Gobernantza Publiko eta Autogobernu Saila

Dokumentu elektronikoak epe luzean gordetzea

Dokumentu elektronikoak epe luzean gordetzea

Dokumentu elektronikoak epe luzean gordetzea

egilea: Antxon Larrañaga, 

Ebidentzia juridikoa eta memoria historikoa

Eusko Jaurlaritzaren administrazio-lanak dokumentuak sorrarazten ditu. Eusko Jaurlaritzaren lanaren ebidentzia juridikoa eta memoria historikoa dira dokumentu horiek. Horrenbestez, Eusko Jaurlaritzaren eginbeharra da haiek gorde eta eskuragarri izatea.

Eusko Jaurlaritzak administrazio elektronikoa abiarazi zuenetik, zenbait administrazio-prozesuren euskarri original elektronikoak soilik ditu.  Kasu horietan, beraz, ezinbesteko eginbeharra dokumentu elektronikoak zaintzea.

Legeak hala agintzen du

Espedienteko dokumentu elektronikoak zaintzeko agintzen die legediak herri-administrazioei. Zehazki, hau agintzen du  11/2007 Legeko6. artikuluak: herritarren eskubidea da "herri-administrazioek formatu elektronikoan gordetzea espedienteetako dokumentu elektronikoak".

Eusko Jaurlaritzaren erantzuna

Premia horri erantzuteko, dokumentuak gordetzeko politikak eta mekanismoak landu eta ezarri ditu Eusko Jaurlaritzak.

Dokumentu elektronikoak epe luzean gordetzeko, baldintza nagusi hauek betetzen direla bermatu behar da:

  • Eskuragarritasuna
  • Konfidentzialtasuna
  • Osotasuna
  • Autentikotasuna
  • Froga-balioa (Autentikotasuna + osotasuna).

Berme horiek denboran iraun behar dute, ezartzen diren zaintza-egutegiek adierazitako moduan. Hau da egutegi horien definizioa EAEko Artxibo Erregelamenduaren arabera: "Dokumentu-serieak identifikatzeko tresnak dira, eta haiek azpi-sistema bakoitzean emango duten denbora, kontserbatze-maila edo ezabatzea eta haien eskuragarritasuna ezartzen dute".

Arriskuak

Hauek dira dokumentu elektronikoen osotasuna, autentikotasuna, eskuragarritasuna eta/edo konfidentzialtasuna erasan dezaketen arriskuak:

  • Dokumentuaren osotasuna urratzea
    • Haren edukia aldatzea
  • Dokumentuak froga-balioa (Autentikotasuna + osotasuna) galtzea
    • Sinadura elektronikoa aldatu edo ezabatzea
    • Firma egiaztatzeko softwarea zaharkitzea.
    • Sinadura elektronikoko sistema urratzea (izenpetzeko eta hash algoritmoak)
  • Dokumentua eskuragarri ez izatea
    • Dokumentu elektronikoa ezabatzea
    • Dokumentu elektronikoak gordetzen dituzten euskarrien hondatze fisikoa
    • Euskarria zaharkitzea
    • Dokumentu elektronikoaren formatua zaharkitzea
  • Dokumentu elektronikoaren konfidentzialtasuna urratzea
    • Baimenik gabe eskuratzea informazioa

Dokumentuak kontserbatzeko mekanismoak

Bost elementu hauek dira dokumentuak luzaroan kontserbatzeko mekanismoen oinarri:

  • Luzaroko firma-formatuak erabiltzea, hala nola, AdES firmak, Eusko Jaurlaritzak sortutako dokumentuetan.
  • Sinadura elektronikoaren bizitza-zikloa kudeatzea, eta haien iraungipenari aurre hartzea, berriro zigilatuz.
  • Dokumentu elektronikoen iraupen luzeko formatuak erabiltzea, hala nola PDF/A, Eusko Jaurlaritzak sortutako dokumentuetan.
  • Dokumentu elektronikoen formatuen zaharkitzea kudeatzea: dokumentu elektronikoen formatuen zaharkitzeari aurre hartzea, sortzekoa den Interoperabilitateko Eskema Nazionalaren (ENI) katalogoko estandarrak betez.
  • Ingurune seguru batean zaintzea, Segurtasuneko Eskema Nazionalaren jarraibideak betez. Eusko Jaurlaritzaren kasuan, Artxibo digitalean.

Sinadura elektronikoaren bizitza-zikloaren kudeaketa

Kriptografiako gako eta algoritmoak erabiltzen dira sinadura elektronikoei segurtasuna emateko. Epe ertain edo luzean, urratu egin daitezke gako eta algoritmo horiek. Horrenbestez, ENI eta ENS eskemen jarraibideak betetzeko, Denbora Zigilatzeko Autoritatearen(TSA) ziurtapena iraungi baino lehen, modu automatikoak birzigilatuko dira artxibo digitalean gordetako dokumentuen sinadura elektronikoak. Horretarako, dokusi prozesu bat baliatuko da, gako eta/edo algoritmo sendoagoak baliatuz.

Errusiako matruska panpinekin gertatzen den moduan, kanpo estalkiak eransten zaizkio dokumentuari, sinadura elektronikoa babesteko.

Dokumentu elektronikoen formatuen zaharkitzea kudeatzea

Dokumentu elektroniko baten formatua zaharkitzeko arriskua badago edo Interoperabilitateko Eskema Nazionalak onartutakoetatik kanpo gera badaiteke, dokusik prozedura normalizatu bat erabiliko du, artxibo digitaleko dokumentuak, artxibo orokorraren mailan daudenak, formatu-aldaketa baten bidez modu autentikoan kopiatzeko.

Dokumentuak bulegoko artxiboaren mailan badaude, dokumentu horien arduradunek erabakiko dute konbertsio-formatuak erabiliko dituzten dokusiko tresnak erabiliz.