Boletín Oficial del País Vasco

N.º 140, viernes 17 de julio de 2020

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OTRAS DISPOSICIONES

DEPARTAMENTO DE CULTURA Y POLÍTICA LINGÜÍSTICA

2821

ORDEN de 8 de julio de 2020, del Consejero de Cultura y Política Lingüística, por la que se establecen subvenciones para la organización, digitalización y difusión de archivos no públicos y se efectúa su convocatoria para el ejercicio 2020.

Uno de los objetivos de la política de archivos del Departamento de Cultura y Política Lingüística es incentivar la organización de fondos de archivo de titularidad privada. Para conseguir este objetivo, se ha venido efectuando con periodicidad anual la oportuna convocatoria de subvenciones que ha ofrecido resultados muy positivos. Se pretende con ello que esta parte del patrimonio documental se conserve adecuadamente y, de este modo, sea posible su consulta.

Se trata de buscar la cooperación, desde un prisma de reciprocidad y de respeto mutuo a la idiosincrasia y responsabilidades de cada parte, entre el Departamento de Cultura y Política Lingüística, responsable de la política de patrimonio documental de Euskadi, y los titulares de fondos de archivo, colecciones de documentos, e, incluso, documentos singulares, de carácter no público, integrantes del patrimonio documental de la Comunidad Autónoma de Euskadi, filosofía esta recogida expresamente en la Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco que –aunque derogada parcialmente por Disposición derogatoria de la nueva Ley 6/2019, de 9 de mayo, de Patrimonio Cultural Vasco– se mantiene en vigor en lo relativo a patrimonio documental y servicios de archivos (Capítulo VI del Título III y Capítulo I del título IV).

El articulado de los citados capítulos vigentes de la Ley 7/1990 de Patrimonio Cultural Vasco plantea, por otra parte, una serie de limitaciones a los titulares de estos bienes que, obviamente, requieren por parte de la Administración el correspondiente esfuerzo para arbitrar las contraprestaciones o facilidades que le van a permitir luego exigir el cumplimiento de las normas que la citada ley prevé. Del buen acuerdo y cooperación de unos y otros depende, en último término, que se convierta en realidad palpable aquello que es deseo de todos, a saber, el establecimiento de unos cauces de cooperación sólidos que haga integrarse paulatinamente a esta parte del patrimonio documental en las redes y sistemas de información públicos sin violentar para ello, en ningún caso, los derechos de los titulares de tales bienes, que la propia Ley recoge y defiende.

La colaboración prevista se basa en los programas que los titulares de tales fondos de archivo planteen. A tal efecto, se entenderá por programa de archivo el programa anual o de duración inferior que, proponiendo un tratamiento concreto a los fondos de archivo o documentos objeto de su aplicación, motive tal solicitud de subvención.

La presente línea subvencional está incluida en el Plan Estratégico de Subvenciones 2018-2020 del Departamento (subvenciones para la organización y digitalización de archivos no públicos), aprobado mediante Orden de 31 de enero de 2018 del Consejero de Cultura y Política Lingüística, así como en el Plan Anual de Subvenciones del Departamento de Cultura, aprobado mediante Orden de 30 de enero de 2020 del Consejero de Cultura y Política Lingüística, y publicados ambos en la web del Departamento en la dirección www.euskadi.eus

Asimismo, se ha tenido en cuenta lo recogido en las tres principales normas en materia de subvenciones: las dos básicas, Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, y Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones; y el Decreto Legislativo 1/1997, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Texto refundido de la Ley de principios ordenadores de la Hacienda General del País Vasco.

Por todo ello,

RESUELVO:

Artículo 1.– Objeto.

1.– Es objeto de la presente Orden la regulación y convocatoria para el ejercicio 2020 del régimen de concesión de subvenciones para el desarrollo de programas de organización, descripción, digitalización y difusión tanto de documentos de archivo como de fondos de archivo y colecciones de documentos, siendo todos ellos de carácter no público e integrantes del patrimonio documental del pueblo vasco.

2.– A los efectos de lo dispuesto en el apartado anterior se entienden por documentos de archivo, fondos de archivo y colecciones de documentos, las definiciones contenidas, respectivamente, en los artículos 56, 57 y 58 de la Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco.

Artículo 2.– Personas o entidades beneficiarias, programas objeto de subvención y programas excluidos.

1.– Personas o entidades beneficiarias:

Serán susceptibles de ser beneficiarias de las subvenciones establecidas en la presente Orden las personas no públicas que, independientemente de la ubicación geográfica tanto de su domicilio social como fiscal, sean titulares de documentos de archivo, fondos de archivo y colecciones de documentos integrantes del patrimonio documental del pueblo vasco, de conformidad a lo establecido en el artículo 55 de la Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco.

2.– Programas objeto de subvención:

Aquellos que tengan por objeto:

a) La organización de fondos de archivo históricos, particularmente aquellos con documentación del siglo XX.

b) La digitalización de fondos de archivo que estén previamente organizados y descritos en una base de datos. Los proyectos deberán incluir la creación de un archivo digital de conservación permanente y la creación de una copia digital para su difusión en la página web del Sistema de Archivos de Euskadi. Los proyectos presentados se sujetarán a las prescripciones técnicas que figuran en el anexo de la presente Orden.

c) Los programas objeto de la subvención deberán realizarse entre el 2 de enero de 2020, y el 31 de diciembre de 2020.

