La Dirección del Sistema de Archivo de la AdministraciónGeneral e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi será responsable develar para que todos los archivos del Sistema cuenten con instalacionesadecuadas para el mantenimiento y correcta conservación de ladocumentación.

Periódicamente la Dirección del Sistema de Archivo elaborará unPlan de Infraestructuras y Equipamiento de los archivos del Sistema quecontemple:

1. La mejora de las instalaciones de archivo y de lascondiciones técnicas de conservación.

2. La provisión del equipamiento de archivo necesario para elcorrecto funcionamiento de cada uno de los centros de archivo del Sistema.

3. La dotación de recursos especializados para el control ytratamiento de los fondos documentales (digitalización, restauración...).

4. La valoración y respuesta a las nuevas necesidades deespacios de archivo que se planteen.

5. La elaboración de un programa para la conservación de lossoportes fotográficos, digitales y electrónicos.

6. La elaboración de un Programa de Contingencias en el que seconcreten las actuaciones y recursos necesarios para reaccionar ante lassituaciones de riesgo y emergencias que puedan afectar a la conservación de ladocumentación.

En el cumplimiento de su responsabilidad, la Dirección delSistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la ComunidadAutónoma de Euskadi desempeñará funciones de inspección de las instalaciones ycondiciones técnicas de los archivos del Sistema.

Los depósitos de archivo deben ubicarse en plantas bajas(rasante) o plantas superiores y en zonas alejadas de potenciales peligros decontaminación industrial, incendios o inundaciones.

En el Archivo General del Gobierno Vasco, en los ArchivosTerritoriales y en los Archivos Centrales de la Administración Institucional sepreverá la correcta zonificación y diferenciación de espacios:

1. Espacios para depósito de documentación.

2. Zonas para consulta de la documentación.

3. Áreas de trabajo para la realización de las tareas deorganización, descripción y tratamiento de la documentación recibida.

El Archivo General de la Administración deberá contar con lasinstalaciones y equipamiento necesarios para la realización de las funcionesespecíficas de:

1. Restauración de la documentación.

2. Actividades de difusión del patrimonio documental.

1. – Los depósitos de archivo cumplirán las condicionesconstructivas y de seguridad necesarias para la correcta conservación yprotección de la documentación.

2. – En estos archivos se realizará un estricto control de lascondiciones ambientales de los depósitos, con la finalidad de evitar todo riesgode deterioro de la misma. Concretamente se establecen las siguientes condicionesbásicas:

   1. La temperatura del depósito debe mantenerse constante, entre15 y 21.ºC, sin oscilaciones superiores a ± 3.ºC.

   2. La humedad relativa se situará en torno al 45-65%, sinsuperar oscilaciones superiores a ± 5%.

   3. La relación entre temperatura y humedad relativa en eldepósito debe ser constante.

   4. Los depósitos deberán contar con un sistema de ventilaciónnatural controlada para la constante renovación del aire.

   5. La intensidad luminosa de los depósitos oscilará entre los50 y los 100 lux (no pudiendo exceder de 100 lux).

Los archivos de gestión se localizarán, bien en las oficinas oen lugares próximos a las mismas, por lo que, al no poderse cumplir lascondiciones antes indicadas, se adoptarán las siguientes medidas:

1. Evitar la acumulación excesiva de documentación en losarchivos de las oficinas.

2. Mantener físicamente separada la documentación de archivo yel almacén de material de oficina.

3. Diferenciar entre la documentación de archivo generada porla unidad administrativa y la documentación propia del personal de la misma, queno debe conservarse en los archivos de oficina.

4. Evitar la exposición de la documentación a la luz solar.

5. Alejar la documentación de fuentes de calor, de humedad y decampos magnéticos por el perjuicio que estos últimos suponen para laconservación de la documentación en soporte electrónico.

6. Limpieza periódica del espacio destinado a archivo paraevitar los efectos negativos del polvo y los insectos.

1. – Cuando en los archivos de oficina o gestión y territorialesse detecten deficiencias en las instalaciones o insuficiencia de mediospersonales que puedan afectar negativamente a la conservación de ladocumentación, la Dirección del Sistema de Archivo, en cumplimiento de susfunciones inspectoras, podrá proceder al depósito de la documentación en elArchivo General del Gobierno Vasco, hasta la desaparición de los problemasdetectados.

