-neurriak adieraziko ditu eta asegurua kontratatuko du, dokumentazioa garraiatzeak dituen arriskuak eta eragin daitezkeen kalteak estaltzeko. Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak eskaera baimendu edo ukatu egingo du, Artxibo Nagusiko arduradun teknikoak egindako txostenean oinarrituta.

3.– La salida de documentación para formar parte de exposiciones se realizará previa solicitud de la entidad organizadora de la exposición indicando las medidas de seguridad y conservación adoptadas, así como la contratación de un seguro que cubra los riesgos de transporte y deterioro de la documentación. La Dirección del Sistema de Archivo autorizará o rechazará la solicitud en base al informe emitido por el responsable técnico del Archivo General.

69. artikulua.– Dokumentazioa ateratzeko kasu bereziak.

Artículo 69.– Supuestos especiales de salida de documentación.

Honako kasu hauetan, ez da iritziko dokumentuak Sistematik aldi baterako atera direla:

No se considerarán salida temporal del Sistema los siguientes supuestos:

a) Administrazio-unitateei dokumentazioa maileguz ematean.

a) El préstamo de documentación a las unidades administrativas.

b) Organo judizialek eskatutako dokumentazioa bidaltzean, izapidetzen diren prozedura judizialetan barneratzeko, betiere, fotokopia konpultsatua onartzen ez bada.

b) La remisión de la documentación a petición de órganos judiciales para su inclusión en procedimientos judiciales que se tramiten, siempre y cuando no se admita una copia compulsada de la misma.

c) Dokumentazioa beste leku batera bidali edo eramatean, kanpoko babesa izan dezan, aparteko inguruabarrek edo eraginkortasun-arrazoiek hala egitea gomendatzen dutenean.

c) La remisión o traslado de documentación para su custodia externa cuando circunstancias excepcionales o razones de eficiencia así lo aconsejen.

70. artikulua.– Dokumentazioa behin betiko ateratzea.

Artículo 70.– Salidas definitivas.

1.– Dokumentazioa Sistematik behin betiko ateratzen bada, artxibo-funtsetan baja emango zaio.

1.– La salida de documentación del Sistema de manera definitiva implica su baja de los fondos de archivo.

2.– Dokumentazioa honako kasu hauetan aterako da Sistematik behin betiko:

2.– Constituyen salidas definitivas del Sistema los siguientes casos:

a) Dokumentazioa desagertzen denean istripu eta/edo hondamendi naturalen ondorioz.

a) La desaparición de la documentación como consecuencia de accidentes y/o desastres naturales.

b) Beste administrazio batzuetara transferitzen denean, eskumen-aldaketak direla medio.

b) La transferencia a otras Administraciones en virtud de los traspasos de competencias.

71. artikulua.– Dokumentazioa ateratzearen kontrola.

Artículo 71.– Control de la salida de documentación.

Sistematik behin betiko ateratzen den dokumentazioa dagokion kontrol-tresnan egiaztatu eta erregistratuko da, hots, dokumentazioaren bajen erregistro orokorrean (VIII. eranskina).

Toda salida definitiva de documentación del Sistema deberá estar controlada y registrada en su correspondiente instrumento de control, el Registro General de Bajas de documentación (anexo VIII).

VIII. KAPITULUA

CAPÍTULO VIII

DOKUMENTAZIOAREN KONTSULTA ETA ZERBITZUA

CONSULTA Y SERVICIO DE LA DOCUMENTACIÓN

LEHENENGO ATALA

SECCIÓN PRIMERA

DOKUMENTAZIORAKO SARBIDEA

ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN

72. artikulua.– Sarbide-bermeak.

Artículo 72.– Garantías de acceso.

1.– Indarreko legeriarekin bat etorriz, Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorrak eta Administrazio Instituzionalak beren artxiboetarako sarbidea bermatuko dute eta dokumentuak eskuragarri egon daitezen ahaleginak egingo dituzte, kasuan kasuko tresna egokiez baliatuta, baita hala eskatzen duenari zuzeneko aholkularitza emanez ere.

1.– La Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi de conformidad con la legislación vigente, garantizará el acceso a sus archivos y procurará la disponibilidad de los documentos, tanto a través de los instrumentos adecuados al efecto, como del asesoramiento directo a quien lo solicite.

2.– Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorrak eta Administrazio Instituzionalak sortutako dokumentuen eskuragarritasuna dokumentazioa kontserbatzeko egutegietan ezarriko da nahitaez.

2.– La accesibilidad a los documentos generados por la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi se establecerá de manera preceptiva en los Calendarios de Conservación de la documentación.

73. artikulua.– Sarbide orokorra.

Artículo 73.– Acceso general.

Indarreko legeriarekin bat etorriz, kontsulta publikokoak izango dira beti artxiboetan jasotako dokumentuak deskribatzeko tresnak.

En todo caso, serán de consulta pública los instrumentos descriptivos de los documentos contenidos en los archivos, de conformidad con la legislación vigente.

74. artikulua.– Kontserbatzeko betebeharra.

Artículo 74.– Deber de conservación.

