El pago de tasas, precios públicos, multas, etc es uno de los procesos que más recursos consume en cualquier Administración ya que requiere la emisión de una liquidación, el intercambio de información con las Entidades Financieras, y, finalmente, la contabilización del ingreso.

El flujo habitual es el siguiente:

1. La Administración facilita al ciudadano una liquidación para que el ciudadano/a pueda pagar en una Entidad Financiera. Esta liquidación simplemente identifica el concepto del pago y el receptor del ingreso (la propia Administración).

2. El ciudadano/a acude a una Entidad Financiera y abona el importe, recibiendo un justificante del pago.

3. La Entidad Financiera ingresa el importe en cuentas de la Administración.

4. Dos órganos de la Administración debe "enterarse" del ingreso:

   1. El órgano que tramita el expediente.

   2. El órgano responsable de la contabilidad (el Departamento de Hacienda).

Para que esto suceda:

1. El ciudadano/a debe hacer llegar el justificante del pago al órgano que tramita el expediente para que éste sea actualizado.

2. La Entidad Financiera ha de enviar de vuelta al Departamento de Hacienda información sobre el ingreso recibido para que sea contabilizado.

Habitualmente todo el proceso es electrónico:

• El Departamento o Administración dispone de una aplicación que emite liquidaciones en un formato bancario estándar que pueden ser pagadas, de forma presencial, en una ventanilla de una Entidad Financiera, o, a través de internet, utilizando la Pasarela de Pagos de las Administraciones Vascas.

• La Administración y la Entidad Financiera disponen de un protocolo de intercambio electrónico de los cobros recibidos (interoperabilidad Entidad Financiera - Administración).

• La Administración dispone un un sistema que contabiliza automáticamente los cobros recibidos.

• El Departamento que tramita el expediente es capaz de recibir información de los cobros recibidos para cambiar el estado del expediente.

. sin embargo, hay casos donde el Departamento o Administración NO puede disponer de una aplicación para emitir liquidaciones y para recibir información de los cobros recibidos de la Entidad Financiera, por ejemplo:

• El Departamento o Administración NO dispone de presupuesto para construir una aplicación.

• El volumen de expedientes NO justifica la construcción de una aplicación.

• Es necesario empezar a emitir liquidaciones de forma inmediata: NO hay tiempo para construir una aplicación.

Hasta ahora, estos casos (que NO son pocos, especialmente en Ayuntamientos pequeños), se quedaban sin respuesta y la única opción que tenía la Administración era proporcionar al ciudadano/a un número de cuenta donde ingresar el importe de la tasa, multa, precio público, etc, con los inconvenientes que esto conlleva, especialmente la obligación de revisar manualmente los movimientos de la cuenta corriente y "casarlos" con los expedientes: muchos recursos utilizados para proporcionar el servicio.

Gestión de las Pasarelas con las Entidades Financieras

La Dirección de Innovación y Administración Electrónica del Gobierno Vasco, junto con EJIE, en línea con su objetivo estratégico de digitalizar al máximo todos los ámbitos de la tramitación de expedientes, identificó la necesidad y construido una solución para todas las Administraciones Vascas aprovechando un entorno ya se está utilizando por todas ellas: la Gestión de las Pasarelas con las Entidades Financieras.

La aplicación de Gestión de las Pasarelas con las Entidades Financieras es un entorno donde cualquier Administración adherida puede:

• Configurar tipos de liquidaciones y en qué Entidades Financieras se pueden pagar

• Obtener información sobre los cobros recibidos

• Trazar la vida de un pago para resolver incidencias

• etc

este entorno ya habitual para muchas Administraciones Vascas, era el idóneo para  la nueva funcionalidad de Generación de Liquidaciones en la que un administrador de la Administración configura cómo se van a generar las liquidaciones y a partir de este momento, cualquier funcionario/a con permiso de acceso en la aplicación puede generar una liquidación. El escenario es:

1. El ciudadano/a llega a una ventanilla de la Administración.

2. El funcionario/a entra en la aplicación, selecciona el tipo de liquidación a emitir, rellena algunos datos y emite la liquidación.

3. Dado que la liquidación es de un formato bancario estándar, el ciudadano/a puede pagarla en una ventanilla de cualquier Entidad Financiera Colaboradora o bien, por Internet, utilizando la Pasarela de Pagos.

Potencialidad de la solución

A primera vista es una funcionalidad sencilla y precisamente esa sencillez es la que la hace extremadamente potente: cualquier Administración Vasca, en cuestión de minutos puede empezar a emitir liquidaciones de cualquier concepto en una ventanilla, pagables en cualquier Entidad Financiera o por Internet y por lo tanto eliminado el uso de números de cuenta, conciliación de cobros, etc.

De momento, en el Gobierno Vasco ya se están emitiendo liquidaciones, a través de esta nueva funcionalidad, de:

• Tasas de Hostelería y Publicaciones (Academia de Policía del País Vasco. Dpto de Interior)

• Tasa de Rescates y Rastreos (Dpto de Interior)

• Ecotasas: Tasa por concesión de la etiqueta ecológica (Dpto de Medio Ambiente, Planificación Territorial, Agricultura y Pesca)

• Tasas de la Escuela de Administración Marítima (Dpto de Medio Ambiente, Planificación Territorial, Agricultura y Pesca)

• Tasa por solicitud de inscripción en el Registro de la Propiedad Intelectual (Dpto de Cultura)

Metodología de proyectos ágiles

Construir esta nueva funcionalidad no ha sido nada sencillo, pero desde el Gobierno Vasco la definición funcional ha sido precisa e impecable (todo un lujo para un proyecto de desarrollo de software), Javier Telleria de Oficina de Control Económico, y Juan Luis de la Dirección de Innovación y Administración Electrónica son los responsables de este caso de éxito en el Gobierno Vasco.

...pero una buena definición funcional no basta: el proyecto de construcción del software en EJIE se ha gestionado con una aproximación ágil, trabajando muy cerca del cliente, liberando versiones muy frecuentemente y sobre todo aceptando el cambio como algo normal.

Los responsables del Gobierno Vasco, casi desde el primer día, han visto software funcionando y eso ayuda enormemente a enfocar los requerimientos, y, en contra de lo que se pueda pensar, NO es a costa de más trabajo de construcción, sino todo lo contrario. Nuestra experiencia demuestra (al menos a nosotros mismos) que hay formas alternativas a las tradicionalmente utilizadas para construir software... pero esta NO es una receta universal; cada proyecto tiene sus características y la gestión/construcción deben adaptarse a estas características: lo que a nosotros en este proyecto nos ha funcionado, puede no ser válido para otros proyectos.

En cualquier caso, ni la mejor gestión, ni la mejor de la definición funcional, ni las mejores herramientas funcionan si no se cuenta con un equipo como el que EJIE ha dispuesto para este proyecto, aquí Iker, Javi, David, Patxi y Sara son los que hacen la magia.