Administrazio guztien helburua da herritarren gogobetetze-maila handiagoa lortzea, haiekin dituzten harremanetan.

Hartara, herritarrekiko harremanetan eraginkortasun handiagoa lortzeko asmoz, Administrazio honek prozedura guztietako (laguntzak, baimenak, erregistroak, erreklamazioak, etab.) eskaeren formularioak estandarizatzea ahalbidetzen duen “Formularioen toolkita” deritzon tresna propioa eraikitzearen aldeko apustuari heldu dio. Estandarizazio honek barruko zein kanpoko abantailak ekarri ditu.

Barruko abantailen (enplegatu publikoak) artean, honako hauek nabarmen daitezke:

• Segurtasun juridikoa eman zaio tramitazioari.
• Formularioak sortzeko kostuak eta denborak murriztu ditu.

Kanpoko abantailen (herritarrak) artean, honako hauek nabarmen daitezke:

• Portaera egonkorra lortu da herritarrekiko elkarreraginean.
• Zerbitzuaren kalitate homogeneoa lortu da.

Horrela, herritarren ikuspuntutik, eta eskatutako zerbitzu/prozedura zeinahi dela ere (laguntzak, baimenak, erregistroak, ziurtagiriak, erreklamazioak, etab.), herritarrek eskaeretarako web formularioen egitura berbera aurkituko dute.

Ondorengo taulan bildu dira “Formularioen toolkita” tresnaren bitartez sortutako web formularioen ezaugarririk garrantzitsuenak:

• Egoitza elektronikotik eskuragarriak: Web formulario guztien biltegi bakarra. Hau da, formulario guztiak Eusko Jaurlaritzaren egoitza elektronikoan  argitaratuta daude. 
• Hizkuntza: Web formulario guztiak Euskadiko Autonomia Erkidegoko hizkuntza ofizialetan erabil daitezke. Honek bi hizkuntzetako administrazio arloko terminoen estandarizazioa ahalbidetu du.
• Irakurketa erraza: Formularioetako testuak irakurketa errazeko hizkerara egokitzen ahalegindu da.
• Identifikazio eta sinadura elektronikorako bitartekoak: Kanal elektronikoaren bitartez web formularioetarako sarbidea izateko, nahitaezkoa da Euskadiko Autonomia Erkidegoko Administrazioak onartutako identifikazio eta sinadura elektronikorako bitartekoak erabiltzea.
• Identifikazio elektronikorako ataria: Identifikazio elektronikoa Euskadiko identifikazio elektronikorako Atariaren bitartez egiten da beti.
• Web formulario "adimenduak": Web formulario guztiak datuak hartzean gerta daitezkeen akatsak murrizten laguntzen duen logika xume batez hornituta daude:
• Formatuak baliozkotuak dituzten eremuak (NAN zenbakiak, posta elektronikoa, teléfono mugikorrak, etab.)
• Erantzun itxien bidez hartutako datuak.
• Negozio-aplikazioak baliozkotuak dituzten eremuak.
• Datuak biltzeko prozesu dinamikoa. Eskatzaileak emandako hasierako informazioaren arabera, web formularioek eskaerari erantsi beharreko datu eta/edo agiri kopurua handituko dute, hau da, eskatzaile bakoitzaren bereizgarrietara egokituko dira.
• Bete beharreko eremu guztiak “fitxetan” antolatuta daude. Fitxa guztiak “Ezkutatu” edo “Erakutsi” ahal dira. Izartxoa (*) daramaten eremuak nahitaez bete behar dira.
• Taulen portaera berbera (Editatu, ezabatu, kopiatu, etab.)
• Osagai parametrizatuak (aitorpen arduratsuak, helburuari buruzko datuak, etab.)
• Formularioen egitura: Web formulario guztiak ondo urratsei jarraiki betetzen dira beti: 
• urratsa: Identifikazioa
• urratsa: Datuak betetzea
• urratsa: Agiriak eranstea
• urratsa: Sinatu eta bidaltzea
• “Identifikazioa” pantailaren edukiaren egitura: Web formulario guztien informazioa Ordezkarien Erregistro Elektronikoarekin sinkronizatuta dago, eta honako esparru hauek identifikatzen ditu:

• Eskatzailea.
  • Jarduteko modua: interesdun bezala (herritarra zein erakundea) edo ordezkari bezala. 
  • Jakinarazpenak hartuko dituen pertsona.
  Formulario guztietan, honako hauek adierazi behar dira:
  • Jakinarazpen, komunikazio eta oharren hizkuntza: euskara ala gaztelania.
  • Komunikazio eta jakinarazpenetarako kanala: posta bidezkoa ala elektronikoa. 
  • Oharrak jasotzeko datuak: erakundeentzat (pertsona juridikoak) posta elektronikoa nahitaezkoa da. Nahi izanez gero, SMS bidezko oharrak jasotzeko telefono mugikorra zehaztu ahal da. Gainera, baimena eman behar da komunikazio eta jakinarazpenei buruzko datuak ondorengo harremanetan erabili ahal izateko. Web formulario guztiek datuen babesari buruzko oinarrizko informazioa duen fitxa daramate.

• "Datuak bete" pantailaren edukiaren egitura: 

Eskaera bakoitzean, datu propioak edo negozioarenak fitxetan antolatuta daude.