2. – Cuando la documentación salga de estos archivos, deberáremitirse necesariamente al Archivo General, no pudiéndose ubicar documentaciónalguna en locales ajenos a los edificios de oficinas de la AdministraciónPública, salvo en los casos en los que así se determine por la Dirección delSistema de Archivo.

1. – El equipamiento de los archivos debe ser el adecuado paracontener correctamente la documentación, protegida del polvo, de lasdeformaciones así como del deterioro derivado de su uso inadecuado.

2. – Los depósitos de archivo deberán contar con armarioscompactos y/o estanterías para la instalación de la documentación. Asimismo,contarán con sistemas de seguridad de protección contra incendios y robos.

3. – En los archivos de oficina los archivadores y muebles quecontengan los documentos de archivo deberán asegurar la custodia y restriccióndel acceso a la documentación, por lo que estos muebles no se podrán ubicar enpasillos y/o sin cerraduras que garanticen la confidencialidad.

1. – Se utilizará papel reciclado para fotocopias, elementos decartería, cuadernos y todo tipo de documento cuyo carácter sea temporal, comocirculares, comunicaciones, albaranes, notas de régimen interno oborradores.

2. – No se utilizará papel reciclado en los expedientes ydocumentos administrativos.

3. – Se utilizará papel de buena calidad para garantizar lamáxima perdurabilidad de la documentación de conservación permanente, enespecial para los Documentos Vitales.

4. – En el Calendario de Conservación de la Documentación seindicará el tipo de papel a utilizar en cada serie documental.

5. – Se utilizarán las unidades de instalación adecuadas a cadatipo de soporte y al estado de tramitación de la documentación:

   1. En los archivos de oficina se guardará bien en archivadoresde carpetas colgantes, o bien en carpetas AZ debidamente identificadas.

   2. Finalizada la tramitación, la documentación se introduciráen cajas de archivo, de cartón neutro (PH 5,5), las cuales deberán estarperfectamente identificadas y rotuladas para facilitar la localización de lainformación que contienen.

6. – Se establecen las siguientes unidades de instalaciónnormalizadas:

   1. Caja Tipo A: 26 x 9,5 x 37,5 cm, para documentos en formatoDIN A-4.

   2. Caja Tipo B: 28 x 40 x 39 cm, para historias clínicas.

   3. Caja Tipo C: 28 x 40 x 39 cm, para conservar cajas dearchivo.

1. – La documentación en soportes distintos del papel seconservará en armarios y contenedores adecuados para su mejor preservación:

   1. La documentación cartográfica se instalará en armariosplaneros o tubos portaplanos para facilitar su acceso y conservación.

   2. Las microformas se guardarán en cajas metálicas.

   3. Los disquetes, CD-ROM, DVD, etc. en ficheros.

2. – Para la conservación de los documentos electrónicos:

   1. Se realizarán periódicamente copias de seguridad quegaranticen la conservación de la información.

   2. Se realizarán las conversiones y o migraciones que sedeterminen en el Calendario de Conservación para los documentos de conservaciónpermanente.

3. – Las condiciones específicas para la conservación de ladocumentación sobre soporte electrónico será objeto de desarrollo en la NormaTécnica que se elabore al efecto.

En el cumplimiento de las funciones relativas a la correctaconservación y preservación de la documentación, la Dirección del Sistema deArchivo elaborará un programa de restauración de la documentación quecontemple:

1. La determinación de los criterios y planificación de lasintervenciones de restauración, limpieza y/o desinfección, en base al estado delos documentos y al interés de su conservación y consulta.

2. La planificación de los recursos necesarios para desarrollarel programa de restauración.

Todas las transferencias de documentación entre los distintosniveles de archivo que se realicen en el ámbito del presente Reglamento, seajustarán al procedimiento aquí definido, realizándose con carácter previo lassiguientes tareas:

1. – Selección de la documentación a transferir, de acuerdo conel calendario de conservación definido para la documentación.

