Derecho de la ciudadanía

La ciudadanía, según el artículo 35.f de la Ley 30/1992 , tiene  derecho "a no presentar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante." Sin embargo, ¿cuantas veces nos han pedido de manera repetida un mismo documento? Fotocopia del DNI o el libro de familia, el padrón, etc. Hay que reconocer que hace años, sin el pleno soporte de los medios informáticos, era difícil para las Administraciones públicas dar respuesta a este derecho. Sin embargo, hoy en día ya no hay excusas.

La Ley 11/2007 , en su articulo 6.2.b, da otra vuelta de tuerca al expresar otro derecho de los ciudadanos respecto de la utilización de los medios electrónicos en la actividad administrativa: "A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información". Ya no habla sólo de la administración actuante sino de todas las Administraciones públicas.

Respuesta de las Administraciones públicas

Si un ciudadano ejerce este derecho y no aporta un documento solicitado por la Administración, ésta tiene tres alternativas donde buscarlo en función del origen del documento:

• en el conjunto de documentos que ha generado cualquiera de sus departamentos, lo que podemos denominar intraoperabilidad.
• en el conjunto de documentos que han generado otras administraciones públicas con las que tenga convenios de interoperabilidad.
• en el conjunto de documentos que le ha entregado el ciudadano en anteriores tramitaciones. Este subconjunto de documentos es lo que en el Gobierno Vasco denominamos el Dossier del ciudadano.

El siguiente diagrama representa estos tres conjuntos de documentos.

Dossier del ciudadano

Entonces, el dossier del ciudadano es el conjunto de documentos aportados por un ciudadano al Gobierno Vasco. Estos documentos se almacenan en el Archivo digital y podrán ser reutilizados en futuras tramitaciones, previa autorización expresa del ciudadano en el documento de solicitud. La autorización del ciudadano es un requisito del artículo 6 la LOPD : "El tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la ley disponga otra cosa." En el caso de documentos en soporte papel, hay un último requisito para que un documento ingrese en el dossier del ciudadano: ha de ser aportado en el ámbito de un procedimiento en el que se haya activado el mecanismo de sustitución de papel . De esta manera, si el documento se aporta en soporte papel, éste será digitalizado y asociado a los metadatos DNI, Tipo documental, Procedimiento administrativo y Fecha de vigencia. Estos metadatos permitirán, en una futura tramitación, una sencilla localización del documento digitalizado para su reutilización.

Ingreso de documentos

Los documentos ingresan en el dossier del ciudadano por tres vías:

• en una oficina de registro presencial, cuando el ciudadano aporta documentos en soporte papel. En este caso, como explicamos en el artículo Sustitución de papel , los papeles serán digitalizados, devueltos al ciudadano, las imágenes digitales de los documentos serán almacenadas en el Archivo digital y distribuidas a las aplicaciones informáticas de tramitación.
• en una oficina de registro presencial, cuando el ciudadano aporta documentos electrónicos mediante un soporte de almacenamiento, por ejemplo una memoria USB, que el registrador volcará en el Archivo digital. Al igual que en el caso anterior, los documentos electrónicos serán distribuidos a las aplicaciones informáticas de tramitación.
• en el registro electrónico, cuando el ciudadano aporta documentos electrónicos en una teletramitación.

Utilización del dossier del ciudadano

Cuando un tramitador, en una solicitud, lea el permiso de un ciudadano para utilizar un documento que ya obra en poder de alguna administración pública, éste recurrirá, en función del origen del documento, a la intraoperabilidad, a la interoperabilidad o al dossier del ciudadano para localizar dicho documento.

Naturaleza del dossier

El dossier del ciudadano no es un repositorio específico con documentos propios o con documentos duplicados. Es, tan sólo, una consulta informática que, a partir del DNI del ciudadano y otros metadatos, selecciona los documentos ya aportados por ese ciudadano en tramitaciones anteriores. Esta funcionalidad es posible debido a la correcta utilización de los metadatos de los documentos electrónicos almacenados en el Archivo digital el cual se apoya, a su vez, en una herramienta del tipo Enterprise Content Management (ECM) .