Preguntas frecuentes

¿Cuales son los requisitos técnicos para hacer uso del Servicio de facturación electrónica?

Puede consultar las especificaciones técnicas en el siguiente documento.

¿Es necesario tener un certificado digital?

Sí. Para poder hacer uso del Servicio de facturación electrónica (emitir y/o consultar facturas) es necesario siempre identificarse mediante un certificado digital.

¿B@kq?

Un certificado de firma cualificado forma parte de su BakQ. Por ello y para poder hacer uso de ese certificado del mismo modo que si estuviese alojado en una tarjeta física (como el certificado ciudadano) Izenpe pone a su disposición tarjeta virtual. Es un ligero software que se instala en su ordenador con el que podrá identificarse en cualquier sede electrónica u oficina virtual que permita el uso de certificados digitales. De este modo tarjeta virtual funciona igual que cualquier otro certificado permitiendo su uso en cualquier trámite y servicio. Descárguela e instálela en el ordenador:
Tarjeta virtual para Windows 32
Tarjeta virtual para Windows 64

¿Cómo funciona tarjeta virtual?

¿Puedo emitir y/o consultar facturas de un proveedor (que sea persona jurídica) con un certificado de persona física?

Sí. Para ello es necesario que el proveedor se haya dado de alta en el Servicio de facturación electrónica. Una vez realizado este trámite, desde la plataforma de facturación electrónica en el apartado “Gestión de configuración – Empresas – Usuarios”, puede dar de alta a distintos usuarios que podrán emitir y/o consultar facturas con su certificado de persona física correspondiente.

¿Se puede hacer uso del servicio sin haberse dado de alta previamente?

No. La primera vez que se accede a la plataforma, es obligatorio darse de alta en el Servicio de facturación electrónica.

¿Cómo seleccionar la entidad a la que se emite la factura?

Los pasos a seguir son: “Gestión de factura – Entrada de factura- Alta de factura – Datos del cliente – Seleccione”.

¿Qué es un órgano gestor?

Es la unidad administrativa a la que se remite la factura.

¿Cómo selecciono el código del órgano gestor?

Una vez seleccionada la entidad aparecerá un listado con los distintos órganos gestores. Se podrán filtrar los datos por nombre órgano gestor, departamento, …

¿Dónde se pueden localizar el código de la oficina contable y el código de la unidad tramitadora?

Se ha publicado en el portal de la factura electrónica dentro de consulta de órganos gestores, además del código de órgano gestor los códigos correspondientes a:

• Unidad tramitadora
• Oficina contable

En la emisión de facturas a través del Servicio de facturación electrónica, sólo es necesario incluir el código de órgano gestor. El propio Servicio de facturación electrónica asigna automáticamente los códigos de unidad tramitadora y oficina contable.

En la recepción de facturas emitidas desde otros sistemas, es necesario indicar los tres códigos: órgano gestor, unidad tramitadora y oficina contable.

¿Pueden adjuntarse documentos a una factura?

La plataforma permite adjuntar documentos a una factura. Este paso se debe realizar antes de la emisión de la factura(es decir, cuando la factura se encuentra en “Gestión de facturas-Entrada de facturas”). Así se puede garantizar que los documentos adjuntos son recibidos correctamente por el organismo receptor junto con la factura. Para hacerlo, la opción de "adjuntar archivo" aparece una vez se ha dado de alta la factura; por tanto una vez dada de alta (Gestión de facturas-entrada de facturas) se puede editar y adjuntar los archivos. Más información en el manual de ayuda

¿Puedo indicar en una factura electrónica los albaranes o pedidos con los que está relacionada?

Sí, el formato facturae permite indicar el número de pedido y/o albarán asociado a cada línea de factura. En "Detalle de factura" abajo a la derecha hay un bloque de "Documentos asociados". Pulsando sobre "Nuevo elemento" pueden indicarse números de albarán y/o pedidos asociados a la línea de la factura.

¿Qué tengo que poner en "Forma de pago" de la factura"?

Gobierno Vasco y sus Organismos Autónomos: no es necesario rellenar el campo "Forma de pago" de la factura puesto que la tramitación del pago se realiza según los datos bancarios que figuran en el registro de terceros del Gobierno Vasco. Es importante señalar que para poder cobrar la factura es requisito imprescindible estar dado de alta en el mencionado registro.

Centros públicos Dpto. Educación: no es necesario rellenar el campo "Forma de pago" de la factura puesto que la tramitación del pago se realiza según los datos bancarios previamente indicados al centro docente.

¿Qué significa el campo "Código vendedor" que aparece en el Detalle de la factura?

Si el emisor de la factura mantiene un catálogo de productos con su propia codificación puede indicar su código de artículo en la línea de factura. Si no es el caso, puede incluir cualquier valor.

Me han rechazado una factura pero no he recibido ningún mensaje de aviso

Desde la opción "Gestión de configuración-Empresa-Notificaciones" pueden definirse los avisos a una o más direcciones de correo para diferentes tipos de eventos (factura registrada, aceptada, rechazada, etc.). En el manual de ayuda puede consultarse más información sobre esta funcionalidad.

Al acceder al servicio sólo me aparece la opción "Gestión de configuración" y por tanto no puedo emitir facturas

Este problema es debido a que el usuario no está autorizado a la opción de gestión de facturas. Para autorizar un usuario hay que ir a "Gestión de configuración- Empresa-Usuarios", editar el usuario y marcar la casilla "Gestión de facturas". Puede consultar el apartado "Alta de usuarios" en el manual de ayuda para obtener más información.