3.– Programas excluidos:

No se concederán al amparo de la presente convocatoria subvenciones para el desarrollo de programas relativos a actuaciones financiadas con cargo a subvenciones nominativas consignadas al Departamento de Cultura y Política Lingüística en el ejercicio presupuestario 2020.

Artículo 3.– Recursos económicos.

Los recursos económicos destinados a la finalidad establecida por la presente Orden ascienden a ciento setenta mil (170.000,00) euros.

Artículo 4.– Requisitos para el acceso a las subvenciones.

1.– Requisitos:

a) Tener capacidad de obrar suficiente y, en el caso de las personas jurídicas, estar legalmente constituidas y debidamente inscritas en los correspondientes registros o censos administrativos.

b) Estar al corriente de las obligaciones tributarias, así como de las obligaciones para con la Seguridad Social.

c) No estar sancionada administrativa o penalmente con la pérdida de la posibilidad de obtención de subvenciones o ayudas públicas y no hallarse incursas en prohibición legal alguna que las inhabilite para ello, con inclusión de las que se hayan producido por discriminación de sexo de conformidad con lo dispuesto en la Disposición Final sexta de la Ley 4/2005, de 18 de febrero, para la Igualdad de Mujeres y Hombres.

d) No ser persona o entidad deudora por resolución de procedencia de reintegro de subvenciones.

2.– Acreditación de los requisitos:

Para la acreditación de los requisitos se deberá manifestar expresamente que son ciertos los datos contenidos en la solicitud y documentación que la acompaña y que cumple con los requisitos establecidos en la normativa vigente para ser persona o entidad beneficiaria de las ayudas reguladas por la presente Orden. Ello incluirá la declaración responsable de no encontrarse en ninguna de las situaciones y prohibiciones para obtener la condición de persona o entidad beneficiaria de subvenciones públicas, señaladas en los artículos 13.2 y 13.3 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones; y el artículo 50.5 del Texto Refundido de la Ley de Principios Ordenadores de la Hacienda General del País Vasco aprobado, por Decreto Legislativo 1/1997, de 11 de noviembre.

Con respecto a la comprobación del cumplimiento de requisitos:

a) Para personas físicas:

a.1.– Los datos del DNI se comprobarán automáticamente por la Dirección responsable de la gestión de las ayudas reguladas en la presente Orden, salvo que conste en el procedimiento su oposición expresa.

a.2.– La acreditación del cumplimiento de las obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social, por parte de las personas solicitantes de las subvenciones se verificará automáticamente, por la Dirección gestora de la presente convocatoria, sin necesidad de consentimiento de los mismos. No obstante, la persona o entidad solicitante podrá denegar expresamente el consentimiento, debiendo aportar entonces la certificación en los términos previstos en los apartados anteriores.

b) Para personas jurídicas no públicas:

b.1.– En el supuesto de que se encuentren inscritas en el correspondiente registro de la Administración General del País Vasco, se verificarán de oficio la acreditación de la constitución legal de la entidad y la acreditación de la persona representante de la misma, así como el cumplimiento de las obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social, salvo que conste en el procedimiento su oposición expresa, debiendo aportar entonces las certificaciones correspondientes.

b.2.– Si estuvieran inscritas en un registro ajeno a los de la Administración General del País Vasco, se deberá acreditar la constitución legal de la entidad y el poder suficiente de representación de la persona representante de la entidad, estando en los demás extremos a lo previsto en el artículo 4.2.b.1.

Artículo 5.– Documentación a presentar junto con la solicitud.

Además de lo estipulado para cada tipo de solicitante, se deberá presentar junto con el modelo de solicitud la siguiente documentación:

a) Memoria detallada en la que se contemplen los objetivos, actividades, plazos, presupuestos detallados y justificación del programa o proyecto que se presente.

b) Presupuesto de cada programa presentado, incluyendo en el apartado de ingresos, en su caso, la solicitud de otras subvenciones, ayudas y el estado de las mismas, así como la obtención de otros ingresos o recursos para la misma finalidad, procedentes de cualesquiera administraciones o entes tanto públicos como privados.

c) Comunicación de la solicitud y, en su caso, la obtención de subvenciones, ayudas, ingresos u otros recursos para la misma finalidad, procedentes de cualesquiera administraciones o entes tanto públicos como privados.

d) Declaración responsable en la que el declarante señale expresamente que no se encuentra en ninguna de las situaciones y prohibiciones para obtener la condición de persona o entidad beneficiaria de subvenciones públicas señaladas en el artículo 4.1.c) y 4.1.d).

Artículo 6.– Gestión de las ayudas.

Corresponderá a la Dirección de Patrimonio Cultural, la realización de las tareas de gestión de las subvenciones previstas en la presente convocatoria.

Artículo 7.– Plazo y lugar de presentación de solicitudes.

