Evolución legislativa

En el año 2006, el Ministerio de Industria, mediante la Orden ITC/1475/2006, habilitó dentro de su ámbito la digitalización como mecanismo para sustituir documentos en soporte papel por sus imágenes electrónicas. Un año después, el Ministerio de Economía acuñaba el término Digitalización certificada como la herramienta que permitía sustituir las facturas en soporte papel por sus copias digitalizadas. Unos meses después, la Ley 11/2007 generalizaba el uso de la digitalización a todas las administraciones públicas y a todo tipo de documentos. Justo antes de las vacaciones de Agosto, se ha publicado la Norma Técnica de Interoperabilidad relativa a la Digitalización de documentos. El futuro Decreto de Administración electrónica de la Comunidad Autónoma de Euskadi regulará las condiciones específicas para sustituir el soporte papel por sus copias electrónicas.

Software corporativo de digitalización

Siguiendo las directrices de la citada Norma técnica, dokusi ha desarrollado un software de digitalización para que sea integrado en las aplicaciones informáticas del Gobierno Vasco que necesiten escanear documentos.

Este software realiza de manera ininterrumpida las siguientes tareas:

• Escanea un documento obteniendo su imagen electrónica en formato PDF/A
• Firma electrónicamente el fichero digitalizado. Esta firma se realiza con un sello electrónico de órgano basado en un certificado electrónico.
• Almacena el fichero en el Archivo digital junto con sus metadatos. Opcionalmente se puede almacenar en el disco duro.

El software de digitalización tiene las siguientes características principales:

• Escanea en blanco y negro, escala de grises o color.
• Permite seleccionar:
  • Puntos Por Pulgada.
  • Simple / Doble Cara.
  • Eliminación o no de páginas en blanco.
• Permite seleccionar el escáner a utilizar.
• Es capaz de escanear varios documentos a la vez generando un fichero por cada documento.
• En los documentos de solicitud, es capaz de extraer automáticamente de un código QR el código de procedimiento administrativo. Como explicábamos en el artículo relativo a la Sustitución del papel por documentos electrónicos[1], utilizando este dato la herramienta automática de distribución pondrá inmediatamente los documentos escaneados a disposición de los tramitadores.

El software de digitalización se ha desarrollo en Java y utiliza el driver TWAIN para comunicarse con el escáner.

La imagen de la derecha muestra la pantalla inicial del software de digitalización:

Situación actual

A día de hoy, el software corporativo de digitalización está operativo para ser utilizado desde las aplicaciones. Ya se ha realizado la primera integración, ha sido en la aplicación del Registro de entrada. En el primer trimestre del próximo año, los aplicativos de Etxebide y de Ayudas a familias estarán adaptados para recibir los documentos digitalizados en el Registro de entrada eliminando, de esta manera, más del 80% del papel que actualmente reciben y archivan.