2. – La documentación que se remita debe ser original o copiaúnica, depurándose de los expedientes los duplicados, fotocopias, borradores(sólo en el caso de que éstos no existan se conservará la copia) y documentaciónde apoyo informativo.

3. – Eliminación de aquellos elementos materiales que impliquenun problema para la conservación de los documentos y expedientes: clips, gomas,carpetas de plástico, carpetas archivadoras, de anillas, etc. Los elementosmetálicos de sujeción que sea necesario mantener serán sustituidos por otrosplásticos.

4. – No se remitirá al archivo documentación suelta, expedientesincompletos o expedientes cuya tramitación administrativa no hayafinalizado.

5. – La documentación se remitirá debidamente ordenada eidentificada: no se aceptará documentación identificada bajo términos ambiguosdel tipo de "varios", "documentación general" ni siglas o acrónimos sindesarrollar.

6. – Los expedientes deben individualizarse en carpetillas. Encaso de tratarse de documentos sueltos -que no formen expedientes- tambiéndeberán introducirse en estas carpetillas.

7. – Las carpetillas deberán identificar claramente ladocumentación que contienen.

8. – Introducción de la documentación en cajas normalizadas,procurando no llenarlas en exceso. En ningún caso se meterán en las cajascarpetas, bolsas y plásticos.

9. – Identificación del contenido de las cajas de archivo conlos siguientes datos, que deberán figurar en ambos lomos: Departamento y unidadproductora, serie documental y años extremos de la documentación contenida, asícomo el número de orden de la caja.

Una vez preparada la documentación, se procederá a lacumplimentación de los correspondientes instrumentos de control:

1. – Relación de Entrega de Documentos (anexo II): será eldocumento que acompañe a toda transferencia de documentos al archivo, con lafinalidad de controlar los expedientes que se traspasan de un archivo aotro.

   A cada serie documental deberá acompañar una Relación deEntrega diferente, aunque la transferencia de documentación se realice de manerasimultánea.

   En ningún caso, se aceptará documentación que no vayaacompañada de su correspondiente Relación de Entrega de Documentos.

2. – Relación de Contenido (anexo III): en ella se detallaránlos expedientes que contiene la caja de archivo transferida, indicándose lossiguientes datos para cada uno de los que pertenecen a una misma seriedocumental: n.º de caja de archivo y orden dentro de la misma, identificador delexpediente, breve descripción del objeto y/o sujeto del expediente.

Ambas relaciones se cumplimentarán en soporte electrónico,pudiéndose remitir por medios telemáticos.

Hasta que se generalice el uso de la firma electrónica, lasrelaciones de entrega habrán de imprimirse para formalizar el depósito con lasfirmas y sellos del responsable de la oficina remitente en su calidad dedepositante y del responsable del archivo receptor, en calidad dedepositario.

1. – Con anterioridad al envío de la documentación, se remitiráal Archivo receptor la Relación de Entrega de Documentos provisional y losinventarios en formato electrónico para que, una vez supervisados, se autoriceel traslado de las cajas a los depósitos.

2. – El Archivo General no admitirá el depósito de documentaciónen caso de:

   1. Descripciones incompletas o poco claras.

   2. No corresponderse con las competencias asignadas a laoficina remitente o se trate de copias de todo o parte de un expediente.

   3. Tratarse de documentación de apoyo o de carácterpersonal.

En tanto los cuadros de clasificación y los calendarios deconservación de la documentación no estén aprobados, el Archivo General indicaráa las unidades remitentes si procede o no la transferencia de los documentos adepositar.

El cese, supresión o extinción de unidades organizativas yorganismos pertenecientes a la Administración General e Institucional de laComunidad Autónoma de Euskadi conllevará obligatoriamente la transferencia de ladocumentación generada por los mismos al Archivo General.

El Archivo General, como receptor de la documentacióntransferida, realizará las siguientes tareas:

1. – Cotejo entre lo indicado en la Relación provisional deentrega de documentos y la documentación recibida. Si se detectan incidencias,se notificarán a la unidad remitente de la documentación para su corrección.

