163. zk., 2003ko abuztuaren 22a, ostirala
N.º 163, viernes 22 de agosto de 2003
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Xedapen Orokorrak
Disposiciones Generales
Ogasun eta Herri Administrazio Saila
Hacienda y Administración Pública
4751
4751
174/2003 DEKRETUA, uztailaren 22koa, Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren antolamenduari eta funtzionamenduari buruzkoa.
DECRETO 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Euskal Kultur Ondareari buruzko uztailaren 3ko 7/1990 Legea garatzen duen azaroaren 21eko 232/2000 Dekretuak —Artxibo Zerbitzuetako Araudia eta Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazio Ondarea erregulatzeko arauak onartu zituen Dekretu horrek—, Artxibo Zerbitzuen esparru normalizatzaile eta homogeneitzatzailea eratzen du, zeinak Dokumentazio Ondare hori osatzen duten agirien kontserbazio eta zabalkunde egokia bermatuko duen. Uztailaren 3ko 7/1990 Legeak sortu zuen Artxibo Sistema Nazionalari dagokionez, arestian aipatutako normalizazioa eta homogeneizazioa lortzeko egitura egokientzat eratzen du Dekretu horrek. Hortaz, Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistema Sistema Nazionalaren parte da, hain zuzen ere horren azpisistema da.
En desarrollo de la Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco, el Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueban el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco, viene a configurar un marco normalizador y homogeneizador de los Servicios de Archivo que asegure la adecuada conservación y difusión de la documentación integrante de dicho Patrimonio Documental. En cuanto al Sistema Nacional de Archivos, creado por la Ley 7/1990, de 3 de julio, el Decreto citado lo configura como la estructura adecuada para alcanzar la normalización y homogeneización mencionadas. Pues bien, el Sistema de Archivo de la Administración Pública de Comunidad Autónoma de Euskadi es parte integrante del Sistema Nacional, constituyendo un subsistema del mismo.
Herri Administrazioaren jardunean dokumentazio ondarea sortzen da eta ondare hori memoria historiko kolektiboaren funtsezko zatia da; ondare horrek, aldi berean, modu jarraian informatzen du jardun publikoa, hortaz, garrantzitsua da agiri publikoen tratamendu, zaintza eta zabalkundeari arreta berezia eskaintzea.
Del actuar de la Administración Pública deriva un patrimonio documental que constituye una parte esencial de la memoria histórica colectiva, al tiempo que informa la actuación pública de manera permanente, por lo que resulta importante prestar una especial atención al tratamiento, la custodia y la difusión de los documentos públicos.
Dekretu honek, hain zuzen ere, agiri publikoen kudeaketan parte hartzen duten eragileen funtzionamendua antolatu eta normalizatu nahi du, ikuspegi artxibistikoarekin, Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren esparruan, eta eragile bakoitzaren eginkizunak zehaztuko ditu, jarduteko prozedurak ezarri eta, azken finean, Herri Administrazioaren dokumentazio ondarearen babesa bermatuko du.
El presente Decreto viene precisamente a organizar y normalizar el funcionamiento de los diferentes agentes intervinientes en la gestión documental pública, desde la perspectiva archivística, en el ámbito de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, determinando las funciones de cada uno, fijando los procedimientos de actuación y, en último término, garantizando la preservación del patrimonio documental de la Administración Pública.
Ikuspegi horretatik, bada, Herri Administrazio honen Artxibo Sistemaren helburu nagusia Euskal Autonomia Erkidegoko dokumentazio ondarea edo Herri Administrazio horren funtsen eta agirien multzo integratua antolatu eta zaintzea da, agirion kudeaketa eraginkorra bermatzearren, zeinak administrazio-kudeaketarako zein erabakiak hartzeko izan ohi diren informazio-beharrak aseko dituen. Sistema horrek bermatuko du, halaber, agiriotan jasotako pertsona fisikoen eta juridikoen, publikoen nahiz pribatuen, eskubideen zaintza, eta erraztuko du herritarrek agiriotara jo eta horiek kontsultatzeko aukera, bai eta informazioa eta ikerketarako beharrezkoak diren agirietara jo eta horiek kontsultatzea ere.
Desde esta perspectiva, el objetivo principal del Sistema de Archivo de esta Administración Pública se concreta en la organización y conservación del patrimonio documental o conjunto integrado de fondos y documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi con el fin de asegurar una gestión eficaz de los documentos, que satisfaga las necesidades informativas de la gestión administrativa y de la toma de decisiones, garantizando la custodia de los derechos de las personas físicas y jurídicas, públicas y privadas, contenidos en los documentos y facilitando tanto el acceso y la consulta de los mismos por parte de los ciudadanos, como la información y los documentos necesarios para la investigación.
Arauko lehen hiru kapituluek Sistemaren antolamendua eratzen dute, horren eremua mugatu eta dauzkan helburuak adierazi. Antolamendu-egiturari dagokionez, nabarmendu behar da Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordea sortu dela, zeina Sistemaren funtzionamendurako funtsezko pieza baita. Batzorde horren lana, beste batzuen artean, dokumentazioa kontserbatzeko egutegiak zehazteko prozesuan zentratzen da. Sistemaren antolamenduari dagokion atala IV. Kapituluak osatzen du: Sistemaren pertsonal- eta material-baliabideei buruzkoa da. Sistemaren ezinbesteko euskarri fisiko eta intelektuala dira baliabideok eta horiek etengabe egokitzea markatu diren helburuak jadesteko bermea izango da.
Los tres primeros Capítulos de la norma configuran la organización del Sistema, delimitan su ámbito y declaran los objetivos del mismo. En cuanto al entramado organizativo, cabe destacar la creación de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación que se convierte en pieza clave del funcionamiento del mismo. Esta Comisión centra su labor, entre otras cuestiones, en el proceso de determinación de los calendarios de conservación de la documentación. El apartado organizativo del Sistema se completa con el Capítulo IV, que trata de los medios personales y materiales del mismo, que constituyen el ineludible soporte físico e intelectual y cuya permanente adecuación será garantía para la consecución de los objetivos trazados.
V. Kapitulua dokumentazioa, dituen egoera ezberdinetan, tratatzeari buruzkoa da. Horretan garrantzi berezia hartzen dute kontserbatzeko egutegiek eta Ezinbesteko Dokumentuen Programak eta Larrialdiei eta Hondamendiei Aurre hartzeko Programak; hondamendi egoeretan Sistemak funtzionatzen jarraitzea bermatuko dute horiek.
El Capítulo V se dedica al tratamiento de la documentación en sus diferentes estados, adquiriendo especial relevancia los calendarios de conservación y los Programas de Documentos Vitales y de Prevención de Emergencias y Desastres, conducentes al aseguramiento del funcionamiento en situaciones de desastre.
VI. Kapituluan dokumentuetara jotzeari buruzkoa da, eta modu egokian harmonizatzen ditu batetik eskubide hori, eta bestetik, dokumentazio ondare publikoak behar duen babesa.
El Capítulo VI se refiere al acceso a los documentos, armonizando adecuadamente este derecho con el necesario proteccionismo del patrimonio documental público.
Azkenik, poliziaren jardunean zein jarduera kliniko eta sanitarioetan sortutako dokumentuek dituzten berezitasunei buruzkoak dira xedapen gehigarriak. Horientzat beharrezko aurreikuspenak ezarriko dira, zeinak aplikatu beharreko arauditik ondorioztatzen diren. Orobat, uztailaren 21eko 161/1998 Dekretua aldatuko da. Dekretu horrek Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazioak eta honen erakunde autonomoek prezio publikoen bidez ordaindu ditzaketen zerbitzu eta jardunak zehazten ditu. Dokumentuen edo liburuen kopia soilak ematea sartzean datza aldaketa hori.
Finalmente, las disposiciones adicionales se refieren a las particularidades que presentan los documentos generados tanto en el ámbito de las actividades policiales, como en el relativo a las actividades clínicas y sanitarias, para los cuales se establecen las necesarias previsiones derivadas de la normativa de aplicación pertinente. Asimismo, se procede a la modificación del Decreto 161/1998, de 21 de julio, por el que se determinan los servicios y actividades susceptibles de ser retribuidos mediante precios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco y de sus Organismos Autónomos, mediante la inclusión de la expedición de copias simples de documentos o libros.
Ondorioz, Ogasun eta Herri Administrazio sailburuaren proposamenez, eta Jaurlaritzaren Kontseiluak 2003ko uztailaren 22an egindako bilkuran aztertu eta onartu ondoren, hauxe
En su virtud, a propuesta de la Consejera de Hacienda y Administración Pública, previa deliberación y aprobación del Consejo de Gobierno en su sesión celebrada el día 22 de julio de 2003
XEDATU DUT:
DISPONGO:
I. Kapitulua. Xedapen orokorrak.
Capítulo I. Disposiciones generales.
1. artikulua.– Xedea.
Artículo 1.– Objeto.
Dekretu honen xedea Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren antolamendua eta funtzionamendua arautzea da.
Es objeto del presente Decreto la regulación de la organización y el funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
2. artikulua.– Aplikazio-eremua.
Artículo 2.– Ámbito de aplicación.
Dekretu hau Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazio osoari aplikatuko zaio, Dekretuan bertan ezarritako irispidearekin eta baldintzekin.
El presente Decreto será de aplicación al conjunto de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi con el alcance y en los términos establecidos en el mismo.
3. artikulua.– Definizioak.
Artículo 3.– Definiciones.
Dekretu honen ondorioetarako, definizio hauek ezarriko dira:
A los efectos del presente Decreto se establecen las siguientes definiciones:
– Artxibo Sistematzat joko da artxiboen kudeaketarekin lotutako arau, organo, zentro eta zerbitzuen multzoa.
– Se entiende por Sistema de Archivo, el conjunto de normas, órganos, centros y servicios, vinculados a la gestión de los archivos.
– Artxibo-dokumentutzat joko da erakunde, entitate edo norbanako batek, bakoitzaren jardunaren barruan, erregistratutako —horren forma edo ezaugarriak edozein direla ere—, jasotako, sortutako edo gordetako edozein informazio.
– Se entiende por documento de archivo, toda información registrada, independientemente de su forma y características, recibida, creada o conservada por una institución, entidad o individuo en el desempeño de sus funciones.
– Espedientetzat joko da administrazio-ebazpenerako aurrekari eta oinarri diren dokumentuen eta jarduketen multzo ordenatua, bai eta ebazpen hori exekutatzera bideratutako eginbideak ere.