Artxiboko dokumentuetarako sarbidea duten pertsonek jasotzen dituzten egoera berean mantenduko dituzte nahitaez eta eragin ditzaketen kalteen erantzuleak izango dira, Euskal Kultur Ondareari buruzko uztailaren 3ko 7/1990 Legean ezarritakoarekin bat etorriz.

Las personas que tengan acceso a los documentos de archivo están obligadas a mantenerlos en el mismo estado en que los hayan recibido, respondiendo de los deterioros que causen de acuerdo con lo establecido en la Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco.

BIGARREN ATALA

SECCIÓN SEGUNDA

DOKUMENTAZIORA SARTZEKO MUGAPENAK

RESTRICCIONES DE ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN

75. artikulua.– Arautzea.

Artículo 75.– Regulación.

Datu sentikorren segurtasuna eta konfidentzialtasunababesteari eta Estatuaren segurtasun eta defentsari buruzko datuak jasotzen dituzten dokumentuetara sartzea, delituen berri izatea eta pertsonen duintasun- eta intimitate-eskubidea zaintzea arlo bakoitzean indarrean den legerian araututa geratuko da.

El acceso a la documentación que contenga datos relativos a la protección de la seguridad y confidencialidad de datos sensibles, a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y el derecho al honor y la intimidad de las personas se regirá por la legislación vigente en cada materia.

76. artikulua.– Funts berezietarako sarbidea.

Artículo 76.– Acceso a fondos especiales.

Artxibo Sistemaren Zuzendaritzaren berariazko baimena behar da funts bereziak kontsultatzeko.

Se requerirá la autorización expresa de la Dirección del Sistema de Archivo para la consulta de los fondos especiales.

77. artikulua.– Sarbide-mugatzeak.

Artículo 77.– Limitaciones al acceso.

Inola ere ezingo da sartu beren beregi artxiboetako langileek erabiltzeko den dokumentazioaren gordailuetara.

En ningún caso se facilitará el acceso a los depósitos donde se custodia la documentación, que se reserva con carácter exclusivo al personal de los archivos.

78. artikulua.– Dokumentua hondatzeko arriskua murriztea.

Artículo 78.– Restricciones por riesgo de deterioro del documento.

Artxiboko arduradunak jatorrizko dokumentuetarako sarbidea mugatu ahal izango du, horiek erabiltzeak euren kontserbazioa eta osotasuna arriskuan jar badezake. Halakoetan, Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak irtenbidea emango du horien kontsulta errazteko.

El responsable del archivo podrá restringir el acceso a los documentos originales cuando su manipulación pueda suponer un peligro para la conservación e integridad de los mismos. En estos casos la Dirección del Sistema de Archivo deberá habilitar una solución para facilitar su consulta.

79. artikulua.– Bat-batean sortutako gorabeherengatiko murrizketak.

Artículo 79.– Restricciones por circunstancias sobrevenidas.

Halaber, aparteko baldintzak daudenean (hobekuntza-lanak, funtsen tratamendua, larrialdi-egoerak eta abar), aldi baterako murrizketak ezarri ahal izango zaizkio artxiboko funtsak kontsultatzeari.

Asimismo en circunstancias extraordinarias (obras de mejora, tratamiento de los fondos, situaciones de emergencia, etc.) se podrán establecer restricciones temporales a la consulta de los fondos del archivo.

HIRUGARREN ATALA

SECCIÓN TERCERA

DOKUMENTAZIOA ESKURATZEKO ESKAERA

SOLICITUD DE ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN

80. artikulua.– Kontsulta-egileak.

Artículo 80.– Consultantes.

Bi motatako erabiltzaileak daude:

Se distinguen dos tipos de usuarios y usuarias:

a) Kanpokoak: euren eskubideak egiaztatu eta indartzen dituzten dokumentazioa eskatu duten biztanleak; azterlan zientifikoren bat egiten ari diren ikertzaileak; eta izaera publiko nahiz pribatuko beste administrazio edo erakunde batzuk.

a) Externos y externas: los ciudadanos y las ciudadanas que soliciten documentación que acredite y apoye sus derechos; investigadores e investigadoras que se encuentren realizando algún estudio de carácter científico, así como otras Administraciones o instituciones de carácter público o privado.

b) Barrukoak: Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorrari eta Administrazio Instituzionalari dagozkien administrazioko organo eta unitateak.

b) Internos: los órganos y unidades administrativas pertenecientes a la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

81. artikulua.– Baimentzeko irizpideak.

Artículo 81.– Criterios de autorización.

1.– Indarreko legeriarekin bat etorriz, administrazio-unitate ekoizleetan dauden dokumentuetarako sarbidea haietako bakoitzeko arduradunak baimenduko du, honako gomendio hauek aintzat hartuta:

1.– El acceso a los documentos existentes en las unidades administrativas productoras, de conformidad con la legislación vigente, deberá autorizarlo el responsable de cada una de ellas teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

a) Dokumentazio konfidentziala eta informazio pertsonala jasotzen duen beste edozein dokumentazio behar bezala babestuta egongo da baimendu gabeko pertsonek kontsulta ez dezaten.

a) El acceso a la documentación confidencial y cualquier otra que contenga información de carácter personal deberá estar convenientemente protegido de su consulta por personas no autorizadas.

