Garantizar una buena comunicación entre la ciudadanía y la Administración es fundamental. Sin embargo, en opinión de mucha gente, los documentos administrativos son difíciles de entender.

Así, la Administración está obligada a esmerarse en simplificar los documentos que utiliza. El uso de diversos recursos -­simples y sencillos-­ facilita la comprensión de los textos. Mediante un ejemplo, te presentamos ocho de esos recursos.

Hemos elegido un apartado de una solicitud para mostrar cómo podemos mejorarla.

En primer lugar, hemos identificado cuáles son los elementos que entorpecen la comprensión del texto; y basándonos en las posibles soluciones, ofrecemos una propuesta para ese apartado.

¿Qué recursos hemos utilizado para ayudar a la comprensión del contenido?

1. Una única idea en cada párrafo:

- En el primer párrafo, las características del fichero donde la Administración guardará los datos.

- En el segundo, la información relacionada con la seguridad del fichero.

- En el tercero, la información que la ciudadanía debe conocer para ejercer los derechos que le asisten. Hemos añadido una instrucción directa, para resaltar cómo puede ponerse en contacto con la Administración.

2. Frases breves y simples para explicar las ideas.

3. Adelantar el mensaje principal en cada frase.

4. Aumentar el espacio en blanco entre párrafos para que el texto “respire”.

5. Dado que el primer párrafo resulta excesivamente largo, organizar el contenido en dos párrafos.

6. Las referencias legales suelen ser elementos complejos. Una opción es llevar el nombre de la ley a una nota al pie.

7. El uso de una lista permite ofrecer de un modo más gráfico los datos relacionados con el fichero. Conviene presentar esa lista mediante una frase simple y descriptiva.

8. Eliminar las frases o elementos que no son necesarios.

Para profundizar en el tema, puedes consultar la siguiente publicación: Documentos de la administración. La solicitud PDF, 2,63 MB