Batzuetan, datuak sartzeko fitxa kopurua handitu egingo da aurreko fitxetan sartutako balioen arabera. Hau da, datuak biltzeko prozesua dinamikoa izango da. Fitxa guztiak “Ezkutatu” edo “Erakutsi” ahal izango dira.

Web zerbitzuen nahiz ekitaldietarako harpidetzen bitartez, web formularioek sailetako negozio-aplikazioekin baliozkotzeko aukera eskainiko dute, gehitutako datuen sendotasuna bermatzeko eta geroko zuzenketak saihesteko.

Urrats honetan, web formulario guztiek “Adierazpen arduratsuak” deritzon fitxa izango dute.

Fitxa honek deialdi bakoitzaren araudian zehaztutako adierazpen arduratsu guztiak bilduko ditu.

• Erantsi beharreko agiriak
• Espresuki adierazi beharreko baimenen/aurkakotasunen zerrendaAgiriak erantsi pantailaren edukiaren egitura : 

Espedientean bildu beharreko agiriak, “Datuak bete” deritzon aurreko pausoan emandako berberak.

Web formulario guztietan bi atal bereizi dira: 

• Web formulario guzti-guztietan, aldian-aldian eskuragarri dauden interoperabilitate zerbitzuak (errolda, zerga-betebeharrak, Gizarte Segurantzarekiko betebeharrak, titulazio akademikoak, etab.) parametrizatzen dira, dagokion moduan.
• Interesduna Administrazioak informazioa eskuratzearen aurka espresuki agertzen denean, interesdunak eman beharko du informazio horri dagokion dokumentazioa.
• Interesdunek emandako agiriak sinatutako agiri elektronikoak edo sinadura daramaten eskaneatutako agiriak izan daitezke.
• Sinatu eta bidali pantailaren edukiaren egitura : 

Web formulario guztiek jasotako datuen eta agirien laburpena ematen die interesdunei baliozkotzeko edo aldarazteko, hala balegokio. 

Informazio baliozkotu ondoren, interesdunak elektronikoki sinatuko du eskaeraren eduki guztia: 

• Web formularioa bera
• Erantsitako agiriak
• Eskaera jaso izanaren egiaztapena:

Eskaerak sinatu eta erantsitako agiriekin batera bidali ondoren, sistemak jaso izanaren egiaztapena bidaltzen du, honako hauek adieraziz:

• Eskaeraren aurkezpenaren eguna eta ordua
• Eskaeraren sarrera-erregistro elektronikoaren zenbakia
• Eskaerari buruzko organo ebazlea
• Eskaeraren ebazpen epea
• Administrazio isiltasunaren izaera
• Artxibo elektronikoa: 

Web formulario guztiak, erantsitako agiriekin batera, dokumentalki tipifikatu eta artxibo elektroniko bateratuan (Dokusi) gordetzen dira.

Kasu berezia: kanal presentzialeko web formularioak

Prozedura batekiko interesdunak harremanak modu elektronikoan egiteko behartuta ez dauden kasuetan, “Formularioen toolkita” tresnak web formulario hauek parametrizatzeko aukera ematen du, kanal presentzialaren bitartez tramitatu ahal izateko.

Kanal presentzialeko web formulario hauek honako ezaugarri hauek dituzte:

• Formularioen egitura:

Web formulario guztiak (kanal presentziala) ondo urratsei jarraiki betetzen dira:

• 1.urratsa: Identifikazioa
• 2.urratsa: Datuak betetzea
• 3.urratsa: Agiriak eranstea
• 4.urratsa: Gordetzea
• 5.urratsa: Inprimatu eta Administraziora eramatea
• Herritarrentzako Arreta Bulegoak (Zuzenean): Eskatzaileak sinadura elektronikorik ez badu, tresnak eskaera inprimatu, sinatu eta herritarrentzako arreta (Zuzenean) bulegoren batera eraman dezala eskatzen dio.
• QRCode: Herritarrak inprimatutako eskaerak QRcode kodea darama goi-eskuinaldean. Kode honek eskaeraren espedientea identifikatzen du.
• Espediente elektronikoa: 

Herritarrentzako arreta bulegoko enplegatu publikoak eskaeraren formularioa digitalizatzen du, baita herritarrak erantsitako agiriak ere. Digitalizazio prozesu honi esker:

• Eskaeraren sarrera-erregistroa egiten da.
• Papereko espedientea espediente elektronikoa bihurtzen da (enplegatu publikoak herritarrari eman ahal dio honek erantsitako dokumentazio guztia).

Ondorioak

Zalantzarik gabe, Eusko Jaurlaritzak prozedura guztietarako eskaeren formularioak estandarizatzeko (kanal presentziala, kanal elektronikoa) “Formularioen toolkita” tresnaren bidez gauzatu duen estrategiak zerbitzu elektronikoek ekoizpenean hasteko behar duten erantzun-denbora laburtu du, tramitazio elektronikoaren bultzada ekarri du, segurtasun juridikoa eman dio eskaeren tramitazio elektronikoari eta, oroz gain, herritarrekiko harremanen eraginkortasuna nabarmen hobetzen lagundu.

Sarrera honen laburpen gisa infografia hau ikus dezakezu:

Infografia PDF-n behera jaitsi (PDF, 281 KB)