1.– El plazo de presentación de solicitudes será de un mes desde el día siguiente a la fecha de publicación de la presente Orden en el Boletín Oficial del País Vasco.

2.– Las personas físicas podrán presentar sus solicitudes tanto de forma presencial como electrónica:

– Canal presencial: las solicitudes habrán de dirigirse al Viceconsejero de Cultura y se presentarán en Zuzenean, en los registros auxiliares de la Comunidad Autónoma de Euskadi (recogidos en el Decreto 72/2008, de 29 de abril, de creación, organización y funcionamiento de los registros de la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco y sus organismos autónomos) o ante los órganos o establecimientos previstos en el artículo 16.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, mediante instancia normalizada, debidamente cumplimentada en todos sus términos.

La presentación de solicitudes en el Servicio Zuzenean será exclusivamente con cita previa https://www.euskadi.eus/hitzordua-zuzenean

– Canal electrónico: las solicitudes se presentarán accediendo a la sede electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi a través de la dirección https://www.euskadi.eus/zerbitzuak/0095707, así como en los registros electrónicos del artículo 16.4.a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Teniendo el procedimiento tramitación electrónica, las solicitudes que se presenten a través del Registro Electrónico General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi serán rechazadas.

Los medios de identificación y firma electrónica admitidos en la sede electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi están accesibles en la siguiente dirección: https://www.euskadi.eus/ziurtagiri-elektronikoak

El empleo de un canal, presencial o electrónico, en el trámite de solicitud y aportación de documentación no obliga a su utilización en los sucesivos trámites del procedimiento, pudiendo modificarse en cualquier momento.

La solicitud se podrá tramitar a través de un representante, para lo cual la representación deberá inscribirse en el Registro de representantes del Gobierno Vasco, accesible a través de la dirección electrónica siguiente: https://www.euskadi.eus/ordezkariak

3.– Las personas jurídicas deberán presentar las solicitudes por medios electrónicos accediendo a la dirección electrónica señalada anteriormente.

4.– Las especificaciones sobre como tramitar, tanto por canal presencial como electrónico, las solicitudes, declaraciones responsables, justificaciones y demás modelos están disponibles en la dirección electrónica: https://www.euskadi.eus/zerbitzuak/0095707

5.– Los trámites posteriores a la solicitud, por canal electrónico, incluidas las notificaciones y consulta del expediente, se realizarán a través de «Mi carpeta» de la sede electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi: https://www.euskadi.eus/nirekarpeta

6.– Las personas o entidades solicitantes podrán presentar la solicitud, junto con las acreditaciones que se acompañen, en cualquiera de los idiomas oficiales de la Comunidad Autónoma de Euskadi. Asimismo, en las actuaciones derivadas de la solicitud, y durante todo el procedimiento, se utilizará el idioma elegido por la persona o entidad solicitante, tal y como establece el artículo 5.2.a) y 6.1 de la Ley 10/1982, de 24 de noviembre, básica de normalización del uso del Euskera.

7.– La presentación de solicitudes supone la aceptación expresa y formal de las condiciones que definen las bases de la presente convocatoria.

Artículo 8.– Subsanación de defectos en la solicitud.

En el supuesto de que se apreciase la falta de documentos requeridos para la admisión a trámite de la solicitud o defectos formales en aquellos, así como en el supuesto de que se observaran defectos en la documentación alegada para su valoración, se le requerirá a la persona o entidad interesada para que, en el plazo de diez días hábiles, subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos, con indicación de que, si así no lo hiciera, se le tendrá por desistida de su petición o decaída en su derecho al trámite, previa resolución.

Si alguna de las personas solicitantes que, conforme a la presente Orden están obligadas a presentar solicitudes por medios electrónicos, presenta su solicitud presencialmente, se le requerirá para que la subsane a través de su presentación electrónica. A estos efectos, se considerará como fecha de presentación de la solicitud aquella en la que haya sido realizada la subsanación.

Artículo 9.– Análisis de las solicitudes y propuesta de resolución.

1.– Corresponderá a una comisión de calificación el análisis previo de las solicitudes presentadas y su admisibilidad y evaluación de las solicitudes presentadas, de conformidad con los parámetros establecidos en el artículo siguiente de la presente Orden. Dicha comisión elaborará y elevará al Viceconsejero de Cultura la Propuesta de Resolución correspondiente.

2.– La comisión de calificación estará compuesta por los siguientes miembros:

– D. Mikel Aizpuru Murua, Director de Patrimonio Cultural, que ejercerá las funciones de Presidente de la Comisión.

– D. Borja Aguinagalde Olaizola, Responsable del Centro de Patrimonio Documental de Euskadi (Irargi) de la Dirección de Patrimonio Cultural.

– Dña. Itziar de Azua Brea, Técnica del Centro de Patrimonio Documental de Euskadi (Irargi) de la Dirección de Patrimonio Cultural.

El cargo de Secretario de la comisión, con voz, pero sin voto, será ejercido por D. Juan Carlos Soto Pérez, Responsable de la Asesoría Jurídica de la Dirección de Patrimonio Cultural; y al que corresponderá como tal, velar por la legalidad formal y material de las actuaciones del órgano colegiado, certificar las actuaciones del mismo y garantizar que los procedimientos y reglas de constitución y adopción de acuerdos son respetadas.