– Se entiende por expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
– Dokumentu-segidatzat joko da prozedurazko arau batek araututako administrazio-eginkizun edo –jarduera batek hori garatzerakoan sortutako dokumentuen edo espedienteen multzoa.
– Se entiende por serie documental, el conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una función o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento.
– Artxibo-funstzat joko da dokumentuen edozein multzo organiko, baldin eta modu antolatuan gordetzearekin horren informazioaren zabalkunde egokia bermatzen bada.
– Se entiende por fondo de archivo, todo conjunto orgánico de documentos, conservado de manera organizada de forma que se garantice la difusión conveniente de su información.
– Artxibotzat joko da dokumentazio funtsen tratamendu tekniko, zabalkunde eta kontserbazioaren erantzukizuna duen instantzia.
– Se entiende por archivo, la instancia responsable del tratamiento técnico, difusión y conservación de los fondos documentales.
– Dokumentuen bizi-ziklotzat joko da dokumentu batek izaten dituen faseen multzoa: sortzea, mantentzea, erabiltzea eta behin betiko ezabatu edo kontserbatzea.
– Se entiende por ciclo de vida de los documentos, la agrupación de fases por las que atraviesa un documento: creación, mantenimiento, uso y eliminación o conservación definitiva.
– Kontserbatzeko egutegitzat joko dira dokumentu-segidak identifikatu eta segidok azpisistema bakoitzean irautea ala ez, horien kontserbazio edo suntsitze maila eta horien eskuragarritasuna ezarriko duten tresnak.
– Se entiende por calendarios de conservación los instrumentos que identifican las series documentales y establecen su permanencia en cada subsistema, su nivel de conservación o destrucción y su accesibilidad.
4. artikulua.– Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Sistema Nazionalean integratzea.
Artículo 4.– Integración en el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi.
Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistema uztailaren 3ko 7/1990 Legeak, Euskal Ondareari buruzkoak, sortutako Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Sistema Nazionalean integratuko da.
El Sistema de Archivo de la Administración Pública de la C.A.E. se integra en el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi creado por la Ley 7/1990 de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco.
II. Kapitulua. Antolamendua eta eginkizunak.
Capítulo II. Organización y funciones
I. Atala: Organo kudeatzaileak.
Sección I: Órganos Gestores.
5. artikulua.– Antolamendua eta eginkizunen banaketa.
Artículo 5.– Organización y distribución de funciones.
Artxibo Sistemarekin zerikusia duten jarduketak ondoko artikuluetan adierazitako eginkizunen banaketaren arabera burutuko dituzte Eusko Jaurlaritzak, Ogasun eta Herri Administrazio Sailak eta administrazio instituzionala osatzen duten entitateek, Dekretu honetan ezarritako Aholkularitza Organoaren laguntzarekin.
Las actuaciones referidas al Sistema de Archivo se llevarán a cabo, de acuerdo a la distribución de funciones señalada en los artículos siguientes, por el Gobierno Vasco, por el Departamento de Hacienda y Administración Pública y por las distintas entidades integrantes de la Administración Institucional, con la asistencia del Órgano Asesor que se establece en el presente Decreto.
6. artikulua.– Eusko Jaurlaritza.
Artículo 6.– Gobierno Vasco.
Eusko Jaurlaritzari dagokio Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren plangintza eta definizioa egitea. Bereziki, Eusko Jaurlaritzari dagokio Artxibo Plana onartzea, bai eta hori berrikusi eta aldatzea ere. Berrikusketak zein aldaketak azaroaren 21eko 232/2000 Dekretuko 34 artikuluan aurreikusitako Esku Hartzeko Planean jasotako orientabideen eta artezpideen araberakoak izan behar dira. Artxibo Zerbitzuetako Araudia eta Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazio Ondarea erregulatzeko arauak onartu zituen 232/2000 Dekretuak.
Corresponde al Gobierno Vasco la planificación y definición del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi. En particular, le corresponde la aprobación del Plan de Archivos, así como sus revisiones y modificaciones, que deberán ajustarse a las orientaciones y directrices contenidas en el Plan de Intervención previsto en el artículo 34 del Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueban el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco.
7. artikulua.– Ogasun eta Herri Administrazio Saila.
Artículo 7.– Departamento de Hacienda y Administración Pública.
1.– Ogasun eta Herri Administrazio Sailari dagokio Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistema zuzentzea, koordinatzea eta horren aplikazioa ikuskatzea. Xede horrekin ondoko eginkizunak beteko ditu:
1.– Corresponde al Departamento de Hacienda y Administración Pública la dirección del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, la coordinación del mismo y la supervisión de su aplicación. Con este objeto llevará a cabo las siguientes funciones:
– Artxibo Plana egin, berrikusi eta aldatzea, bai eta horren jarraipen eta ebaluazioa egitea ere.
– Elaboración del Plan de Archivos, sus revisiones y modificaciones, así como su seguimiento y evaluación.
– Sistemaren araudi teknikoa ezartzea eta horretarako, dagozkion agindu eta zirkularrak emango ditu, sistemak egoki funtzionatzen duela eta beharrezko koordinazioa dagoela bermatzearren.
– Establecimiento de la normativa técnica del sistema a cuyo efecto emitirá las correspondientes instrucciones y circulares que garanticen el correcto funcionamiento del mismo y la necesaria coordinación.
– Beharrezkoa duten aholkularitza eta laguntza ematea Sistema osatzen duten zentroei eta organismoei, bai eta horiek koordinatu eta ikuskatzea ere.
– El asesoramiento y apoyo precisos a los diferentes centros y organismos integrantes del Sistema, así como la coordinación e inspección de los mismos.
– Sailek, erakunde autonomoek, zuzenbide pribatuko ente publikoek eta sozietate publikoek sistema aplikatzearen ondorioz lortutako emaitzak baloratzea. Errendimenduari buruzko azterketak egin eta neurri zuzentzaileak proposatzea; nolanahi ere ente edo organismo bakoitzak bere autonomia gordeko du.
– Valoración de los resultados de la aplicación del sistema por parte de los Departamentos, Organismos Autónomos, Entes públicos de derecho privado y sociedades públicas. Elaboración de estudios de rendimiento y propuesta de medidas correctoras, sin perjuicio de la autonomía que corresponde a cada ente u organismo.
– Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemari dagozkion eta horren organo edo ente bati berariaz esleitu ez zaizkion eginkizunak.
– Cualesquiera otras funciones referidas al Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi que no estén expresamente atribuidas a otro órgano o ente de la misma.
2.– Ogasun eta Herri Administrazio Sailak beteko ditu eginkizunok Baliabide Orokorren Zuzendaritzaren bitartez edo, hala badagokio, dagokion egitura organikoaren Dekretuan ezarritako organoaren bitartez. Dena den, hitzarmenak edo itunak izenpetzea sailburuari dagokio.
2.– El Departamento de Hacienda y Administración Pública ejercerá las mencionadas funciones a través de la Dirección de Recursos Generales u órgano que, en su caso, se establezca en el correspondiente Decreto de estructura orgánica. No obstante, la suscripción de convenios o acuerdos corresponderá al titular del Departamento.
8. artikulua.– Eusko Jaurlaritzako sailak.
Artículo 8.– Departamentos del Gobierno Vasco.
1.– Sailei dagokie Administrazioaren Artxibo Sistema Nagusia ezartzea, Ogasun eta Herri Administrazio Sailak horretarako emandako arauen arabera. Bereziki, ondoko eginkizunak dagozkie:
1.– Corresponde a los Departamentos la implantación del Sistema General de Archivo de la Administración de acuerdo con las normas que a tal efecto dicte el Departamento de Hacienda y Administración Pública. En particular, les corresponderán las siguientes funciones:
– Ezartzea, Sailak sortutako dokumentazioa oinarri hartuta eta Sistemaren Zuzendaritzak emandako arauen arabera, dagokion organoko artxiboaren arduradunek jarraitu beharreko irizpide espezifikoak eta, bereziki, administrazioaren dokumentuetara jotzea eta horiek publikoki kontsultatzea erraztearekin zerikusia dutenak.
– Establecer, con base en las características de la documentación generada por el Departamento y de acuerdo con las normas dictadas por la Dirección del Sistema, los criterios específicos a seguir por los encargados de los archivos del órgano correspondiente y, en particular, los referidos a facilitar el acceso y la consulta pública de la documentación administrativa.
– Modu egokian kontserbatzea Sailaren jardunean sortutako dokumentuak, kasu bakoitzean ezarriko den epean zehar.
– Conservar adecuadamente los documentos generados en el ejercicio de su actividad, durante el período que en cada caso se determine.
– Artxiboak eta ekipamenduak dauden eraikin, instalazio eta lokalak kontserbatzea, kasu bakoitzean Sistemaren Zuzendaritzak emango dituen arau teknikoekin bat.
– Conservar los edificios, instalaciones y locales en que se sitúen los archivos y los equipamientos con los que cuenten de acuerdo con las normas técnicas que en cada caso dicte la Dirección del Sistema.
2.– Sail bakoitzean adierazitako eginkizunen ardura izango duen organo bana izango da eta, berariaz ezarri ezean, Zerbitzu Zuzendaritzari edo organo baliokideari legozkioke eginkizunok.
2.– En cada Departamento existirá un órgano encargado de las funciones indicadas, correspondiendo las mismas a la Dirección de Servicios u órgano equivalente a falta de determinación específica.
9. artikulua.– Administrazio Instituzionala.
Artículo 9.– Administración Institucional.
Administrazio Instituzionalaren artxiboak EAEko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren barruan egongo dira eta artxiboon erregimena ondoko artikuluetan definitutakoa izango da.
Los archivos de la Administración Institucional se integran en el Sistema de Archivo de la Administración Pública de la C.A.E. y el régimen de los mismos será el definido en los artículos siguientes.
10. artikulua.– Erakunde autonomoak.
Artículo 10.– Organismos Autónomos.
Erakunde autonomoei, beren artxiboei dagokienez, Dekretu honetako 9 artikuluan sailei esleitutako eginkizunak dagozkie.
A los Organismos Autónomos respecto de sus archivos les corresponderán las funciones atribuidas a los Departamentos en el artículo 9 del presente Decreto.
Hala ere, Ogasun eta Herri Administrazio Sailaren eta dagokion erakunde autonomoaren artean izenpetutako hitzarmenaren bidez kasu bakoitzerako berezko erregimena eratu ahal izango da.
No obstante, mediante Convenio entre el Departamento de Hacienda y Administración Pública y el correspondiente Organismo Autónomo podrá establecerse un régimen propio en cada caso.
