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N.º 249, martes 29 de diciembre de 2009
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Disposiciones Generales
Ararteko
6757
RESOLUCIÓN de 9 de diciembre de 2009, de supresión y creación de ficheros de datos de carácter personal existentes en la institución del Ararteko.
Los ficheros automatizados de datos de carácter personal existentes en la institución del Ararteko se regulaban mediante Resolución del Ararteko de 26 de julio de 1994, dictada de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal.
El artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de Datos de Carácter personal (LOPD) establece que la creación, modificación o supresión de ficheros de datos de carácter personal de los que sean titulares las administraciones públicas sólo podrán hacerse por medio de Disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o Diario Oficial correspondiente. El Reglamento RD-1720-2007, en su artículo 54, establece el contenido básico de dicha Disposición.
El artículo 18 de la Ley del Parlamento Vasco 2/2004, de 25 de febrero, de Ficheros de Datos de Carácter Personal de Titularidad Pública y de Creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos (LAVPD) crea el Registro de Protección de Datos y establece que serán objeto de inscripción en el mismo los ficheros comprendidos dentro del ámbito de aplicación de dicha Ley.
El artículo 2 del Decreto 308/2005, de 18 de octubre, por el que se desarrolla la Ley del Parlamento Vasco 2/2004, establece que los entes públicos de la Comunidad Autónoma del País Vasco notificarán a la Agencia Vasca de Protección de Datos (AVPD) toda creación, modificación y supresión de ficheros de datos de carácter personal, para su inscripción en el Registro de Protección de Datos, mediante el traslado de la Disposición o acuerdo a través del modelo normalizado aprobado por Resolución de 21 de julio de 2005, del Director de la AVPD (BOPV n.º 165, de 31 de agosto de 2005).
Se procede, por tanto, a adaptar a la normativa vigente los ficheros de datos de carácter personal existentes en la institución, a tenor de lo establecido en la citada Ley 2/2004, de 25 de febrero, de Ficheros de Datos de Carácter Personal de Titularidad Pública y de Creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos, en relación con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y el Real Decreto 1720/2007, por el que se aprueba del Reglamento de Desarrollo de la LOPD.
Por lo expuesto y en virtud de las competencias que le son propias, el Ararteko, con fecha 9 de diciembre de 2009, ha adoptado la siguiente Resolución:
Primero.- Creación de nuevos ficheros.
Se crean los siguientes ficheros de datos de carácter personal a cargo de la institución del Ararteko:
1.- Fichero de registro de entrada y salida de documentos.
2.- Fichero de gestión de quejas.
3.- Fichero de gestión de recursos humanos.
4.- Fichero de contabilidad y gestión económica.
5.- Fichero de comunicación, divulgación de actuaciones y relaciones institucionales.
6.- Fichero de participantes en convocatorias de becas.
7.- Fichero de gestión de biblioteca.
Segundo.- Supresión de ficheros anteriores.
Se suprimen los ficheros creados mediante la Resolución del Ararteko de 26 de julio de 1994 (BOPV de 13 de septiembre de 1994), reguladora de los ficheros automatizados de datos existentes en la institución del Ararteko.
Los datos de carácter personal contenidos en los ficheros suprimidos se entenderán, de acuerdo con el artículo 20.3 de la LOPD en relación con el artículo 54.3 del Real Decreto 1720/2007, incluidos en el fichero correspondiente de los creados en virtud de la presente Resolución, de acuerdo con las finalidades asignadas a cada uno de ellos.
En este sentido, el «Fichero de expedientes de queja» se incorpora al fichero de nueva creación «Fichero de gestión de quejas». Por su parte, el «Fichero de gestión de personal al servicio de la institución del Ararteko» y el «Fichero de gestión de nóminas del personal al servicio de la institución del Ararteko» se incorporan al fichero de nueva creación «Fichero de gestión de recursos humanos».
Tercero.- Inscripción en la Agencia Vasca de Protección de Datos.
La presente Resolución se notificará a la Agencia Vasca de Protección de Datos mediante el procedimiento normalizado establecido al efecto, con el fin de su inscripción en el Registro de Protección de Datos de la Agencia Vasca de Protección de Datos.
Cuarto.- Medidas de seguridad.
