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Boletin Oficial del País Vasco

N.º 135, lunes 15 de julio de 1996


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Disposiciones Generales

Vicepresidencia del Gobierno
3364

DECRETO 149/1996, de 18 de junio, sobre la expedición de copias de documentos y certificaciones y la legalización de firmas en el ámbito de la Administración General y Organismos Autónomos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

<FONT FACE="Courier New" SIZE=3><P>Este Decreto pretende ordenar, en el ámbito de la Administración General y Organismos Autónomos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, la expedición y efectos de las copias de los documentos públicos y privados que hayan de incorporarse a procedimientos de diversa naturaleza, así como la certificación de hechos, actos o acuerdos relativos a su actividad y la legalización de firmas de autoridades y funcionarios.

Su objetivo es doble. Por un lado, se propone hacer más fluidas las relaciones entre los ciudadanos y los órganos administrativos, y las de éstos entre sí y con otras instituciones, arbitrando las fórmulas mediante las que pueden sustituirse con cierta facilidad y seguridad los documentos originales que quieran o deban hacerse valer en dichas relaciones.

Por otra parte, dado el carácter eminentemente formal e incluso solemne de estas operaciones de autenticación, compulsa, certificación y legalización, se ha intentado realizar una regulación sencilla y clara.

A ello responden el artículo 2, donde se definen las figuras a que dan lugar las citadas operaciones y la estructura del resto de los preceptos en los que se determinan de modo preciso los órganos, las formalidades y efectos de cada una de ellas.

De este modo, en virtud del artículo 10.2 del Estatuto de Autonomía del País Vasco, que otorga a la Comunidad Autónoma competencia exclusiva en materia de organización, régimen y funcionamiento de sus instituciones de autogobierno y siguiendo las orientaciones de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del procedimiento administrativo común, se da respuesta a una necesidad cotidiana del funcionamiento de la Administración Pública, conjugando la observancia de los rigores formales que en garantía del interés público imponen las leyes, con una mayor facilidad y sencillez en el manejo de los documentos que se presentan o solicitan de aquélla.

En su virtud, a propuesta del Vicepresidente del Gobierno, previa deliberación y aprobación del Consejo de Gobierno en su sesión de 18 de junio de 1996

DISPONGO:

Artículo 1.- Objeto.

El presente Decreto regula la forma, los efectos y los órganos competentes para la expedición de copias de documentos, emisión de certificaciones y legalización de firmas, dentro del ámbito de la Administración General y Organismos Autónomos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

Artículo 2.- Definiciones.

A los efectos de este Decreto, se entenderá por:

a) Copia auténtica: reproducción exacta de un documento administrativo emanada del mismo órgano que emitió el original.

b) Copia autenticada: reproducción exacta de un documento administrativo emanada de órganos de la propia Administración específicamente facultados para ello a la que se le reviste de ciertas formalidades para su validez.

c) Copia compulsada: duplicado de un documento público o privado sobre el que la autoridad o funcionario ante el que se presenta hace constar, previo cotejo, su coincidencia exacta con el original del que es copia.

d) Copia simple: fotocopia de un documento.

e) Certificación: documento mediante el que se declara formalmente la producción de hechos, el dictado de actos o la adopción de acuerdos a través del relato o transcripción total o parcial de dichos hechos, actos o acuerdos.

f) Legalización: diligencia de reconocimiento de firma mediante la cual una autoridad que tenga atribuida la competencia para ello declara la autenticidad de la firma del signatario de un documento administrativo.

Artículo 3.- Copias auténticas.

1.- La expedición de copias auténticas se realizará mediante una diligencia en la que se haga constar que un documento es copia del original, debiéndose recoger necesariamente el número de copia de que se trate, y exigiéndose, por tanto, la llevanza de un registro a tal efecto. El tenor literal de la citada diligencia será: "es copia auténtica".

2.- El registro a que hace referencia el párrafo anterior deberá contener, al menos, los datos siguientes: documento de que se trate, destinatario, destino de la copia y fecha.

3.- La expedición de copias auténticas corresponderá a los órganos administrativos que hubieran emitido el documento original.

4.- Los efectos de las copias auténticas se extenderán frente a todos.

Artículo 4.- Copias autenticadas.

1.- Para la expedición de una copia autenticada se extenderá una diligencia que manifieste que un documento es copia autenticada por medio de la fórmula siguiente: "Es copia autenticada".