2. – Ubicación de la documentación en los depósitos y asignaciónde la signatura topográfica que le corresponda.

3. – Devolución a la unidad remitente de la Relación provisionalde entrega de documentos con la signatura topográfica para que se confeccione larelación de entrega de documentos definitiva.

4. – Recepción de los tres ejemplares de la Relación de entregade documentos con la signatura topográfica anotada, firmados y sellados por lapersona responsable de la unidad remitente.

5. – Anotación de la transferencia recibida en el RegistroGeneral de Transferencias. A esta anotación se añadirá la firma, en la Relaciónde entrega, del responsable del Archivo General y el sello del mismo, comoinstrumentos de control de la transferencia realizada, y de asunción de laresponsabilidad que la custodia de esa documentación conlleva.

6. – Envío a las unidades administrativas remitentes de unejemplar de la Relación de entrega de documentos, que deberán conservar comotestimonio y control de las transferencias realizadas.

1. – Desde el momento de su creación o recepción, todos losdocumentos de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónomade Euskadi se organizarán en base al denominado Cuadro de Clasificación de laDocumentación, que estructure la totalidad de la documentación existente,incluida la documentación en soporte electrónico.

2. – Todos los fondos documentales existentes deberán contar consu correspondiente Cuadro de Clasificación documental.

3. – Este Cuadro de Clasificación deberá ser conocido yutilizado por todas las unidades administrativas y archivos del Sistema como unaherramienta para la gestión de su documentación.

4. – General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadirecaerá sobre el Archivo General, en colaboración con el personal responsable deorganización y archivo de cada Departamento, Organismo Autónomo, Ente Público deDerecho Privado o Sociedad Pública.

1. – Esta estructuración responderá a criterios de carácterorgánico–funcional, reflejando de manera coherente la organización de la Entidady las competencias, funciones y actividades que desarrolla.

2. – Asimismo, responderá al principio de respeto a laprocedencia de los fondos, por el cual, la documentación procedente de una mismaentidad u organismo debe mantenerse agrupada, sin mezclarla con la producida porotro diferente.

El Cuadro de Clasificación se estructurará por niveles ocategorías, comenzando por el nivel más amplio, para ir descendiendo hastafinalizar en la descripción de la serie documental y, en determinados casos,llegando incluso al tipo documental:

• El nivel más amplio, el de "fondo", es el referido a lasdistintas áreas competenciales cuyo ejercicio corresponde a losDepartamentos.

• El siguiente nivel, "sección", afecta a la estructuraorgánica del área competencial que, generalmente, se identifica con lasDirecciones.

• El tercer nivel lo constituye la "serie documental", reflejode la actividad administrativa a que da lugar al desarrollo por parte de launidad orgánica de una determinada función, que se concreta en losexpedientes.

• El último nivel, "tipo documental", se corresponde con cadauno de los trámites administrativos del expediente.

1. – La revisión y actualización del Cuadro de Clasificacióndocumental tiene como finalidad garantizar que las series documentalesidentificadas y estructuradas reflejen plenamente las funciones y actividadesque desarrolla la Administración.

2. – La revisión y actualización del Cuadro de Clasificacióndocumental se realizará:

   1. A propuesta de las unidades administrativas y/o los archivosde oficina para sus series documentales.

   2. A propuesta de los Archivos Centrales de la AdministraciónInstitucional para la documentación generada por su organismo.

   3. Por iniciativa del Archivo General.

3. – La solicitud de actualización deberá ser razonada eimplicará la elaboración de un nuevo estudio de identificación y valoración dela serie documental objeto de revisión.

4. – El Archivo General analizará y comprobará la necesidad decreación de la nueva Serie e informará de la pertinencia o no de suactualización.

1. – Los documentos dentro de cada expediente deberán estarordenados siguiendo su lógica tramitación que, en general coincide con susecuencia cronológica.

2. – Los expedientes dentro de cada serie se ordenarán según elcriterio más conveniente a su contenido y codificación: alfabético, cronológico,numérico y alfanumérico.

1. – Una vez definidos los calendarios de conservación, elArchivo General procederá a la eliminación y/o reorganización de ladocumentación evaluada.

