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98. zk., 2024ko maiatzaren 21a, asteartea
N.º 98, martes 21 de mayo de 2024
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XEDAPEN OROKORRAK
DISPOSICIONES GENERALES
KULTURA ETA HIZKUNTZA POLITIKA SAILA
DEPARTAMENTO DE CULTURA Y POLÍTICA LINGÜÍSTICA
2414
2414
59/2024 DEKRETUA, maiatzaren 7koa, Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazioaren Balioespenerako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordearen osaera, antolaketa eta funtzionamenduarena.
DECRETO 59/2024, de 7 de mayo, de la composición, la organización y el funcionamiento de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu-kudeaketa Integralaren eta Dokumentu-ondarearen ekainaren 23ko 5/2022 Legearen printzipioen artean dago dokumentu-balioespena oinarrizko irizpide gisa hartzea dokumentu-kudeaketan. Balioespen-prozesu hori administrazio publikoek sortutako dokumentazioaren zati bat, administrazio-balioetatik harago dituen balioengatik dokumentu-ondaretzat hartzeko modukoa izan daitekeena, ebaluatzeko eta hautatzeko bitartekoa da.
La Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco asienta entre sus principios el de la valoración documental como criterio básico en la gestión documental. Este proceso de valoración se convierte en el medio para evaluar y seleccionar aquella parte de la documentación generada por las Administraciones Públicas que, por sus valores más allá de los puramente administrativos, puede alcanzar la consideración de patrimonio documental.
Horretarako, Legeak Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sisteman batzorde hau sortu du: Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordea. Batzorde hori Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistemari atxikita dauden eta batzorde propiorik ez duten entitateek sortutako dokumentu-tipologiak eta -serieak balioesteaz arduratuko da.
Para ello, dentro del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, la Ley crea la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, que se encargará de valorar las tipologías y series documentales generadas por las entidades adheridas al Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco y que no cuenten con comisión propia.
Hori da dokumentu-kudeaketa integralaren funtzio delikatu eta garrantzitsuenetako bat; izan ere, administrazio publikoen dokumentu-ekoizpena gero eta handiagoa da, hala paper-euskarrian nola euskarri elektronikoan, eta horrek arriskuan jartzen du sistemaren iraunkortasuna, baldin eta balioespen eta aukeraketa kontrolatua aplikatzen ez bada. Horregatik, funtsezkoa da prozesu hori modu arautuan eta gardenean egitea, ahalik eta gehien bermatuz kalitatezko dokumentu-ondarea kontserbatzen dela.
Es esta una de las funciones más delicadas y trascendentes en la gestión documental integral, ya que la inmensa y creciente producción documental de las administraciones públicas, tanto en soporte papel como en soporte electrónico, hace que la sostenibilidad del sistema peligre si no se aplica una valoración y selección controlada. Es por ello fundamental que este proceso se haga de una forma reglada y transparente garantizando, en la mayor medida posible, que se conserve un patrimonio documental de calidad.
Gure ordenamendu juridikoan, Artxibo Zerbitzuetako Araudia eta Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazio Ondarea erregulatzeko arauak onartzen dituen azaroaren 21eko 232/2000 Dekretuak 30. artikuluan sortu zuen Euskadiko Dokumentazioa Balioesteko eta Aukeratzeko Batzordea, Euskadiko Artxiboen Sistema Nazionalaren aholku-organo gisa.
En nuestro ordenamiento jurídico, el Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueban el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco, ya creó, en su artículo 30 la Comisión de Valoración y Selección de documentación, como órgano asesor del Sistema Nacional de Archivos de Euskadi.
Ondoren, Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren antolamenduari eta funtzionamenduari buruzko uztailaren 22ko 174/2003 Dekretuak, 13. artikuluan, Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Publikoaren Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordea sortu zuen, sistema horren aholku-organo gisa, eta, horren arabera, artxibo-sistemaren kontserbazio- eta irispide-egutegien proposamenek azken prozesu bat igaro behar zuten, Dokumentazioaren Baloraziorako eta Aukeraketarako Batzordeak baliozkotu behar zuena.
Posteriormente, el Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, creó en su artículo 13 la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, como órgano asesor de este sistema, cuyas propuestas de calendarios de conservación y acceso debían someterse a un último proceso de validación por la Comisión de Valoración y Selección de documentación.
Legegileek bi batzorde horiek bat egitea nahi zuten, eta horrek erraztu egingo du, maila administratiboan, Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistemari atxikitako entitateen titulartasun publikoko dokumentazioa kontserbatzeko eta irispidean izateko egutegiak onartzea.
La voluntad de los legisladores era que estás dos comisiones se fundieran en una sola, lo que simplificará, a nivel administrativo, la aprobación de los calendarios de conservación y acceso de la documentación de titularidad pública perteneciente a las entidades adheridas al Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Azkenik, azpimarratu beharra dago Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazioaren Balioespenerako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordeak Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta haren Administrazio Instituzionaleko kide anitzeko organoetarako Jarduera Planaren esparruan burutuko du bere lana.
Finalmente, debe señalarse que la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco desarrollará su actividad en el marco del Plan de actuación para los órganos colegiados de la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y su Administración Institucional.
Ondorioz, Kultura eta Hizkuntza Politikako sailburuaren proposamenez, Euskadiko Aholku Batzorde Juridikoarekin bat etorrita, eta Gobernu Kontseiluak 2024ko maiatzaren 7an egindako bilkuran eztabaidatu eta onartu ondoren, hauxe
En su virtud, a propuesta del Consejero de Cultura y Política Lingüística, de acuerdo con la Comisión Jurídica Asesora de Euskadi y previa deliberación y aprobación del Consejo de Gobierno en su sesión celebrada el día 7 de mayo de 2024,
XEDATZEN DUT:
DISPONGO:
I. KAPITULUA
CAPITULO I
EUSKAL AUTONOMIA ERKIDEGOKO DOKUMENTAZIOAREN BALIOESPENERAKO, AUKERAKETARAKO ETA DOKUMENTAZIORA JOTZEKO BATZORDEAREN XEDEA, OSAERA ETA FUNTZIONAMENDUA
OBJETO, COMPOSICIÓN Y FUNCIONES DE LA COMISIÓN DE VALORACIÓN, SELECCIÓN Y ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DEL PAÍS VASCO
1. artikulua.– Xedea.
Artículo 1.– Objeto.
Dekretu honen xedea da Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordearen (COVASADE) osaera, antolaketa eta funtzionamendua arautzea. Batzorde hori Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu-kudeaketa Integralaren eta Dokumentu-ondarearen ekainaren 23ko 5/2022 Legearen 21.4. artikuluaren bidez sortu zen.
Constituye el objeto del presente Decreto la regulación de la composición, organización y funcionamiento de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco (en adelante, COVASADE), creada por el artículo 21.4 de la Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
2. artikulua.– Izaera eta organo-atxikipena.
Artículo 2.– Naturaleza y adscripción orgánica.
1.– COVASADE diziplina anitzeko kide anitzeko organo bat da, eta bere jardun-eremuan sortutako dokumentu-tipologia eta -serie guztiak balioesteaz eta Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistemaren esparruan dokumentu-kudeaketan lankidetza, koordinazioa eta aholkularitza garatzeaz arduratzen da.
1.– La COVASADE se constituye como órgano colegiado multidisciplinar encargado de valorar todas las tipologías y series documentales generadas en su ámbito de actuación y de desarrollar la cooperación, coordinación y asesoramiento en la gestión documental en el marco del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
2.– Organikoki, COVASADE artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzari atxikita dago.
2.– Desde el punto de vista orgánico, la COVASADE se encuentra adscrita a la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.
COVASADEren administrazio- eta kudeaketa-lanak zuzendaritza horren giza baliabide eta baliabide materialen bidez egingo dira.
El apoyo administrativo y la gestión de la COVASADE se realizará con los medios humanos y materiales pertenecientes a dicha dirección.
3. artikulua.– Jardun-eremua.
Artículo 3.– Ámbito de actuación.
COVASADEren jarduera-eremuak Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu-kudeaketa Integralaren eta Dokumentu-ondarearen ekainaren 23ko 5/2022 Legearen 2. artikuluan bildutako entitateek sortutako tipologia eta dokumentu-serie guztiei eragiten die, baldin eta entitate horietan honako bi baldintza hauek batera betetzen badira:
El ámbito de actuación de la COVASADE afecta a todas las tipologías y series documentales generadas por las entidades comprendidas en el artículo 2 de la Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, siempre que en dichas entidades se den de manera conjunta las dos condiciones siguientes:
a) Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistemari atxikita egotea.
a) Que se encuentren adheridas al Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
b) Dokumentazioaren balioespenerako, aukeraketarako eta dokumentaziora jotzeko batzorderik ez izatea.
b) Que no cuenten con comisión de valoración, selección y acceso propia.
4. artikulua.– Definizioak.
Artículo 4.– Definiciones.
Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu-kudeaketa Integralaren eta Dokumentu-ondarearen ekainaren 23ko 5/2022 Legearen 3. artikuluko definizioez gain, definizio hauen arabera ulertu beharko dira dekretu honetan erabilitako termino teknikoak:
Además de las definiciones contenidas en el artículo 3 de la Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, los términos técnicos empleados en el presente Decreto deberán de entenderse según estas definiciones:
a) Kontserbazio- eta irispide-egutegi orokorra: COVASADEk eta haren aurrekoek onartutako kontserbazio- eta irispide-egutegien multzoa.
a) Calendario General de Conservación y Acceso: conjunto de los calendarios de conservación y acceso aprobados por la COVASADE y sus predecesoras.
b) Funtsezko dokumentuak: ezinbestekoak dira erakundeak bere helburuak lor ditzan, bere eguneroko zerbitzu-betebeharrak bete ditzan, eta indarrean dagoen legeria eta pertsonen eskubideak errespeta ditzan. Guztiz beharrezkoak dira erakundearen jarduerarekin jarraitzeko, bai larrialdiei edo hondamendiei aurre egiteko duen gaitasunari dagokionez, bai erakundearen finantza-interesak eta interes juridikoak babesteari dagokionez.
b) Documentos esenciales: son aquellos que resultan indispensables para que la entidad pueda alcanzar sus objetivos, cumplir con sus obligaciones diarias de servicio, respetar la legalidad vigente y los derechos de las personas. Son los absolutamente necesarios para la continuidad de la actividad de la organización, ya sea en cuanto a su capacidad de hacer frente a situaciones de emergencia o a catástrofes, ya en relación con la protección de sus intereses financieros y jurídicos.
c) Identifikazio-prozesua: balioespena egin aurreko prozesua da, eta xedea du honako hauek jakitea eta ezartzea: seriearen izena, unitate ekoizlea(k), jardueraren xedea, barne hartzen dituen urteak, euskarriak, seriea osatzen duten dokumentuak, aplikatu beharreko legeria, sailkapena (baldin eta erlazionatutako serierik edo aurrekorik badago) eta funtsezko dokumenturik, dokumentu biltzailerik eta bikoizturik dagoen.
c) Proceso de identificación: proceso previo a la valoración dirigido a conocer y a establecer la denominación de la serie, la unidad o unidades productoras, el objeto de la actividad, los años que comprende, los soportes, los documentos que la integran, la legislación aplicable, la clasificación, si existen series relacionadas o antecesoras y la presencia de documentos esenciales, recopilativos y de duplicados.
d) Dokumentuen ekoizpena: entitateek beren eskumenak eta eginkizunak betetzean sortutako eta jasotako dokumentuen, espedienteen, informazio-sistemen eta haiekin lotutako datuen multzoa.
d) Producción documental: conjunto de documentos, expedientes, sistemas de información y datos asociados a los mismos, generados y recibidos por las entidades en el ejercicio de sus competencias y funciones.
5. artikulua.– COVASADEren funtzioak.
Artículo 5.– Funciones de la COVASADE.
1.– COVASADEk Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu-kudeaketa Integralaren eta Dokumentu-ondarearen ekainaren 23ko 5/2022 Legearen 26.2 artikuluan aurreikusita dauden funtzioak izango ditu:
1.– La COVASADE ejercerá las siguientes funciones previstas en el artículo 26.2, de la Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma de País Vasco:
a) Batzorde propiorik ez duten eta Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistemari atxikita dauden entitateek aurkezten dituzten serie eta dokumentuen kontserbazio- eta irispide-egutegien proposamenak aztertzea, baliozkotzea eta, hala badagokio, berrikustea, eta, ondorioz, erabakitzea zer dokumentu kontserbatuko edo ezabatuko diren, osorik edo zati batean, betiere Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondarearen parte ez den dokumentazioa denean.
a) Analizar, validar y revisar, si procede, las propuestas de los calendarios de conservación y acceso de las series y documentos presentados por las entidades adheridas al Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco que no cuenten con comisión propia y, por ende, determinar los documentos que se conservarán o eliminarán, total o parcialmente, siempre y cuando se trate de documentación no integrante del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
b) Paperezko dokumentuen ordez kopia elektroniko autentikoak erabiltzeko proposamenak –eta, beraz, paperezko jatorrizkoak suntsitzekoak– aztertzea eta baliozkotzea, betiere Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondarearen parte ez den dokumentazioa denean.
b) Analizar y validar las propuestas de sustitución de documentos en papel por copia electrónica auténtica y la consiguiente destrucción del original en papel, siempre y cuando se trate de documentación no integrante del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
c) Entitatearen funtzio eta jarduera erabakigarrien ondoriozko funtsezko dokumentuak zein diren zehaztea; dokumentu horiek erakundearen arriskuak kudeatzeko planaren parte izango dira.
c) Determinar los documentos esenciales resultantes de las funciones y actividades críticas de la entidad, los cuales formarán parte de su plan de gestión de riesgos corporativo.
d) Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondarearen deklarazio- eta kanporatze-prozeduretan irizpena egitea, Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu-kudeaketa Integralaren eta Dokumentu-ondarearen ekainaren 23ko 5/2022 Legean ezarritakoaren arabera.
d) Informar en los procedimientos de declaración y exclusión del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, de conformidad con lo establecido en la Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma de País Vasco.
e) Bere eskumeneko gaietan aholku ematea Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu-kudeaketa Integralaren eta Dokumentu-ondarearen ekainaren 23ko 5/2022 Legearen eremuan sartzen diren entitateei.
e) Asesorar en las materias de su competencia a las entidades comprendidas en el ámbito de la Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma de País Vasco.
f) Artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzak eskuordetzen dion beste edozein eginkizun.
f) Cualesquiera otras que le delegue la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio cultural.
2.– Edozeinetara ere, COVASADEk, bere funtzioak betetzerakoan, zorrotz errespetatuko du datu pertsonalen gaineko araudia eta datuen titularren eskubideak bermatuko ditu araudi horretan ezarritako baldintzetan.
2.– En todo caso, el desempeño de las funciones de la COVASADE se llevará a cabo con respeto de la normativa de protección de datos, garantizando a los titulares de los mismos sus derechos en los términos contemplados en dicha normativa.
6. artikulua.– COVASADEren osaera.
Artículo 6.– Composición de la COVASADE.
1.– Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu-kudeaketa Integralaren eta Dokumentu-ondarearen ekainaren 23ko 5/2022 Legearen 27. artikuluak COVASADE zer pertsonek osatuko duten zehazten du. Artikulu horren arabera, honela osatuko da:
1.– El artículo 27 de la Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma de País Vasco, determina las personas que forman parte de la COVASADE. Conforme a ello, su composición, se configura de la siguiente manera:
a) Batzordeburua.
a) Presidente o Presidenta.
Batzordeburua izango da Eusko Jaurlaritzan artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen zuzendaritzaren titularra.
Corresponderá la presidencia a la persona titular de la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.
b) Batzordeburuordea.
b) Vicepresidente o Vicepresidenta.
Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistema Kudeatzeko Zerbitzuaren ordezkaria, zeina Eusko Jaurlaritzan artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen zuzendaritzaren titularrak izendatuko baitu.
Corresponderá la vicepresidencia a la persona representante del Servicio de Gestión del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, designada por la persona titular de la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.
Batzordeburua ordezkatuko du, kargua hutsik geratzen bada, batzordeburua ez badago, gaixorik badago edo legezko beste arrazoiren bat gertatzen bada.
Sustituirá al Presidente o a la Presidenta de la COVASADE en los casos de vacante, ausencia, enfermedad u otra causa legal.
Lehen aipatutako arrazoi horiengatik batzordeburuordea ordeztu behar bada, bokal zaharrenak beteko du kargua.
En el caso de que por las mismas razones mencionadas anteriormente el Vicepresidente o la Vicepresidenta haya de ser sustituido o sustituida, el cargo recaerá en el vocal o la vocal de mayor edad.
c) Batzordekideak:
c) Vocales.
COVASADEk bederatzi kide izango ditu, eta honela osatuta egongo da:
Formarán parte de la COVASADE un total de nueve vocales, con la siguiente composición:
– Euskal Autonomia Erkidegoko Sektore Publikoaren Artxibo Sistemaren kudeaketaren eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzak bere langileen artean izendatutako pertsona bat.
– Una persona designada por la dirección del Gobierno Vasco competente en la gestión del Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco, de entre su personal.
– Euskadiko Artxibo Historikoaren arduraduna.
– La persona responsable del Archivo Histórico de Euskadi.
– Artxiboetan dedikazio profesional espezifikoa duen pertsona bat, Euskal Herriko Unibertsitatearen ordezkari gisa, bere erakundeak izendatua.
– Una persona con dedicación profesional específica en archivos, en representación de la Universidad del País Vasco, designada por su institución.
– Eudelek (Euskadiko Udalen Elkartea) izendatutako pertsona bat, artxiboen eta dokumentu-kudeaketa integralaren sektoreko profesional izanik funtzioak udal-entitateetan betetzen dituztenen artetik.
– Una persona, designada por «Euskadiko Udalen Elkartea-Asociación de Municipios Vascos-EUDEL», entre las personas profesionales del sector de los archivos o la gestión documental integral que desempeñen sus funciones en entidades municipales.
– Artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzaren titularrak bere aholkularitza juridikoko teknikarien artetik izendatutako pertsona bat.
– Una persona designada por la persona titular de la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental de entre el personal técnico de la asesoría jurídica de dicha dirección.
– Eusko Jaurlaritzan antolakuntzaren eta administrazio elektronikoaren arloan eskumena duen zuzendaritzaren ordezkari bat, goi-mailako teknikariaren kategoriakoa, zuzendaritza horren titularrak izendatua.
