El Modelo de Gestión Documental (MGD) es un esquema teórico que facilita la comprensión y la homogénea implantación de la Gestión documental corporativa del Gobierno Vasco. Es una propuesta de sistematización de la Gestión documental corporativa del Gobierno Vasco. Describe y concreta las funciones, procesos y roles en materia de Gestión Documental con el objetivo final de contribuir a la eficacia organizativa.

El MGD establece:

Políticas y Metodologías de gestión documental

Conjunto de normativas referentes a diversos aspectos relacionados con la gestión documental.

• Guía de uso del Archivo Digital
  Documento que describe el funcionamiento y las características técnicas del Archivo digital, así como, las actividades a realizar para su integración con otros sistemas de información
• Metodología de Despliegue del SGA en los departamentos del Gobierno Vasco (MEDESGA)
  Guía para desplegar el Sistema Informático de Gestión de Archivo (AKS/SGA) en los departamentos del Gobierno Vasco y sus Organismos Autónomos.
• Metodología de digitalización de documentos
  Creada para facilitar la automatización de los procesos de captura de documentación en papel y la integración de los sistemas de información.
• Formatos estandarizados de documentos electrónicos
  Determina los formatos de documentos electrónicos que se deben utilizar de acuerdo con el Decreto 232/2007, de 18 de diciembre, por el que se regula la utilización de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en los procedimientos administrativos.
• Políticas y mecanismos de conservación de documentos electrónicos a largo plazo
  Establecidos con el objetivo de cumplir con los requisitos de autenticidad, integridad, valor probatorio, disponibilidad y confidencialidad.

Archivo Digital

El Archivo Digital es un sistema de gestión de documentos electrónicos y sus metadatos, guardados con criterios de archivo, y gestionables mediante servicios web o procesos batch.

El Archivo digital dará servicio a todos los Sistemas de información del Gobierno Vasco (aunque también puede dar servicio a Diputaciones, Ayuntamientos, etc) que requieran, tanto si esto sistemas derivan de la tramitación como de otros procesos de gestión que no estén originados en un procedimiento administrativo.

Framework de Servicios Documentales

En la mayoría de los casos, la interacción del Archivo Digital con el resto de las aplicaciones del Sistema de Información del Gobierno Vasco se realizará a través de un conjunto de Servicios Web expuestos por un Framework de Servicios Documentales.

 

Un Framework es una estructura software de soporte en la cual un proyecto de software puede ser organizado y desarrollado.

 

El Framework de Servicios Documentales, es el encargado de exponer los servicios del Archivo digital a las aplicaciones del Sistema de Información. Dentro este framework se encuentra la lógica de negocio del Archivo Digital.

 

El Archivo Digital proporciona a los diferentes sistemas que lo utilizan:

 

• Un Repositorio Común de documentos electrónicos
• Servicios Documentales (almacenamiento, búsquedas, trasformación de formato, …)
• Soluciones ya implantadas de Conservación y custodia de Documentos.
• Control de Acceso a Documentos (XLNets, ACL's)
• Cumplimiento automático de los requisitos establecidos por la LOPD
• Gestión de Registro de Accesos
• Gestor Documental con todas las potencialidades de un ECM (Enterprise Content Management)
• Independencia de la Plataforma ECM
• Arquitectura SOA
• Almacenamiento de documentos encriptados
• Requisitos de Seguridad. Autenticidad, Integridad, Disponibilidad, Confidencialidad y  Conservación,de   acuerdo con el Decreto de Medios E.I.T. en los Procedimientos Administrativos
• Cumplimiento íntegro de los requisitos establecidos por la ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

 

Documentos de interés

 

• Modelo de Gestión Documental (pdf, 2.22 Mb)
• Guía de uso del Archivo Digital (pdf, 942 Kb)
• Metodología de despliegue del SGA en los Departamentos del Gobierno Vasco (MEDESGA) (pdf, 491 Kb)
• Metodología de digitalización de documentos (pdf, 383 Kb)
• Formatos estandarizados de documentos electrónicos (pdf, 277 Kb)
• Políticas y mecanismos de conservación de documentos electrónicos a largo plazo (pdf, 1.13 Mb)