En aplicación del Real Decreto 1720/2007, por el que se aprueba del Reglamento de Desarrollo de la LOPD, se indica el nivel de medidas de seguridad básico, medio o alto correspondiente a cada uno de los ficheros, que se regirán por las Disposiciones generales e instrucciones que se detallen para cada uno de ellos y estarán sometidos, en todo caso, a las medidas legales y reglamentarias de superior rango que les sean aplicables.
Quinto.- Titularidad de los ficheros.
La titularidad de los ficheros corresponde a la institución del Ararteko, que decide sobre su finalidad, contenido y uso del tratamiento. Los ficheros tienen en cuenta las exigencias de funcionamiento y organización de la institución del Ararteko y son instrumentos que posibilitan la gestión de las competencias que le corresponden.
Sexto.- Publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.
La presente resolución se publicará en el Boletín Oficial del País Vasco.
Séptimo.- Disposición derogatoria.
Queda derogada la Resolución del Ararteko de 26 de julio de 1994, por la que se regulan los ficheros automatizados de datos de carácter personal existentes en la institución del Ararteko.
Octavo.- Entrada en vigor.
La presente resolución entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.
En Vitoria-Gasteiz, a 18 de diciembre de 2009.
El Ararteko,
IÑIGO LAMARCA ITURBE.
ANEXO
1.- Fichero de registro de entrada y salida de documentos.
A) Finalidad del fichero y usos previstos:
La finalidad del fichero es la gestión del registro de entrada y salida de documentos de la institución del Ararteko.
Los usos que se le dan al fichero son los estrictamente necesarios para la gestión integral de las operaciones de registro de documentos de entrada y salida.
B) Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos:
Las personas físicas o jurídicas que se dirijan a la institución del Ararteko, o reciban comunicaciones y notificaciones de la misma.
C) Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal:
- Los datos son facilitados por el propio interesado o su representante legal, y por las administraciones públicas, organismos o entidades a las que la institución del Ararteko solicita información para el estudio y análisis de las quejas.
- El procedimiento de recogida se instrumenta mediante transmisión electrónica de datos, fax y carta.
- Los soportes utilizados son el papel, los informático/magnéticos y vía telemática.
D) Estructura básica del fichero y descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo:
Datos de carácter identificativo: DNI/NIF, nombre y apellidos, domicilio, localidad, código postal y cualquier otro dato identificativo que aparezca en el documento que se registra, tales como teléfono, dirección de correo electrónico u otros.
E) Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros: no se prevén.
F) Órgano responsable del fichero: la institución del Ararteko.
G) Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Institución del Ararteko, Secretaría General, Prado, 9, 01005 Vitoria-Gasteiz.
H) Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: el fichero exige medidas de nivel básico.
2.- Fichero de gestión de quejas.
A) Finalidad del fichero y usos previstos:
La finalidad del fichero es la de facilitar la gestión, tramitación y seguimiento de los escritos de queja planteados por las personas ante el Ararteko y de los expedientes a los que den lugar, así como de los expedientes iniciados de oficio.
Los usos que se darán a los datos contenidos en este fichero serán los estrictamente necesarios para la tramitación de los expedientes de queja.
B) Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos:
Personas físicas, colectivos o personas jurídicas que plantean la queja o, en su caso, la administración contra la que se presenta la queja.
C) Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal:
- Los datos proceden del propio interesado o su representante legal, de otras personas físicas distintas del afectado o su representante, fuentes de acceso público o bien de las administraciones públicas.
- El procedimiento de recogida se instrumenta mediante transmisión electrónica de datos, fax y carta.
- Los soportes utilizados son el papel, los informático/magnéticos y vía telemática.
D) Estructura básica del fichero y descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo:
- Datos especialmente protegidos: descripción de la queja, especialmente cuando contiene datos sobre ideología, afiliación, sindicación, salud o religión.
- Datos de carácter identificativo: DNI/NIF, nombre y apellidos, domicilio, localidad, código postal y cualquier otro dato que aparezca en el documento que se registra, tales como teléfono, dirección de correo electrónico u otros.
- Datos de características personales a efectos estadísticos de elaboración del informe anual: edad, sexo, idioma elegido para la presentación de la queja.
E) Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros. Los datos transferidos son los estrictamente necesarios para la tramitación de las queja. Se prevé transferencia de datos:
- A las administraciones públicas contra las que se plantea la queja, cuando sea necesario para la resolución de la queja planteada.
- Al Ministerio Fiscal, al Consejo General del Poder Judicial o el Tribunal Superior de Justicia del País Vasco, en quejas sobre el funcionamiento de la Administración de Justicia.
- Al Defensor del Pueblo de España en los asuntos que sean de su competencia.
- A las instituciones autonómicas equivalentes a la institución del Ararteko en asuntos de su competencia.
- Al Defensor del Pueblo Europeo en los asuntos que sean de su competencia.
- A los juzgados y tribunales en el ejercicio de su competencia, en virtud del principio de colaboración con la Administración de Justicia.
F) Órgano responsable del fichero: la institución del Ararteko.
G) Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Institución del Ararteko, Secretaría General, Prado, 9, 01005 Vitoria-Gasteiz.
H) Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: el fichero exige medidas de seguridad de nivel alto.
3.- Fichero de gestión de recursos humanos.
A) Finalidad del fichero y usos previstos:
La finalidad del fichero es la gestión de recursos humanos y la elaboración, confección, control y gestión de las nóminas del personal al servicio del Ararteko, así como el control horario de los empleados.
B) Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos:
Todos los funcionarios, personal laboral y personal de confianza al servicio de la institución del Ararteko.
C) Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal:
- Los datos proceden del propio interesado o su representante legal, o bien de otros poderes públicos.
- El procedimiento de recogida se instrumenta mediante formularios e Internet.
- Los datos son obtenidos de los interesados y de cesiones de otros poderes públicos, por su relación con el fin de este fichero.
- Los soportes utilizados son el papel y los informático/magnéticos.
D) Estructura básica del fichero y descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo:
- Datos especialmente protegidos: este fichero puede contener datos referidos a la afiliación sindical.
- Datos de carácter identificativo: DNI/NIF, n.º SS, mutualidad, nombre y apellidos, dirección, teléfono, número de registro personal.
- Datos de características personales: datos de estado civil, datos de familia, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, grado de incapacidad.
- Datos de detalles del empleo: cuerpo/escala, categoría/grado, puesto de trabajo.
- Datos económico-financieros: ingresos, préstamos, datos bancarios, datos económicos de nómina, datos de deducciones impositivas/impuestos.
- Datos relativos al control horario (datos de entrada y salida de empleados).
- Datos para control de riesgo y accidentes laborales, derivados de adaptación al puesto de trabajo.
- Datos académicos.
E) Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros:
- Al Registro de Personal del Parlamento Vasco, en el caso del personal funcionario del mismo.
- A las Haciendas Forales y Administraciones Tributarias.
- A mutualidades de funcionarios.
- A entidades aseguradoras.
- A entidades gestoras de planes de pensiones.
- A sindicatos, para el pago, en su caso, de la cuota sindical.
F) Órgano responsable del fichero: la institución del Ararteko.
G) Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Institución del Ararteko, Secretaría General, Prado, 9, 01005 Vitoria-Gasteiz.
H) Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: el fichero exige medidas de seguridad de nivel básico.
4.- Fichero de contabilidad y gestión económica.
A) Finalidad del fichero y usos previstos:
La gestión y tramitación de los expedientes de contratación y gasto, documentos contables, fiscales o tributarios de la institución, así como la gestión de las adquisiciones necesarias para el funcionamiento de la institución y el pago de los respectivos proveedores.
B) Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos:
Todas aquellas personas físicas o jurídicas que mantengan alguna relación en la gestión económica, presupuestaria y contable de la institución.
C) Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal:
Los datos proceden del propio interesado o su representante legal.
- El procedimiento de recogida se instrumenta mediante transmisión electrónica de datos / Internet y carta.
- Los soportes utilizados son el papel y los informático/magnéticos.
D) Estructura básica del fichero y descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo:
Datos de carácter identificativo: DNI/NIF, nombre y apellidos, domicilio, localidad, código postal y cualquier otro dato que aparezca en el documento que se registra, tales como teléfono, dirección de correo electrónico u otros.
E) Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros:
- A las Haciendas Forales.
- A los bancos y cajas de ahorro.
- Al Parlamento Vasco, para tareas de control.