– Una persona, de nivel técnico superior, en representación de la Dirección del Gobierno Vasco competente en organización y administración electrónica, designada por la persona titular de dicha dirección.
– Datuak Babesteko Euskal Agintaritzaren ordezkari bat, goi-mailako teknikariaren kategoriakoa, entitate horren titularrak izendatua.
– Una persona, de nivel técnico superior, en representación de la Autoridad Vasca de Protección de Datos, designada por la persona titular de dicha entidad.
– Historia Garaikidean edo Zuzenbidearen eta Erakundeen Historian espezialista den pertsona bat, artxiboen eta dokumentu-ondarearen eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzaren titularrak Euskal Herriko Unibertsitateko irakasleen artetik izendatua.
– Una persona especialista en Historia Contemporánea o Historia del Derecho y de las Instituciones, designada por la persona titular de la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental, de entre el profesorado de la Universidad del País Vasco, de entre las propuestas por la misma.
– Artxibistikan edo dokumentu-kudeaketa integralean espezialista den pertsona bat, goi-mailako teknikariaren kategoriakoa, dokumentu-kudeaketa integralaren elkarte profesionalen ordezkaria, elkarteek proposatutakoen artetik artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzaren titularrak izendatua.
– Una persona, de nivel técnico superior, especialista en archivística o gestión documental integral, en representación de las asociaciones profesionales de la gestión documental integral, designada por la persona titular de la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental, de entre las propuestas por las mismas.
d) Idazkaria.
d) Secretario o Secretaria.
Idazkari-lanak egingo ditu artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzak bere aholkularitza juridikoko teknikarien artetik izendatutako pertsona batek, zeinak hitza izango baitu, baina botorik ez.
Actuará como Secretario o Secretaria una persona designada por la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental, de entre el personal técnico de la asesoría jurídica de dicha dirección, con voz, pero sin voto.
2.– Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazioaren Balioespenerako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordeko kideen izendapena –karguagatik kide direnena izan ezik– artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako sailaren titularraren agindu baten bidez egingo da.
2.– El nombramiento de las personas miembros de la COVASADE, salvo el de quienes lo sean por razón de su cargo, se efectuará por orden de la persona titular del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.
Batzordekideen izendapenetan, gainera, ordezko bat aipatu beharko da, honako kasu hauetan jarduteko: kargua hutsik badago, batzordekidea kanpoan edo gaixorik badago, edo legezko beste arrazoiren bat tartean bada.
Los nombramientos de los y las vocales deberán incluir, además, el nombramiento de una persona suplente en caso de vacante, ausencia, enfermedad u otra causa legal.
Batzordearen idazkariaren kargua hutsik geratuz gero, edo gaixotasunagatik falta bada, edo bestelako legezko arrazoirik gertatzen bada, artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako sailaren titularrak bere lege-aholkularitzako teknikarien artetik izendatutako du aldi batean batzordearen idazkari-lanak egingo dituena.
En los casos de vacante de la Secretaría de la comisión o de ausencia por enfermedad o por otra causa legal de quien haya sido nombrado Secretario o Secretaria de la misma, la persona titular de la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental designará, entre el personal técnico de su asesoría jurídica, a la persona que transitoriamente ejerza como Secretario o Secretaria de la comisión.
3.– COVASADEko kideen agintaldia –karguagatik kide direnena izan ezik– lau urtekoa izango da, eta iraupen bereko aldietarako berritu ahal izango da. Agintaldia amaitutakoan ere, beren funtzioak betetzen jarraituko dute, harik eta haien berriztapena edo ondorengo kideen izendapenak indarrean jartzen diren arte.
3.– El mandato de las personas miembros de la COVASADE, salvo el de quienes lo sean por razón del cargo, será de cuatro años, renovable por períodos de igual duración. Una vez que expire su mandato, continuarán desempeñando sus funciones hasta que surta efecto su renovación o el nombramiento de sus sucesores o sucesoras.
4.– COVASADE osatuko duten edo bertan parte hartuko duten pertsonak izendatzerakoan, kontuan hartuko da Euskal Autonomia Erkidegoko bi hizkuntza ofizialetan duten hizkuntza-gaitasuna, bai eta trebakuntza, gaitasun eta prestakuntza egokia duten emakumeen eta gizonen presentzia orekatua ere.
4.– En el nombramiento de personas para constituir o formar parte de la COVASADE se tendrá en cuenta la capacitación lingüística en las dos lenguas oficiales de la Comunidad Autónoma del País Vasco, así como una presencia equilibrada de mujeres y hombres con capacitación, competencia y preparación adecuada.
7. artikulua.– COVASADEko kideen funtzioak.
Artículo 7.– Funciones de las personas miembros de la COVASADE.
1.– Batzordeburuak funtzio hauek izango ditu:
1.– Le corresponden a la presidencia de la comisión las siguientes funciones:
a) Batzordearen ordezkaria izatea.
a) Ostentar la representación de la comisión.
b) Ohiko eta ezohiko bilkuren deialdia erabakitzea, eta bilkura horien gai-zerrenda ezartzea.
b) Acordar la convocatoria de las sesiones ordinarias y extraordinarias, así como establecer el orden del día de estas.
c) Bilkuretako buru izatea, eztabaidak moderatzea, bilkura amaitutzat ematea edo luzatzea, eta hurrengo bileraren eguna finkatzea.
c) Presidir las sesiones, moderar el desarrollo de los debates y dar la sesión por finalizada o prorrogarla, fijando la fecha de la siguiente reunión.
d) Kalitate-botoaz erabakitzea gerta daitezkeen berdinketak, erabakiak errazago hartzeko.
d) Dirimir con su voto de calidad los posibles empates que se produzcan, a efectos de facilitar la adopción de acuerdos.
e) Batzordea osatzen duten pertsona guztien parte-hartzea erraztea.
e) Facilitar la participación de todas las personas que componen la comisión.
f) Batzordeak hartutako erabakien aktak eta ziurtagiriak ikus-onestea eta sinatzea.
f) Visar y firmar las actas y certificaciones de los acuerdos adoptados por la comisión.
g) Beharrezko jotzen diren lantaldeak sortzea.
g) Crear los grupos de trabajo que se consideren necesarios.
h) Baimena eman dezake, bileretan –edo haien zati batean– gai-zerrendan sartutako gaietan espezialistak diren pertsona batzuk egoteko, zeinek hitzarekin baina botorik gabe jardungo baitute haien presentzia arrazoitzen duten gaietan.
h) Autorizar la presencia en las sesiones, o en parte de ellas, de personas especializadas en los temas que fueran objeto del orden del día, que, en todo caso, actuarán con voz y sin voto en el tema o los temas que fundamenten su presencia.
i) Batzordeko buru izateak berez dakartzan funtzioak betetzea.
i) Ejercer cuantas otras funciones sean inherentes a su condición de Presidente o Presidenta de la comisión.
2.– Batzordekideek funtzio hauek izango dituzte:
2.– Las funciones de las y los vocales de la comisión son las siguientes:
a) Bilkurako dokumentazioa eta informazioa aldez aurretik aztertzea.
a) Analizar con antelación la documentación e información objeto de la sesión.
b) Norberari emandako funtzioak betetzeko behar den informazioa lortzea eta prestatzea.
b) Obtener y preparar la información precisa para cumplir las funciones asignadas.
c) Egiten diren bileretan parte hartzea eta egokitzat jotzen dituzten iritziak ematea, erabaki egokia hartu ahal izateko.
c) Participar en las reuniones que se celebren y emitir las opiniones que consideren oportunas en aras a adoptar el acuerdo oportuno.
d) Botoa emateko eskubideaz baliatzea, eta, hartutako erabakiarekin bat ez badator, boto partikularra ematea. Botoa erreserbatzeko dauden arrazoiak eta ñabardurak adierazi beharko dira.
d) Ejercer su derecho al voto, formulando un voto particular en caso de discrepancia con el acuerdo adoptado, expresando las causas y matizaciones que apoyan su reserva.
e) COVASADEren eskumenen esparruan proposamenak eta ekimenak planteatzea.
e) Plantear propuestas e iniciativas dentro del ámbito de las competencias de la COVASADE.
3.– Idazkari izendatutako pertsonak funtzio hauek izango ditu:
3.– La persona nombrada como Secretario o Secretaria ejercerá las siguientes funciones:
a) Kide anitzeko organoaren jarduketen legezkotasun formala eta materiala zaintzea.
a) Velar por la legalidad formal y material de las actuaciones del órgano colegiado.
b) Bileretako gai-zerrenda prestatu eta bidaltzea.
b) Preparar y cursar el orden del día de las sesiones.
c) Batzordeburuaren aginduz, saioetarako deia egitea.
c) Efectuar la convocatoria de las sesiones por orden de la Presidencia.
d) Batzordeari zuzendutako idazkiak jaso eta erregistratzea.
d) Recibir y registrar los escritos dirigidos a la comisión.
e) Gaiak bideratzeko prestatzea, bilkurako aktak idaztea eta haien fede ematea.
e) Preparar el despacho de los asuntos, redactar y autorizar las actas de cada sesión.
f) Batzordearen akten, irizpenen eta erabakien ziurtagiriak egitea.
f) Expedir certificaciones de las actas, dictámenes y acuerdos adoptados por la comisión.
g) Batzordeak izapidetutako espediente eta dokumentu guztiak artxibatzeaz eta kontrolatzeaz arduratzea.
g) Responsabilizarse del archivo y control de todos los expedientes y documentos tramitados por la comisión.
h) Batzordearen erabakien erregistroa egitea eta eguneratuta edukitzea.
h) Elaborar y tener actualizado el registro de acuerdos de la comisión.
i) Batzordearen urteko memoria egitea.
i) Elaborar la memoria anual de la comisión.
j) Kide anitzeko organo bateko idazkari izateak berez dakartzan beste funtzioak.
j) Cuantas otras funciones sean inherentes a su condición de secretario o secretaria de órgano colegiado.