2. – El Archivo General levantará Acta de Reorganización deFondos cada vez que realice esta operación (anexo IV).

A efectos de controlar el crecimiento anual del ArchivoGeneral, las unidades de instalación eliminadas se computaránnegativamente.

Todos los documentos custodiados en el Sistema de Archivo de laAdministración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadideberán estar identificados y descritos de tal modo que se facilite la consultay localización de la documentación e información objeto de interés.

Es responsabilidad de la Dirección del Sistema de Archivo eldiseño y elaboración Plan de Descripción de los fondos documentales existentesen el que se contemple:

1. La determinación de la información a cumplimentar en cadauno de los niveles de archivo del Sistema para la correcta identificación ylocalización de la documentación.

2. La normalización del lenguaje de descripción.

3. Los criterios de utilización de descriptores onomásticos,geográficos, y de materia.

Los instrumentos de descripción de la documentación que elaboreel Archivo General serán propiedad del mismo y no podrán ser objeto dereproducción sin la expresa autorización de la Dirección del Sistema deArchivo.

1. – La selección y eliminación de la documentación se llevará aefecto en cada nivel de archivo en función de los plazos de permanencia yconservación que se hayan definido para cada serie documental en el Calendariode Conservación.

2. – En ningún caso se podrá eliminar aquella documentación quemantenga su valor administrativo y jurídico.

3. – El Archivo General comunicará a las Oficinas Productoras larelación de documentos que van a ser objeto de expurgo (anexo V).

1. – La destrucción física de los documentos se realizará enbase a los criterios y plazos definidos en los calendarios de conservación.

2. – Los criterios y el procedimiento establecido para laeliminación de los documentos serán aplicables a los documentos en cualquiersoporte. El sistema de destrucción será el más adecuado para cada tipo desoporte.

Para la destrucción de la documentación se procederá delsiguiente modo:

1. Determinación de la serie y años a destruir y cajas en lasque se contienen la documentación.

2. Selección de la muestra establecida.

3. Comunicación a la unidad administrativa productora de ladocumentación.

4. Transporte de la documentación al lugar de ladestrucción.

5. Ejecución de la destrucción.

6. Levantamiento del Acta de Expurgo.

7. Registro del expurgo realizado.

8. Remisión de copia del acta de expurgo y de la Relación deDocumentación expurgada a la unidad administrativa productora de ladocumentación.

1. – Todo expurgo de documentación deberá estar documentadomediante su correspondiente Acta de Expurgo (anexo VI), en la que se relacionarála documentación eliminada.

2. – Este impreso se realizará por duplicado, conservándose unejemplar en la unidad administrativa productora de la documentación y el otro enel Archivo General, quien será el encargado de inscribirlo en el Registro deExpurgos de Documentación (anexo VII).

1. – La documentación a eliminar deberá introducirse encontenedores que deberán estar perfectamente cerrados hasta el momento de sudestrucción.

2. – Los contenedores de la documentación a eliminar seconservarán de manera ordenada en lugares o locales de acceso controlado,evitando toda posibilidad de apropiación y/o utilización por personas noautorizadas.

Todas las operaciones de selección e instalación de ladocumentación a destruir en contenedores, transporte al lugar de destrucción yeliminación física de la documentación deberán realizarse de manera controlada ypor personal identificado y autorizado para ello.

La destrucción de la documentación, cualquiera que sea susoporte, garantizará la imposibilidad de reconstrucción de los documentos o larecuperación de la información en ellos contenida.

1. – De la documentación a expurgar se realizará una selecciónde documentación a conservar como muestra representativa de la actividadadministrativa reflejada por la documentación que se elimina.

2. – La documentación resultante del muestreo realizado seremitirá al Archivo General, siguiendo el procedimiento de transferencias dedocumentación.

Tanto la técnica de muestreo y como el volumen de documentacióna retener en concepto de muestra se establecerán en el Calendario deConservación de la documentación generada por la Administración General eInstitucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

1. – La Administración General e Institucional de la ComunidadAutónoma de Euskadi de conformidad con la legislación vigente, garantizará elacceso a sus archivos y procurará la disponibilidad de los documentos, tanto através de los instrumentos adecuados al efecto, como del asesoramiento directo aquien lo solicite.