2.– Administrazioko izapideak eta prozedurak kudeatu eta/edo kontrolatzen dituzten aplikazio informatikoen kontsulta behar bezala babestuta egongo da, barne hartzen dituzten datuen sentikortasun edo konfidentzialtasunarekin bat etorriz.

2.– La consulta de las aplicaciones informáticas que gestionen y/o controlen los trámites y procedimientos administrativos deberá estar debidamente protegida, de acuerdo con la sensibilidad o confidencialidad de los datos que contengan.

82. artikulua.– Erabiltzailea egiaztatzea.

Artículo 82.– Acreditación del usuario ó usuaria.

Administraziokoak ez diren pertsonek Artxibo Nagusian eta Historikoan babestutako funtsetarako sarbidea izateko, aurretik euren nortasuna egiaztatzeko inprimakia beteko dute. Inprimaki horretan eskatzailearen identifikazio-datuak adieraziko dira, baita kontsultaren xedea eta kontsultatu nahi duen funtsa eta atala ere (IX. eranskina).

El acceso a los fondos custodiados en el Archivo General e Histórico por personas ajenas a la Administración requerirá como paso previo su acreditación. Esta acreditación se formalizará mediante solicitud por escrito en la que se recogerán los datos identificativos de la persona solicitante, el objeto de la consulta, así como el fondo y sección que se desee consultar (anexo IX).

83. artikulua.– Erabiltzaileen erregistroa.

Artículo 83.– Registro de usuarios.

1.– Artxibo Nagusia kontsultatzeko baimena duten pertsonak erregistroan jasota geratuko dira eta identifikazio-txartela helaraziko zaie (X. eranskina), ondorengo bisitaldietan dokumentazioa kontsultatzeko aukera izan dezaten.

1.– Las personas autorizadas a consultar el Archivo General quedarán inscritas en un Registro, expidiéndoseles una Tarjeta identificativa (anexo X) que permita el acceso a sucesivas visitas.

2.– Baliozkoak izango dira beste herri-administrazio batzuetako artxibo eta liburutegietatik datozen ikertzaileen txartelak ere.

2.– Serán válidas todas las tarjetas de investigadores e investigadoras procedentes de archivos y bibliotecas de otras Administraciones Públicas.

84. artikulua.– Eskariak desbideratzea.

Artículo 84.– Derivación de solicitudes.

Kontsultatu nahi diren funtsak ez badaude Artxibo Nagusian gordeta, azken honek kasuan kasuko administrazio-unitate eskudunera (edo eskudunetara) bidaliko du eskaria.

En caso de que los fondos que se deseen consultar no estén depositados en el Archivo General, éste se encargará de dirigir la solicitud de consulta a la unidad o unidades administrativas competentes.

85. artikulua.– Dokumentaziorako sarbide-eskaeraren ebazpena.

Artículo 85.– Resolución a la solicitud de acceso.

1.– Artxiboaz arduratzen den pertsonak dokumentaziorako sarbide-eskaera ebazteko proposamena egingo du, gehienez ere bi eguneko epean, eta Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak ebazpena emango du, hamabost egun baino lehen, eskaria aurkeztu zenetik hasita. Epe hori igaro eta oraindik ebazpenik eman ez bada, eskaera ukatutzat joko da.

1.– La persona responsable del Archivo elaborará la propuesta de resolución sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de dos días, resolviendo la Dirección del Sistema de Archivo en un plazo inferior a quince días desde la presentación de la solicitud. Si transcurrido este plazo no se resuelve se entenderá denegada la petición.

2.– Dokumentaziorako sarbide-eskaerak bideratzeko berariaz edo ustez egiten diren prozesuen aurka kasuan kasuko administrazio-errekurtsoa jarri ahal izango da.

2.– Contra los actos expresos o presuntos de las solicitudes de acceso a la documentación cabrá la interposición del recurso administrativo que proceda.

86. artikulua.– Dokumentazioa kontsultatzeko epeak.

Artículo 86.– Plazos de acceso a la documentación.

Oro har, biztanleei zerbitzu emateko konpromisoaren barruan, artxiboek ahaleginak egingo dituzte kontsulta-eskaerei ahalik eta arinen erantzuteko, eta eskatzaileari dokumentazioa kontsultatzeko eguna eta ordua adieraziko dizkio.

Como norma general, dentro de su compromiso de servicio a los ciudadanos, los archivos procurarán atender las solicitudes de consulta con la mayor inmediatez, comunicando al solicitante la fecha y hora en que podrá disponer de la documentación solicitada.

LAUGARREN ATALA

SECCIÓN CUARTA

DOKUMENTAZIOA ESKURATU ETA KONTSULTATZEKO PROZEDURA

PROCEDIMIENTO DE ACCESO Y CONSULTA

87. artikulua.– Dokumentazioa eskuratzekoirizpideak.