II. KAPITULUA
CAPITULO II
COVASADE-REN FUNTZIONAMENDUA
FUNCIONAMIENTO DE LA COVASADE
8. artikulua.– Bilkuren eta bilkura-deien araubidea.
Artículo 8.– Régimen de las sesiones y sus convocatorias.
1.– Batzordea ohiko bilkuretan eta ezohiko bilkuretan bildu ahal izango da. Urtean birritan, gutxienez, ohiko bilkurak egingo ditu, eta ezohikoak, berriz, gaiaren urgentziagatik batzordeburuak deitzen duen edo kideen herenek hala eskatzen duten aldiro.
1.– La comisión se podrá reunir en sesiones ordinarias y en sesiones extraordinarias. La comisión se reunirá en sesión ordinaria al menos dos veces al año, y en sesión extraordinaria cuantas veces la convoque su presidencia por la urgencia de la materia o porque lo haya solicitado un tercio de sus componentes.
2.– Ohiko bilkurak gutxienez hamabost egun natural lehenago deituko dira.
2.– Las sesiones se convocarán con una antelación mínima de quince días naturales para las sesiones ordinarias.
Epe hori bera aplikatuko zaie ezohiko bilkurei, salbu eta behar bezala arrazoitutako arrazoiengatik horrelako premiazko bilera bat egiten denean; kasu horretan, deialdia gutxienez bi egun natural lehenago egingo da.
El mismo plazo se aplicará a las sesiones extraordinarias, salvo que, por razones debidamente motivadas, se celebre una reunión de urgencia de este tipo, en cuyo caso la convocatoria se realizará con una antelación mínima de dos días naturales.
3.– Bilkurak aurrez aurre edo bitarteko elektronikoz baliatuta egin ahal izango dira.
3.– Las sesiones podrán celebrarse tanto de forma presencial como telemática.
Urrutitik egiten diren bilkuretan, COVASADEko kideak nahi duten tokian egon daitezke, baldin eta bitarteko elektronikoz –telefonoak edo ikus-entzunezko bitartekoak erabiliz– honako hauek bermatzen badira: kideen identitatea edo haien ordezkoena; adierazpenen edukia; adierazpen horiek noiz egiten diren; kide horien arteko elkarreragina eta komunikazioa denbora errealean egitea, eta bilkuretan bitartekoak erabilgarri izatea. Besteak beste, baliabide elektroniko baliodunak izango dira, esate baterako, posta elektronikoa, audiokonferentziak eta bideokonferentziak.
En las sesiones que se celebren a distancia, las personas que integran la COVASADE podrán encontrarse en distintos lugares siempre y cuando se asegure por medios electrónicos, considerándose también tales los telefónicos, y audiovisuales, la identidad de las mismas, o la de las personas que les suplan, el contenido de sus manifestaciones, el momento en que estas se producen, así como la interactividad e intercomunicación entre dichos integrantes en tiempo real y la disponibilidad de los medios durante la sesión. Entre otros, se considerarán incluidos entre los medios electrónicos válidos, el correo electrónico, las audioconferencias y las videoconferencias.
4.– Bileretarako deialdia egiteko, edozein bide erabiliko da, betiere batzordekideek hartu dutela jasota geratzen bada. Aztertu beharreko gaien zerrenda jaso beharko du, bai eta Batzordeko kideek eztabaidatu, iritzia eman eta erabakiak hartu ahal izateko behar den informazioa ere. Bilkura urrutitik egiten bada, bilkura egiteko baldintzak eta konexio-sistema adierazi beharko dira. Deialdian, lehenengo eta bigarren deialdiko bilkura egiteko tokia, eguna eta ordua adierazi beharko dira. Bi deialdien artean ordu erdiko tartea egon beharko da, gutxienez.
4.– La convocatoria de las sesiones se realizará por cualquier medio por el que quede constancia de que las personas destinatarias la hayan recibido. Deberá incluir el orden del día de los asuntos a tratar, así como la información necesaria para que las personas miembros de la comisión puedan deliberar, emitir su opinión y adoptar acuerdos. En caso de celebración de reunión a distancia, deberá incluir las condiciones en las que se celebrará la sesión y el sistema de conexión. En la convocatoria deberán constar el lugar, la fecha y hora señalados para la celebración de la sesión en primera y segunda convocatoria. Entre ambas deberá mediar, al menos, el plazo de media hora.
5.– Bilkurarako gairik proposatu nahi izanez gero, idazkariari jakinarazi beharko zaio, bilkurarako deialdia egin baino hilabete lehenago gutxienez, gaia egokia den eta gai-zerrendan sartu behar den balioetsi dezan.
5.– La propuesta de asuntos a tratar en cada sesión deberá ser comunicada a la persona que ostente la Secretaría, al menos un mes antes de la convocatoria de la sesión, con el objeto de valorar su pertinencia y su inclusión en el orden del día.
6.– Batzordearen eraketa baliozkoa izan dadin, batzordeburua, idazkaria, edo horiek ordezkatuko dituztenak, eta gutxienez batzordekideen erdiak bertaratu behar dira.
6.– Para la válida constitución de la comisión será necesaria la presencia de las personas que ostentan la Presidencia y la Secretaría, o de las personas que los sustituyan, además de, al menos, la mitad de los vocales.
9. artikulua.– Erabakiak hartzeko araubidea.
Artículo 9.– Régimen de adopción de acuerdos.
1.– Ezin izango da eztabaidatu edo erabakirik hartu deialdiko gai-zerrendan sartuta ez dauden gaiei buruz, salbu eta batzordekide guztiak bertan badaude eta gaia presakotzat jotzen bada gehiengoaren aldeko botoaz.
1.– No podrá ser objeto de deliberación o acuerdo ningún asunto que no figure incluido en el orden del día de la convocatoria, salvo que estén presentes todas las personas que forman parte de la comisión y sea declarada la urgencia del asunto con el voto favorable de la mayoría.
2.– Erabakiak bertaratutakoen botoen gehiengoz hartuko dira. Kontrako boto partikularrik badago, boto hori eta horren arrazoiak bilkuraren aktan jasoko dira. Berdinketarik izanez gero, batzordeburuak kalitateko botoa izango du.
2.– Los acuerdos serán adoptados por mayoría de votos de las personas asistentes. En caso de existir voto particular en sentido contrario, este, junto con las razones que lo motivan, se hará constar en el acta de la reunión. En caso de empate, el Presidente o la Presidenta tendrá voto de calidad.
3.– Urrutitik parte hartuz gero, erabakiak batzordeburua dagoen lekuan hartu direla ulertuko da.
3.– Cuando se asista a distancia, los acuerdos se entenderán adoptados en el lugar donde esté ubicada la Presidencia.
10. artikulua.– Kontserbazio- eta irispide-egutegiei buruzko akordioak.
Artículo 10.– Acuerdos sobre calendarios de conservación y acceso.
1.– Kontserbazio- eta irispide-egutegiei buruzko akordioak bilkuretara bertaratutako batzordekideen gehiengoz hartuko dira, eta Eusko Jaurlaritzan artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen sailaren titularrak onartu beharko ditu, agindu bidez. Onarpen-agindua Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratuko da, akordioaren testuarekin batera.
1.– Los acuerdos sobre calendarios de conservación y acceso serán adoptados por la mayoría de las personas miembros de la comisión asistentes a la sesión y serán sometidos a la aprobación mediante orden de la persona titular del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental. La orden de aprobación se publicará en el Boletín Oficial del País Vasco que incorporará el texto del acuerdo.
2.– COVASADEk eta aurreko batzordeek, hau da, Dokumentazioa Balioesteko eta Aukeratzeko Batzordeak (COVASEDek) eta Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Publikoko Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordeak (COVASADek) onartutako kontserbazio- eta irispide-egutegien multzoak Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Sistemaren kontserbazio- eta irispide-egutegi orokorra osatzen dute, eta egutegi hori egoitza elektronikoan edonoren eskura egongo da.
2.– El conjunto de los calendarios de conservación y acceso aprobados por la COVASADE y las Comisiones que la han precedido, la Comisión de Valoración y Selección de documentación (en adelante, COVASED) y la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi (en adelante, COVASAD), conforman el Calendario General de Conservación y Acceso del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, que estará disponible en la sede electrónica.
11. artikulua.– Bilkuren akta eta akordioen ziurtagiria.
Artículo 11.– Acta de las sesiones y certificación de los acuerdos.
1.– Batzordeak egiten dituen bilera guztien akta egingo du idazkariak, eta akta horrek batzordeburuaren oniritzia beharko du.
1.– De todas las reuniones que celebre la comisión se levantará la correspondiente acta por el Secretario o la Secretaria, que requerirá el visto bueno del Presidente o de la Presidenta.