2.- En la Administración General y Organismos Autónomos serán competentes para expedir copias autenticadas:

a) los directores o titulares de los órganos responsables de los servicios comunes respecto a los documentos que emanen de los Departamentos u Organismos Autónomos respectivos,

b) los respectivos secretarios de los órganos administrativos colegiados, y

c) el Director de la Secretaría del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento cuando se trate de la autenticación de los documentos que contengan textos de los asuntos que se sometan al conocimiento, deliberación y aprobación del Consejo de Gobierno y las Comisiones Delegadas del mismo.

3.- Los efectos de las copias autenticadas valdrán, también, frente a todos.

Artículo 5.- Copias compulsadas.

1.- Las copias compulsadas llevarán una diligencia con la siguiente frase: "Es copia compulsada".

2.- Los funcionarios y autoridades podrán compulsar las copias de los documentos que se incorporen a los expedientes administrativos que se tramiten en sus Departamentos u Organismos Autónomos.

3.- Los efectos de la compulsa se circunscribirán al ámbito de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

Artículo 6.- Copias simples.

1.- Las copias simples consistirán en fotocopias de documentos en poder de la Administración sin ningún tipo de anotación especial.

2.- Los encargados de la tramitación de los procedimientos, así como de los archivos y registros, podrán proporcionar este tipo de copias a los interesados, con los límites establecidos en los artículos 35.a) y 37.8 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.

3.- Las copias simples no tendrán más valor que el meramente informativo.

Artículo 7.- Certificaciones.

1.- La certificación se realizará mediante una declaración formal en la que figurará, en primer lugar, el nombre y dos apellidos y el cargo o función de quien la realice, seguida del relato o transcripción total o parcial de los hechos, actos o acuerdos a los que se refiera.

2.- Serán competentes para efectuar esta operación:

a) los titulares de los órganos que hubiesen dictado los actos o disposiciones,

b) los secretarios de los órganos colegiados con el visado de su presidente,

c) los titulares de los órganos responsables de los servicios comunes respecto a los documentos que emanen de los Departamentos u Organismos Autónomos respectivos,

d) los Delegados Territoriales en el ámbito de sus respectivas competencias,

e) los encargados de los registros públicos en relación con las funciones de los mismos,

f) el Secretario del Consejo de Gobierno y de las Comisiones Delegadas respecto a los acuerdos adoptados por dichos órganos, y

g) el Director de la Secretaría del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento en relación con los acuerdos que figuren en las actas del Consejo de Gobierno y las Comisiones Delegadas del mismo.

3.- Los efectos de las certificaciones se extenderán frente a todos.

Artículo 8.- Legalización de firmas.

1.- La legalización de firmas a que se refiere el presente Decreto se realizará mediante la plasmación en el documento de que se trate de una diligencia del siguiente tenor: "Diligencia de legalización de firma" seguida de la fórmula siguiente: "De acuerdo con los datos en mi poder, la firma precedente corresponde a (nombre, apellidos y cargo que figuren en el documento)."

2.- Los órganos competentes para extender legalizaciones serán:

a) los titulares de los órganos responsables de los servicios comunes respecto a los documentos que emanen de los Departamentos u Organismos Autónomos respectivos,

b) el Director de la Secretaría del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento respecto a las autoridades de las administraciones públicas vascas en relación con documentos que deban surtir efectos en el extranjero, y

c) el Director de Centros Escolares respecto a documentos académicos de Centros docentes de la Comunidad Autónoma que han de surtir efectos en el extranjero.

3.- Estos órganos solicitarán a los órganos o autoridades cuyas firmas hayan de ser objeto de legalización la acreditación debida de las mismas, al objeto de poder realizar su cotejo en los documentos que se les presenten posteriormente.

Artículo 9.- Disposiciones comunes.

Las diligencias que se recogen en este Decreto deberán ir acompañadas del sello del Departamento u Organismo Autónomo, la fecha y el cargo, nombre y apellidos de la persona que expida o legalice, y se plasmarán en todas las páginas que compongan el documento de que se trate.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.- Se autoriza al Vicepresidente del Gobierno a dictar las disposiciones necesarias para el desarrollo del presente Decreto.

Segunda.- El presente Decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.

Dado en Vitoria-Gasteiz, a 18 de junio de 1996.

El Lehendakari,

JOSÉ ANTONIO ARDANZA GARRO.

El Vicepresidente del Gobierno,

JUAN JOSÉ IBARRETEXE MARKUARTU.


Análisis documental

Euskadi, bien común