3.– La convocatoria de ayudas se resolverá por el procedimiento de concurso. A tal efecto, se ordenarán las solicitudes según la puntuación obtenida atendiendo a los criterios fijados en el artículo 10 y se adjudicarán las subvenciones comenzando desde la que haya obtenido la puntuación más alta y sucesivamente hasta el agotamiento del crédito presupuestario previsto en el artículo 3. Asimismo, se concederá la ayuda solo a aquellos programas que hayan obtenido una puntuación igual o superior a 50 puntos.

4.– Tras efectuar la evaluación comparada de los proyectos presentados en aplicación de los criterios establecidos en el artículo 10 y determinar las cuantías de conformidad con lo establecido en el artículo 11, la comisión de calificación elevará, al Viceconsejero de Cultura, la propuesta de Resolución, la cual, contendrá: las solicitudes estimadas con la cuantía de la subvención por entidad o persona beneficiaria así como los programas de actuación subvencionados, las solicitudes desestimadas y las causas de desestimación por entidad y persona beneficiaria; y las subvenciones inadmitidas con indicación de la causa de inadmisión.

5.– Así mismo, la propuesta de resolución incluirá una relación ordenada de todas las solicitudes que, cumpliendo con las condiciones administrativas y técnicas establecidas en las bases reguladoras para adquirir la condición de persona o entidad beneficiaria, no hayan sido estimadas por rebasarse la cuantía máxima del crédito fijado en la convocatoria, con indicación de la puntuación otorgada a cada una de ellas en función de los criterios de valoración previstos en la misma.

Artículo 10.– Criterios de valoración de las solicitudes.

Al objeto de elaborar la propuesta de resolución de las subvenciones y de fijar el importe de las mismas, la comisión de calificación valorará las solicitudes de conformidad con los criterios que a continuación se señalan y según su ponderación.

a) La calidad científica del programa presentado; esto es, la inclusión de descripciones detalladas de los programas desde el punto de vista patrimonial y archivístico, de manera que se expresen los valores intrínsecos de la propuesta (50 puntos).

Criterios de puntuación:

– Hasta 30 puntos, para programas anuales de mantenimiento de servicios de archivo, con especial hincapié en su apertura al público: organización de parte del fondo, elaboración de inventarios; proyectos de digitalización de fondos documentales; mejora de instrumentos descriptivos...

– Hasta 50 puntos, para programas que prevean la implantación o consolidación de sistema de archivo a largo plazo (incluyan fases de trabajo a varios años vista, estimación precisa del gasto...), con especial hincapié en su apertura al público, y que incluyan: proyectos de digitalización de fondos documentales, difusión en portales web de documentos de archivo...

b) El aporte de un volumen significativo de documentación que, por su contenido, signifique un valor añadido relevante al inventario de fondos de archivo y el portal web del Centro de Patrimonio Documental de Euskadi (Irargi) (30 puntos).

Criterios de puntuación:

– Hasta el año 1900: 25 puntos.

– 1900-1967: 30 puntos.

En ningún caso se podrá superar la puntuación máxima de 30 puntos establecida para este criterio.

c) La inclusión dentro del programa de elementos que potencien el desarrollo de estándares descriptivos o cualquier otro elemento de interés archivístico en euskera (20 puntos).

Criterios de puntuación:

– 5 puntos para los sistemas de gestión informatizados (bases de datos, programas de gestión de expedientes...) cuyo software esté disponible en euskera.

– 10 puntos para los sistemas de gestión informatizados (bases de datos, programas de gestión de expedientes...) cuyo software esté disponible en euskera, y además se utilice el euskera en la atención a usuarios.

– 15 puntos para los sistemas de gestión informatizados (bases de datos, programas de gestión de expedientes...) cuyo software esté disponible en euskera, se utilice el euskera en la atención a usuarios y, además, se utilice el euskera en cualquier otro elemento de interés archivístico (difusión de contenidos, reglamentos, exposiciones, visitas guiadas...).

– 20 puntos en los casos en los que se utilice el euskera como lengua de descripción (inventarios, guías, vaciados, índices...), además de cumplir lo establecido en el criterio del párrafo anterior.

En caso de empate, se priorizará la solicitud con una mayor puntuación en el criterio b).

Artículo 11.– Cuantía y límite de las subvenciones.

1.– La cuantía máxima a subvencionar por cada uno de los programas subvencionados será el total (impuestos excluidos) del presupuesto susceptible de ser subvencionado.

2.– Los gastos subvencionables serán los derivados de la redacción de inventarios, organización de fondos de archivo, digitalización de documentación y desarrollo de soluciones de gestión informática y difusión en portales web.

3.– En ningún caso la subvención por cada programa podrá superar la cantidad de veinte mil (20.000,00) euros.

4.– En base al artículo 29 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, se podrá subcontratar el 100 por ciento de las actividades subvencionadas por las personas o entidades beneficiarias.