2.– Aktan honako hauek zehaztuko dira: bertaratutakoak, bileraren gai-zerrenda, tokia, data eta iraupena, eztabaiden puntu nagusiak, bai eta hartutako akordioen edukia ere, akordioen aurkako botoak eta arrazoiak aipatuta.
2.– En el acta se especificarán las personas asistentes, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar, fecha y duración de esta, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados dejando constancia de los votos contrarios a los acuerdos y sus motivos.
3.– Baldin eta, Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu-kudeaketa Integralaren eta Dokumentu-ondarearen ekainaren 23ko 5/2022 Legearen 19. artikuluan horri buruz jasotako aurreikuspenarekin bat, batzordeak dokumenturen bat kultura-ondaretik kanpo uzteko prozeduran aurreikusitako nahitaezko txostena egiten badu, onartzen den aktan txosten hori ere jasoko da.
3.– En el supuesto de que, atendiendo a la previsión contenida al respecto en el artículo 19 de la Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, la comisión emita el informe preceptivo previsto en el procedimiento de exclusión de documentos del patrimonio documental, el acta incorporará también el informe que se apruebe.
4.– Idazkariak bitarteko elektronikoak erabiliz bidaliko die akta COVASADEko kideei. Kide horiek astebete izango dute, bitarteko berberak erabiliz, testuarekin ados daudela esateko edo eragozpenak adierazteko, testua onar dadin. Epe horren barruan erantzunik jaso ez bada, akta onartutzat joko da.
4.– El Secretario o Secretaria remitirá el acta a través de medios electrónicos a las personas miembros de la COVASADE, quienes dispondrán de una semana para manifestar, por los mismos medios, su conformidad o reparos al texto, a efectos de su aprobación. Transcurrido este plazo sin respuesta, el acta se considerará aprobada.
5.– Akta onartu ondoren, batzordeburuak –edo, hura ez badago, batzordeburuordeak– eta idazkariak sinatu beharko dute.
5.– Una vez aprobada, el acta deberá firmarse por parte de la persona que ostente la Presidencia o, en caso de ausencia, la Vicepresidencia, y del Secretario o de la Secretaria.
6.– Idazkariak hartzen diren erabakien ziurtagiriak egin ahal izango ditu, eta eskatzen dituztenei bidali.
6.– El Secretario o la Secretaria podrá emitir certificaciones de los acuerdos adoptados, y remitirlos a quien los solicite.
12. artikulua.– Lantaldeak sortzea.
Artículo 12.– Creación de grupos de trabajo.
1.– Dokumentazioa identifikatu eta baloratzeko lanak arintzeko, COVASADEk lantalde espezializatuak sortu ahal izango ditu.
1.– Con el fin de agilizar los trabajos de identificación y valoración de la documentación, la COVASADE podrá crear grupos de trabajo especializados.
2.– Lantaldeak artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzaren titularraren ebazpen bidez sortuko dira.
2.– Los grupos de trabajo serán creados por resolución de la persona titular de la dirección del Gobierno Vasco competente en archivos y patrimonio documental.
3.– Ebazpenak jasoko ditu lantaldearen ezaugarriak eta helburuak, jardun-eremua eta -denbora, eta aztergai diren arlo funtzionalak edo dokumentu-serieak. Halaber, ebazpenak haren egitura, osagaiak eta funtzionamendua ezarriko ditu.
3.– La Resolución recogerá las características y objetivos del grupo de trabajo, ámbito y tiempo de actuación, y las áreas funcionales o series documentales objeto de análisis. Así mismo, la resolución establecerá su estructura, componentes y funcionamiento.
4.– Batzordeko kide batek koordinatuko du lantaldea, zeina gehienez ere sei pertsonak osatuko baitute; horietako bat idazkaria izango da.
4.– El grupo de trabajo estará coordinado por una persona que tenga condición de vocal de la comisión y será integrado por un máximo de seis personas, una de las cuales hará las veces de Secretario o Secretaria.
5.– Lantaldeak osatuko dituzten edo bertan parte hartuko duten pertsonak izendatzerakoan, kontuan hartuko da Euskal Autonomia Erkidegoko bi hizkuntza ofizialetan duten hizkuntza-gaitasuna, bai eta trebakuntza, gaitasun eta prestakuntza egokia duten emakumeen eta gizonen presentzia orekatua ere.
5.– En el nombramiento de personas para constituir o formar parte de los grupos de trabajo se tendrá en cuenta la capacitación lingüística en las dos lenguas oficiales de la Comunidad Autónoma del País Vasco, así como una presencia equilibrada de mujeres y hombres con capacitación, competencia y preparación adecuada.
13. artikulua.– COVASADEren eta lantaldeen bilkuretara joateagatiko kalte-ordain ekonomikoak.
Artículo 13.– Compensación económica por asistencia a las sesiones de COVASADE y de los grupos de trabajo.
1.– COVASADE eta lantaldeak osatzen dituzten kideek ez dute eskubiderik izango inolako ordainsaririk jasotzeko, kide anitzeko organoko edo lantaldeko kide gisa berez dagozkion eginkizunak betetzeagatik. Hala ere, konpentsazio ekonomiko bat jasotzeko eskubidea izango dute kide anitzeko organo horren bilkuretara joateagatik, bai eta kalte-ordain bat ere, bilkura horiek egiten diren tokira joateko joan-etorrien gastuengatik.
1.– Las personas miembros de la COVASADE y de los grupos de trabajo no tendrán derecho a percibir retribución alguna por ejercer las labores propias de su condición de miembro del órgano colegiado o del grupo de trabajo. No obstante, tendrán derecho a percibir una compensación económica por asistencia a las sesiones de tal órgano, así como una indemnización por los gastos de desplazamiento hasta el lugar de su celebración.
2.– Inor COVASADEko edo lantaldeetako kide bada euskal administrazio publikoetako batean duen kargu edo lanpostuagatik, ez du, inolaz ere, bilkuretarako joateagatiko kalte-ordain ekonomikorik jasotzeko eskubiderik izango.
2.– Cuando se forme parte de la COVASADE o de los grupos de trabajo en razón al cargo o puesto de trabajo que se ocupe en alguna de las Administraciones Públicas vascas, en ningún caso se devengará derecho a percibir una compensación económica por asistencia a sus sesiones.
3.– Bilkuretara joateagatiko konpentsazio ekonomikoak eta joan-etorrien gastuengatiko kalte-ordainak kalkulatzeko, Zerbitzuen ondoriozko kalte-ordainei buruzko otsailaren 2ko 16/1993 Dekretuan edo hura ordezten duen arauan xedatutakoaren arabera jokatuko da.
3.– El cálculo de las compensaciones económicas por asistencia a sesiones y de las indemnizaciones por gastos de desplazamiento se realizará según lo dispuesto en el Decreto 16/1993, de 2 de febrero, sobre indemnizaciones por razón de servicio o norma que lo sustituya.
III. KAPITULUA
CAPÍTULO III
COVASADE-REN FUNTZIONAMENDURAKO PRINTZIPIO OROKORRAK ETA PROZEDURAK
PRINCIPIOS GENERALES DE FUNCIONAMIENTO Y PROCEDIMIENTOS DE LA COVASADE
14. artikulua.– Informazio-publikotasuna.
Artículo 14.– Publicidad de información.
1.– Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu-kudeaketa Integralaren eta Dokumentu-ondarearen ekainaren 23ko 5/2022 Legearen 11.6 artikuluan ezartzen den bezala, Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak datu-base bat egingo du, eta eguneratuta eta egoitza elektronikoan guztien eskura izango du. Datu-base horretan bilduko dira titulartasun publikoko dokumentuei erreferentzia egiten dieten identifikazio-azterlan guztiak eta kontserbazio- eta irispide-egutegi guztiak. Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Sistemaren datu-basea eta datu publiko guztiak OpenData datu irekien atarian argitaratu beharko dira (https://opendata.euskadi.eus/hasiera/).
1.– Tal y como se establece en el artículo 11.6 de la Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma de País Vasco, la Dirección del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco elaborará y mantendrá actualizada y disponible para su acceso en la sede electrónica una base de datos donde se integren todos los estudios de identificación y todos los calendarios de conservación y acceso que hagan referencia a documentos de titularidad pública. La base de datos y todos los datos públicos del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco deberán publicarse en el portal de datos abiertos OpenData Euskadi: https://opendata.euskadi.eus/inicio/
2.– Balioespen-batzorde propioa duten Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistemako entitate publikoek beren erabakien berri emango diote COVASADEri. Informazio hori aurreko atalean aipatutako datu-basean sartuko da.
2.– Las entidades públicas integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco que cuenten con comisión de valoración propia informarán de sus acuerdos a la COVASADE. Esa información se incorporará a la base de datos mencionada en el apartado anterior.
3.– COVASADEk baliotetsi dituen titulartasun pribatuko dokumentuen kontserbazio- eta irispide-egutegiei buruzko informazioa ere datu-base horretan sartuko da.
3.– La información correspondiente a los calendarios de conservación y acceso de documentos de titularidad privada que hayan sido valorados por la COVASADE se integrará igualmente en la mencionada base de datos.
4.– COVASADEren bilkuretako aktak eta gainerako informazio garrantzitsua ere irispide publikoan egongo dira.
4.– También serán de acceso público las actas de las sesiones de la COVASADE y demás información relevante.
