La ley de conservación de la energía afirma que ésta no puede crearse ni destruirse, sólo se puede cambiar de una forma a otra. Todo lo contrario ocurre con los documentos en soporte papel: se crean a partir de la progresiva destrucción de nuestros bosques.

La sustitución del soporte papel por los documentos electrónicos, además de ayudar a preservar nuestros bosques, aumenta la eficacia de la administración, consigue un ahorro económico y reduce el espacio necesario para el archivo de la documentación.

Contexto de la sustitución del papel

Hay tres escenarios principales donde la presencia del papel es muy importante en una administración pública:

• El registro de entrada.
• La tramitación de los expedientes.
• El archivo de documentación.

En el registro de entrada, la ciudadanía entrega a la administración solicitudes con sus correspondientes documentos justificativos.

Durante la tramitación, el tramitador gestiona documentos en soporte papel para, finalmente, enviar a la ciudadanía las resoluciones de los expedientes tramitados.

En el archivo, una vez tramitados, se depositan todos los documentos recibidos y generados como evidencia de la producción administrativa.

¿Los papeles viajan?

La película de Forrest Gump comienza un travelling que sigue el vuelo de una pluma empujada por el viento hasta que ésta cae al lado del protagonista. Si siguiéramos el "viaje" de un formulario de solicitud en soporte papel veríamos, más o menos, lo siguiente: el ciudadano va a una oficina de registro, coge una solicitud, la lleva a su casa, la rellena, la lleva nuevamente oficina de registro, el registrador le da entrada, la deposita en una bandeja, un compañero hace acopio de todas las solicitudes, las clasifica según su destino, se empaquetan adecuadamente, un transporte las lleva hasta otro edificio de la administración -que podría estar en otra provincia-, una persona las recoge y distribuye los paquetes entre las plantas, por fin llegan a la unidad correspondiente donde se reparten entre los tramitadores. Cuando el expediente que contiene nuestra solicitud se cierra, un archivero lo deposita en una caja del archivo de oficina. Durante los siguientes años el expediente podría viajar nuevamente de la caja a la mesa del tramitador y vuelta a la caja. Llegará un momento en el que, para dejar sitio a expedientes más recientes, nuestro expediente -con la solicitud dentro- viajará al Archivo general. Estando allí, si es requerido, volverá a viajar desde la caja del Archivo general a la mesa del tramitador -que también podría estar en otra provincia- y vuelta al Archivo general. Finalmente, cuando el calendario de conservación de la serie documental a la que pertenece el expediente indique que éste debe ser expurgado, nuestra solicitud viajará hasta una empresa de destrucción certificada de papel que terminará hecho añicos y, quizás, una corriente de aire le haga volar como la pluma de la película.

Nuestra solicitud no caminará tantos kilómetros como Tom Hanks en la película pero acortar su camino es una gran oportunidad para mejorar la eficiencia de la administración.

Sustitución del papel en el registro de entrada

Para eliminar todo el camino recorrido por los documentos aportados en las oficinas de registro por parte de la ciudadanía, el Gobierno Vasco, siguiendo su Modelo de Gestión Documental, propone su digitalización y devolución al solicitante. Los documentos digitalizados y firmados electrónicamente por el órgano competente se almacenarán en el Archivo digital. Acto seguido, una herramienta distribuirá en buzones los asientos registrales que tengan documentos digitalizados. Cada aplicación informática de tramitación leerá de su buzón las referencias de los asientos que le corresponda. Estas referencias tienen asociadas las referencias de los documentos digitalizados.

Tras ser cerrado el expediente, las tareas de archivado, las posteriores consultas y la destrucción definitiva se realizarán electrónicamente mediante el Sistema de Gestión de Archivo (AKS/SGA).

Sustitución de papel en los escenarios de tramitación

Un tramitador puede destruir un documento en soporte papel del expediente si previamente lo ha digitalizado siguiendo las directrices de la normativa y, después, lo incorpora al expediente electrónico.

Por otro lado, para eliminar todas las resoluciones que guarda en los expedientes y parte de las resoluciones que envía a la ciudadanía, el Gobierno Vasco propone generar todas las resoluciones en formato PDF/A y firmadas electrónicamente. Dentro del contenido de la resolución original, antes de firmar, se añade un localizador universal de documento que permite, en el caso de imprimir el original electrónico, validar la autenticidad de la copia en papel mediante acceso a la sede electrónica. De esta manera, si hubiera que enviar la resolución al ciudadano en soporte papel, bastaría con generar una copia impresa que tendría el valor del copia auténtica al amparo del artículo 30.5 de la Ley 11/2007.

Sustitución de papel en el escenario de archivo

En este escenario, la Ley 11/2007 también permite a las administraciones públicas digitalizar los documentos que obren en su poder y, si establecen unas condiciones - garantizar la autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen-, podrán destruir los originales en soporte papel.

Para esta tarea, seguramente, será necesaria la participación de empresas externas que presten servicios de digitalización.

Cada administración pública custodia una gran cantidad de documentación en soporte papel. Su digitalización debería ser selectiva, no es viable digitalizar todo, y se debería establecer criterios de priorización: frecuencia alta de consulta, problemas de espacio, etc.

No hay que confundir la sustitución de un documento en soporte papel por su copia digitalizada con el expurgo de documentación. En el expurgo la destrucción del documento es total, no hay copias, y obedece a los plazos previstos en el Calendario de Conservación de la Documentación. Se realiza cuando el documento ha dejado de tener valor (administrativo, fiscal, judicial, histórico).

Requisitos previos

Para que la sustitución del papel sea una realidad hay que realizar las siguientes tareas:

• Dotar al registro de entrada de los recursos necesarios: Escáneres, herramienta de digitalización, formación. Hace unos meses se realizó con éxito un proyecto piloto.
• Elaborar la herramienta de distribución de los asientos registrales y sus documentos digitalizados. Esta herramienta ya ha sido desarrollado por el equipo de trabajo de dokusi.
• Adecuar las aplicaciones informáticas de tramitación. Esta tarea ya ha comenzado para las aplicaciones más relevantes en cuanto a la recepción de documentos en soporte papel.
• Facultar a la administración a, según el caso, devolver al ciudadano o destruir el papel que ha sido digitalizado. El nuevo Decreto de Administración electrónica del Gobierno Vasco habilitará este camino.
• Generar las resoluciones en formato electrónico, añadiendo un localizador universal de documento. Ya hay un conjunto de procedimientos que así lo hacen.
• Establecer los mecanismos de garantía para que empresas ajenas a la administración pública puedan digitalizar documentos en soporte papel.

Primeros pasos

En el primer trimestre del próximo año veremos que los papeles de los procedimientos administrativos del  Registro de solicitudes de vivienda - Etxebide y los de Conciliación de la vida laboral y familiar no viajarán por los pasillos de la administración sino que se desmaterializarán para estar al momento disponibles para los tramitadores a través de la red informática corporativa del Gobierno Vasco.