F) Órgano responsable del fichero: la institución del Ararteko.
G) Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Institución del Ararteko, Secretaría General, Prado, 9, 01005 Vitoria-Gasteiz.
H) Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: el fichero exige medidas de seguridad de nivel básico.
5.- Fichero de comunicación, divulgación de actuaciones y relaciones institucionales.
A) Finalidad del fichero y usos previstos:
La finalidad del fichero es la recogida y posterior tratamiento de los datos de personas, asociaciones, medios de comunicación, administraciones públicas u otras entidades con las que se mantienen relaciones desde la institución del Ararteko, para poderles proporcionar información de las actividades llevadas a cabo por el Ararteko, remitirles las publicaciones editadas por la institución, invitarles a actos convocados o promovidos por el Ararteko y gestionar las relaciones institucionales y de protocolo.
Los usos que se dan al fichero son los estrictamente necesarios para la realización de los fines descritos.
B) Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal:
Aquellas personas o entidades que desarrollan actividades de relación con la institución del Ararteko.
C) Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal:
- Los datos son facilitados por los propios interesados con los que se mantienen relaciones institucionales o, en su caso, a través de fuentes accesibles al público.
- El procedimiento de recogida se realiza mediante transmisión electrónica de datos/Internet, por vía telefónica o por carta.
- Los soportes utilizados son el papel y los informático/magnéticos.
D) Estructura básica del fichero y descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo:
Datos de carácter identificativo: nombre y apellidos, dirección, población, teléfono, fax, correo electrónico, entidad a la que pertenece, cargo.
E) Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros:
Se podrán ceder estos datos a las organizaciones o entidades con las que el Ararteko se relaciona para la organización conjunta de actos, encuentros, seminarios o cualquier otra actividad que realice la institución, cuando exista consentimiento del afectado.
F) Órgano responsable del fichero: la institución del Ararteko.
G) Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Institución del Ararteko, Secretaría General, Prado, 9, 01005 Vitoria-Gasteiz.
H) Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: el fichero exige medidas de seguridad de nivel básico.
6.- Fichero de participantes en convocatorias de becas.
A) Finalidad del fichero y usos previstos:
La finalidad del fichero es la recogida de los datos necesarios para tramitar los procesos de adjudicación de becas de investigación aplicada.
B) Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal:
Personas que participan en las convocatorias de becas de la institución del Ararteko.
C) Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal:
Los datos los facilitan los propios solicitantes de las becas.
El procedimiento de recogida es la cumplimentación de los formularios y la entrega de documentación exigida.
D) Estructura básica del fichero y descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo:
- Datos de carácter identificativo: DNI/NIF, nombre y apellidos, domicilio, localidad, código postal, teléfono, correo electrónico.
- Datos académicos.
E) Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros:
Sólo tendrán acceso a los datos los miembros de la comisión evaluadora de los proyectos presentados.
F) Órgano responsable del fichero: La institución del Ararteko, sin perjuicio de la responsabilidad directa que en la gestión y custodia de los mismos corresponde al secretario general.
G) Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Institución del Ararteko, Prado, 9, 01005 Vitoria-Gasteiz.
H) Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: el fichero exige medidas de seguridad de nivel básico.
7.- Fichero de gestión de biblioteca.
A) Finalidad del fichero y usos previstos:
La finalidad del fichero es la regulación del préstamos de libros y documentación de la institución del Ararteko a personas autorizadas.
Los usos que se darán a los datos contenidos en este fichero serán los estrictamente necesarios para la gestión correcta de la biblioteca.
B) Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos:
Todo el personal adscrito a la institución del Ararteko y personas autorizadas que soliciten libros y documentación.
C) Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal:
- Los datos proceden del propio interesado.
- El procedimiento de recogida se instrumenta con transmisión electrónica de datos.
- El soporte utilizado es la vía telemática.
D) Estructura básica del fichero y descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo:
Datos de carácter identificativo: DNI/NIF, nombre y apellidos, dirección.
E) Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros: no se prevén.
F) Órgano responsable del fichero: la institución del Ararteko.
G) Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Institución del Ararteko, Secretaría General, Prado, 9, 01005 Vitoria-Gasteiz.
H) Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: el fichero exige medidas de seguridad de nivel básico.