5.– Urtero, COVASADEk bere jardueren laburpen-memoria bat egingo du, eta, bertan, 20. artikuluan aipatutako prozeduraren bidez benetan egindako eta jakinarazitako espurgoei buruzko informazioa jasoko da.
5.– Anualmente, la COVASADE elaborará una memoria resumen de sus actividades, donde también se recogerá la información de los expurgos realmente ejecutados y comunicados mediante el procedimiento recogido en el artículo 20.
6.– Emakumeen eta gizonen berdintasunerako eta emakumeen aurkako indarkeria matxistarik gabe bizitzeko Legearen testu bategina onartzen duen martxoaren 16ko 1/2023 Legegintzako Dekretuaren 17. artikuluan ezarritakoa betetzeko, Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Sistemaren datu-basean sexuaren aldagai jasoko da, betiere posible bada eta dekretu honetan jasotako prozedurei buruz informazio garrantzitsua ematen badu.
6.– En cumplimiento del artículo 17 del Decreto Legislativo 1/2023, de 16 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley para la Igualdad de Mujeres y Hombres y Vidas Libres de Violencia Machista contra las Mujeres, se recogerá la variable sexo en la base de datos del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, siempre que ello sea posible y aporte información relevante en relación con los distintos tipos de procedimientos señalados en el presente Decreto.
7.– COVASADEren bilkuren aktak, urteko kudeaketa-memoria eta gainerako informazio garrantzitsua Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Publikoaren gardentasun-atarian argitaratuko dira.
7.– Las actas de las sesiones de la COVASADE, la memoria anual de gestión y demás información relevante se publicará en el portal de transparencia de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
8.– Aplikatzekoak izango dira, halaber, hala badagokio, Gardentasunari, informazio publikoa eskuratzeko bideari eta gobernu onari buruzko abenduaren 9ko 19/2013 Legearen 14. artikuluan informazio publikoa eskuratzeko eskubidearen inguruan aurreikusitako mugak eta, bereziki, datu pertsonalak babestearen ondoriozkoak direnak (15. artikulua). Horren inguruan, informazioak bereziki babestutako datuak baditu, datu horietatik bereizten denean soilik argitaratuko da.
8.– Serán de aplicación, en su caso, los límites de derecho de acceso a la información pública regulados en el artículo 14 y, especialmente, el derivado de la protección de datos de carácter personal, regulado en el artículo 15, de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. A este respecto, cuando la información contuviera datos especialmente protegidos, la publicidad solo se llevará a cabo previa disociación de los mismos.
15. artikulua.– Izapidetze elektronikoa.
Artículo 15.– Tramitación electrónica.
1.– Balioespen-, berrikuspen- eta komunikazio-prozedura guztiek egoitza elektronikoan eskuragarri dauden formularioak bete beharko dituzte nahitaez.
1.– Todos los procedimientos de valoración, de revisión y de comunicación deberán sujetarse obligatoriamente a los formularios disponibles en la sede electrónica.
2.– Prozedura horien espedienteak modu elektronikoan soilik izapidetuko dira, Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Publikoaren izapidetze elektronikorako plataforma komunean. Prozedurak Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikokoak ez diren entitateek eskatuta hasten badira, Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Publikoaren egoitza elektronikoko «Mi carpeta-Nire karpeta» herritarren karpetaren bidez egingo dira jakinarazpenak.
2.– Los expedientes de estos procedimientos se tramitarán de forma exclusivamente electrónica, en la plataforma común de tramitación electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi. En el caso de que los procedimientos se inicien a instancias de entidades que no sean sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, las notificaciones se practicarán en la carpeta ciudadana «Mi carpeta-Nire karpeta» en la sede electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
3.– Prozedurei buruzko informazioa, izapideak egiteko jarraibideak, formulario normalizatuak (eskabideenak barne) eta dokumentu-seriearen identifikazio-fitxa, dena eskuragarri egongo da Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Publikoaren egoitza elektronikoan.
3.– La información de los procedimientos, las instrucciones para la tramitación, los formularios normalizados, incluidos los de las solicitudes y la ficha de identificación de la serie documental, estarán disponibles en la sede electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
16. artikulua.– Balioespena derrigorrezko.
Artículo 16.– Obligatoriedad de la valoración.
1.– Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu-kudeaketa Integralaren eta Dokumentu-ondarearen ekainaren 23ko 5/2022 Legearen 11. artikuluan ezarritakoaren arabera, titulartasun publikoko dokumentu guztiak balioetsiko dira, halako moldez non kontserbatzeko edo ezabatzeko epeak eta irispide-baldintzak zehaztu ahal izango diren. Erabaki horiek entitate bakoitzaren kontserbazio- eta irispide-egutegietan jasoko dira.
1.– De conformidad por lo establecido en el artículo 11 de la Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, todos los documentos de titularidad pública serán valorados, de modo que se determinen sus plazos de conservación o eliminación y sus condiciones de acceso. Estas decisiones serán recogidas en los calendarios de conservación y acceso de cada entidad.
2.– Batzorde propiorik ez badute, Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Sistemari atxikitako entitateek beren identifikazio-fitxak eta balioespen- eta irispide-proposamenak COVASADEra bidaliko dituzte. COVASADEk proposamena balioetsi eta akordio bat egingo du, eta Eusko Jaurlaritzan artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen sailaren titularrak onartu beharko du. Akordio hori Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratuko da artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen saileko titularraren agindu baten bidez.
2.– En caso de carecer de comisión propia, las entidades adheridas al Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco remitirán sus fichas de identificación y sus propuestas de valoración y acceso a COVASADE, la cual las valorará y emitirá su acuerdo, que será sometido a aprobación de la persona titular del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental. Dicho acuerdo se publicará en el Boletín Oficial del País Vasco mediante orden del titular del departamento competente en materia de archivos y patrimonio documental.
3.– 5/2022 Legearen 11.7 artikuluak esaten duen bezala, titulartasun publikoko dokumentazioa ezingo da espurgatu, haren gainean eskumena duen balioespen-, aukeraketa- eta irispide-batzordeak aurrez onartu gabe.
3.– Tal y como se establece en el artículo 11.7 de la mencionada Ley 5/2022, la documentación de titularidad pública no podrá ser expurgada sin la aprobación previa de la comisión de valoración, selección y acceso competente sobre ella.
4.– Argitaratutako kontserbazio- eta irispide-egutegiak lotesleak dira funtsen kontserbazioari eta irispideari dagokienez. Hala ere, entitate bakoitzak erabakiko du kontserbazio- eta irispide-egutegi bakoitzak eragindako dokumentazioa espurgatu ala ez.
4.– Los calendarios de conservación y acceso publicados tienen carácter vinculante respecto a la conservación de los fondos y el acceso. No obstante, cada entidad es libre de decidir si expurga o no la documentación afectada por cada calendario de conservación y acceso.
17. artikulua.– Identifikazio-prozesua.
Artículo 17.– Proceso de identificación.
1.– Identifikazio-prozesuak dokumentu-serieen bidez egingo dira, eta Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Sistema kudeatzeko eskumena duen Eusko Jaurlaritzako Zuzendaritzak hasiko ditu, edo sistema horretan sartutako edozein entitateren ekimenez.
1.– Los procesos de identificación se realizarán por serie documental y se iniciarán por parte de la dirección del Gobierno Vasco competente en la gestión del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco o a iniciativa de cualquiera de las entidades integradas en el mencionado sistema.
2.– Identifikatutako dokumentu-serie bakoitzeko, dokumentu-seriearen identifikazio-azterlan bat bete beharko da, gutxienez honako alderdi hauek jaso beharko dituena:
2.– Por cada serie documental identificada se deberá cumplimentar un estudio de identificación de la serie documental, que contemplará, al menos, los siguientes aspectos:
a) Nork ekoizten duen, eta haren bilakaera organikoari buruzko informazioa.
a) Identificación de quién la produce, con información sobre su evolución orgánica.
b) Dokumentu-seriearen izena, aurreko izendapen posibleen informazioarekin. Sailkapen-koadroaren kodea ere sar daiteke, halakorik badu.
b) Denominación de la serie documental, con información de posibles denominaciones anteriores. Puede incluir igualmente el código del cuadro de clasificación si lo tuviera.
c) Administrazio-prozeduraren edo -jarduketaren deskribapena, hala badagokio.
c) Descripción del procedimiento o actuación administrativa al que responde, si es el caso.
d) Dokumentu-seriea eragin duen araudi espezifikoa, hala badagokio.
d) Normativa reguladora específica que ha dado lugar a la serie documental, si corresponde.
e) Dokumentu-seriearen edukiaren eta izan dezakeen informazio-motaren deskribapena, eta, zehazki, babes-araubide bereziren baten mende dauden datuak dituen ala ez, eta zein araubide den hori.
e) Descripción del contenido de la serie documental y tipo de información que puede contener, con especial atención sobre si contiene o no datos sometidos a algún régimen especial de protección y a cuál.
f) Dokumentu-seriearen hasiera-data eta amaiera-data, halakorik balego.
f) Fechas de inicio de la serie documental y de fin, si lo hubiera.
g) Beste dokumentu-serie batzuekin duen harremana (laburpen-serieekikoa barne) eta harreman mota.
g) Relación, y tipo de relación, con otras series documentales, incluidas las series recapitulativas.
h) Espediente batek izan ditzakeen dokumentu-moten zerrenda.