Artículo 87.– Criterios de acceso.

1.– Dokumentuen kontsulta Sistemako artxiboek xede horretarako prestatutako instalazioetan egingo ahal izango da, instalazioak irekita dauden ordutegiaren barruan. Kontsulta-gelan ordenagailu eramangarriak erabili ahal izango dira.

1.– La consulta de documentos se llevará a cabo en las instalaciones habilitadas al efecto por los respectivos archivos del Sistema en el horario de funcionamiento de los mismos, permitiéndose el uso de ordenadores portátiles en la sala de consulta.

2.– Bitarteko telematikoez baliatuta ere kontsultak egin ahal izango dira, dokumentazio jakin baten berri izateko eta datu espezifiko jakin batzuk ba ote dauden galdetzeko.

2.– Podrán realizarse consultas por medios telemáticos para requerir información sobre la existencia de determinada documentación o de datos específicos.

3.– Grafitozko arkatza eta ordenagailu pertsonala bakarrik erabili ahal izango dira kontsulta-aretoan. Kontsultatutako dokumentazioan kalteren bat eraginez gero, indarreko zehapen-araubidea aplikatuko da.

3.– Únicamente se autorizará el uso de lápiz de grafito y ordenador personal durante la consulta en sala. En el caso de producirse algún deterioro en la documentación consultada se aplicará el régimen sancionador vigente.

88. artikulua.– Kontsulten identifikazioa eta mugapena.

Artículo 88.– Identificación y limitación de consultas.

1.– Kontsultatu nahi den dokumentu bakoitzeko funtsak kontsultatzeko eskabidea beteko da (XI. eranskina) eta, bertan, euren identifikazio-datuak, espedientearen deskribapena, kutxa eta katalogo-zenbakia jasoko dira. Datu horiek Artxibo Sistemako deskribapen-tresnak kontsultatzetik lortu dira.

1.– Por cada documento que se desee consultar, se deberá rellenar una solicitud de consulta de fondos (anexo XI) indicando sus datos identificativos, la descripción del expediente, la caja y signatura. Estos datos se obtendrán de la consulta de los instrumentos de descripción del Sistema de Archivo.

2.– Kontsultatu beharreko dokumentazioa kontrolatu eta horren osotasun fisikoa bermatze aldera, eskabide bakoitzeko dokumentu edo instalazio-unitate gutxi batzuk baino ez dira emango.

2.– A fin de controlar la documentación a consultar y asegurar su integridad física, se entregará un número limitado de documentos o unidades de instalación por solicitud.

89. artikulua.– Doakotasuna.

Artículo 89.– Gratuidad.

Dokumentuak kontsultatzea eta horiek deskribatzeko tresnen kontsulta doan egingo da.

Será gratuita la consulta de los documentos y de los instrumentos de descripción de los mismos.

90. artikulua.– Barne-kontsultak.

Artículo 90.– Consultas internas.

1.– Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko organo eta unitateen kontsultak barne-kontsultatzat hartzen dira eta, beraz, bulegoko artxiboetako arduradunen bidez izapidetuko dira.

1.– Las consultas de los órganos y unidades de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi tienen la consideración de consultas internas y se tramitarán a través del personal responsable de los archivos de oficina.

2.– Barne-kontsultak argitzeko dokumentaziora jo behar denean, kontsulta-eskaeraren inprimaki normalizatua beteko da eta Artxibo Nagusira bidaliko da, barne-postaz edo bitarteko telematikoez baliatuta.

2.– El acceso de las consultas internas a la documentación requerirá igualmente la cumplimentación del formulario normalizado de solicitud de consulta que se remitirá al Archivo General, ya sea por correo interno o por medios telemáticos.

3.– Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionala organo eta unitateek dokumentu historikoen inguruan egiten dituzten kontsultak kontsulta-aretoan baino ez dira aztertuko.

3.– Las consultas de documentos de carácter histórico por parte de los órganos y unidades de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi únicamente se atenderán en sala de consulta.

BOSGARREN ATALA

SECCIÓN QUINTA

DOKUMENTUEN KOPIAK ETA ZIURTAGIRIAK LORTZEA

OBTENCIÓN DE COPIAS Y CERTIFICACIONES DE DOCUMENTOS

91. artikulua.– Kopiak eskuratzea.

Artículo 91.– Obtención de copias.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko artxiboek babespean dituzten dokumentuen kopiak emango dituzte. Izapidetze-prozesuan dauden edo oraindik balio administratiboa duten dokumentuen kopia-eskaerak dokumentu horien kudeaketaz arduratzen den administrazio-unitatera zuzenduko dira.

Los archivos de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi proporcionarán copias de los documentos custodiados en ellos. Las solicitudes de copias de documentos en tramitación o cuyo valor administrativo siga vigente se dirigirán a la unidad administrativa responsable de su gestión.

92. artikulua.– Sarbide libreko dokumentuen kopiak egiteko mugak.

Artículo 92.– Limitaciones a la reproducción de documentos de libre acceso.