5.– En cualquier caso, son plenamente aplicables los artículos 31 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones; y el artículo 83 del Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones.

Artículo 12.– Compatibilidad de las subvenciones.

Salvo la excepción recogida en el artículo 2.3, las subvenciones previstas en la presente convocatoria son compatibles con aquellas otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos que, teniendo el mismo fin, pudieran ser otorgadas por cualquier otra entidad pública o privada, siempre que de ello no se derive sobrefinanciación. Caso de producirse esta se reducirá el importe de la subvención concedida hasta el límite máximo que corresponda.

Artículo 13.– Resolución del procedimiento.

1.– A la vista de la propuesta elevada por la comisión de calificación, la resolución será adoptada por el Viceconsejero de Cultura y notificada a las personas o entidades interesadas, en el plazo de un mes a contar desde la finalización del plazo de presentación de solicitudes.

2.– En base a lo previsto en el artículo 41.6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se enviará un aviso al dispositivo electrónico y/o a la dirección de correo electrónico del interesado que este haya comunicado informándole de la puesta a disposición de una notificación en la sede electrónica de la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi. La falta de práctica de este aviso no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.

3.– La resolución que se adopte será notificada por vía electrónica e individualmente a las personas y entidades interesadas en el procedimiento a través de «Mi carpeta»: https://www.euskadi.eus/nirekarpeta Se notificará, así mismo, la resolución mediante su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco, y será publicada igualmente en el tablón electrónico de anuncios de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi: https://www.euskadi.eus/iragarki-taula-elektronikoa. Dado que la resolución se realiza por más de un cauce, se tomará como fecha de notificación aquella se hubiera producido en primer lugar.

4.– Dicha resolución, no pone fin a la vía administrativa y, contra la misma las entidades interesadas podrán interponer recurso de alzada ante el Consejero de Cultura y Política Lingüística, en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente de su recepción, de conformidad a lo establecido en los artículos 121 y 122 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

5.– Transcurrido el plazo indicado en el apartado 1 del presente artículo sin que se hubiera notificado resolución alguna, las personas o entidades interesadas podrán entender desestimadas sus solicitudes a los efectos de lo establecido en el artículo 25.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

6.– La resolución, además de contener las personas o entidades beneficiarias a las que se concede la subvención y la desestimación expresa de las restantes solicitudes, incluirá una relación ordenada de todas las solicitudes que, cumpliendo con las condiciones administrativas y técnicas establecidas en las bases reguladoras para adquirir la condición de persona o entidad beneficiaria, no hayan sido estimadas por rebasarse la cuantía máxima del crédito fijado en la convocatoria, con indicación de la puntuación otorgada a cada una de ellas en función de los criterios de valoración previstos en la misma en el artículo 10 de la presente Orden, y la cuantía que correspondería en aplicación de lo establecido en los artículos 9 y 11. Incluirá, asimismo, la relación de solicitudes no admitidas y la causa de la inadmisión.

7.– En caso de que se renunciase a la subvención por alguna de las personas o entidades beneficiarias, el órgano concedente acordará, sin necesidad de una nueva convocatoria de la comisión de calificación, la concesión de la subvención a la persona o entidad solicitante o solicitantes siguientes a aquella por orden de puntuación y siempre y cuando esta la acepte. La ayuda a conceder a la entidad nunca será mayor al montante de la subvención renunciada. El órgano concedente de la subvención comunicará esta opción a las personas o entidades interesadas, a fin de que accedan a la propuesta de subvención en el plazo improrrogable de 10 días. Una vez aceptada la propuesta por parte de la persona o entidad solicitante o solicitantes, el órgano administrativo competente dictará el acto de concesión. Se aplicará el mismo procedimiento en los casos que se deba aplicar minoración o reintegro a la subvención por incumplimiento de las condiciones de concesión, o por haber obtenido otras ayudas concurrentes con la misma finalidad, siempre que se cuente con un plazo que posibilite la materialización de la ejecución de las actividades subvencionales.

8.– La concesión y, en su caso, los pagos de las subvenciones previstas en la presente Orden quedarán condicionados a la terminación de cualquier procedimiento de reintegro o sancionador que, habiéndose iniciado en el marco de ayudas o subvenciones de la misma naturaleza concedidas por la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y sus Organismos Autónomos, se halle todavía en tramitación. Así mismo, la concesión y, en su caso, el pago de la subvención, quedarán condicionados al reingreso de la subvención recibida cuando a la finalización de un procedimiento de reintegro, se hubiera dictado resolución en tal sentido.

Artículo 14.– Obligaciones de las personas o entidades beneficiarias.

