En el post anterior os ofrecíamos las razones por las que nacía el proyecto Aurrerabide, destinado a transformar nuestra administración para adaptarla a lo que quiere y nos pide la ciudadanía vasca. Hoy, queremos ahondar un poco más en el desarrollo de este proyecto. Para empezar, consenso. Hemos pensado que este proyecto no tiene sentido si los principales protagonistas, los y las altos cargos y los y las responsables de servicio no están convencidos de su necesidad y asumen el compromiso de llevarlo a cabo. Por ello, en este momento, estamos realizando reuniones en todos los Departamentos y OOAA y en el próximo mes se realizarán reuniones por Direcciones, para explicarlo y conseguir el consenso y la implicación necesarios de todos los niveles de la organización.

Si efectivamente se comprueba una aceptación generalizada y una actitud positiva para su desarrollo, el Gobierno aprobaría, mediante un Acuerdo de Consejo de Gobierno, el modelo y un proyecto de implantación para los próximos cuatro años, que se concretará en compromisos específicos con cada Dirección o unidad organizativa que vaya participando en el proceso.

Una vez aprobado, el proyecto se ejecutaría en cuatro fases:

Egiten Ikasi. Aprender haciendo. Los entregables

Se trata de una formación basada en el aprendizaje compartido y en talleres prácticos. Así, durante un año se organizarán 10 sesiones de 5 horas en un periodo de un año (1 por mes) de los directores y las directoras con las personas responsables de servicios donde, por una persona especialista, que actuará como entrenadora:

• Se les explicará el modelo.
• Se les formará en herramientas relacionadas con la buena gestión.
• Se les informará sobre experiencias de éxito.
• Se les facilitarán estándares y se les tutorizará para que elaboren, ya dentro de sus direcciones y entre sesiones, la documentación básica que les deberá servir en su trabajo posterior. Así, entre otra,:
  • Catálogo de servicios
  • Mapa de procesos
  • Fichas de procesos operativos
  • Planificación básica a dos años

Inicialmente está previsto que en un periodo de tres años (febrero 2014 a enero 2017) todas las direcciones del gobierno hayan realizado este módulo.

Evaluación de la Gestión

Seis meses después de finalizada la fase Egiten Ikasi por cada Dirección y OOAA, se realizará una evaluación de su gestión para:

• Comprobar el avance en la implantación del modelo
• Ayudarles a concretar lo que mejor hacen y a identificar las áreas en las que pueden mejorar

La evaluación la realizarán las propias unidades organizativas del Gobierno con el apoyo del Servicio de Evaluación de la Gestión y de una Red de Evaluación en la que participaran distintas personas de nuestra propia administración, que recibirán formación específica.

Planes de mejora y seguimiento

Tras la evaluación, se realizará con cada Dirección y OOAA un plan de mejora para:

• Abordar las áreas de mejora que se consideren prioritarias
• Mejorar por constatación, convencimiento y ayuda y mediante compromiso.
• Realizar un proceso progresivo de transformación en la gestión y en la organización para adaptarse a las nuevas demandas ciudadanas y para que progresivamente sea más eficaz y eficiente.
• Establecer una nueva cultura de planificación y gestión.

En el plan de mejora se concretarán su forma de revisión y el seguimiento de su cumplimiento.

Y esto ¿se puede hacer?

Estamos convencidos que debemos y que lo podemos hacer. Aunque será difícil, supondrá un gran esfuerzo y tendrá riesgos, creemos que, con el trabajo de todos y todas, es posible. Para ello, todos los que estamos implicados en la definición del proyecto: solicitamos vuestro apoyo, manifestamos nuestro compromiso total en el desarrollo del mismo y nos ponemos a vuestra disposición para aclararos las dudas que tengáis.