Sarbide libreko dokumentuen kopiak eskuratzeko eskubidea ezingo da honako baldintza hauen pean erabili:

El derecho a obtención de copias de los documentos de libre acceso se limitará en las siguientes circunstancias:

a) Eskatutako dokumentuen kontserbazio-egoerari erreparatuta, aurretik zaharberritzeko tratamendua egin behar bazaie edo kaltea eragin bazaie erabiltzean.

a) Cuando el estado de conservación de los documentos solicitados requiera un tratamiento previo de restauración o si su manipulación pudiera causar deterioro.

b) Dokumentuak kopiatzeko eskaeren kopuruak edota kopiatu beharreko dokumentuen bolumenak artxiboko zerbitzuek behar bezala funtzionatzea eragozten badu.

b) Cuando el número de peticiones de reproducción de documentos o de documentos a reproducir impida el funcionamiento normal de los servicios del archivo.

c) Kopiatu nahi den dokumentazioa asko denean eta bereizi gabe dagoenean.

c) Cuando se trate de solicitudes de reproducción masiva e indiscriminada de documentación.

93. artikulua.– Dokumentuak kopiatzeko mugapen bereziak.

Artículo 93.– Especiales limitaciones a la reproducción de documentos.

1.– Kopia-eskaerak jabetza intelektualari dagozkion dokumentuei badagozkie, beharrezkoa izango da eskubidearen titularrari aurretiaz baimena eskatzea.

1.– En el caso de que las solicitudes de reproducción se refieran a documentos que sean objeto de propiedad intelectual, será necesaria la autorización previa del titular del derecho.

2.– Kopiaren xedea dokumentua argitaratu eta zabaltzea bada, idatziz ere eskatuko da baimena eta, artxiboak hala proposatuta, Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak ebatziko du baimena eman edo ez, gehienez bost eguneko epean. Ebazpena aldekoa bada, dokumentuaren jatorriari buruzko datu guztiak emango dira; datu horiek dagokion argitalpen- eta zabaltze-lanetan agertuko dira zehatz-mehatz.

2.– Si el objeto de la copia fuera la reproducción del documento para su publicación o difusión, se solicitará además autorización por escrito, resolviendo la Dirección del Sistema de Archivo a propuesta del archivo en el plazo de cinco días. Si la resolución es favorable, se indicarán las referencias a su procedencia, que deberán detallarse en la publicación o difusión a realizar.

3.– Baimena behin baino ez da baliozkoa eta kopia egiteko beste baimen bat eskatuko da dokumentua berrargitaratuz gero. Baimen hori emateagatik, artxiboak argitalpenaren ale bat jasoko du.

3.– La autorización surtirá efecto para una sola vez, siendo necesario un nuevo permiso de reproducción en caso de reedición. La autorización implica la entrega al archivo de un ejemplar de la publicación.

94. artikulua.– Kopien eskaera.

Artículo 94.– Solicitud de copias.

Dokumentazioaren kopiak idatziz eskatuko dira, paperean edo euskarri elektronikoan, inprimaki normalizatua bete ondoren; inprimaki horretan, ahalik eta zehatzen adieraziko dira kopiatu beharreko dokumentuak edo dokumentu-zatiak, kopiaren xedea eta honen formatua (XII. eta XIII. eranskinak).

Las copias de documentación se solicitarán por escrito, en soporte papel o electrónico, cumplimentando el impreso normalizado, en el que se indicará con la mayor precisión posible el documento o partes del documento a reproducir, el destino de la copia y el formato de las mismas (anexos XII y XIII).

95. artikulua.– Kopien formatua eta aurrekontua.

Artículo 95.– Formato de reproducción y presupuesto.

Artxiboak berak zehaztuko ditu eskatutako dokumentuak kopiatzeko formatua eta bitarteko egokiena, horien ezaugarriak aintzat hartuta. Eskatutako kopien aurrekontua egingo da eta interesdunari helaraziko zaio. Aurrekontu hori onartu eta ordaindu ondoren, kopiak egingo dira, gehienez ere hamabost eguneko epean.

El Archivo determinará el formato y medio más conveniente para la reproducción de los documentos solicitados, en función de las características de los mismos. Se realizará un presupuesto de la reproducción solicitada que enviará al interesado. Aceptado y abonado el mismo, se realizarán las copias en un plazo no superior a quince días.

96. artikulua.– Prezioa.

Artículo 96.– Precio.

Dokumentuen kopia arruntak edo fotokopiak legez ezarritako prezio publikoen pean egongo dira.

La obtención de copias simples o fotocopias de los documentos se sujetará al pago de los precios públicos legalmente establecidos.

97. artikulua.– Kopien hornidura.

Artículo 97.– Suministro de copias.

Interesdunak hala eskatuz gero, artxiboak barne hartzen duen dokumentazioaren kopia konpultsatuak egingo ditu.

El Archivo proporcionará, a solicitud de la persona interesada, copias compulsadas de la documentación que custodia.

98. artikulua.– Egiaztagiriak.

Artículo 98.– Certificaciones.