Son obligaciones de las personas o entidades beneficiarias:

a) Aceptar la subvención concedida. En este sentido, si en el plazo de diez días tras la fecha de recepción de la comunicación por la que se notifica la concesión de la subvención las personas o entidades beneficiarias no renuncian expresamente a la misma, se entenderá que esta queda aceptada.

b) Utilizar la subvención para el objeto para el que ha sido concedida.

c) Realizar la actividad o encontrarse en la situación que fundamente la concesión de la subvención.

d) Justificar ante la entidad concedente el cumplimiento de los requisitos y condiciones, así como la realización de la actividad, que determinen la concesión o disfrute de la ayuda.

e) El sometimiento a las actuaciones de comprobación, a efectuar por la entidad concedente, y a las de control que corresponden a la Oficina de Control Económico en relación con las ayudas y subvenciones percibidas con cargo a los Presupuestos Generales de la Comunidad Autónoma de Euskadi, además de las previstas por la normativa específica del Tribunal Vasco de Cuentas Públicas.

f) Comunicar a la entidad concedente la obtención de subvenciones o ayudas, ingresos o recursos para la misma finalidad, procedente de cualesquiera administraciones o entes tanto públicos como privados.

g) En los casos en los que haya existido petición de otras ayudas para el mismo objeto a cualquier otra entidad pública y privada, y que estuvieran pendientes de resolución en el momento de la presentación de solicitud de subvención que esta orden regula o que no se conocían en dicho momento, estado de las mismas.

h) Comunicar a la entidad concedente la modificación de cualquier circunstancia tanto objetiva como subjetiva que hubiese sido tenida en cuenta para la concesión de la subvención.

i) Dejar constancia expresa del patrocinio del Centro de Patrimonio Documental de Euskadi (Irargi) del Departamento de Cultura y Política Lingüística del Gobierno Vasco en todas las actividades y documentos que se realicen con las ayudas procedentes de esta subvención, así como en la publicidad de las mismas.

j) Los materiales publicados en cualquier formato, así como su publicidad y la publicidad de actividades que se lleven a cabo con las ayudas procedentes de esta subvención, deberán realizarse en las dos lenguas oficiales de la Comunidad Autónoma Vasca. Se tendrán en cuenta las normas y recomendaciones de Euskaltzaindia, con objeto de garantizar la calidad lingüística.

k) En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 4/2005, de 18 de febrero, para la Igualdad de Mujeres y Hombres, no utilizarán lenguaje sexista. En cuanto a los roles de hombres y mujeres, garantizarán que no haya usos estereotipados.

l) En general cualquier otra obligación contenida en el Texto Refundido de la Ley de Principios Ordenadores de la Hacienda del País Vasco, aprobada mediante el Decreto Legislativo 1/1997, de 11 de noviembre, en concreto el artículo 50, y en el resto de las disposiciones legales aplicables a la materia de subvenciones, en concreto el artículo 14 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, general de Subvenciones.

Artículo 15.– Pago de la subvención.

El abono de las subvenciones concedidas se realizará en un único pago previa justificación de la subvención.

Para poder efectuar el pago será necesario estar dado de alta en el Registro de Terceros del Departamento de Hacienda y Economía. En el supuesto de que la persona o entidad beneficiaria no esté dada de alta o, aun estando, se haya procedido a la modificación de los datos inscritos, aquella deberá cumplimentar y aportar el modelo de solicitud de alta en el citado Registro, puesto a disposición de las personas o entidades solicitantes junto con el modelo de solicitud y estando también accesible en la siguiente url: https://www.euskadi.eus/contenidos/autorizacion/alta_terceros/eu_7999/adjuntos/ALTA.pdf

El alta de terceros se puede tramitar electrónicamente a través del servicio correspondiente disponible en la sede electrónica: https://www.euskadi.eus/hirugarrenak

No podrá realizarse el pago de la subvención en tanto la persona o entidad beneficiaria no se halle al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social, o sea persona o entidad deudora por resolución de procedencia de reintegro de subvenciones en los términos establecidos por el artículo.

Artículo 16.– Justificación de la subvención.

1.– Las personas físicas podrán presentar las justificaciones tanto de forma presencial como electrónica:

– Las justificaciones podrán presentarse de forma presencial en Zuzenean mediante cita previa: https://www.euskadi.eus/hitzordua-zuzenean, en los registros auxiliares de la CAPV (recogidos en el Decreto 72/2008, de 29 de abril, de creación, organización y funcionamiento de los registros de la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco y sus organismos autónomos) o ante los órganos previstos en el artículo 16.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Asimismo, deberán de ajustarse a lo establecido en el artículo 30 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones.

– Asimismo, las justificaciones podrán presentarse por medios electrónicos en la dirección electrónica https://www.euskadi.eus/nirekarpeta

2.– Las personas jurídicas deberán presentar las justificaciones por medios electrónicos accediendo a la dirección electrónica señalada anteriormente: https://www.euskadi.eus/nirekarpeta

3.– Las especificaciones sobre como tramitar las justificaciones, tanto por canal presencial como electrónico están disponibles en la dirección electrónica: https://www.euskadi.eus/zerbitzuak/0095707

4.– Asimismo, las justificaciones deberán de corresponderse con la cuenta justificativa establecida en el artículo 30 de la ley 38/2003, de 17 de noviembre, general de Subvenciones, y, con los artículos 72 y 73 del Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre general de subvenciones.

