Analizando con perspectiva los orígenes de la administración electrónica en el Gobierno Vasco, considero que el logro más importe alcanzado en esta materia ha sido el de compartir con todos los gestores de los Departamentos, el significado del concepto de “procedimiento administrativo”, entendiéndolo como conjunto ordenado de trámites y actuaciones formalmente realizadas para dictar un acto administrativo o expresar la voluntad de la Administración.

Este significado compartido por todos, permitió romper muchas resistencias al cambio, y, sobre todo, permitió desterrar la idea, de algunos gestores, de que “lo mío es distinto”.

Las personas integrantes de los grupos de trabajo que se generaron para construir los cimientos de la administración electrónica fueron, sin duda, unos visionarios, fueron capaces de convencer al resto de la organización que la actividad administrativa se podía normalizar y estandarizar.

Así, surgió el concepto clave de estos cimientos, el Modelo Básico de Tramitación (MBT). El MBT:

• constituye el esquema de referencia y marco básico sobre el cual construir y estandarizar la tramitación de todos los procedimientos del Gobierno Vasco,
• define la información mínima común a los diferentes procedimientos y expedientes, con una triple visión: la del ciudadano, la del gestor y la del tramitador de los expedientes,
• agrupa los procedimientos administrativos con características similares en familias (ayudas, autorizaciones, registros, reclamaciones, denuncias, sanciones, inspecciones, peticiones de servicio, etc.), y
• define y establece para cada una de las familias; la información mínima común (fases, trámites, datos), y el flujo de la tramitación.

¿Qué ofrece la Plataforma de Administración electrónica, Platea/Tramitagune a los Departamentos del Gobierno Vasco?

Lo más destacado de la Plataforma Platea/Tramitagune es que la misma se ha construido atendiendo a los requisitos de los grupos de trabajo, constituidos en su mayoría por representantes de las asesorías jurídicas departamentales, y gestores cualificados en las distintas familias de procedimientos (ayudas, autorizaciones, registros, reclamaciones, denuncias, sanciones, etc.), otorgando integridad y seguridad jurídica a todos los componentes que configuran dicha Plataforma, y sobre todo, asegurando el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Actualmente, están disponibles los siguientes servicios comunes de Administración electrónica:

Una característica relevante de la Plataforma Platea/Tramitagune, es que las personas usuarias de la administración electrónica disponen de servicios de atención para resolver las dificultades e incidencias que les puedan surgir:

• Servicio de Tutorización: este servicio está orientado a las personas usuarias internas (empleadas públicas) y tiene por objeto impartir formación a las personas tramitadoras en el uso de las herramientas informáticas de tramitación electrónica y facilitarles el soporte necesario para resolver las dificultades que puedan encontrar en la utilización de las mismas.
• Centro de Atención a Usuarios (CAU): el CAU de servicios electrónicos facilita soporte a las personas usuarias externas en la utilización de los servicios electrónicos, tanto para atender dudas sobre su funcionamiento como posibles incidencias técnicas que puedan producirse.

Otro aspecto ventajoso, que no deben dejar de lado los Departamentos, es el coste y plazos de la digitalización de sus servicios y/o procedimientos en la Plataforma Platea/Tramitagune. Así, la digitalización de estos servicios y/o procedimientos no requiere de programación, sino que la digitalización requiere únicamente de la parametrización de los flujos de los Modelos Básicos de Tramitación. Así, y desde un punto de vista de ahorros, estos procesos de digitalización tienen una duración de 15-20 días, y el coste para los Departamentos es “coste-cero”.

Únicamente, en aquellos casos, en los que la aplicación de negocio (por ejemplo, los registros administrativos),  requiera integrarse con la Plataforma Platea/Tramitagune se incrementarán los plazos y el coste de la digitalización de los servicios del proceso de digitalización.

Así, el modelo tecnológico de gestión de los procedimientos administrativos se representa mediante el siguiente esquema:

Cabe poner en valor algunas de las obligaciones recogidas en el Ley 39/2015 (Artículos 14, 17, 26 y 70), que han supuesto una palanca para el impulso de implantación efectiva de la administración electrónica en el conjunto de Departamentos del Gobierno Vasco, y que la Plataforma Platea/Tramitagune da cumplida cuenta, a saber:

• Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas (Art. 14): Personas físicas (derecho / obligación), personas jurídicas (obligación).
• Archivo de documentos (Art. 17): Archivo electrónico único para el almacenamiento y administración de los documentos electrónicos administrativos y cualquier otro documento electrónico susceptible de formar parte de un expediente electrónico.
• Documentos electrónicos emitidos por la Administración (Art. 26): Todos los documentos emitidos por la administración son electrónicos, y son firmados electrónicamente. Aquellos documentos que vayan al exterior incorporan el correspondiente localizador (QRCode) que permite comprobar la autenticidad del documento.
• Expediente administrativo (Art. 70): Con independencia del canal de relación (presencial o electrónico), todos los expedientes tienen formato electrónico.

Es decir, la Plataforma Platea/Tramitagune contribuye de forma significativa a que la actuación habitual de tramitación administrativa de todos los órganos gestores del Gobierno Vasco sea una tramitación electrónica.

¿Qué retos nos quedan pendientes de abordar?

El principal reto, compartido por todos los Departamentos, es el de alcanzar la plena digitalización de todos los procedimientos del Gobierno Vasco. A fecha de abril de 2019, el porcentaje de digitalización es del 64,5%.

Para ello, se ha elaborado el Plan de Digitalización de Servicios (PDS), que tiene como objetivo lograr, para finales de 2020, el 100% de la digitalización de todos los servicios.

Asimismo, hay varios retos que tenemos pendiente de abordar, como son: la ampliación de la oferta de servicios de interoperabilidad, la interoperabilidad de los registros de apoderamientos y/o representantes, la interoperabilidad de la carpeta ciudadana, la integración de los sistemas DIR3 y DIRe, la admisión de los sistemas de clave concertada para la identificación y firma electrónica de algunos procedimientos, etc.

Pero, sin duda, el reto con más calado que tenemos pendiente desarrollar es la configuración de las oficinas de asistencia en materia de registros que permitan garantizar la asistencia en el uso de medios electrónicos a la ciudadanía.

Conclusiones

Sin duda, la Plataforma de Administración electrónica, Platea/Tramitagune, es una apuesta estratégica del Gobierno Vasco, tanto para dar respuesta a las obligaciones de las Leyes 39 y 40/2015, como para lograr una mayor eficacia, innovación y modernización en las relaciones con la ciudadanía.

Es un esfuerzo de todos los Departamentos alcanzar una Administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico, que refuerce las garantías de los ciudadanos, y que permita ahorrar costes a ciudadanos y empresas.