h) Relación de los tipos documentales que puede contener un expediente.
i) Dokumentuen euskarri fisikoa.
i) Soporte físico de los documentos.
j) Seriea edo serieko dokumentuetako bat funtsezkotzat jo daitekeen, horrek haren balioespena baldintzatuko baitu.
j) Si la serie o alguno de sus documentos puede considerarse como esencial o vital, lo que condicionará su valoración.
k) Serieetarako irispidea izateko irizpideak, irispide hori mugatzen duten arrazoiak adierazita, hala badagokio.
k) Criterios de acceso a la serie, con indicación de los motivos que limitan el mismo, si corresponde.
l) Dokumentu-seriearen artxibo-historiari buruzko informazioa.
l) Información sobre la historia archivística de la serie documental.
m) kopia elektroniko autentiko bidez ordeztu daitekeen ala ez, eta ondoren paperezko jatorrizkoa suntsi daitekeen.
m) La condición de sustituible o no por copia electrónica autentica y posterior destrucción del original en papel.
n) Jatorrizko balio administratiboa eta izan lezakeen balio legala, juridikoa, fiskala, historikoa, zientifikoa, kulturala, lekukotasunekoa edo informazio arlokoa, dokumentuetan dagoen dokumentazioaren arabera.
n) El valor administrativo original y su potencial valor legal, jurídico, fiscal, histórico, científico, cultural, testimonial o informativo, en función de la documentación que contengan los documentos.
Aukeran, beste informazio hau ere jaso ahal izango da:
Opcionalmente se podrán indicar información sobre:
a) Kontserbatutako kutxen edo dokumentuen kopurua eta, ahal bada, haien urteko hazkundearen zenbatespena.
a) Número de cajas/documentos conservados y estimación, si es posible, de su crecimiento anual.
b) Espedienteak kudeatzeko erabiltzen diren aplikazio informatikoei buruzko informazioa, hornitzailea eta aplikazio-kodea adierazita, hala badagokio.
b) Información sobre las aplicaciones informáticas que se utilizan en la gestión de los expedientes, con indicación del proveedor y el código de aplicación, si corresponde.
3.– Identifikazio-azterlan horren osagarri, ahal den guztietan, tipo-espedienteen edo informazio-espedienteen adibide bat edo batzuk sartu beharko dira, behar bezala anonimizatuta, dokumentu-seriea behar bezala identifikatzeko.
3.– Como complemento a este estudio de identificación, siempre que sea posible, se deberá incorporar uno o varios ejemplos, debidamente anonimizados, de expedientes tipo o de información que permita una correcta identificación de la serie documental.
4.– Halaber, dokumentu-seriearen kontserbazio- eta irispide-egutegiaren proposamen bat egingo da, honako hauek jaso behar dituena:
4.– También se elaborará una propuesta de calendario de conservación y acceso de la serie documental que deberá contener, así mismo:
a) Dokumentazioaren kontserbazio-epeak.
a) Los plazos de conservación de la documentación.
b) Artxibo-mailen artean transferentzia egiteko epeak.
b) Los plazos de transferencia entre niveles de archivo.
c) Seriearen kontserbazio mota (osoa edo partziala, serie, espediente edo dokumentu-unitateen multzoari aplikatu beharrekoa).
c) El tipo de conservación de la serie (total o parcial, a aplicar sobre el conjunto de la serie o de los expedientes o de las unidades documentales).
d) Ezabaketa mota eta aplikatu beharreko laginketa-metodoa, hala badagokio.
d) El tipo de eliminación y método de muestreo a aplicar, si corresponde.
e) Dokumentu-seriearen irisgarritasun-maila.
e) El nivel de accesibilidad de la serie documental.
f) Funtsezko dokumentazioa bada, hala adieraztea.
f) Su condición de documentación esencial o vital, si corresponde.
g) Kopia elektroniko autentiko bidez ordeztu daitekeen ala ez, eta ondoren paperezko jatorrizkoa suntsi daitekeen.
g) La condición de sustituible o no por copia electrónica auténtica y su posterior destrucción del original en papel.
5.– 18. artikuluan ezartzen den balioespen-prozedurari ekin aurretik, dokumentu-serie bakoitzeko honako hauek aurkeztu beharko dira: identifikazio-azterlana, balioespen-proposamena eta 17.3 artikuluan aipatutako material osagarria. Informazio hori Eusko Jaurlaritzan artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen zuzendaritzak horretarako jarriko duen aplikazio batean sartuta aurkeztuko da.
5.– Como paso previo al procedimiento de valoración establecido en el artículo 18, por cada serie documental, se deberá aportar el estudio de identificación, la propuesta de valoración y el material complementario indicado en el artículo 17.3. Esta información se aportará a través de un acceso a una aplicación facilitada al efecto por la dirección del Gobierno Vasco competente en archivos y patrimonio documental.
Aurkeztutako informazioa nahikoa ez bada, zuzentzeko edo osatzeko eskatuko zaio entitateari, horretarako gaitutako aplikazioaren bidez. Informazioa zuzena eta nahikoa bada, zuzendaritzak kode bat esleituko dio balioestekoa den dokumentu-serieari, eta hortik aurrera hasi ahal izango da balioespen-prozeduraren espediente elektronikoa.
Si la información aportada es insuficiente, se requerirá a la entidad solicitante que la corrija o complete a través del acceso habilitado. Si la información es correcta y suficiente, la Dirección asignará un código a la serie documental a valorar y será, a partir de ese momento, cuando se podrá iniciar el expediente electrónico del procedimiento de valoración.
18. artikulua.– Balioespen-prozedura.
Artículo 18.– Procedimiento de valoración.
1.– Dokumentu-serieak balioesteko prozedura Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak hasi ahal izango du, ofizioz, edo aipatutako sisteman sartuta dagoen eta batzorde propiorik ez duen edozein entitatek eskatuta, Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu-kudeaketa Integralaren eta Dokumentu-ondarearen ekainaren 23ko 5/2022 Legearen 11.3 artikuluan ezartzen den bezala.
1.– El procedimiento de valoración de las series documentales se podrá iniciar, o de oficio, por la Dirección del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, o a solicitud de cualquiera de las entidades integradas en el mencionado sistema que carezcan de comisión propia, tal y como se establece en el artículo 11.3 de la Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
2.– Balioespen-eskaerak artxibo-sistema sustatzailearen arduradunak sinatu beharko ditu, edo, bestela, entitate sustatzaileko idazkariak.
2.– Las solicitudes de valoración deberán de ir firmadas por la persona responsable del Sistema de Archivo promotor o, en su defecto, por la persona que ostente la secretaría de la entidad promotora.
3.– Dokumentu-serie bakoitzeko eskaera bat bete beharko da. Eskaera bakoitzak esleitu zaion kodea eta 17. artikuluan aipatutako dokumentuak jaso beharko ditu.
3.– Se deberá cumplimentar una solicitud individualizada por cada serie documental. Cada solicitud deberá incluir obligatoriamente el código de serie asignado y los documentos recogidos en el artículo 17.
4.– Behin espedientea hasitakoan, Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Sistema Kudeatzeko Zerbitzuak egiaztatuko du dokumentuak behar bezala igorri direla, eta hartu izanaren berri emango du edo zuzentzeko eskatuko du. Izapide hori egindakoan, COVASADEren Idazkaritzari bidaliko zaizkio onartutako balioespen-eskaerak, bilera-deia egiten duenerako gai-zerrendan sar dezan.
4.– Una vez iniciado el expediente, el Servicio de Gestión del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco verificará la correcta remisión de los documentos y acusará recibo o requerirá su subsanación. Realizado este trámite, trasladará a la Secretaría de la COVASADE las solicitudes de valoración aceptadas para su inclusión en el orden del día de la sesión que se convoque.
5.– COVASADEk balioespen-proposamenari buruzko erabakia hartu beharko du, eskabidea jaso eta gehienez ere hiru hilabeteko epean. Epe hori igaro eta erabakirik eman ez bada, ezetsitzat joko dira dokumentuak osorik edo partzialki ezabatzea dakarten proposamenak, eta baietsitzat joko dira dokumentu guztiak kontserbatzea dakarten proposamenak.
5.– La COVASADE deberá emitir su decisión sobre la propuesta de valoración en el plazo máximo de tres meses desde la recepción de la solicitud. En el caso de que, transcurrido ese plazo, no se haya emitido decisión alguna, se entenderán desestimadas las propuestas que supongan la eliminación total o parcial de documentos, y estimadas las propuestas que supongan la conservación total de los documentos.
6.– Aurkeztutako balioespen- eta irispide-proposamenak onartu edo aldatuko dituen COVASADEren bilera egin ondoren, COVASADEko idazkaritzak Eusko Jaurlaritzan artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen saileko titularrari bidaliko dizkio, behin betiko onar ditzan. Onartutako proposamenak Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratuko dira, Eusko Jaurlaritzan artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen saileko titularraren agindu baten bidez, eskaera egin duen entitateari horren berri emango zaio, eta, horrela, espedientea amaitutzat joko da.
6.– Una vez celebrada la reunión de la COVASADE, que aprobará o modificará las propuestas de valoración y acceso presentadas, la Secretaría de la COVASADE las remitirá para su aprobación definitiva a la persona titular del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental. Las propuestas aprobadas se publicarán en el Boletín Oficial del País Vasco mediante orden de la persona titular del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental, circunstancia que se comunicará a la entidad solicitante, cerrándose así el expediente.