5.– Las personas o entidades beneficiarias de las subvenciones establecidas en la presente Orden, podrán presentar las justificaciones hasta al 14 de enero de 2021 y deberán aportar la documentación siguiente:

a) Memoria justificativa del cumplimiento del objeto del programa subvencionado.

b) Documentación justificativa de los gastos de realización del programa subvencionado: se incluirán la relación clasificada de los gastos con identificación de acreedor y número de factura, y las facturas correspondientes (facturas originales o copias auténticas). De acuerdo con lo establecido en el artículo 53.1.c) de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se podrán exigir las facturas originales de forma excepcional, en cuyo caso se dará una copia autenticada de cada factura a la persona o entidad beneficiaria.

c) En su caso, materiales científicos (inventarios, bases de datos, copias digitales, etc.) generados en el desarrollo del programa subvencionado.

d) Relación de cualesquiera otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos, con destino al mismo objeto, de cuya efectividad no se tuviese conocimiento en el momento de presentación de la solicitud.

Artículo 17.– Liquidación de la subvención.

Toda alteración de las condiciones tenidas en cuenta para la concesión de la subvención, siempre que se entienda cumplido el objeto de esta, y siempre que se salvaguarden los requisitos mínimos establecidos por la norma subvencional para ser persona o entidad beneficiaria de esta, y en su caso, la obtención concurrente de otras subvenciones, ayudas o ingresos y recursos concedidos por cualquier entidad pública o privada, podrá dar lugar a la modificación de la resolución de concesión de las subvenciones.

A estos efectos, por el Viceconsejero de Cultura, previa notificación y finalización del plazo de alegaciones, se dictará la oportuna resolución de liquidación, en la que se reajustarán los importes de las subvenciones concedidas, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 698/1991, de 17 de diciembre, por el que se regula el régimen general de garantías y reintegros de las subvenciones con cargo a los Presupuestos Generales de la Comunidad Autónoma de Euskadi y se establecen los requisitos, régimen y obligaciones de las entidades colaboradoras que participan en su gestión.

Artículo 18.– Incumplimientos.

1.– Constituirán supuestos de incumplimiento:

a) La aplicación total o parcial de las subvenciones percibidas para actividades distintas de las previstas en la presente Orden.

b) El incumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Orden o, en su caso, de las que se establezcan en el acto de concesión.

c) La modificación del programa subvencionado sin la autorización previa de la Dirección de Patrimonio Cultural.

d) El no cumplimiento de cualquier otra obligación que se halle establecida con carácter general por otra disposición aplicable en materia de subvenciones, en particular los supuestos de incumplimientos regulados en el artículo 37 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones.

2.– La constatación de la existencia de alguno de estos supuestos determinará la obligación de reintegrar a la Tesorería General del País Vasco las cantidades percibidas más los intereses de demora que procedan en los términos y previo cumplimiento de lo previsto en el Decreto 698/1991, de 17 de diciembre, por el que se regula el régimen general de garantías y reintegros de las subvenciones con cargo a los presupuestos generales de la Comunidad Autónoma de Euskadi y se establecen los requisitos, régimen y obligaciones de las entidades colaboradoras que participan en su gestión, y lo dispuesto en el Decreto Legislativo 1/1997, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Principios Ordenadores de la Hacienda General del País Vasco. En estos casos, se atenderá a lo establecido en el artículo 37.2 de la Ley General de Subvenciones y se podrán aplicar reintegros parciales incorporando los siguientes criterios de graduación:

(Véase el .PDF)

DISPOSICIÓN ADICIONAL.– Cláusula informativa en materia de protección de datos de carácter personal.

– Responsable: Departamento de Cultura y Política Lingüística; Dirección de Patrimonio Cultural.

Dirección de Patrimonio Cultural, Departamento de Cultura y Política Lingüística.

Donostia-San Sebastián 1, 01010, Vitoria-Gasteiz, Álava.

Teléfono: 945 01 80 00.

Página web: http:/ / euskadi.eus

– Finalidad: gestión de las subvenciones destinadas a la organización, digitalización y difusión de archivos no públicos.

– Legitimación: tratamiento necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento.

– Ley 38/ 2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones.

– Decreto Legislativo 1/ 1997, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Principios Ordenadores de la Hacienda General del País Vasco.

– Destinatarios: los datos personales podrán ser facilitados a Administraciones Públicas con competencias en la materia.

– Derechos: Ud. tiene el derecho de acceso, rectificación y supresión de sus datos, así como de limitación u oposición a su tratamiento, como se explica en la información adicional.

– Información adicional: podrá ampliar información en materia de protección de datos en la siguiente dirección web https://www.euskadi.eus/rgpd/0095707

DISPOSICIÓN FINAL PRIMERA

Contra la presente Orden, que agota la vía administrativa, podrán las personas o entidades interesadas interponer recurso potestativo de reposición ante el Consejero de Cultura y Política Lingüística en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a su publicación, o bien, recurso contencioso-administrativo ante la Sala de dicha jurisdicción del Tribunal Superior de Justicia del País Vasco en el plazo de dos meses a partir, asimismo, del día siguiente al de su publicación.

DISPOSICIÓN FINAL SEGUNDA

La presente Orden surtirá efectos el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.

En Vitoria-Gasteiz, a 8 de julio de 2020.