Artxibo Nagusian gordetzen diren dokumentuetako edukiaren inguruko egiaztagiriak dokumentu horiek ekoizten dituzten organoak luzatzen ditu.

Las certificaciones sobre el contenido de documentos custodiados en el Archivo General corresponderán al órgano productor de los mismos.

IX. KAPITULUA

CAPÍTULO IX

DOKUMENTU-FUNTSEN ERREPROGRAFIA

REPROGRAFÍA DE FONDOS DOCUMENTALES

99. artikulua.– Kopiatzeko irizpideak.

Artículo 99.– Criterios de reproducción.

Dokumentu-funtsak kopiatzerakoan, honako irizpide hauei jarraituko zaie:

La reproducción de fondos documentales se basará en los siguientes criterios:

a) Kontserbazioaren segurtasuna, balio iraunkorreko dokumentuei eta, bereziki, ezinbesteko dokumentuei aplikatu beharrekoa.

a) Seguridad de conservación, aplicable a los documentos de valor permanente y, en especial, a los documentos vitales.

b) Erreferentzia eta kontsulta, administrazioko izapideak azkartzeko edo dokumentazioaren kontsulta errazteko, sarbidea mugatzea beharrezkoa dela ikusten bada, dokumentuek kalteren bat jasan dezaketelako edo kontserbazio-egoera zailean daudelako.

b) Referencia y consulta, con la finalidad de agilizar los trámites administrativos o facilitar la consulta de la documentación cuyo deterioro o delicada conservación aconseje el acceso restringido.

c) Euskarrien ordezkapena, espazioa aurrezte aldera; irizpide honi jarraiki, jatorrizko dokumentuak euskarri berrietan kopiatu eta hauekin ordeztuko dira.

c) Sustitución de soportes, con la finalidad de ahorrar espacio sustituyendo el documento original por los reproducidos en nuevos soportes.

d) Erabiltzaileek funts berari buruz egiten dituzten kontsultak.

d) El volumen de consultas sobre un mismo fondo, solicitadas por diferentes usuarios.

100. artikulua.– Nahitaezko txostenak.

Artículo 100.– Informes preceptivos.

1.– Dokumentu-funtsak kopiatzeko prozesuan, horren ondoriozko kostu eta onuren analisia eta kalkulua egingo da eta Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak prestatutako txostena barneratuko da.

1.– La realización del proceso de reproducción de fondos documentales deberá contar con un análisis y estimación de costos y beneficios resultantes y el informe de la Dirección del Sistema de Archivo.

2.– Ordezko kopiei dagokienez, Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordeari helaraziko zaizkio, aztertu ditzan eta irizpena eman dezan.

2.– En el caso de copias sustitutivas se remitirán para su estudio y dictamen a la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a la Documentación.

101. artikulua.– Kopia-euskarrien kontserbazioa.

Artículo 101.– Conservación de soportes de reproducción.

Kopiatzeko prozesuaren ondoriozko euskarriak kontserbaziorako baldintza egokiak dituzten lekuetan gordeko dira, ahal dela, artxiboaren kokaleku den erakina ez den beste edozein eraikinetan.

Los soportes resultantes del proceso de reproducción realizado se conservarán en lugares que reúnan las condiciones adecuadas para su conservación, preferiblemente en edificios distintos al de ubicación del archivo.

X. KAPITULUA

CAPÍTULO X

DOKUMENTAZIOA MAILEGUZ EMATEA

PRÉSTAMO DE LA DOCUMENTACIÓN

102. artikulua.– Irizpide orokorrak.

Artículo 102.– Criterios generales.

1.– Oro har, dokumentazio historiko guztia ezingo da maileguz eman.

1.– Como norma general, toda la documentación de carácter histórico está excluida de préstamo.

2.– Dokumentuak ekoiztu dituzten administrazio-unitateei baino ez zaizkie mailegatuko.

2.– Solo se prestarán documentos a las unidades administrativas que los han producido.

3.– Dokumentua ekoiztu ez duen beste administrazio-unitate bati maileguz eman ahal izateko, administrazio-unitate ekoizlearen berariazko baimena lortuko da.

3.– El préstamo a otra unidad administrativa diferente de la productora requerirá la autorización expresa de ésta.

103. artikulua.– Eskaera gauzatzea.

Artículo 103.– Formalización de solicitud.

1.– Dokumentazioa maileguz emateko eskaera idatziz egingo da; horretarako, kasuan kasuko inprimakia beteko da (XI. eranskina) eta bulegoko artxiboetako arduradunak sinatuko du.

1.– La solicitud de préstamo de documentación deberá formalizarse por escrito mediante la cumplimentación del formulario correspondiente (anexo XI), que deberá ir firmado por el personal responsable de los archivos de oficina.

2.– Bilboko eta Donostiako lurralde-bulego eta ordezkaritzek Artxibo Nagusiari eskatzen dizkioten dokumentu-maileguak lurralde bakoitzeko artxiboen bidez izapidetuko dira.