2. – La accesibilidad a los documentos generados por laAdministración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi seestablecerá de manera preceptiva en los Calendarios de Conservación de ladocumentación.

En todo caso, serán de consulta pública los instrumentosdescriptivos de los documentos contenidos en los archivos, de conformidad con lalegislación vigente.

Las personas que tengan acceso a los documentos de archivoestán obligadas a mantenerlos en el mismo estado en que los hayan recibido,respondiendo de los deterioros que causen de acuerdo con lo establecido en laLey 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco.

El acceso a la documentación que contenga datos relativos a laprotección de la seguridad y confidencialidad de datos sensibles, a la seguridady defensa del Estado, la averiguación de los delitos y el derecho al honor y laintimidad de las personas se regirá por la legislación vigente en cadamateria.

Se requerirá la autorización expresa de la Dirección delSistema de Archivo para la consulta de los fondos especiales.

En ningún caso se facilitará el acceso a los depósitos donde secustodia la documentación, que se reserva con carácter exclusivo al personal delos archivos.

El responsable del archivo podrá restringir el acceso a losdocumentos originales cuando su manipulación pueda suponer un peligro para laconservación e integridad de los mismos. En estos casos la Dirección del Sistemade Archivo deberá habilitar una solución para facilitar su consulta.

Asimismo en circunstancias extraordinarias (obras de mejora,tratamiento de los fondos, situaciones de emergencia, etc.) se podrán establecerrestricciones temporales a la consulta de los fondos delarchivo.

Se distinguen dos tipos de usuarios y usuarias:

1. Externos y externas: los ciudadanos y las ciudadanas quesoliciten documentación que acredite y apoye sus derechos; investigadores einvestigadoras que se encuentren realizando algún estudio de caráctercientífico, así como otras Administraciones o instituciones de carácter públicoo privado.

2. Internos: los órganos y unidades administrativaspertenecientes a la Administración General e Institucional de la ComunidadAutónoma de Euskadi.

1. – El acceso a los documentos existentes en las unidadesadministrativas productoras, de conformidad con la legislación vigente, deberáautorizarlo el responsable de cada una de ellas teniendo en cuenta lassiguientes recomendaciones:

   1. El acceso a la documentación confidencial y cualquier otraque contenga información de carácter personal deberá estar convenientementeprotegido de su consulta por personas no autorizadas.

2. – La consulta de las aplicaciones informáticas que gestioneny/o controlen los trámites y procedimientos administrativos deberá estardebidamente protegida, de acuerdo con la sensibilidad o confidencialidad de losdatos que contengan.

El acceso a los fondos custodiados en el Archivo General eHistórico por personas ajenas a la Administración requerirá como paso previo suacreditación. Esta acreditación se formalizará mediante solicitud por escrito enla que se recogerán los datos identificativos de la persona solicitante, elobjeto de la consulta, así como el fondo y sección que se desee consultar (anexoIX).

1. – Las personas autorizadas a consultar el Archivo Generalquedarán inscritas en un Registro, expidiéndoseles una Tarjeta identificativa(anexo X) que permita el acceso a sucesivas visitas.

2. – Serán válidas todas las tarjetas de investigadores einvestigadoras procedentes de archivos y bibliotecas de otras AdministracionesPúblicas.

En caso de que los fondos que se deseen consultar no esténdepositados en el Archivo General, éste se encargará de dirigir la solicitud deconsulta a la unidad o unidades administrativas competentes.

1. – La persona responsable del Archivo elaborará la propuestade resolución sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de dos días,resolviendo la Dirección del Sistema de Archivo en un plazo inferior a quincedías desde la presentación de la solicitud. Si transcurrido este plazo no seresuelve se entenderá denegada la petición.

2. – Contra los actos expresos o presuntos de las solicitudes deacceso a la documentación cabrá la interposición del recurso administrativo queproceda.

Como norma general, dentro de su compromiso de servicio a losciudadanos, los archivos procurarán atender las solicitudes de consulta con lamayor inmediatez, comunicando al solicitante la fecha y hora en que podrádisponer de la documentación solicitada.

