Posta elektronikoa. Mezuaren atalak
egilea: Administrazio Hizkera Atala,
Artikulu honetan posta elektronikoaren atal garrantzitsuenak aztertuko ditugu. Elementu horietako bakoitza ezagutzeak lagunduko digu baliabide hau egoki erabiltzen. Mezuen egiturak hainbat parte ditu, baina ez dira beti guztiak beharrezko; beraz, horiek noiz eta nola erabili ikasiko dugu artikulu honetan.
Mezu guztiek ez dute behar hasierako agurrik
Mezu gehienak agur batekin hasten badira ere, ez da beharrezkoa kasu guztietan. Esate baterako, erantzun mezuetan soberan egongo da, eta, beraz, ezegokia izan daiteke gehitzea. Hori bai, arrazoiren batengatik ez bada berehala erantzun 
, agur bat gehitzea ez da gaizki egongo, barkamena eskatzeko modu bat izan baitaiteke.
Hasierako agurraren ostean, aurkezpena
Pertsona horrekin komunikatuko zaren lehenengo aldia bada, edo noizbehinkako harremana badaukazu, aurkeztu ezazu zeure burua. Horrela, hartzaileak izenetik edo komunikazioan betetzen duzun rolarengatik (bezeroa, lankidea, arduraduna…) identifikatuko zaitu.
Mezuaren muina: parterik garrantzitsuena
Mezuaren muinean hartzaileei komunikatu nahi diezuna idatziko duzu. Komeni da testua zuzena, argia eta ulergarria izatea, mezu ororen helburua ulertua izatea baita.
Testua antolatzeko, paragrafo eta zerrendak gomendatzen dira, besteak beste, informazioaren sailkapen on batek ekarriko baitu irakurleak informazioa erraz aurkitzea eta ulertzea.
Tratamenduari dagokionez, lankidetzaren garrantzia azpimarratzen dugu plurala erabilita. Singularra erabilita, berriz, norberaren izenean hitz egiten dugula adierazten dugu. Aukera biek ematen diote hurbiltasuna eta naturaltasuna komunikazioari, eta gainera biak konbina daitezke.
Jakin dut gurekin lan egingo duzula berriro.
Aldiz, baztertzekoak dira hirugarren pertsonako zenbait egitura:
Jakinarazten da
Jakinarazten dizut
Hartzaileari zuzentzen gatzaizkionean, egokiagoa da bigarren pertsona erabiltzea (zu, zuek) interesduna, parte hartzailea edo halako beste formaren bat erabili ordez.
Bukaerako agurra
Agurrak testua mugatzen du, iragartzen du mezuaren muina puntu horretan bukatzen dela. Ondorioz, ez da komeni post-datarik erabiltzea.
Gaia berdin titulua
Gaiak tituluaren funtzioa betetzen du, eta edukiaren gaineko ahalik eta informazio gehien eskaini behar du.
Ez da komeni titulurik gabeko mezurik bidaltzea, ezta “Kaixo”, “Zalantza” eta “Galdera” bezalako formak erabiltzea titulutzat, ez baitute edukiaren gaineko inolako arrastorik ematen.
Eransten baduzu, abisatu
Posta elektronikoaren bidez fitxategiak ere erants ditzakezu, baina erabili aukera hau soilik beharrezkoa denean. Eranstea erabaki aurretik, aztertu informazio hori mezuan gehitzeko zein aukera dituzun: webgune baterako lotura bidez eskaini edo hodeian dokumentu bat partekatu (hodei-informatika).
Uste baduzu ezinbestekoa dela eranstea, adierazi hartzaileari eranskinak daudela, esan zenbat fitxategi erantsi dituzun eta argitu iezaiozu zein eduki daukan haietako bakoitzak, posta-zerbitzari batzuetan ez baitira adjuntuak erraz ikusten.
Gainera, saiatu behar duzu pisu gutxiko adjuntuak bidaltzen, eta ohiko formatuetan, hartzaileak arazorik gabe ireki ditzan.
Sinadurarekin mezua ixten dugu
Sinadura bidaltzailea identifikatzeko elementua da, eta, horrez gain, identitate hori hedatzen die beste erabiltzaile batzuei mezua birbidaltzean. Zerbitzari gehienek sinadura pertsonalizatu eta modu automatikoan eransteko aukera ematen dute.
Sinadurak honako datu hauek izaten ditu:
- izen-abizenak
- kargua
- erakundea
- telefonoa eta helbide elektronikoa
- helbidea
- enpresaren logotipoa eta webgunea
- loturak enpresaren eta sinatzailearen sare sozialetako kontuetara
Artikulu honekin lotutako beste sarrera batzuk:
Aholku laburrak mezu elektronikoak egoki idazteko
Posta elektronikoa. Nola erabili Nori, CC eta CCO eremuak?