El 27 de septiembre se aprobó la Política de Gestión de Documentos Electrónicos (PGDE) para el sector público vasco.

La PGDE era la asignatura pendiente para completar el desarrollo normativo del Decreto 21/2012 de Administración Electrónica. A partir de ahora, nuestra administración electrónica cuenta con el soporte normativo necesario para su pleno despliegue y funcionamiento.

La Administración vasca ha sido pionera en la implantación de la Administración electrónica: más de diez años antes de ser obligatorio (en 2017, según la Ley 39/2015), se dotó de un Archivo electrónico único y desarrolló todos los procesos necesarios para una correcta gestión documental digital. Sin embargo, por diversas razones, la aprobación de la PGDE se ha demorado hasta el momento actual. Esto no ha sido obstáculo para la implantación de los procesos de gestión documental; y, finalmente, ha permitido recoger en el texto las últimas innovaciones en este campo.

La gestión en soporte electrónico agiliza y facilita los procedimientos administrativos a quienes los llevan a cabo, y proporciona grandes ventajas a la ciudadanía. Por ejemplo, responde casi al instante a consultas masivas, permite a quien tramita obtener de inmediato un documento ya presentado ante otra Administración, e impide prácticas incorrectas, como incorporar a la aplicación documentos innecesarios o generarlos inadecuados. Además, supone un considerable ahorro con respecto a los documentos en papel, tanto porque reduce su producción como porque abre la puerta a eliminarlos, sustituyéndolos por copias auténticas efectuadas mediante un proceso de digitalización segura.

A su vez, la documentación electrónica conlleva importantes retos; entre ellos, asegurar la identidad de quien la genera, la fiabilidad de la información, y la disponibilidad de ésta a lo largo del tiempo pese a los continuos cambios y obsolescencias informáticos. La PGDE está orientada a garantizar todo ello, así como el cumplimiento de los requisitos indispensables y de mayor nivel para este tipo de documentación. Ordena y aporta seguridad jurídica a los procesos de gestión documental que se vienen desarrollando en la actualidad; y al par que los detalla, especifica los actores involucrados y las responsabilidades de cada uno.

De entre los procedimientos contemplados por la PGDE, destacan tres por sus implicaciones: la implantación definitiva del registro electrónico, tal y como regula la Ley 39/2105, con entrada directa para los documentos en este soporte y digitalización de los que la ciudadanía aporte en papel; la accesibilidad a la información, cumpliéndose la máxima seguridad de protección de datos; y la conservación, en lo relativo a estándares de seguridad y a la elaboración de calendarios de conservación (esto es, archivado y, en su caso, expurgo), previo dictamen de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a la Documentación COVASAD.

La gestión del documento electrónico se halla en continua evolución. Para que el personal de nuestra Administración la lleve a cabo en las mejores condiciones, la PGDE establece que se le proporcione formación específica y continua.

La elaboración de la PGDE ha sido fruto del trabajo conjunto de los Servicios de Archivo y Administración Electrónica, con la colaboración del Servicio de Informática y de EJIE.