11. artikulua.– Zuzenbide pribatuko ente publikoak eta sozietate publikoak.
Artículo 11.– Entes Públicos de Derecho Privado y Sociedades Públicas.
1.– Zuzenbide pribatuko ente publikoek eta sozietate publikoek aplikagarri zaizkien araudi espezifikoen arabera kudeatuko dituzte bakoitzaren artxiboak. Nolanahi ere, Sistemaren Zuzendaritzak emandako aginduak bete beharko dituzte eta dokumentazio funtsak, suntsitutakoan, Herri Administrazioaren Artxibo Nagusira lekualdatu behar dira.
1.– Los Entes Públicos de Derecho Privado y las Sociedades Públicas gestionarán sus archivos de acuerdo con la normativa específica que les resulte de aplicación. Ello sin perjuicio del cumplimiento de las directrices e instrucciones emanadas de la Dirección del Sistema y de que, extinguidos los mismos, sus fondos documentales se trasladen al Archivo General de la Administración Pública.
2.– Edozein kasutan ere, dokumentuak lehen edo bigarren mailakotzat jotzeak eta garbitzeak aurretik Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordearen irizpena jaso beharko du.
2.– En todo caso, la determinación de los valores primario y secundario de los documentos y el expurgo de los mismos se someterá a dictamen previo de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación.
12. artikulua.– Sistemaren Zuzendaritza.
Artículo 12.– Dirección del Sistema.
1.– Ogasun eta Herri Administrazio Saileko Baliabide Orokorren Zuzendaritzari dagokio Sistemaren Zuzendaritza.
1.– La Dirección del Sistema corresponde a la Dirección de Recursos Generales del Departamento de Hacienda y Administración Pública.
2.– Sistema Zuzendaritzari dagozkio, indarrean dagoen araudiak eslei dakizkiokeen beste eginkizunez gain, ondoko eginkizun espezifikoak:
2.– Corresponden a la Dirección del Sistema, además de cuantas otras le sean atribuidas por la normativa vigente, las siguientes funciones específicas:
– Sistemako zentro, zerbitzu eta organoen funtzionamendurako arauak eta jarraibideak ematea, bai eta horien funtzionamendua koordinatu eta ikuskatzea ere.
– Dictar las directrices e instrucciones de funcionamiento de los centros, servicios y órganos del Sistema, así como coordinar e inspeccionar el funcionamiento de los mismos.
– Dokumentuak Kudeatzeko Eskuliburua egitea eta horren aplikazioa kontrolatzea; nolanahi ere horrek ez die Administrazioa arrazionalizatu eta hobetzea, nahiz administrazio eta gobernu elektronikoa dela-eta Administrazioa Eraberritzeko Bulegoari dagozkion eskumenei eragingo.
– Elaborar el Manual de Gestión de Documentos y controlar su aplicación, sin perjuicio de las competencias que le corresponden a la Dirección de la Oficina para la Modernización Administrativa en materia de racionalización y mejora de la Administración, así como de administración y Gobierno electrónicos.
– Dokumentuak Kontserbatzeko Egutegiak egin eta horien aplikazioa kontrolatzea.
– Elaborar los Calendarios de Conservación de Documentos y controlar su aplicación.
– Sistemaren eta Dekretu honen garapen partzialerako eremu espezifikoko xedapen araugileen proiektuak egitea eta horien aplikazioa kontrolatzea; nolanahi ere horrek ez die Administrazioa arrazionalizatu eta hobetzea, nahiz administrazio eta gobernu elektronikoa dela-eta Administrazioa Eraberritzeko Bulegoari dagozkion eskumenei eragingo.
– Elaborar los proyectos de disposiciones normativas de ámbito específico de desarrollo parcial del Sistema y del presente Decreto, y controlar su aplicación, sin perjuicio de las competencias que le corresponden a la Dirección de la Oficina para la Modernización Administrativa en materia de racionalización y mejora de la Administración, así como de administración y Gobierno electrónicos.
– Sistemako maila guztietan informazioaren eta komunikazioaren teknologien ezarpena sustatu eta zuzentzea, nolanahi ere horrek ez die arlo horretan Informatika eta Telekomunikazio Zuzendaritzari dagozkion eskumenei eragingo, ez eta Administrazioa Eraberritzeko Bulegoari administrazio eta gobernua elektronikoa dela-eta dagozkionei ere.
– Impulsar y dirigir la implantación de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todos los niveles del Sistema, sin perjuicio de las competencias que le corresponden a la Dirección de Informática y Telecomunicaciones en esta materia, así como a la Dirección de la Oficina para la Modernización Administrativa en materia de administración y Gobierno electrónicos.
– Artxiboak direla-eta, aholkularitza eta laguntza teknikoa eskaintzea Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren eremuan.
– Asesorar y prestar asistencia técnica en materia de archivos en el ámbito de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
– Organo aholku-emaileak eta lankidetzakoak zein aholkularitzarako eta lanerako batzordeak sortzea proposatzea, bai eta beste organismo publiko nahiz pribatu batzuekin Sistemaren eginkizunekin zerikusia duten lankidetza hitzarmenak izenpetzea ere.
– Proponer la creación de órganos consultivos, de colaboración, comisiones asesoras y de trabajo, así como la suscripción de convenios de colaboración con otros organismos públicos o privados, en relación con las funciones del Sistema.
– Sistemako langileen prestakuntzaren plangintza egitea eta zuzentzea, nolanahi ere horrek ez die arlo horretan HAEEri eta Funtzio Publikoaren Zuzendaritzari dagozkien eskumenei eragingo.
– Planificar y dirigir la formación del personal del Sistema, sin perjuicio de las competencias que le corresponden al I.V.A.P. y a la Dirección de Función Pública en esta materia.
– Sistemaren argitalpenen plangintza egin, argitalpenok zuzendu eta koordinatzea.
– Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del Sistema.
– Zabalkunde politiken plangintza egin eta horiek zuzentzea.
– Planificar y dirigir las políticas de difusión.
– EAEko Herri Administrazioko organoek Sistemaren antolaketari eta funtzionamenduari berariaz eragiten dioten erregelamenduzko xedapenak onartu edo akordio edo erabakiak hartuko badituzte, horiei guztiei aurretiko txostena ematea. Txostenok emateko hilabeteko epean egongo da, eta aldekotzat joko dira epe hori igarotakoan txostenik eman ez bada.
– Informar con carácter previo las disposiciones reglamentarias y la adopción de acuerdos o decisiones de órganos de la Administración Pública de la C.A.E. que afecten específicamente a la organización y funcionamiento del Sistema. Los citados informes habrán de emitirse en el plazo de un mes, entendiéndose favorables en el caso de que transcurrido el citado plazo no hayan sido emitidos.
– Dekretu honek eta berau garatzeko arauek esleitzen dioten beste edozein eginkizun.
– Cuantas otras le asigne el presente Decreto y las normas de desarrollo.
3.– Arestian aipatutako eginkizunak Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren Kudeaketa Zerbitzuak beteko ditu; Baliabide Orokorren Zuzendaritzaren menpekoa izango da administrazio-unitate hori .
3.– Las funciones anteriormente señaladas serán desempeñadas por el Servicio de Gestión del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, unidad administrativa dependiente de la Dirección de Recursos Generales.
II. Atala: Aholkularitza Organoa.
Sección II: Órgano Asesor.
13. artikulua.– Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordea.
Artículo 13.– Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación.
Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioko Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordea sortzen da, Baliabide Orokorren Zuzendaritzari atxikita. Berariazko kide anitzeko organo interdizplinarra izango da eta bere ardurapekoa izango da Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioak sortutako dokumentu-tipologia eta -segida guztiak aztertzea.
Se crea la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, adscrita a la Dirección de Recursos Generales, como órgano colegiado interdisciplinar específico encargado de analizar todas las tipologías y series documentales generadas por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
14. artikulua.– Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordearen eginkizunak.
Artículo 14.– Funciones de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación.
Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordeari ondoko eginkizunak dagozkio:
A la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación le corresponden las siguientes funciones:
– Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioak sortutako dokumentu-tipologia eta -segida guztiak identifikatu eta aztertzea.
– Identificar y analizar todas las tipologías y series documentales generadas por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
– Irizpena ematea dokumentuek euren bizi zikloan izango dituzten Kontserbatzeko Egutegiei eta artxibo fase bakoitzean izango duten iraunkortasunari buruz, bai eta horien eskuragarritasuna proposatzea ere, irizpide administratibo, juridiko eta historikoen arabera.
– Emitir dictamen sobre los Calendarios de Conservación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, la permanencia en cada una de las fases de archivo, y proponer su accesibilidad, según criterios administrativos, jurídicos e históricos.
– Ezartzea zein diren Herri Administrazioaren eginkizun eta jarduera kritikoen ondoriozko funtsezko dokumentuak: dokumentuok Ezinbesteko Dokumentuen Programa eta Larrialdiei eta Hondamendiei Aurre hartzeko Programa osatuko dute.
– Determinar los documentos esenciales resultantes de las funciones y actividades críticas de la Administración Pública, los cuales formarán parte del Programa de Documentos Vitales y de Prevención de Emergencias y Desastres.
– Aholkua ematea, artxibozaintzari dagokionez, EAEko Herri Administrazioko organoei eta entitateei.
– Asesorar a los órganos y entidades de la Administración Pública de la C.A.E. en materia archivística.
15. artikulua.– Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordearen osaera.
Artículo 15.– Composición de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación.
1.– Batzordeak ondoko kideak izango ditu eta denek izango dute hitza eta botoa.
1.– La Comisión estará integrada por los siguientes miembros, todos ellos con voz y voto:
– Lehendakaria: Baliabide Orokorren zuzendaria izango da edo horrek eskuordetutako pertsona.
– Un Presidente, que lo será el Director de Recursos Generales o persona en quien delegue.
– Lehendakariordea: EAEko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren Kudeaketa Zerbitzuko burua izango da.
– Un Vicepresidente, que lo será el Jefe del Servicio de Gestión del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la C.A.E.