Quiero realizar la conexión automática con la plataforma y el programa de conexión me pide unas claves ¿cómo tengo que pedir dichas claves?

Cada proveedor puede obtener sus claves accediendo a la plataforma de facturación en "Gestión de configuración"- Credenciales- Acceso vía ERP.

Tengo un programa de facturación que permite exportar una factura en diversos formatos ¿en qué formato puedo exportarla para importarla a través de la plataforma?

El Servicio de facturación electrónica del Sector Público de la CAE soporta el formato facturae 3.2 y 3.2.1. No se admiten otros formatos como PDF, Edifact, etc. La información sobre la estructura y significado de los campos del formato facturae puede encontrarse en la web oficial http://www.facturae.es

¿Qué tengo que hacer si detecto un error en una factura que ya ha sido emitida? ¿Puedo modificarla para corregir el error?

Si se necesita modificar una factura ya emitida, se debe poner en contacto con la Administración para que ésta rechace la factura. Una vez que ha sido rechazada, en “Gestión de facturas-Gestión facturas firmadas-Facturas a cobrar” pulsar sobre el botón “rectificar” que aparece al final de la página; la factura pasa a estado “edición” y es ahí donde se puede modificar. Las facturas rectificativas que sean emitidas en la plataforma de facturación del Sector Público de la CAE son de tipo “íntegras”, es decir, sustituyen a las facturas rectificadas; las que tengan importe negativo, son “rectificativas de abono”.

Quiero subir las facturas desde mi programa de facturación a través de la opción de "Importar facturas" del módulo web ¿en qué formato puedo subirlas?

El formato para factura electrónica aprobado por la normativa vigente es el "facturae". El Servicio de facturación electrónica del Sector Público de la CAE admite únicamente ese formato en su versión 3.2 y 3.2.1. Puede encontrarse la información oficial sobre dicho formato en el portal http://www.facturae.es

He enviado una factura electrónica y el órgano gestor destinatario de la misma me dice que no ha llegado

Si la remisión de la factura ha sido automática (ERP integrado, conector, o integración a medida mediante servicios web) la causa más frecuente es que no haya indicado el "Código órgano gestor”. En ese caso podrá comprobar que la factura ha sido rechazada.

Otra posibilidad es que la factura esté aún en la fase de "Borrador". En ese caso, seleccione la factura y pulse sobre el botón "Emitir".

¿Existe la posibilidad del envío automático de facturas desde mi programa de facturación?

Si su programa de facturación se encuentra en la lista de ERPs integrados puede contactar con el proveedor del ERP para solicitarle información sobre cómo habilitar la conexión automática.

Si su programa no está en dicha lista pero genera el formato facturae con la posibilidad de volcar los ficheros en un determinado directorio, puede utilizar una aplicación de conexión genérica denominada "Conector" que le permitirá el envío automático.

Puede encontrar la lista de ERPs integrados y el manual y descarga del conector genérico en Instrucciones de uso y ayuda.

¿Cómo puedo obtener la parte publica de mi certificado para adjuntarlo en el formulario para el uso de los servicios Web del servicio de facturación electrónica (paso 2)?

Esto depende del navegador utilizado. A continuación le indicamos cómo obtener esta parte pública en los navegadores más comunes: (Siempre con el certificado introducido)

• IE: Pulsar sobre el icono de Herramientas (esquina superior derecha) y seleccionar la opción ‘Opciones de Internet’. En la ventana emergente mostrada, pulsar sobre el botón ‘Certificados’ de la pestaña ‘Contenido’. Seleccionar el certificado del listado mostrado y pulsar la opción ‘Exportar’. En el formulario de exportación, pulsar el botón ‘Siguiente’, ‘No exportar la clave privada’ / ‘Siguiente’, ‘DER binario codificado X.509 (.CER)’ / ‘Siguiente’, seleccionar la ruta dónde guardar el fichero a generar / ‘Siguiente’, pulsar ‘Finalizar’.

• Mozilla Firefox: Pulsar sobre el icono ‘Abrir menú’ (esquina superior derecha) y seleccionar la opción ‘Opciones’. En la pestaña mostrada, pulsar sobre el botón ‘Ver certificados’ de la pestaña ‘Certificados’ de la opción ‘Avanzado’. Doble click en el certificado del listado mostrado. Pulsar el botón ‘Exportar…’ de la pestaña ‘Detalles’. Seleccionar la ruta dónde guardar el fichero a generar y pulsar el botón ‘Guardar’.

• Google Chrome: Pulsar sobre el icono ‘Personaliza y controla Google Chrome’ (esquina superior derecha) y seleccionar la opción ‘Configuración’. En la pestaña mostrada, introducir la palabra ‘certificado’ dentro del cuadro de búsqueda ‘Buscar ajustes’ de la parte superior derecha. Pulsar sobre el botón ‘Administrar certificados…’. Seleccionar el certificado del listado mostrado y pulsar la opción ‘Exportar’. En el formulario de exportación, pulsar el botón ‘Siguiente’, ‘No exportar la clave privada’ / ‘Siguiente’, ‘DER binario codificado X.509 (.CER)’ / ‘Siguiente’, seleccionar la ruta dónde guardar el fichero a generar / ‘Siguiente’, pulsar ‘Finalizar’.

Puede encontrar instrucciones detalladas de cómo obtener la parte pública del certificado en el manual de los servicios Web (Servicios Web SSPP2) , en la página de manuales de uso del portal.