1. – La consulta de documentos se llevará a cabo en lasinstalaciones habilitadas al efecto por los respectivos archivos del Sistema enel horario de funcionamiento de los mismos, permitiéndose el uso de ordenadoresportátiles en la sala de consulta.

2. – Podrán realizarse consultas por medios telemáticos pararequerir información sobre la existencia de determinada documentación o de datosespecíficos.

3. – Únicamente se autorizará el uso de lápiz de grafito yordenador personal durante la consulta en sala. En el caso de producirse algúndeterioro en la documentación consultada se aplicará el régimen sancionadorvigente.

1. – Por cada documento que se desee consultar, se deberárellenar una solicitud de consulta de fondos (anexo XI) indicando sus datosidentificativos, la descripción del expediente, la caja y signatura. Estos datosse obtendrán de la consulta de los instrumentos de descripción del Sistema deArchivo.

2. – A fin de controlar la documentación a consultar y asegurarsu integridad física, se entregará un número limitado de documentos o unidadesde instalación por solicitud.

Será gratuita la consulta de los documentos y de losinstrumentos de descripción de los mismos.

1. – Las consultas de los órganos y unidades de laAdministración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskaditienen la consideración de consultas internas y se tramitarán a través delpersonal responsable de los archivos de oficina.

2. – El acceso de las consultas internas a la documentaciónrequerirá igualmente la cumplimentación del formulario normalizado de solicitudde consulta que se remitirá al Archivo General, ya sea por correo interno o pormedios telemáticos.

3. – Las consultas de documentos de carácter histórico por partede los órganos y unidades de la Administración General e Institucional de laComunidad Autónoma de Euskadi únicamente se atenderán en sala deconsulta.

Los archivos de la Administración General e Institucional de laComunidad Autónoma de Euskadi proporcionarán copias de los documentoscustodiados en ellos. Las solicitudes de copias de documentos en tramitación ocuyo valor administrativo siga vigente se dirigirán a la unidad administrativaresponsable de su gestión.

El derecho a obtención de copias de los documentos de libreacceso se limitará en las siguientes circunstancias:

1. Cuando el estado de conservación de los documentossolicitados requiera un tratamiento previo de restauración o si su manipulaciónpudiera causar deterioro.

2. Cuando el número de peticiones de reproducción de documentoso de documentos a reproducir impida el funcionamiento normal de los serviciosdel archivo.

3. Cuando se trate de solicitudes de reproducción masiva eindiscriminada de documentación.

1. – En el caso de que las solicitudes de reproducción serefieran a documentos que sean objeto de propiedad intelectual, será necesariala autorización previa del titular del derecho.

2. – Si el objeto de la copia fuera la reproducción deldocumento para su publicación o difusión, se solicitará además autorización porescrito, resolviendo la Dirección del Sistema de Archivo a propuesta del archivoen el plazo de cinco días. Si la resolución es favorable, se indicarán lasreferencias a su procedencia, que deberán detallarse en la publicación odifusión a realizar.

3. – La autorización surtirá efecto para una sola vez, siendonecesario un nuevo permiso de reproducción en caso de reedición. La autorizaciónimplica la entrega al archivo de un ejemplar de la publicación.

Las copias de documentación se solicitarán por escrito, ensoporte papel o electrónico, cumplimentando el impreso normalizado, en el que seindicará con la mayor precisión posible el documento o partes del documento areproducir, el destino de la copia y el formato de las mismas (anexos XII yXIII).

El Archivo determinará el formato y medio más conveniente parala reproducción de los documentos solicitados, en función de las característicasde los mismos. Se realizará un presupuesto de la reproducción solicitada queenviará al interesado. Aceptado y abonado el mismo, se realizarán las copias enun plazo no superior a quince días.

La obtención de copias simples o fotocopias de los documentosse sujetará al pago de los precios públicos legalmente establecidos.

El Archivo proporcionará, a solicitud de la persona interesada,copias compulsadas de la documentación que custodia.

Las certificaciones sobre el contenido de documentoscustodiados en el Archivo General corresponderán al órgano productor de losmismos.