– Batzordekideak:
– Vocales:
a) EAEko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren Kudeaketa Zerbitzuko teknikari artxibozain bi; horietako bat, gainera, idazkaria izango da.
a) Dos técnicos archiveros del Servicio de Gestión del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la C.A.E., uno de los cuales actuará, además, como Secretario.
b) Ogasun eta Herri Administrazio Saileko letradu bat.
b) Un letrado del Departamento de Hacienda y Administración Pública.
c) Dokumentazioa sortu duen Saileko goi mailako teknikari bat.
c) Un técnico superior del Departamento productor de la documentación.
d) Administrazioa Eraberritzeko Bulegoaren Zuzendaritzako goi mailako teknikari bat.
d) Un técnico superior de la Dirección de la Oficina para la Modernización Administrativa.
e) Kultura Saileko Kultura Ondarearen Zuzendaritzako ordezkari bat.
e) Un representante de la Dirección de Patrimonio Cultural del Departamento de Cultura.
f) Ikerketa zientifiko eta historikoaren ordezkari bat, Historia Garaikidean edo Zuzenbidearen eta Instituzioen Historian edo antzeko diziplina akademikoetan aditua; batzordekide hori Ogasun eta Herri Administrazio Sailak izendatuko du Sistemaren Zuzendaritzak proposatuta.
f) Un representante de la investigación científica e histórica, especialista en Historia Contemporánea o Historia del Derecho y las Instituciones o disciplinas académicas análogas, nombrado por el Departamento de Hacienda y Administración Pública a propuesta de la Dirección del Sistema.
2.– Batzordekideak Sail bakoitzeko titularrak izendatuko ditu. Batzordeak organismo autonomo, zuzenbide pribatuko ente publiko edo sozietate publiko bati buruzko gaiak jorratzen baditu, aurreko c) idatz-zatian aipatutako batzordekidearen ordez afektatutako organismoa ordezkatuko duen goi mailako teknikari bat jardungo da.
2.– Los vocales de la Comisión serán nombrados por el titular de cada Departamento. Cuando la Comisión trate asuntos referidos a un Organismo Autónomo, Ente Público de Derecho Privado o Sociedad Pública, el vocal referido en el apartado c) anterior será sustituido por un técnico superior representante del organismo afectado.
16. artikulua.– Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordearen funtzionamendua.
Artículo 16.– Funcionamiento de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación.
1.– Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordea ohiko zein ezohiko bilkuretan batzartuko da.
1.– La Comisión de Valoración, Selección y Acceso se reunirá en sesiones de carácter ordinario y extraordinario.
2.– Batzordeak ohiko bilera izango du gutxienez sei hilean behin. Ezohiko bilerei dagokienez, lehendakariak egoki iritzi bezainbeste bilera izan ditzake, jorratu beharreko gaien arabera. Bilerak lehendakariaren beraren ekimenez dei daitezke, bai eta, gutxienez, lau kidek eskatuta ere; azken kasu horretan, eskaera hori eragin zuten gaiak derrigorrez sartu behar dira gai-zerrendan.
2.– La Comisión se reunirá con carácter ordinario al menos una vez al semestre. Con carácter extraordinario se reunirá cuantas veces lo estime necesario su Presidente, en función de los asuntos a tratar, bien por propia iniciativa, o a petición de, al menos, cuatro de sus miembros, en cuyo caso los asuntos que motivaron dicha petición serán preceptivamente incluidos en el orden del día.
3.– Batzordeak hartzen dituen akordioak baliozkoak izan daitezen, bileran izan behar dira lehendakaria, edo hori ordezkatzen duena, lehendakariordea eta idazkaria, bai eta beste hiru kide ere: akordioak bertan diren kideen gehiengo absolutuaren botoekin onartuko dira, eta berdinketarik izanez gero, lehendakariaren kalitatezko botoak erabakiko du. Botoa ezin da eskuordetu.
3.– Para la válida adopción de los acuerdos de la Comisión se requerirá la presencia del Presidente, o de quien le sustituya, del Vicepresidente y del Secretario, así como la de otros tres miembros, adoptándose los acuerdos por el voto favorable de la mayoría absoluta de los miembros presentes, decidiendo, en caso de empate el voto de calidad del presidente. El voto será indelegable.
4.– Batzordeak onartutako akordioetako batzuek, Batzorde beraren arabera, aplikazio eta betetze orokorra izan behar badute, Ogasun eta Herri Administrazio Sailak onartu behar ditu eta ondoren Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratuko dira; akordioon zehaztapenak derrigorrean bete behar dituzte dagokien organismo guztiek.
4.– Aquellos acuerdos adoptados por la Comisión que, a criterio de la misma, deban tener una aplicación y cumplimiento general serán sometidos a la aprobación por el titular del Departamento de Hacienda y Administración Pública y posterior publicación en el Boletín Oficial del País Vasco, siendo sus términos de obligado cumplimiento para todos los organismos concernidos.
17. artikulua.– Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordearen irizpenak.
Artículo 17.– Dictámenes de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación.
Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordearen irizpenak aginduzkoak dira eta ez lotesleak. Dokumentuen Kontserbatzeko Egutegiei dagozkien irizpenak Kultura Ondarearen Zuzendaritzari atxikitako Dokumentuak Balioesteko eta Aukeratzeko Batzordeari igorriko zaizkio, azaroaren 21eko 232/2000 Dekretuko 14 artikuluan aurreikusitako irizpena eman dezan.
Los dictámenes de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso tienen carácter preceptivo y no vinculante y los relativos a Calendarios de Conservación de documentos serán remitidos a la Comisión de Valoración y Selección de documentación adscrita a la Dirección de Patrimonio Cultural, a fin de que emita el informe previsto en el artículo 14 del Decreto 232/2000, de 21 de noviembre.
18. artikulua.– Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordeari eskariak egiteko ahalmenduta dauden organoak.
Artículo 18.– Órganos capacitados para dirigir propuestas a la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación.
Ondoko organoek proposa ditzakete gaiak Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordeak azter ditzan:
Podrán someter asuntos a la consideración de la Comisión Valoración, Selección y Acceso los siguientes órganos:
– Sistemaren Zuzendaritzak, hau izango da proposamenak hartzearen arduraduna.
– La Dirección del Sistema, quien será el órgano encargado de su recepción.
– Artxibozaintzan eskumenak dituzten sailetako organoek.
– Los órganos departamentales que ejerzan competencias archivísticas.
– Administrazioa Instituzionala osatzen duten entitateek zehaztutako organoek.
– Los órganos que determinen las Entidades integrantes de la Administración Institucional.
III. Kapitulua. Artxibo Sistemaren egitura.
Capítulo III. Estructura del Sistema de Archivo
19. artikulua.– Sistemaren egituraketa.
Artículo 19.– Estructuración del Sistema.
1.– Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistema azpisistematan antolatuko da: kudeaketakoa, tartekoa eta historikoa; organikoki, berriz, ondoko zentroetan:
1.– El Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi se organiza por subsistemas: de gestión, intermedio e histórico y orgánicamente en los siguientes Centros:
– Kudeaketako edo bulegoko artxiboak.
– Archivos de gestión o de oficina.
– Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Nagusia.
– Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
– Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Historikoa.
– Archivo Histórico de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
– Administrazio Instituzionalaren artxibo zentralak.
– Archivos Centrales de la Administración Institucional.
2.– Definitutako zentroen egiturak ez du esan nahi, derrigorrean, horietako bakoitzak kokapen bakarra izango duenik; Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Nagusiaren ordezkaritzatzat hartzen diren Lurraldeko Artxiboak izan daitezke, eta horiek lurralde historiko bakoitzean Eusko Jaurlaritzek dituen kudeaketa zentralizatuko eraikinetan egongo dira kokatuta.
2.– La estructura de Centros definida no implica necesariamente la ubicación única de cada uno de ellos, pudiendo existir Archivos Territoriales con la consideración de delegaciones del Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, los cuales estarán ubicados en los edificios de gestión centralizada del Gobierno Vasco en sus respectivos Territorios Históricos.
20. artikulua.– Kudeaketako edo bulegoko artxiboak.
Artículo 20.– Los Archivos de gestión o de oficina.
Kudeaketako edo bulegoko artxiboak Eusko Jaurlaritzako sailetako egitura organikoak osatzen dituzten administrazio-unitateetan dauden dokumentu funtsak izango dira.
Los Archivos de gestión o de oficina están integrados por los fondos documentales existentes en las unidades administrativas que integran las estructuras orgánicas de los diferentes Departamentos del Gobierno Vasco.
21. artikulua.– Kudeaketako edo bulegoko artxiboen erantzukizuna.
Artículo 21.– Responsabilidad de los Archivos de gestión.
Kudeaketako edo bulegoko artxiboen antolaketa eta zaintza artxibo horiei dagokien organoko arduradunaren kargura egongo da; bere administrazio-unitateko funtzionario bati eslei dakizkioke eginkizunok, artxiboaren bolumenak edo kontsultaren intentsitateak horrela eskatzen dutenean. Kudeaketako lanak egiterakoan, Sistemaren Zuzendaritzak emandako arauak eta jarraibideak jarraitu behar ditu arduradunak.
La organización y custodia de los Archivos de gestión o de oficina estará a cargo del responsable del órgano al que pertenezcan, quien podrá asignar estas funciones a un funcionario de su unidad administrativa cuando el volumen o la intensidad de consulta del archivo lo aconsejen. En la realización de las tareas de gestión el responsable habrá de seguir las directrices e instrucciones emanadas de la Dirección del Sistema.
22. artikulua.– Kudeaketako edo bulegoko artxiboen eginkizunak.
Artículo 22.– Funciones de los Archivos de gestión o de oficina.
Kudeaketako edo bulegoko artxiboen eginkizunak dira:
Son funciones de los archivos de gestión o de oficina:
– Administrazio-unitateak berak Sistemaren Zuzendaritzak horretarako ezarritako epean sortu dituen dokumentuak kontserbatzea eta, beti ere, Kontserbatzeko Egutegi bakoitzean adierazitako epean.
– Conservar los documentos generados por la actividad de la propia unidad administrativa durante el período que a tal efecto determine la Dirección del Sistema y, en todo caso, que se señalen en los respectivos Calendarios de Conservación.
– Arloko araudi teknikoari egokitutako instalazioetan kontserbatzea dokumentuok.
– Conservar los documentos en instalaciones adaptadas a la normativa técnica en la materia.
– Sailkapen, ordenazio, deskribapen, kontrol, instalazio eta garbiketako prozedurak betetzea, bai eta izaera teknikoko gainontzekoak ere, Dokumentuak Kudeatzeko Eskuliburuan eta Sistemaren Zuzendaritzak emandako arauetan eta jarraibideetan ezarritakoarekin bat.
– Cumplimentar los procedimientos de clasificación, ordenación, descripción, control, instalación, expurgo y los demás de carácter técnico, de acuerdo con lo que se establezca en el Manual de Gestión de Documentos y en las directrices e instrucciones emanadas de la Dirección del Sistema.