El Consejero de Cultura y Política Lingüística,

BINGEN ZUPIRIA GOROSTIDI.

ANEXO

PRESCRIPCIONES TÉCNICAS

1.– Solo se digitalizarán fondos de archivos descritos en base de datos, al que se incorporarán los metadatos de código de colección y de ítem singular a cada ficha descriptiva que se considerará unidad de digitalización. El formato de la base de datos se coordinará con el Centro de Patrimonio Documental de Euskadi (Irargi), priorizándose el programa FileMaker. Los ficheros incluirán los metadatos técnicos originales de captura correspondientes a los equipos de reproducción. Los ficheros digitales incorporarán metadatos técnicos con información relativa al proceso de digitalización, de acuerdo al estándar EXIF-2.2.

2.– La digitalización se realizará preferentemente con un escáner aéreo o una cámara fotográfica que garantice la calidad y requisitos técnicos exigidos en la presente Orden.

3.– Toda la documentación será considerada como imágenes de tono continuo, y, con el fin de reproducir con la mayor fidelidad tanto su contenido como su estado físico, se digitalizará a color real con una profundidad de color, como mínimo, de 24 bits.

4.– La resolución de la digitalización mínima será de 5600 x 3700 píxeles a 300 ppp, a fin de que el documento siempre pueda ser impreso con calidad fotográfica al menos a su tamaño original. Una resolución mayor a la indicada se considerará como una mejora o valor añadido a la calidad de la digitalización. En el caso de documentos con características especiales, como por ejemplo fotografías en papel, transparencias, planos, documentos sonoros, etc., deberán digitalizarse de modo específico de acuerdo a sus características y de acuerdo a las prescripciones técnicas marcadas por el Centro de Patrimonio Documental de Euskadi (Irargi).

5.– La digitalización (a excepción de los documentos especiales, gráficos, fotografías, dibujos, planos, etc.) se hará siempre mediante el sistema de «doble página», esto es el reverso precedente y el anverso siguiente del documento o expediente en cada imagen. Salvo en el primer folio recto y último vuelto de cada expediente, que ocupará un fotograma inicial y final. Cada ítem se digitalizará independientemente.

6.– Como resultado de la digitalización, se entregará al Centro de Patrimonio Documental de Euskadi (Irargi) por cada imagen digitalizada:

6.1.– Un fichero en formato TIFF 6/0/ISO sin comprimir a máxima resolución de captura. Este archivo se considerará fichero de seguridad.

6.2.– Un fichero en formato JPG sin compresión y a igual resolución que el fichero de seguridad, derivado del correspondiente fichero original de captura o en su defecto del fichero de seguridad. Este archivo se considerará máster de digitalización.

6.3.– Un fichero JPG (será copia de difusión), también este derivado del fichero original de captura o máster de digitalización, con una resolución de 3266 x 2100 píxeles a 175 ppp y al 60 puntos de calidad original o compresión y optimizado para su difusión en Internet.

6.4.– En el caso de que los fondos de archivo contengan fotografías, se añadirá un fichero de captura en formato RAW de cada fotografía, además de los especificados en las normas generales.

7.– En el caso de que los fondos de archivo contengan documentos sonoros o audiovisuales se entregará al Centro de Patrimonio Documental de Euskadi (Irargi):

7.1.– Una primera copia digital en formato AIFF como fichero de seguridad.

7.2.– Una segunda copia digital en formato WAV como master de digitalización.

7.3.– Una tercera copia digital en formato MP3 (128 KB/s) como fichero de difusión y/o consulta.

8.– Se entregará además al Centro de Patrimonio Documental de Euskadi (Irargi) por cada ítem/unidad documental un fichero en formato PDF con todas y cada una de las páginas de la unidad documental ordenadas en la misma secuencia que el documento original. Este fichero PDF se creará a partir de los ficheros de seguridad o de los máster de digitalización correspondientes, tras aplicarles una compresión suficiente como para que pueda ser manejado con agilidad en un ordenador personal estándar. Como referencia se recomienda que cada página del fichero PDF resultante no supere un tamaño mayor de 2 MB y para lo cual se usen unos niveles de compresión de entre 6-9 dentro de una escala de 0 a 12.

9.– Formato de entrega/almacenamiento de las copias al Centro de Patrimonio Documental de Euskadi (Irargi):

9.1.– Se entregará una copia de conservación y una copia de consulta, almacenadas en discos duros de al menos 500 GB de capacidad, y conectables mediante puerto USB 3.0 o Firewire 400/800 donde se habrá validado la correcta lectura-apertura de cada uno de los ficheros, para eliminar posibles errores de grabación.

9.2.– El disco duro se grabará en formato de grabación híbrido, es decir, formateados de modo que los ficheros sean legibles tanto por sistemas operativos Windows, como por MacOS de Apple y Linux/Unix.

9.3.– Los soportes de almacenamiento deberán ir identificados con los datos institucionales necesarios para constatar su procedencia y, en su caso, la titularidad de las imágenes. Todos los soportes contarán con la información necesaria para conocer su contenido: número, título, contenido y fecha de creación.

Análisis documental