2.– Los préstamos de documentación solicitados por las oficinas y delegaciones territoriales de Bilbao y Donostia-San Sebastián al Archivo General se tramitarán a través de los respectivos Archivos Territoriales.

104. artikulua.– Maileguz emateko epea.

Artículo 104.– Plazo de préstamo.

Dokumentazioa gehienez hilabetez mailegatuko da. Kontsulta egiteko denbora gehiago behar izanez gero, idatziz eskatuko da luzapena.

El plazo del préstamo de la documentación no excederá de un mes. En el caso de necesitarse más tiempo para su consulta se solicitará por escrito una prórroga.

105. artikulua.– Dokumentazioa babestea.

Artículo 105.– Custodia de documentación.

1.– Dokumentazioa maileguz emanda dagoen bitartean, eskatu duen administrazio-unitateko pertsona arduratuko da hori babestu eta kontserbatzeaz.

1.– Mientras la documentación esté en préstamo, se responsabilizará de su custodia y conservación la persona de la unidad administrativa que lo haya solicitado.

2.– Dokumentuen ondareari eragiten zaizkion kalteengatiko arau-hauste administratiboak zigortzeari dagokionez, Euskal Kultur Ondareari buruzko uztailaren 3ko 7/1990 Legean xedatutakoari helduko zaio.

2.– En relación a la sanción de las infracciones administrativas por daños que se ocasionen al Patrimonio Documental se estará a lo dispuesto en la Ley 7/1990 de 3 de julio, del Patrimonio Cultural Vasco.

106. artikulua.– Maileguaren jardun osagarriak.

Artículo 106.– Actuaciones complementarias al préstamo.

Ezingo da mailegurik eskatu lehendik zeuden espedienteetan dokumentu berriak barneratzeko. Beharrezkoa dela ikusiz gero, erantsi beharreko dokumentuak artxibora bidaliko dira eta espediente-zenbakia, instalazio-unitatea eta dagokion katalogo-zenbakia adieraziko dira.

No podrán solicitarse préstamos para la inclusión de nuevos documentos en los expedientes ya depositados. Si ello fuere necesario, los documentos a insertar se remitirán al Archivo indicándose el número de expediente, unidad de instalación y signatura que corresponda.

107. artikulua.– Kontsulten eta maileguen erregistroa.

Artículo 107.– Registro de Consultas y Préstamos.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko artxiboek babespean duten dokumentazioari dagokionez egiten dituzten kontsulten eta maileguen erregistroa izango dute.

Los archivos de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi llevarán un registro de las consultas y préstamos de documentación que realicen.

IV. TITULUA

TÍTULO IV

ARTXIBO ZERBITZUEN EGINKIZUN KULTURALA

FUNCIÓN CULTURAL DE LOS SERVICIOS DE ARCHIVO

108. artikulua.– Artxiboen eginkizunak.

Artículo 108.– Función de los archivos.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko Artxibo Nagusiak eta Historikoak ikerketa historikoaren eta kulturaren esanetara daude eta, beraz, kultura dinamizatu eta zabaltzeko jarduerak eta hezkuntza-jarduerak sustatuko dituzte, bai euren kabuz bai beste erakunde eta entitate batzuekin lankidetzan.

Los Archivos General e Histórico de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi se hallan al servicio de la investigación histórica y la cultura, por lo que estos archivos promoverán la realización de actividades de dinamización y difusión cultural, y de actividades educativas, ya sea por sí solos o en colaboración con otras instituciones y entidades.

109. artikulua.– Kultura zabaltzeko jardunak.

Artículo 109.– Actuaciones de difusión cultural.

Artxibo-zerbitzuen eremuan honakoak dira kultura zabaltzeko jarduerak:

Constituyen actividades de difusión cultural en el ámbito de los servicios de archivo, las siguientes:

1.– Dokumentu-funtsen inguruan informatzeko tresnak prestatu eta argitaratzea.

1.– La elaboración y publicación de instrumentos de información de sus fondos documentales.

2.– Funts horiek Internet bidez zabaltzea.

2.– La difusión de estos fondos vía Internet.

3.– Biltzarrak, kongresuak eta jardunaldiak antolatzea eta halakoetan parte hartzea.

3.– La organización y participación en conferencias, congresos y jornadas.

4.– Erakusketak antolatzea eta halakoetan parte hartzea.

4.– La organización y participación en exposiciones.

110. artikulua.– Hezkuntza-jardunak.

Artículo 110.– Actuaciones educativas.

Honako hauek barneratzen dira hezkuntza-jardueren artean:

Constituyen actividades de carácter educativo:

1.– Ikastaroak antolatzea.

1.– La organización de cursos.

2.– Ikastetxeekin eta kultura-zentroekin lankidetzan aritzea.

2.– La colaboración con los centros docentes y culturales.

3.– Artxibo Nagusira eta Historikora bisitaldiak antolatzea.

3.– La organización de visitas a los archivos General e Histórico.

AZKEN XEDAPENAK

DISPOSICIONES FINALES

Lehenengoa.– Ogasun eta Herri Administrazio Saileko organo eskudunari ahalmena ematen zaio beharrezko argibideak emateko eta agindu hau garatu eta aplikatzeko.