– Prozeduren izapidetze egoera ezagutzeko, prozedurotan jasotako dokumentuen kopiak lortzeko eta artxiboetara jotzeko eskubideak erabiltzea erraztea, indarrean dagoen legedian ezarritakoaren arabera.
– Facilitar, en los términos establecidos en la legislación vigente, el ejercicio de los derechos a conocer el estado de tramitación de los procedimientos, a obtener copias de los documentos contenidos en ellos y a acceder a los archivos.
– Horrela egin behar denean, dokumentuak dagokion artxibora transferitzea.
– Transferir los documentos al archivo correspondiente, cuando proceda.
23. artikulua.– EAEko Herri Administrazioaren Artxibo Nagusia.
Artículo 23.– El Archivo General de la Administración Pública de la C.A.E.
1.– Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Nagusia tarteko artxibo bat da, zeinak Administrazio Orokorreko kudeaketako artxiboek eta, hala badagokio, Administrazio Instituzionaleko artxibo zentralek transferitutako dokumentazioan jaso eta kudeatuko duen.
1.– El Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi es el archivo intermedio encargado de recibir y gestionar la documentación transferida por los archivos de gestión de la Administración General y, en su caso, por los archivos centrales de la Administración Institucional.
2.– Orobat, Estatuko Administrazioak edo foru administrazioek sortutako dokumentazioa jasoko du, Euskal Autonomia Erkidegoari lagatako eskumenei jarraiki.
2.– Asimismo, recibirá la documentación producida por la Administración del Estado o por las Administraciones Forales en virtud del traspaso de competencias a la Comunidad Autónoma de Euskadi.
24. artikulua.– Artxibo Nagusiaren erantzukizuna.
Artículo 24.– Responsabilidad del Archivo General.
Artxibo Nagusiaren antolaketa eta zaintza Ogasun eta Herri Administrazio Saileko Baliabide Orokorren Zuzendaritzaren kargura egongo da, zeinak dagokion zerbitzuaren bidez beteko dituen.
La organización y custodia del Archivo General estará a cargo de la Dirección de Recursos Generales del Departamento de Hacienda y Administración Pública, que las ejercerá a través del Servicio correspondiente.
25. artikulua.– Artxibo Nagusiaren eginkizunak.
Artículo 25.– Funciones del Archivo General.
Artxibo Nagusiaren eginkizunak dira:
Son funciones del Archivo General:
– Jasotzea Administrazio Orokorreko kudeaketako artxiboetatik, Administrazio Instituzionalaren artxibo nagusietatik, hala badagokio, Estatuaren Administraziotik eta foru administrazioetatik, Euskal Autonomia Erkidegoari lagatako eskumenei jarraiki, datorren dokumentazioa, transferentziak erregulatzen dituen araudian ezarritakoarekin bat.
– Recibir la documentación procedente de los archivos de gestión de la Administración General, de los archivos centrales de la Administración Institucional, cuando proceda, y de la Administración del Estado y de las Administraciones Forales en virtud del traspaso de competencias a la Comunidad Autónoma de Euskadi, en los términos establecidos por la normativa que regule las transferencias.
– Dokumentu funtsak zaindu eta antolatzea, artxibo horretan igarotzeko ezarri diren epeetan.
– Custodiar y organizar los fondos documentales durante los plazos definidos para su permanencia en este archivo.
– Dokumentuak arloko araudi teknikoari egokitutako instalazioetan kontserbatzea.
– Conservar los documentos en instalaciones adaptadas a la normativa técnica en la materia.
– Kontsultak eta dokumentazioaren zerbitzua erraztea barruko zein kanpoko erabiltzaileei, dokumentuetara jotzeari dagokionez ezartzen denarekin bat.
– Facilitar las consultas y el servicio de la documentación a los usuarios internos y a los externos en los términos que, acerca del acceso a los documentos, se establezcan.
– Dokumentazioaren balorazio eta aukeraketan parte-hartze aktiboa izatea, eta aztertu eta proposatzea, batetik, sortutako dokumentu-segidak lehen edo bigarren mailakotzat jotzea, eta bestetik, dokumentu-segidak transferitzeko, horietara jotzeko eta kontserbatzeko epeak.
– Participar activamente en la Valoración y Selección de la documentación y analizar y proponer los valores primarios y secundarios de las series documentales generadas, así como sus plazos de transferencia, acceso y conservación.
– Dokumentuak garbitzea, indarrean dagoen legediarekin bat.
– Proceder al expurgo de los documentos de acuerdo con la normativa vigente.
– Dokumentuak Eusko Jaurlaritzaren Artxibo Historikora transferitzea, transferentziak erregulatzen dituen araudian ezarritakoarekin bat.
– Transferir los documentos al Archivo Histórico del Gobierno Vasco en los términos establecidos por la normativa que regule las transferencias.
26. artikulua.– Administrazio Instituzionalaren artxibo zentralak.
Artículo 26.– Archivos Centrales de la Administración Institucional.
Administrazio Instituzionalaren artxibo zentralak dira Administrazio horren entitateen dokumentazioa antolatu, zaindu eta kontserbatzeko ardura duten zentroak.
Los Archivos Centrales de la Administración Institucional son los centros encargados de la organización, custodia y conservación de la documentación de sus respectivas entidades.
27. artikulua.– Administrazio Instituzionalaren artxibo zentralen erantzukizuna.
Artículo 27.– Responsabilidad de los Archivos Centrales de la Administración Institucional.
Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Instituzionala osatzen duten enteen artxibo zentralen zaintza eta kudeaketa bakoitzaren zuzendaritza organoek izendatutako unitateari dagozkio.
La custodia y gestión de los Archivos Centrales de los Entes integrantes de la Administración Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi corresponderá a la unidad que designen sus respectivos órganos directivos.
28. artikulua.– Administrazio Instituzionalaren artxibo zentralen eginkizunak.
Artículo 28.– Funciones de los Archivos de la Administración Institucional.
Bakoitzaren araudi espezifikotan ezarritakoaren kalterik gabe, Administrazio Instituzionalaren artxiboen funtzio komunak dira:
Sin perjuicio de lo establecido en su normativa específica, son funciones comunes a los Archivos de la Administración Institucional:
– Bakoitzari dagozkion artxibo azpisistemak kudeatzea.
– Gestionar sus respectivos subsistemas de archivos.
– Dokumentuak arloko araudi teknikoari egokitutako instalazioetan kontserbatzea.
– Conservar los documentos en instalaciones adaptadas a la normativa técnica en la materia.
– Funtsen sailkapen koadroa egitea, bai eta arau tekniko espezifikoak ere, Sistemaren Zuzendaritzaren oniritziarekin.
– La elaboración del cuadro de clasificación de fondos, así como las normas técnicas específicas con el visto bueno de la Dirección del Sistema.
– Sistemako arau komunen aplikazioa kontrolatzea.
– El control en la aplicación de las normas comunes del Sistema.
– Kontsultak eta dokumentazioaren zerbitzua erraztea barruko zein kanpoko erabiltzaileei, dokumentuetara jotzeari dagokionez ezartzen denarekin bat.
– Facilitar las consultas y el servicio de la documentación a los usuarios internos y a los externos, en los términos que acerca del acceso a los documentos se establezcan.
– Dokumentuak garbitzea, kontserbatzeko egutegiekin bat.
– El expurgo de los documentos de acuerdo con los calendarios de conservación.
– Dokumentuak Artxibo Nagusira transferitzea, horrela erabakitzen duenean Sistemaren Zuzendaritzak; afektatutako entea desagertu bada ere berdin egin behar da.
– La transferencia de los documentos al Archivo General, cuando así se acuerde con la Dirección del Sistema y, en todo caso, cuando se produzca la extinción del Ente afectado.
– Dekretu honek eta berau garatzeko arauek esleitzen dioten beste edozein eginkizun.
– Cuantas otras funciones le sean encomendadas por el presente Decreto y por las normas de desarrollo del mismo.
IV. Kapitulua. Sistemaren material- eta
Capítulo IV. Medios materiales y humanos
pertsonal-baliabideak.
del Sistema.
29. artikulua.– Baliabideen horniketa.
Artículo 29.– Dotación de medios.
EAEko Administrazio Orokorrak bermatuko du Sistemak modu eraginkorrean funtzionatzeko beharrezkoak diren material- eta pertsonal-baliabideak hornituko direla, eta zainduko du, bereziki, baliabideak teknologikoki eguneratzen direla eta Sistemari atxikitako pertsonalak etengabeko prestakuntza jasotzen duela.
La Administración General de la C.A.E. garantizará la dotación suficiente de los recursos materiales y humanos precisos para asegurar un funcionamiento eficiente del Sistema, velando especialmente por la actualización tecnológica de los medios y la formación permanente del personal adscrito al mismo.
30. artikulua.– Azpiegiturak.
Artículo 30.– Infraestructuras.
1.– Artxiboetako dokumentu funtsak hartuko dituzten eraikinek zien lokalek Sistemaren Zuzendaritzak horretarako emango dituen arau teknikoen bidez ezarritako teknika- eta ingurumen-eskakizunak bete behar dituzte. Bereziki, artxibotarako eraikinen edo instalazioen obra edo hobekuntza proiektuen idazketa eta elaborazioa Sistemaren Zuzendaritzak onartutako arauei egokitu behar zaizkie.
1.– Los inmuebles y locales que alberguen los fondos documentales de los archivos habrán de cumplir los requerimientos técnicos y ambientales que establezca la Dirección del Sistema mediante las normas técnicas que dicte al efecto. En particular, la redacción y elaboración de proyectos de obras o mejoras de los edificios e instalaciones de archivos deberán acomodarse a las normas aprobadas por la Dirección del Sistema.
2.– Sistemaren Zuzendaritzak, horrek dauzkan ikuskaritza eskumenak erabiliz, eraikinak eta lokala egokitzeko beharrezko neurriak hartzea exijitu ahal izango die organo eskudunei; neurriok zehaztu eta egikaritzeko epeak zehaztuko ditu Zuzendaritzak.
2.– La Dirección del Sistema, en ejercicio de las facultades de inspección que le asisten, podrá requerir a los órganos competentes la adopción de las medidas precisas para la adecuación de los inmuebles y locales, detallando las mismas y fijando los plazos para hacerlas efectivas.
Eraikinaren edo instalazioaren hutsuneek arriskuan jartzen dutenean artxiboetan jasota dauden dokumentuen kontserbazioa eta segurtasuna, garantiarako beharrezko neurriak erabakiko ditu Sistemaren Zuzendaritzak eta dokumentuok beste artxibo batzuetan gordetzea erabaki dezake, arrisku horren zergatiak desagertzen diren bitartean.