19. artikulua.– Balioespena berrikusteko prozedura.
Artículo 19.– Procedimiento de revisión de la valoración.
1.– Identifikazio-prozesuak sustatzen dituzten entitateek onartutako balioespena berrikusteko eskatu ahal izango dute, hori justifikatzen duen inguruabarrik badago.
1.– Las entidades promotoras de procesos de identificación podrán solicitar la revisión de la valoración aprobada si se dieran circunstancias que lo justifiquen.
2.– Prozedurak 18. artikuluan ezarritakoa beteko du, eta berrikuspen-prozesuaren justifikazio-memoria erantsi beharko du, 17. artikuluan eskatutako gainerako dokumentazioarekin batera.
2.– El procedimiento se atendrá a lo establecido en el artículo 18, y deberá adjuntar una memoria justificativa del proceso de revisión, junto con el resto de la documentación requerida en el artículo 17.
3.– COVASADEk kontserbazio- eta irispide-egutegiaren beste proposamen bat onartzen badu, Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratu ondoren, egutegi hori kontserbazio- eta irispide-egutegi orokorrean sartuko da. Bestela, COVASADEko idazkaritzak horren berri emango dio EAEko Artxibo Sistema Kudeatzeko Zerbitzuari, eta hark eskaera egin duen entitateari jakinaraziko dio, eta, horrela, espedientea amaitutzat joko da.
3.– Si la COVASADE aprobara una nueva propuesta de calendario de conservación y acceso, una vez publicada en el Boletín Oficial del País Vasco, esta se incorporará al Calendario General de Conservación y Acceso. En caso contrario, la secretaría de la COVASADE comunicará tal circunstancia al Servicio de Gestión del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, quien lo comunicará a la entidad solicitante, dándose así por cerrado el expediente.
20. artikulua.– Titulartasun publikoko dokumentuen gainean egindako espurgoak jakinarazteko prozedura.
Artículo 20.– Procedimiento de comunicación de expurgos ejecutados sobre documentos de titularidad pública.
1.– Gardentasunaren mesedetan, eta Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Sistemari atxikitako entitateek titulartasun publikoko dokumentazioaren gainean egindako espurgoen ikuspegi orokorra lortze aldera, entitate horiek modu frogagarrian jakinarazi beharko dituzte, gutxienez urtean behin, egoitza elektronikoan adierazitako prozeduraren bidez, Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratutako kontserbazio- eta irispide-egutegiak betez egindako espurgoak. Espurgatutako dokumentazioaren zerrenda egoitza elektronikoan adierazitako formularioaren arabera egingo da. Informazio horrek guztiak irispide publikoa izango duen datu-base bat elikatuko du.
1.– En aras de la transparencia y con el fin de obtener una visión global de los expurgos sobre documentación de titularidad pública ejecutados por las entidades adheridas al Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma Vasca, estas deberán comunicar fehacientemente, al menos una vez al año, y mediante el procedimiento indicado en la sede electrónica, los expurgos ejecutados en cumplimiento de los calendarios de conservación y acceso publicados en el Boletín Oficial del País Vasco. La relación de documentación expurgada se atendrá al formulario indicado en la sede electrónica. Toda esta información alimentará una base de datos, que será de acceso público.
2.– Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Sistemari atxikitako entitateek COVASADEk nahiz haren aurrekoek (COVASEDek eta COVASADek) balioetsitako dokumentu-serieen espurgoak egiten dituztenean, beren artxibo-sisteman betiko gorde behar dituzte espurgo horiek egiaztatzen dituzten dokumentu hauek: espurgatutako dokumentuen zerrendak, espurgo-akta, suntsitzeko prozesu fisikoari buruzko informazioa eta COVASADEri espurgo horren berri ema dion komunikazio-orriaren kopia.
2.– Las entidades adheridas al Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco que ejecuten expurgos sobre las series documentales valoradas, bien por la COVASADE o bien por sus antecesoras, la COVASED y la COVASAD, deberán conservar en su respectivo sistema de archivo, de forma permanente, la documentación acreditativa de esos expurgos: los listados de documentos a expurgar, el acta de expurgo, la información referente al proceso físico de destrucción y la copia de la comunicación a la COVASADE informando del expurgo.
21. artikulua.– Balioespenerako, aukeraketarako eta irispidea izateko beste batzorde batek onartutako kontserbazio- eta irispide-egutegia jakinarazteko prozedura.
Artículo 21.– Procedimiento de comunicación del calendario de conservación y acceso aprobado por otra comisión de valoración, selección y acceso.
1.– Balioespen-batzorde propioa duten Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistemako entitate publikoek beren erabakien berri emango diote COVASADEri.
1.– Las entidades públicas integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco que cuenten con comisión de valoración propia informarán de sus acuerdos a la COVASADE.
2.– Horretarako, onartutako egutegi bakoitzeko, komunikazio-prozedura bat hasiko dute, eta bertan sartuko dituzte balioespen-fitxa, onartutako kontserbazio- eta irispide-egutegia eta adibide anonimizatua. Informazio hori 14. artikuluan aipatutako datu-basean sartuko da, eta egoitza elektronikotik eskuratu ahal izango da, hargatik eragotzi gabe entitateak berak bere hedabideetan argitaratzea.
2.– Para ello, por cada calendario aprobado, iniciarán un procedimiento de comunicación e incorporan en el mismo la ficha de valoración, el calendario de conservación y acceso aprobado y el ejemplo anonimizado. Dicha información se incorporará a la base de datos mencionada en el artículo 14 y será accesible desde la sede electrónica, sin perjuicio de que la propia entidad lo haga público en sus medios de difusión propios.
XEDAPEN GEHIGARRIA.– COVASAD eta COVASEDi buruzko aipamenak.
DISPOSICIÓN ADICIONAL.– Referencias a la COVASAD y a la COVASED.
Indarrean dauden beste xedapen batzuetan COVASADi eta COVASEDi egindako aipamenak COVASADEri dagozkiola ulertuko da.
Todas las referencias contempladas en otras disposiciones vigentes, tanto a la COVASAD como a la COVASED, se entenderán efectuadas a la COVASADE.
XEDAPEN INDARGABETZAILEA.– Arauak indargabetzea.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA.– Derogación normativa.
1.– Dekretu hau indarrean jartzen denean, honako xedapen hauek indargabeturik geratuko dira:
1.– Con la entrada en vigor del presente Decreto, quedan derogadas las siguientes normas:
a) Artxibo Zerbitzuetako Araudia eta Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazio Ondarea erregulatzeko arauak onartzen dituen azaroaren 21eko 232/2000 Dekretuaren VI. kapituluaren 2. atala.
a) La sección 2.ª del capítulo VI del Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueban el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco.
b) Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren antolamenduari eta funtzionamenduari buruzko uztailaren 22ko 174/2003 Dekretuaren II. kapituluko 2. atala.
b) La sección 2.ª del capítulo II del Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
c) Ogasun eta Herri Administrazioko sailburuaren 2005eko abenduaren 19ko Agindua, zeinaren bidez agiriak identifikatu eta baloratzeko prozedura eta Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioko Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordearen (COVASAD) funtzionamendua ezartzen baitira.
c) La Orden de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administración Pública, sobre el procedimiento para la identificación y valoración documental, y el funcionamiento de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a la Documentación de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi (COVASAD).
2.– Indargabetuta geratzen da, halaber, dekretu honetan xedatutakoaren aurka doan beste edozein xedapen.
2.– Queda igualmente derogada cualquier otra disposición que se oponga a lo dispuesto en el presente Decreto.
AZKEN XEDAPENETAKO LEHENENGOA.– Ordezko arauak.
DISPOSICIÓN FINAL PRIMERA.– Regulación supletoria.
Dekretu honetan eta COVASADEk onartzen dituen funtzionamendu-arauetan ezarrita ez dagoenerako, Sektore Publikoaren Araubide Juridikoaren urriaren 1eko 40/2015 Legean eta Euskal Sektore Publikoaren maiatzaren 12ko 3/2022 Legean kide anitzeko organoen funtzionamenduari eta jarduteko araubideari buruz ezarritakoa aplikatuko da.
En todo lo no previsto en el presente Decreto y en las normas de funcionamiento que apruebe la COVASADE, se aplicarán las disposiciones sobre funcionamiento y régimen de actuación de los órganos colegiados contenidas en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y en la Ley 3/2022, de 12 de mayo, del Sector Público Vasco.
AZKEN XEDAPENETAKO BIGARRENA.– Indarrean jartzea.
DISPOSICIÓN FINAL SEGUNDA.– Entrada en vigor.
Dekretu honek Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratu eta hurrengo egunetik aurrera izango ditu ondorioak.
El presente Decreto surtirá efectos el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.
Vitoria-Gasteizen, 2024ko maiatzaren 7an.
Dado en Vitoria-Gasteiz, a 7 de mayo de 2024.
Lehendakaria,
El Lehendakari,
IÑIGO URKULLU RENTERIA.
IÑIGO URKULLU RENTERIA.
Kultura eta Hizkuntza Politikako sailburua,
El Consejero de Cultura y Política Lingüística,
BINGEN ZUPIRIA GOROSTIDI.
BINGEN ZUPIRIA GOROSTIDI.