Primera.– Se faculta al órgano competente del Departamento de Hacienda y Administración Pública para dictar las instrucciones que sean necesarias y adoptar las medidas oportunas para el desarrollo y aplicación de la presente Orden.

Bigarrena.– Agindu hau Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratu eta biharamunean jarriko da indarrean.

Segunda.– La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.

Vitoria-Gasteiz, 2005eko abenduaren 19a.

En Vitoria-Gasteiz, a 19 de diciembre de 2005.

Ogasun eta Herri Administrazio sailburua,

La Consejera de Hacienda y Administración Pública,

IDOIA ZENARRUTZABEITIA BELDARRAIN.

PROZEDURARI DAGOZKION DOKUMENTUEN ERANSKINAK

ANEXOS CON LOS DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO

I. eranskina: Transferentzien erregistro orokorra.

Anexo I: Registro General de Transferencias.

II. eranskina: Transferentzien zerrenda (a) Kudeaketako Artxibotik Artxibo Nagusira (b) Artxibo Nagusitik Artxibo Historikora.

Anexo II: Relación de Transferencia (a) Archivo de gestión a Archivo General (b) Archivo General a Archivo Histórico.

III. eranskina: Edukien zerrenda (a) Segida (b) Funtsa.

Anexo III: Relación de contenido (a) Serie (b) Fondo.

IV. eranskina: Dokumentu-funtsak berriro antolatzeko akta.

Anexo IV: Acta de reorganización de fondos documentales.

V. eranskina: Dokumentazioa garbitzearen jakinarazpena.

Anexo V: Comunicación de expurgo de documentación.

VI. eranskina: Dokumentazioa garbitzearen akta.

Anexo VI: Acta de expurgo de documentación.

VII. eranskina: Dokumentazioa garbitzeko lanen erregistro orokorra.

Anexo VII: Registro general de expurgos de documentación.

VIII. eranskina: Dokumentazioaren bajen erregistro orokorra.

Anexo VIII: Registro general de bajas de documentación.

IX. eranskina: Artxibo Nagusiaren eta Historikoaren erabiltzaile gisa alta emateko eskaera.

Anexo IX: Solicitud de alta de usuario/usuaria de los Archivos General e Histórico.

X. eranskina: Artxibo Nagusiaren eta Historikoaren erabiltzaile-txartela.

Anexo X: Tarjeta de usuario/usuaria de los Archivos General e Histórico.

XI. eranskina: Funtsak kontsultatzeko eskaera.

Anexo XI: Solicitud de consulta de fondos.

XII. eranskina: Dokumentuak erabilera pribaturako kopiatzeko eskaera.

Anexo XII: Solicitud de reproducción de documentos para uso privado.

XIII. eranskina: Dokumentuak argitaratzeko/zabaltzeko asmoz kopiatzeko eskaera.

Anexo XIII: Solicitud de reproducción de documentos para su publicación /difusión.

I. eranskina / Anexo I

Transferentzien erregistro orokorra

Registro General de Transferencias

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II-A eranskina / Anexo II-A

Artxibo Nagusira egindako transferentzien zerrenda

Relación de Transferencia al Archivo General

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II-B eranskina / Anexo II-B

Artxibo Historikora egindako transferentzien zerrenda

Relación de transferecia al Archivo Histórico

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III-A eranskina / Anexo III-A

Edukiaren zerrenda-segida

Relación de contenido-serie

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III-B eranskina / Anexo III-B

Edukiaren zerrenda-Funtsa

Relación de contenido-Fondo

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IV. eranskina / Anexo IV

Dokumentu-funtsak berriro antolatzeko akta

Acta de reorganización de fondos documentales

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V. eranskina / Anexo V

Dokumentazioa garbitzearen inguruko jakinarazpena

Comunicación de expurgo de documentación

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VI. eranskina / Anexo VI

Garbitze Akta

Acta de Expurgo

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VII. eranskina / Anexo VII

Dokumentazioa garbitzeko lanen erregistro

Registro de expurgos de documentación

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VIII. eranskina / Anexo VIII

Dokumentazioaren bajen erregistro orokorra

Registro general de bajas de documentación

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IX. eranskina / Anexo IX

Artxibo Nagusiaren eta Historikoaren erabiltzaile gisa alta emateko eskaera

Solicitud de alta de usuario/usuaria del Archivo General e Histórico

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X. eranskina / Anexo X

Erabiltzaile txartela

Tarjeta de usuario/usuaria

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XI. eranskina / Anexo XI

Funtsak kontsultatzeko eskaera

Solicitud de Consulta de Fondos

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XII. eranskina / Anexo XII

Dokumentuak erabilera pribaturako kopiatzeko eskaera

Solicitud de reproducción de documentos para uso privado

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XIII. eranskina / Anexo XIII

Dokumentuak argitaratzeko/zabaltzeko asmoz kopiatzeko eskaera

Solicitud de Reproduccción de documentos para su publicación/difusión

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Azterketa dokumentala

Análisis documental