Cuando las deficiencias del inmueble o instalación pongan en peligro la conservación y seguridad de los documentos existentes en los distintos archivos se dispondrán por la Dirección del Sistema las medidas de garantía necesarias y se podrá decidir su depósito en otros archivos, hasta tanto desaparezcan los motivos de aquel peligro.
31. artikulua.– Pertsonal-baliabideak.
Artículo 31.– Medios personales.
1.– Bakoitzaren eginkizunetarako beharrezkoa den eta egokia den lanbide-prestakuntza duen pertsonala izango dute Sistemako zentroek. Eginkizunak izango dira: zuzendaritzakoak, teknikoak, laguntzakoak, administraziokoak eta subalternoak.
1.– Los centros del Sistema estarán dotados del personal necesario y con la cualificación profesional adecuada a sus respectivas funciones de: dirección, técnicas, auxiliares, administrativas y subalternas.
2.– Giza baliabideei dagokienez, ikusitako beharrizanen berri emango die Sistemaren Zuzendaritzak organo eskudunei eta egoki deritzon neurriak hartzea proposatu.
2.– La Dirección del Sistema informará a los órganos competentes sobre las necesidades observadas en materia de recursos humanos, proponiendo la adopción de las medidas que estime convenientes.
32. artikulua.– Prestakuntza.
Artículo 32.– Formación.
Sistemaren Zuzendaritzari dagokio Sistema osatzen duten zentroetako langileen prestakuntzarako programak proposatu, egin eta burutzea, nolanahi ere horrek ez die HAEEri eta Funtzio Publikoaren Zuzendaritzari dagozkien eskumenei eragingo. Zentroetako organo eskudun erantzuleek beharrezko lankidetza eskainiko diote Sistemaren Zuzendaritzari, prestakuntzarako programok burutze aldera.
Corresponderá a la Dirección del Sistema proponer, elaborar y ejecutar los programas de formación del personal perteneciente a los Centros integrantes del Sistema, sin perjuicio de las competencias que le correspondan al IVAP y a la Dirección de Función Pública. Los órganos competentes responsables de los diferentes Centros prestarán a la Dirección del Sistema la colaboración precisa para llevar a efecto los mencionados programas formativos.
V. Kapitulua. Dokumentuen zaintza eta kudeaketa.
Capítulo V. Custodia y gestión de los documentos.
1. Atala. Dokumentuen zaintza.
Sección 1ª. Custodia de los documentos.
33. artikulua.– Zaintzaren erantzukizuna.
Artículo 33.– Responsabilidad de la custodia.
Funtsen zaintzaren erantzukizuna Sistema osatzen duten zentroetako arduradunei dagokie; horiek, euren lanean, Sistemaren Zuzendaritzak emandako arau eta jarraibideen arabera jardungo dira.
La responsabilidad de la custodia de los fondos corresponderá a los encargados de los correspondientes Centros integrantes del Sistema, quienes en su cometido actuarán conforme a las directrices e instrucciones emanadas de la Dirección del mismo.
34. artikulua.– Funtsen kokapena.
Artículo 34.– Localización de los fondos.
1.– Artxiboaren funtsak, izaera orokorrarekin, eraikin edo lokal publikoetan egongo dira, eta EAEko Herri Administrazioaren zerbitzura dauden langileek soilik manipulatu eta kontrolatu ahal izango dituzte.
1.– Los fondos de archivo estarán ubicados, con carácter general, en inmuebles o locales públicos y su manipulación y control estará reservada al personal al servicio de la Administraciones Pública de la C.A.E.
2.– Aurreko paragrafoan bestela xedatu bada ere, ezohiko kasuetan eta efizientzian oinarrituta, zerbitzu hori hirugarrenen bidez kudeatu ahal izango da. Balizko honetan, egingo diren kontratazioek, kontratua arautuko duten pleguetan, bermatu behar dute funtsak hartuko dituzten lokalek lokal publikoentzat ezarritako baldintza teknikoak betetzen dituztela eta funtsak manipulatzearekin zerikusia izango duten pertsonek ez dutela inola ere funts horietara jotzeko aukerarik izango. Horretarako, kontratazioa arautuko duten pleguetan nahitaez sartu beharreko klausulak ezarriko ditu Sistemaren Zuzendaritzak.
2.– No obstante lo dispuesto en el número anterior, con carácter excepcional y cuando razones de eficiencia lo aconsejen, dicho servicio podrá gestionarse a través de terceros. En este supuesto, las contrataciones que se lleven a cabo deberán asegurar, en los pliegos que hayan de regir el contrato, que los locales que alberguen los fondos cumplan las condiciones técnicas establecidas para los locales públicos y que las personas relacionadas con la manipulación de los fondos en ningún caso tengan acceso al contenido de los mismos. A tal efecto, la Dirección del Sistema establecerá las cláusulas que obligatoriamente habrán de incluirse en los pliegos que rijan la contratación.
2. Atala. Dokumentazioaren kudeaketa.
Sección 2ª. Gestión de la documentación.
35. artikulua.– Dokumentuen kudeaketa.
Artículo 35.– La gestión de documentos.
Dekretu honetako 4. artikuluan adierazitako helburuak benetan betetzen direla lortzearren, Herri Administrazioa, funtzionamenduan, teknika eta prozedura normalizatuei lotu behar zaie, jardun publikoaren ezagutza eta kontrol egokia posible egingo duten teknika eta prozedurei, alegia.
Con el fin de dar efectivo cumplimiento a los objetivos enunciados en el artículo 4 del presente Decreto, la Administración Pública deberá sujetarse en su funcionamiento a técnicas y procedimientos normalizados, que permitan un adecuado conocimiento y control de la actividad pública.
Teknika eta prozedura normalizatu horietan sartuko da, hala badagokio, sinadura elektronikoa erabiltzea, arlo honetan indarrean dagoen legedian xedatutakoarekin bat teknika hori erabili eta aplikatzea erabakitzen den prozeduretan eta jarduketetan.
Las referidas técnicas y procedimientos normalizados incluirán, en su caso, la utilización de la firma electrónica en aquellos procedimientos y actuaciones para los que se acuerde el uso y la aplicación de dicha técnica de conformidad con lo dispuesto en la legislación vigente en esta materia.
36. artikulua.– Dokumentuak Kudeatzeko Eskuliburua.
Artículo 36.– El Manual de Gestión de Documentos.
Teknika eta prozedura normalizatuen multzoak Dokumentuak Kudeatzeko Eskuliburua osatuko du. Administrazioa Eraberritzeko Bulegoaren Zuzendaritzari dagokio Eskuliburua onartzea.
El conjunto de técnicas y procedimientos normalizados conformará el Manual de Gestión de Documentos, cuya aprobación corresponderá a la Dirección de la Oficina para la Modernización Administrativa.
37. artikulua.– Dokumentuak kudeatzeko arauen edukia.
Artículo 37.– Contenido de las normas de gestión documental.
Dokumentuak kudeatzeko arauek jaso behar dituzte: dokumentuen identifikazioa; sailkapena, hierarkikoki multzokatuko ditu maila espezifikoetatik zabalagoetara; eta deskribapena, azken horrek posible egin behar du dokumentuen edukia ezagutzea.
Las normas de gestión documental habrán de contemplar: la identificación de los documentos; la clasificación, agrupándolos jerárquicamente de niveles específicos a más amplios; y la descripción, permitiendo el conocimiento de su contenido.
38. artikulua.– Balorazioa.
Artículo 38.– La valoración.
Balorazio prozesuaren bidez, dokumentuek daukaten administrazio-, historia-, lege, informazio- eta ikerketa-balioa ikusiko du Sistemaren Zuzendaritzak, eta hori oinarria izango da dokumentuok kontserbatu eta ezabatzeko irizpideak ezartzeko. Azken erabaki hori Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordeari dagokio.
Mediante el proceso de valoración, la Dirección del Sistema apreciará los valores administrativo, histórico, legal, de información y de investigación de los documentos, que servirá de base para establecer los criterios de conservación y de eliminación de los mismos, tarea que corresponderá a la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación.
39. artikulua.– Aukeraketa.
Artículo 39.– La selección.
Aukeraketaren bidez, Sistemaren Zuzendaritzak erabakiko du zein izango den dokumentuen xedea, horien balioan oinarrituta, zein izango diren dokumentuok kontserbatu edo ezabatzeko gehienezko epeak, bai eta aplikagarriak diren laginketa motak eta deuseztatzeko modalitateak ere.
Mediante la selección, la Dirección del Sistema determina el destino de los documentos a partir de sus valores, los plazos de tiempo límites para su conservación o para su destrucción, los tipos de muestreo aplicables y las modalidades de eliminación.
40. artikulua.– Kontserbatzeko Egutegiak egin eta onartzea.
Artículo 40.– Elaboración y aprobación de los Calendarios de Conservación.
Sistemaren Zuzendaritzak egingo ditu kontserbatzeko egutegiok eta Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordeak horiei buruzko irizpena emango du. Egutegiok onartzea, 232/2000 Dekretuko 14 artikuluan zehaztutako txostena eman ondoren —edo txosten hori eman gabe hiru hilabeteko epea igaro bada—, onartze hori, bada, Ogasun eta Herri Administrazio sailburuari dagokio, Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratu behar den Agindu baten bidez.
Los Calendarios de Conservación serán elaborados por la Dirección del Sistema e informados por la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación, correspondiendo su aprobación, una vez emitido el informe establecido en el artículo 14 del Decreto 232/2000 o transcurrido el plazo de tres meses sin que se haya emitido el mismo, al titular del Departamento de Hacienda y Administración Pública, mediante Orden que habrá de ser publicada en el Boletín Oficial del País Vasco.
Aginduen multzoak Sistemako Dokumentazioa Kontserbatzeko Egutegi Nagusia osatuko du, eta horrek, datu-base eran, dokumentu-tipologia guztiak jasoko ditu, horien ezaugarriak, kontserbatzeko baldintzak eta horietara jotzeko erregimena.
El conjunto de Ordenes integrarán un Calendario General de Conservación de la Documentación del Sistema que, en forma de base de datos, contendrá todas las tipologías documentales, sus características, términos de conservación y régimen de acceso.
41. artikulua.– Funtsen transferentzia.
Artículo 41.– Transferencia de los fondos.
Transferentzia da artxiboko funtsak, bakoitzaren bizi zikloaren arabera, azpisistema batetik bestera edo zentro batetik bestera pasatzeko dauden prozeduren multzoa.
