La primera cámara digital fue desarrollada por Kodak en el año 1975. Tenía el tamaño de una tostadora y una calidad equivalente a 0.01 Megapíxeles. Necesitaba 23 segundos para guardar una fotografía en blanco y negro en una cinta de casete y otros tantos en recuperarla.

La sustitución de las películas fotográficas por memorias digitales ha supuesto una revolución en el mundo de la fotografía.

En los últimos años esta tecnología está muy presente en nuestras vidas hasta tal punto que las cámaras digitales ya superan a las analógicas.

Obligación por Ley

Algo similar podremos ver en las Administraciones públicas con los documentos electrónicos. Desde la publicación en el año 2007 de la Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos las administraciones públicas tienen el deber de comprometerse con su época y ofrecer a sus ciudadanos las ventajas y posibilidades que la sociedad de la información tiene.

Como sabemos, las administraciones públicas han de servir los intereses generales de la ciudadanía. Cada servicio realizado por ellas se materializa en uno o varios documentos. Esta actuación administrativa debe realizarse de acuerdo con el principio de eficacia. Hoy en día, la eficacia en la gestión documental se obtiene mediante una correcta organización y el uso de sistemas informáticos especializados en dicha tarea.

Respuesta del Gobierno Vasco: dokusi

Por todo ello, en el año 2007 el Gobierno vasco elaboró su Modelo de Gestión Documental, lo amplió mediante la definición de unas Políticas y metodologías y, finalmente, desarrolló una infraestructura informática de gestión documental acorde con el Modelo.

La suma del Modelo, Políticas y metodologías, y de la infraestructura informática  de gestión documental forman el Sistema Integral de Gestión Documental. Este sistema fue bautizado con el nombre de dokusi. Este nombre se forma tomando las primeras letras de las palabras de la denominación en euskera del sistema: dokumentu kudeaketa sistema integrala.

La infraestructura de gestión documental no trabaja en solitario. Junto con la de integración, la de tramitación telemática y la de presencia en internet forman PLATEA (PLAtaforma Tecnológica para la E-Administración). Las cuatro infraestructuras permiten construir los servicios de administración electrónica que demanda la ciudadanía.

dokusi, a disposición de los departamentos

La Infraestructura de gestión documental - formada por el Archivo digital y por el Sistema de gestión de Archivo- ya está siendo utilizada por algunos sistemas de gestión corporativos y está a disposición de los departamentos para ser utilizados por sus sistemas informáticos. El desarrollo de éstos se simplifica al poder utilizar servicios que encapsulan funciones de gestión documental: almacenar documentos, recuperarlos, buscarlos, convertirlos, escanearlos, etc. Estos servicios evolucionarán para adaptarse a nuevos requisitos funcionales y tecnológicos.

Cumplimiento legislativo

dokusi es la respuesta del Gobierno Vasco a los requisitos de gestión documental planteados por la legislación relativa a la Administración electrónica tanto en el ámbito estatal (Ley de firma electrónica, Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, Reales decretos de los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad) como en el autonómico (Decreto del Sistema de Archivo, Decreto de utilización de medios electrónicos). dokusi también evolucionará para adaptarse a futuros desarrollos legislativos: Decreto de Administración electrónica, Normas Técnicas de Interoperabilidad, etc.

La utilización de dokusi garantiza el cumplimiento legislativo en lo relativo a la gestión documental.