La Orquesta Sinfónica de Euskadi (OSE) consigue emocionarnos con cada obra que interpreta. La música que oímos sale de los instrumentos -cuerda, percusión y viento- tocados por los músicos. Todo ellos interpretan una misma partitura. La sincronización se consigue gracias a la precisa labor del director. Pues bien, la partitura que sigue nuestra especial orquesta de Gestión documental, dokusi, es el Modelo de Gestión Documental del Gobierno Vasco. El Modelo indica quién y qué debe hacerse para que la gestión documental corporativa sea un éxito. Al igual que la OSE interpreta obras tradicionales y obras de vanguardia, el MGD tiene en cuenta los sólidos principios archivísticos y los más modernos recursos informáticos.

Contexto del Modelo de Gestión Documental

En el artículo anterior, ¿Qué es dokusi?, dijimos que la suma del Modelo de Gestión Documental, de las Políticas y metodologías, y de la Infraestructura informática forman el Sistema Integral de Gestión documental del Gobierno Vasco, es decir, dokusi.

¿Qué es el MGD?

El Modelo de Gestión Documental, promovido por la Dirección de Innovación y  Administración Electrónica, es un esquema teórico que facilita la comprensión y la homogénea implantación de la Gestión documental corporativa del Gobierno Vasco. Describe y concreta el ciclo de vida de la documentación, el modelo de datos y procesos, así como las funciones de los órganos competentes en materia de Gestión documental; todo ello con el objetivo final de contribuir a la eficacia organizativa.

Dirección de la orquesta dokusi

Para dirigir nuestra orquesta contamos con un órgano colegiado, el Comité director de dokusi. Este comité está formado por:

• La Viceconsejería de Administración Pública: Coordina el proyecto dokusi con el resto de proyectos estratégicos del departamento.
• Dirección de Innovación y  Administración Electrónica (DIAE): La DIAE "toca los siguientes instrumentos": Digitalización de servicios. Impulso de la sustitución del papel. Política de firma electrónica. Registro, Entrada y salida de documentación. Catálogo de servicios. Interoperabilidad. Mantenimiento del MGD.
• Dirección de Atención Ciudadana (DAC): Zuzenean, Entrada de documentación. Presencia del Gobierno Vasco en Internet.
• Dirección de Informática y Telecomunicaciones (DIT): Infraestructura PLATEA (Plataforma tecnológica para la eAdministración). Estándares tecnológicos. Formatos admitidos de documentos electrónicos. Herramientas de conservación de documentos electrónicos. Servicio Firma electrónica. Herramienta de digitalización segura.
• Dirección de Recursos generales (DRRGG) / Archivo General / COVASAD: Ciclo de vida de los documentos. Consulta de documentos archivados. Conservación de los documentos. Cuadro de clasificación. Series documentales. Tipología documental. Calendarios de Conservación de los documentos
• Dirección de servicios del Departamento de Justicia y Administración pública: Organización, recursos humanos y temas económicos.
• Director general de EJIE: Coordinación de los recursos de EJIE para el proyecto dokusi.
• Director del proyecto dokusi (EJIE): Informa del progreso, propone nuevos temas y ejecuta las decisiones del Comité director.

Para ejecutar las decisiones del Comité director existe un Comité técnico de dokusi formado por los responsables de servicio de la DIAE, DAC, Archivo y documentación, DIT y EJIE (la cual lleva la dirección del proyecto dokusi).

Contenido del MGD

El documento del Modelo de Gestión Documental:

• da respuesta a los requisitos legislativos,
• define los responsables en materia de gestión documental,
• detalla el ciclo de vida de los documentos,
• describe las entidades y los procesos documentales, e
• indica la infraestructura informática corporativa que debe utilizarse en la gestión documental.

Complementariamente, el MGD enlaza con otros documentos -partituras- que lo desarrollan parcialmente:

• Políticas y metodologías de gestión documental.
• Guías de uso del Archivo digital y del AKS/SGA.
• Otros modelos desarrollados por el Gobierno Vasco.
• Legislación vigente.
• Documento de estándares del Gobierno Vasco.
• Tipología documental.
• Etc.

Periódicamente se actualiza para adaptarse a los nuevos requisitos legislativos y para referenciar los nuevos desarrollos realizados.

Ciclo de vida de los documentos

El ciclo de vida de los documentos es la agrupación de fases por las que atraviesa un documento: creación, mantenimiento, uso y eliminación o conservación definitiva. El MDG entrelaza el ciclo de vida de los documentos con los procedimientos administrativos. El objetivo de esta relación es que el tratamiento normalizado de los documentos contribuya a la eficacia de los procedimientos administrativos.

Modelo de datos

El modelo de datos nos permite saber qué entidades intervienen en la gestión documental y qué relaciones hay entre ellas. Pretende dar una visión global con un alto nivel de abstracción.

En nuestro modelo de datos podemos ver que las unidades productoras organizan su actuación en Procedimientos. Éstos, desde la perspectiva del Archivo, se organizan en Series documentales. Las actuaciones concretas de un procedimiento generan Expedientes, los cuales agrupan a los Documentos. La organización de los Procedimientos y de las Series documentales da lugar al Catálogo de Servicios/Procedimientos y al Cuadro de clasificación documental respectivamente. El primero con una organización ligada a la estructura orgánica y pensada para dar respuesta al ciudadano en el día a día y el segundo con una organización funcional de todo el fondo documental del Gobierno Vasco pensada para conseguir una ágil consulta retrospectiva.

Importancia del MGD

De la misma manera que una orquesta no puede tocar sin partitura, las Administraciones públicas necesitan un modelo para que la Gestión documental colabore en construir una Administración más eficiente tanto en sus procesos internos como en su relación con la ciudadanía.