¿Cómo es posible que un mago saque de una baraja la carta que hemos elegido? Sin duda, el tema tiene truco pero en este artículo no os lo vamos a desvelar. Por otro lado, ¿cómo es posible que un archivero del Gobierno Vasco encuentre un expediente, que se cerró hace varios años, entre los millones de expedientes que hay depositados en el Archivo? Este "truco" sí que os lo vamos a contar.

El truco: buena organización

El conjunto de todos los documentos depositados en el Archivo está organizado en base al Cuadro de clasificación . En la imagen de la izquierda vemos una parte de él. El Cuadro de Clasificación se estructura por niveles. El primer nivel es el "fondo" que es el referido a las distintas áreas competenciales cuyo ejercicio corresponde a los Departamentos. El segundo nivel es la "sección" que afecta a la estructura orgánica del área competencial que, generalmente, se identifica con las Direcciones. El tercer nivel lo constituye la "serie documental" que es reflejo de la actividad administrativa a que da lugar el desarrollo por parte de la unidad orgánica de una determinada función, que se concreta en los "expedientes".

El archivo en cifras

El Archivo custodia más de 500.000 cajas que contienen expedientes y documentos. Estas cajas se distribuyen entre varios edificios. Cada uno de ellos tiene varios depósitos. Dentro de los depósitos hay armarios. Éstos, a su vez, tienen baldas donde, finalmente, se ubican las cajas que contienen los expedientes. Pues bien, si pusiéramos todas las cajas, una detrás de otra, empezando en Lakua, llegaríamos hasta Aranzazu. ¡Más de 50 kilómetros lineales!

En el caso concreto del Archivo general , éste atiende más de 10.000 consultas anuales tanto de la propia Administración como de la ciudadanía. Como podemos ver, el gran reto del Archivo no es sólo ubicar los expedientes cerrados en algún sitio cuando no caben en la oficina sino durante largo tiempo ponerlos a disposición de los interesados.

Sistema informático de Gestión de Archivo: AKS/SGA

El Archivo dispone de un sistema informático que le da soporte en sus procesos y tareas de gestión. Este sistema se denomina: Artxiboaren Kudeaketa Sistema / Sistema de Gestión de Archivo, abreviadamente AKS/SGA.

El menú de la aplicación nos indica las funciones principales del AKS/SGA :

• Administración: Agrupa las funciones de mantenimiento del Cuadro de clasificación, del Calendario de conservación, de la Estructura orgánica de la presente y las anteriores legislaturas, de los espacios libres/ocupados en los depósitos del Archivo, etc. En la imagen inferior vemos el grado de ocupación del Cuerpo (armario) 177 del Depósito I, del Edificio de Lakua del Archivo general:

• Descripción de archivo / Consultas: Desde aquí se puede dar de alta y describir nuevos expedientes y, también, consultar los ya archivados.
• Préstamos: Cómodamente desde su ordenador cualquier tramitador puede solicitar en préstamo la documentación archivada.
• Transferencias: Como indica en el Modelo de Gestión Documental , los documentos viajan desde el archivo de oficina al archivo general y, en algunos casos, al archivo histórico. Este módulo automatiza dicha tarea.
• Expurgo: El Calendario de conservación indica cuándo debe eliminarse cada expediente. Este módulo nos avisa y facilita la tarea.
• Informes / Estadísticas: Si quieres saber cuánta documentación ha entrado, cuánta se ha expurgado, cuántas consultas se han realizado, etc.; en un periodo de tiempo, en global o por cada departamento este es tu módulo.

Contexto del AKS/SGA

El AKS/SGA referencia los expedientes archivados. Éstos pueden contener tanto documentos que están en soporte papel ubicados en los depósitos del Archivo físico como documentos electrónicos ubicados en el Archivo digital . En el primer caso, la referencia se consigue a través de la signatura asignada a cada expediente. La signatura codifica el edificio, la sala, el armario y la balda donde se ubica una caja concreta. En el segundo caso, se hace a través del OID que es el identificar único que tiene cada documento electrónico en el Archivo digital. El AKS/SGA puede ser consultado por los tramitadores del Gobierno Vasco y, en breve, por la ciudadanía. Además, permite el ingreso automático de información relativa a expedientes y documentos detallada en ficheros XML. El AKS/SGA y el Archivo digital forman la Infraestructura de gestión documental de dokusi .

Grado de implantación

Ante la obligación legal de las administraciones públicas a conservar y dar acceso a su documentación, el AKS/SGA es la herramienta informática del Gobierno vasco que facilita estas tareas. El AKS/SGA está funcionando a pleno rendimiento en el Archivo General y en el archivo de oficina del Departamento de Industria, Innovación, Comercio y Turismo. El siguiente reto que se nos plantea es su despliegue en el resto de los departamentos. La tarea es importante pero la recompensa, una gestión plenamente eficiente de todos lo niveles de Archivo, lo merece. Manos a la obra.