Se entiende por transferencia el conjunto de procedimientos mediante los cuales los fondos de archivo pasan de un subsistema a otro o de un Centro a otro, de acuerdo con el ciclo de vida de los mismos.
Izaera orokorrarekin, transferentziak urtero egingo dira, beti egingo dira bukatuta eta osatuta dauden dokumentu eta espedienteekin, eta Sistemaren Zuzendaritzak ezarritako arauekin bat.
Con carácter general, las transferencias se llevarán a cabo con periodicidad anual, se referirán siempre a documentos y expedientes concluidos y completos y se ajustarán a las normas establecidas por la Dirección del Sistema.
42. artikulua.– Transferentziak formalizatzea.
Artículo 42.– Formalización de las transferencias.
Funtsak azpisistema batetik beste batera transferitzen direnean transferentzia hori behar bezala dokumentatuta geratu behar da, afektatutako zentroetako arduradunek izenpetutako akta xehatuan. Transferentzien akten ale bat Sistemaren Zuzendaritzaren esku geratuko da.
Toda transferencia de fondos de un subsistema a otro quedará debidamente documentada en acta detallada suscrita por los encargados de los Centros afectados. Un ejemplar de las actas de transferencias quedará en poder de la Dirección del Sistema.
43. artikulua.– Dokumentuak suntsitzea.
Artículo 43.– Destrucción de documentos.
1.– Soilik suntsi daitezke Ogasun eta Herri Administrazio sailburuak agindu bidez onartutako kontserbatzeko egutegietan berariaz aurreikusitako dokumentuak. Dena den, bikoiztutako dokumentuak suntsitzea erabaki dezakete Sistemako zentroek.
1.– Unicamente podrán ser destruidos aquellos documentos expresamente previstos en los calendarios de conservación aprobados por Orden del titular del Departamento de Hacienda y Administración Pública. No obstante, los Centros del Sistema podrán acordar la destrucción de documentos duplicados.
2.– Kasu bakoitzean, dokumentuak suntsituko dituen Sistemako Zentroak egiaztatu behar du dokumentuok benetan desagertzen direla. Horretarako, dokumentuon irakurtezintasuna bermatu eta horiek berregin eta ondoren berrerabiltzea ezinezko bihurtzen duten bitarteko eta teknikak erabiliko ditu; nolanahi ere, materiala eta horren osagaietako baten bat aprobetxatu ahal izango da. Horretarako, beharrezko aginduak emango ditu Sistemaren Zuzendaritzak eta Zentroko arduradunak, bere aldetik, jasota utziko du zein diren suntsitutako dokumentuak, zein egunetan suntsitu diren, non eta zein bitarteko erabili diren suntsitzeko.
2.– El Centro del Sistema que proceda en cada caso a la destrucción de documentos se asegurará de la efectiva desaparición de los mismos, utilizando medios y técnicas que garanticen la ilegibilidad e imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización, sin perjuicio del posible aprovechamiento del material y de alguno de sus componentes. A tal efecto, la Dirección del Sistema dictará las instrucciones precisas y el encargado del Centro dejará constancia de los documentos destruidos, fecha de la destrucción, lugar y medios empleados.
44. artikulua.– Ezinbesteko Dokumentuen programak eta Larrialdiei eta Hondamendiei Aurre hartzeko programak.
Artículo 44.– Los Programas de Documentos Vitales y de Prevención de Emergencias y Desastres.
Ezinbesteko Dokumentuen programak eta Larrialdiei eta Hondamendiei Aurre hartzeko programak onartzea proposatuko dio Sistemaren Zuzendaritzak Dokumentazioaren Balorazio , Aukeraketa eta Sarbiderako Batzordeari. Programa horien xedea Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren funtzio kritikoak normal garatzen direla bermatzeko beharrezkoak diren dokumentuak kontserbatzea da.
La Dirección del Sistema propondrá a la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación la adopción de los Programas de Documentos Vitales y de Prevención de Emergencias y Desastres, que tendrán por objeto la conservación de los documentos necesarios para asegurar el normal desarrollo de las funciones críticas de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
45. artikulua.– Ezinbesteko Dokumentuen programen eta Larrialdiei eta Hondamendiei Aurre hartzeko programen edukia.
Artículo 45.– Contenido de los Programas de Documentos Vitales y de Prevención de Emergencias y Desastres.
Ezinbesteko Dokumentuen programek eta Larrialdiei eta Hondamendiei Aurre hartzeko programek, beti, ondokoak jaso behar dituzte:
Los Programas de Documentos Vitales y de Prevención de Emergencias y Desastres han de contemplar, en todo caso, los siguientes aspectos:
– EAEko Herri Administrazioaren eginkizun kritikoei lotutako dokumentuak eta dokumentu-segidak identifikatzea.
– Identificación de los documentos y series documentales vinculados a las funciones críticas de la Administración Pública de la C.A.E.
– Arrisku mailak ezartzea.
– Establecimiento de los niveles de riesgo.
– Afektatutako dokumentuak eta segidak benetan babesteko aplikatuko diren neurriak ezartzea.
– Determinación de las medidas a aplicar para la efectiva protección de los documentos y series afectados.
– Kaltetutako dokumentuak nahiz segidak berreskuratzeko plangintza egitea.
– Planificación de la recuperación de documentos y series dañados.
VI. Kapitulua. Dokumentuetara jotzea.
Capítulo VI. Acceso a los documentos.
46. artikulua.– Dokumentuetara jotzeko modu publikoa.
Artículo 46.– Acceso público.
Sistemaren Zuzendaritzak bermatuko du herritarrek Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemara modu aske, unibertsal eta diskriminaziorik gabean jo dezaketela, indarrean dagoen araudiak ezarritakoaren arabera.
La Dirección del Sistema garantizará el derecho de la ciudadanía al acceso libre, universal y no discriminatorio a los documentos integrantes del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, en los términos previstos en la normativa vigente.
47. artikulua.– Dokumentaziora jotzeko baldintzak.
Artículo 47.– Condiciones de acceso.
1.– Dokumentaziora jotzeko eskubidea azaroaren 21eko 232/2000 Dekretuko 19 artikuluan ezarritakoaren arabera erabiliko da, eta beti bermatu behar da Norberaren Datuak Babesteari buruzko abenduaren 13ko 15/1999 Lege Organikoan aurreikusitako eskubideak bermatzen direla.
1.– El derecho de acceso a la documentación se ejercerá de conformidad con lo establecido en el artículo 19 del Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, garantizándose, en todo caso, el cumplimiento de los derechos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
2.– Artxiboko dokumentuen eskuragarritasuna Ogasun eta Herri Administrazio sailburuaren agindu bidez onartutako kontserbatzeko egutegiek zehaztuko dute.
2.– La accesibilidad a los documentos de archivo vendrá determinada por los calendarios de conservación aprobados por Orden del titular del Departamento de Hacienda y Administración Pública.
48. artikulua.– Dokumentuetara jotzeko eskubidea erabiltzeko modua.
Artículo 48.– Modo de ejercicio del derecho de acceso.
1.– Artxiboko dokumentuetara jo nahi duten herritarrek arrazoitutako eskaria aurkeztu behar dute idatziz, dokumentu horren zaintza esleituta daukan Sistemako Zentroari zuzenduta. Zentroko arduradunak ebazpen-proposamena erredaktatuko du eta Sistemaren zuzendariak ebatzi behar du hori, hamabost egun baino lehenago; ebazpen horren aurka legeak aurreikusten dituen errekurtsoak aurkez daitezke.
1.– Los ciudadanos que deseen acceder a documentos de archivo formularán solicitud motivada y por escrito, dirigida al Centro del Sistema que tenga atribuida su custodia. El responsable del Centro redactará la propuesta de resolución que el Director del Sistema resolverá en un plazo no superior a quince días y contra la misma podrán formularse los recursos legalmente previstos.
2.– Eskari generikoak formulatzea saihestearren, eskatzailearen interesekoak diren dokumentuak zein espedienteak identifikatzea posible egingo duten laguntzarako eta bilaketarako tresnak eskainiko dizkiote Sistema osatzen duten zentroek eskatzaileari.
2.– Al objeto de evitar la formulación de solicitudes genéricas, los Centros integrantes del Sistema facilitarán al solicitante la ayuda y los instrumentos de búsqueda adecuados que permitan identificar los documentos y expedientes de su interés.
49. artikulua.– Dokumentuak kontsultatzea.
Artículo 49.– Consulta de documentos.
Sistema osatzen duten zentroen egoitzetan horretarako jarritako instalazioetan kontsultatuko dira dokumentuak, zentrook funtzionatzen duten ordutegiaren barruan.
La consulta de documentos se llevará a cabo en las instalaciones habilitadas al efecto en las sedes de los respectivos Centros integrantes del Sistema, durante el horario de funcionamiento de los mismos.
Kontsultarako aurkeztutako eskariei berehala erantzuten saiatuko dira Sistemako zentroak, eta hori ezinezkoa bada, eskatutako informazioa zein egunetan eta ordutan izan dezakeen erabilgarri jakinaraziko zaio eskatzaileari.
Los Centros del Sistema procurarán atender las solicitudes de consulta con inmediatez, comunicando al solicitante, en caso contrario, la fecha y hora en que podrá disponer de la documentación solicitada.
50. artikulua.– Jatorrizko dokumentuetara jotzea etetea.
Artículo 50.– Suspensión del acceso a originales.
Artxibatutako jatorrizko dokumentuetara zein espedientetara jotzea aldi baterako eten dezake Sistemaren Zuzendaritzak, baldin eta horien egoera dela-eta euren kontserbazioa arriskutan jar badaiteke. Kasu horretan, eskatutakoaren kopiak erabiliko dira eskariei erantzuteko.
La Dirección del Sistema podrá suspender temporalmente el acceso a aquellos documentos y expedientes originales archivados que, por su estado, pueda peligrar su conservación. En tal caso, se atenderán las solicitudes de acceso mediante copias de los mismos.
51. artikulua.– Erabiltzaileen erantzukizuna.
Artículo 51.– Responsabilidad de los usuarios.
Artxiboko dokumentuetara jotzen duten pertsonek jaso dituzten egoera berean mantendu behar dituzte dokumentuok, eta horiek izan ditzaketen narriaduren erantzule izango dira, Euskal Kultur Ondareari buruzko 7/1990 Legean, uztailaren 3koan, ezarritakoaren arabera.
Las personas que tengan acceso a los documentos de archivo están obligadas a mantener los mismos en el mismo estado en que los hayan recibido, respondiendo de los deterioros que causen de acuerdo con lo establecido en la Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural.
XEDAPEN GEHIGARRIAK
DISPOSICIONES ADICIONALES
Lehenengoa.– Poliziaren artxiboak.
Primera.– Los archivos policiales.
Poliziaren artxiboen kudeaketa berezko erregimenaren arabera egingo da, Euskal Autonomia Erkidegoko Poliziari buruzko uztailaren 17ko 4/1992 Legeko hemezortzigarren xedapen gehigarrian eta lege horren garapeneko arauetan xedatutakoarekin bat.
La gestión de los archivos policiales se sujetará a su régimen propio, de conformidad con lo dispuesto en la Disposición Adicional Decimoctava de la Ley 4/1992, de 17 de julio, de Policía del País Vasco y sus normas de desarrollo.
Bigarrena.– Dokumentazio klinikoa.
Segunda.– Documentación clínica.
Dekretu honen eremutik kanpo geratuko da Osakidetza-Euskal Osasun Zerbitzuko zerbitzu sanitarioetako erakundeetan sortutako dokumentazio klinikoaren artxiboen kudeaketa. Kudeaketa hori ondokoetan ezarritakoaren arabera egingo da: autonomia eta informazio eta dokumentazio klinikoari dagokionez pazienteak dauzkan eskubideak eta betebeharrak arautzen dituen azaroaren 14ko 41/2002 Legean, oinarrizkoan; Euskal Autonomia Erkidegoko Ospitaleetako Historia Klinikoaren erabilpena arautzen duen azaroaren 25eko 272/1986 Dekretuan, Ospitaleetako Larrialdi–Zerbitzuetako Jarduera Klinikoen Erregistroko edukia eta Ospitaleetako Historia Klinikoetakoa ezartzen dituen eta bertako agirien balorazioa, kontserbazioa eta garbiketa arautzen dituen martxoaren 17ko 45/1998 Dekretuan, eta garapeneko gainontzeko osasun araudi espezifikoan edo hori ordezkatzeko ematen denean.
Queda excluida del ámbito del presente Decreto la gestión de los archivos de documentación clínica que se genere en las organizaciones de servicios sanitarios del Ente Público Osakidetza / Servicio Vasco de Salud, que se sujetará a lo establecido en la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica; en el Decreto 272/1986, de 25 de noviembre, por el que se regula el uso de la Historia Clínica de los Centros Hospitalarios de la Comunidad Autónoma del País Vasco; en el Decreto 45/1998, de 17 de marzo, por el que se establece el contenido y se regula la valoración, conservación y expurgo de los documentos del Registro de Actividades Clínicas de los Servicios de Urgencias de los Hospitales y de las Historias Clínicas Hospitalarias y demás normativa sanitaria específica de desarrollo o que se dicte en su sustitución.
Hirugarrena.– Presako Ekintza Plana.
Tercera.– Plan de Acción Urgente.
Dekretu honetan adierazitako eginkizunen garrantziaren eta bikoiztuta dagoen eta erabilgaitza den dokumentazioaren bolumena gutxitzeko dokumentuak suntsitzea dela-eta esku hartzeko dagoen premiazko beharraren arabera, Presako Ekintza Plana egin behar du Sistemaren Zuzendaritzak. Horretarako sei hileko epea izango du Dekretu hau indarrean sartzen denetik. Plan horrek —euren bolumen eta ezaugarriak direla-eta lehentasunezko jarduketa gomendatzen duten dokumentu-segidetarako izango da— jasoko ditu Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordeari, ezabatzeko prozesuaren eta prozedurako gidaliburuaren arabera, irizpena emateko beharrezkoak zaizkion saioen egutegia, azterketak eta informazioa.
En razón de la importancia de las funciones señaladas en el presente Decreto y de la urgente necesidad de intervenir en materia de eliminación documental a fin de reducir el volumen de documentación duplicada e inservible, la Dirección del Sistema deberá elaborar un Plan de Acción Urgente en el plazo de seis meses a partir de la entrada en vigor del presente Decreto. Dicho plan –referido a las series documentales que por su volumen y características recomienden una actuación prioritaria- contendrá el calendario de sesiones, los estudios y la información necesarios para que, de acuerdo con el proceso de eliminación y el manual de procedimiento, la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación pueda emitir dictamen.
Laugarrena.– Kontabilitateko dokumentazioa.
Cuarta.– Documentación contable.
Kontabilitateko erregistroen oinarri diren dokumentuak artxibatu eta kontserbatzea urriaren 31ko 464/1995 Dekretuaren 3 artikuluan xedatutakoaren arabera egingo da. Dekretu horrek Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Publikoaren barneko ekonomiaren kontrola eta kontabilitatea garatu zituen Dekretu horrek.
El archivo y la conservación de los documentos soportes de los registros contables se regirán por lo dispuesto en el artículo 3 del Decreto 464/1995, de 31 de octubre, por el que se desarrolla el ejercicio de control económico interno y la contabilidad en el ámbito de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
XEDAPEN IRAGANKORRAK
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Lehenengoa.– Dokumentu historikoen kudeaketa eta zaintza.
Primera.– Gestión y custodia de documentos históricos.
Euskal Kultur Ondareari buruzko 7/1990 Legearen 81 artikuluak sortutako Eusko Jaurlaritzaren Artxibo Historikoa martxan jarri artean, eta berezko egoitza eta egitura dituen artean, Lege horretan aurreikusitakoaren arabera historikotzat jotako dokumentazio guztia, Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren jardunaren barruan sortutakoa bada, Administrazio horren Artxibo Sistemak kudeatu, antolatu eta zainduko du, aplikatu beharreko arauekin bat.
Hasta tanto se materialice la entrada en funcionamiento del Archivo Histórico del Gobierno Vasco, creado por el artículo 81 de la Ley 7/1990, de Patrimonio Cultural, y disponga de su sede y estructura propias, toda la documentación que tenga la consideración de histórica, en los términos previstos en la citada Ley, y se haya generado en el ámbito de actuaciones de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi será gestionada, organizada y custodiada por el Sistema de Archivo de la misma, de conformidad con las normas de aplicación pertinente.
Bigarrena.– Dokumentuak Kudeatzeko Eskuliburua.
Segunda.– Manual de Gestión de Documentos.
Dekretu honetako V. Kapituluko 2. Atalean araututako Dokumentuak Kudeatzeko Eskuliburua onartu bitartean, Sistemaren Zuzendaritzak erabakiko ditu bere eskumeneko eginkizunei ekiteko jarraituko dituen arauak.
Hasta que se apruebe el Manual de Gestión de Documentos, regulado en la Sección 2ª del Capítulo V del presente Decreto, la Dirección del Sistema definirá las normas conforme a las cuales abordará las tareas de su competencia.
AZKEN XEDAPENAK
DISPOSICIONES FINALES
Lehenengoa.– Kopia soilak emateagatiko prezio publikoak. Uztailaren 21eko 161/1998 Dekretua aldatzea. Dekretu horrek Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazioak eta honen erakunde autonomoek prezio publikoen bidez ordaindu ditzaketen zerbitzu eta jardunak zehazten ditu.
Primera.– Precios públicos por la expedición de copias simples. Modificación del Decreto 161/1998, de 21 de julio, por el que se determinan los servicios y actividades susceptibles de ser retribuidos mediante precios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco y de sus Organismos Autónomos.
Aldatu egingo da Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko sailek eta horren erakunde autonomoek prezio publikoak zein zerbitzu eta jardunengatik kobratu ahal izango dituzten zehazten dituen zerrenda; Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazioak eta honen erakunde autonomoek prezio publikoen bidez ordaindu ditzaketen zerbitzu eta jardunak zehazten dituen uztailaren 21eko 161/1998 Dekretuaren eranskinean argitaratu zen zerrenda hori. Bada, arestian aipatutako aldaketa egiteko, 3. puntuan, Ogasun eta Herri Administrazio Sailak prezio publikoak zein zerbitzu eta jardunengatik kobra ditzakeen zehazten dituenean, kopia soilak emateko edo dokumentuen edo liburuak egiteko zerbitzua edo jarduera sartuko da. Uztailaren 21eko 161/1998 Dekretuaren Eranskineko 3. puntua, hortaz, honela erredaktatuta geratuko da:
Se modifica la relación de los servicios y actividades por los que los Departamentos de la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y sus Organismos Autónomos pueden cobrar precios públicos contenida en el Anexo al Decreto 161/1998, de 21 de julio, por el que se determinan los servicios y actividades susceptibles de ser retribuidos mediante precios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco y de sus Organismos Autónomos, mediante la inclusión en el punto 3 relativo a los servicios y actividades por los que el Departamento de Hacienda y Administración Pública puede cobrar precios públicos, del servicio o actividad de expedición de copias simples o fotocopias de documentos o de libros. El citado punto 3 del Anexo al Decreto 161/1998, de 21 de julio, queda, por tanto, redactado de la siguiente manera:
"3.– Ogasun eta Herri Administrazio Saila.
"3.– Hacienda y Administración Pública.
– Argitalpenen salmenta, nahiz paperezko euskarrietan, nahiz elektronikoetan.
– Venta de publicaciones, tanto en soporte papel como electrónico.
– Matrikulak: mintegiak, kongresuak, jardunaldiak eta kurtsoak.
– Matrículas de seminarios, congresos, jornadas y cursos.
– Jantokiko zerbitzuak.
– Servicio de comedor.
– Dokumentuen edo liburuen kopia soilak ematea."
– Expedición de copias simples de documentos o libros."
Bigarrena.– Ahalmena ematen zaio Ogasun eta Herri Administrazio sailburuari Dekretu hau garatzeko beharrezkoak diren xedapenak eman ditzan.
Segunda.– Se faculta al titular del Departamento de Hacienda y Administración Pública para dictar las disposiciones precisas para el desarrollo del presente Decreto.
Hirugarrena.– Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratzen den egunaren biharamunean jarriko da indarrean dekretu hau.
Tercera.– El presente Decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.
Vitoria-Gasteizen, 2003ko uztailaren 22an.
Dado en Vitoria-Gasteiz, a 22 de julio de 2003.
Lehendakaria,
El Lehendakari,
JUAN JOSÉ IBARRETXE MARKUARTU.
JUAN JOSÉ IBARRETXE MARKUARTU.
Ogasun eta Herri Administrazio sailburua,
La Consejera de Hacienda y Administración Pública,
IDOIA ZENARRUTZABEITIA BELDARRAIN.
IDOIA ZENARRUTZABEITIA BELDARRAIN.